Okullarda Yönetim Bilgi Sistemlerinin İşlevi

Bugün Türkiye'de bilgisayar kullanımı, hemen tüm sektörlerde, yaşamın tüm alanlarında ve okullarda yaygın bir biçimde bulunmaktadır. Bunun temel nedeni bilgisayarların verilerin bilgiye dönüştürülmesinde, bilgiye ulaşmada, bilginin saklanması ve paylaşımında sağladığı olanaklardır. Bilgisayarlarla insanın karşılaştırmasını yapan Tablo 3’e bakıldığında bu açıkça görülecektir. Ancak yine aynı tablodan bilgisayarların insanların bazı özelliklerini karşılamaktan uzak olduğu görülmektedir. Bilgisayar insana

olan gereksinimi ortadan kaldırmaz, ancak yaşantıda büyük kolaylıklar sağlayabilir (Baran, 1998: 11).

Tablo 3 İnsan ve Bilgisayarın Özellikleri

İnsan Bilgisayar

Hızlı ve çok işlem yapamaz. Hızlı ve çok işlem yapabilir.

Tanımlanmış bir işlemde yanlışlık yapabilir. Tanımlanmış bir işlemde yanlışlık yapmaz. Sabırsızdır, sıkılabilir. Sabırsızlık ve sıkılma yoktur.

Yorulabilir. Yorulmaz. Hayal kurma ve sezinleme yeteneği vardır. Hayal kurma ve sezinleme yeteneği yoktur. Yeni durumlara uyum sağlayabilir. Yeni durumlara uyum sağlayamaz.

Önyargılı hareket edebilir. Önyargılı hareket etmez.

Kaynak: Baran, 1998: 41’den yararlanılmıştır.

Okul yönetimi konusunda en önemli noktalardan biri de karar vermedir. Etkin bir okul yöneticisi problemi tanımlayabilmeli, onunla ilgili veri toplayabilmeli ve bu veriyi problemin çözümünde kullanabilmelidir. Yönetici, elde ettiği bilgiye dayanarak olası alternatifler oluşturabilmeli ve gerektiğinde strateji değişikliği yapabilmelidir (Thomas, 1971: 79).

Yönetim bilgi sistemi raporları yöneticilerin karar vermelerini birçok yönden kolaylaştırır. Bir yönetim bilgi sistemi raporu pek çok fırsat ve gereksinimi bir kerede görme olanağı sağlar. Fiyat stratejileri, okullar durumunda ise eğitim ve kaynak geliştirme stratejileri oluşturmaya yardımcı olur. Yönetim bilgi sistemleri genellikle taktik karar verme ve işlem kontrolü üzerinde etkilidir (Tanrıkulu, 1998: 28).

2.2.3.1 Yönetimde Karar Verme ve Yönetim Bilgi Sistemleri

Günümüzün çok hızlı değişen ortamında belirsizlik ve riskler artmış olup, bu belirsizlik ortamında yöneticilerin de işi zorlaşmıştır. Bu ortamda işletmenin başarısının anahtarı, her defasında kendini daha yukarı çıkaracak şekilde sürekli değer katma yeteneğine sahip olmasıdır (Barutçugil, 2002: 99).

İşletmeler aşağıdaki yeteneklere sahip olmaları halinde kendilerine değer katmış olurlar (Ağır, 2005: 74 ):

• Üretebilme yeteneği • Cevap verebilme yeteneği • Öngörebilme yeteneği • Yaratma yeteneği • Öğrenme yeteneği

• Dayanma, ayakta durma yeteneği

İşletmenin başarılı olabilmesi için yönetici konumundaki kişilerin en önemli görevi işletme için en doğru kararı en kısa sürede verebilmektir. Karar verebilmek için bir takım bilgilere ihtiyaç vardır. Nitekim günümüz organizasyonları bilgi üzerine organize edilmiştir. Eğer bu bilgiler yöneticiye doğru olarak ve zamanında ulaşmıyorsa o yöneticinin ve işletmenin başarılı olması zordur (İnceler, 1996: 125).

Karar verme ve planlama işlevlerinin elektronik ortamda bilgisayarlar aracılığı ile gerçekleştirilen veri toplama ve ayrıştırma işlemleri ile daha kolay ve hızlı gerçekleşebileceği söylenebilir. Bilgisayarların sunduğu yüksek veri işleme ve analiz gücü, karar verme ve planlama süreçlerini kısaltacaktır.

Eğitim yönetiminde veriye dayalı karar vermeye verilen önemin artması, karar verme sürecinin sistematikleştirilmesi gereksinimini artırmıştır. Bu da eğitim yönetiminde yönetim bilgi sistemleri kullanımını gerekli hale getirmiştir. Yönetim bilgi sistemleri ile karar verme aşamasında kullanılacak yüksek hacimli verilerin saklanması ve ayrıştırılması, karar sürecinin bilgisayar ortamında simüle edilerek gerçekleştirilmesi ve karar destek raporlarının otomatik olarak hızla alınması olanaklıdır (Thomas, 1971: 79-80).

Bilgi teknolojileri kaynakları gün geçtikçe bir rekabet silahı, rekabet avantajı sağlayan unsurlardan biri haline gelmesi işletmenin bilgi teknolojisi kaynaklarının işletmenin amaçları ile daha sıkı bir ilişki içerisine girdiğini göstermektedir. Bunun sonucu olarak bilgi teknolojileri destekli karar verme, işletme içindeki karar mercileri en üstlere yönelerek, tepe yönetiminin ilgi alanına girmeye başlamıştır. Bunun nedeni ise bilişim

teknolojilerinin iş dünyasının her alanındaki ilişkilerde güncel bilgileri hızlı bir şekilde sunarak işletmenin hızlı tepkilenmesini sağlamasıdır (Bull ve diğerleri, 1994: 2-3).

2.2.3.2 Okullarda Yönetim Bilgi Sisteminin Bileşenleri

Geçmişte, okullarda kayıtlar fiziksel dosyalarda, gerekli olan bilgilere kolayca ulaşılabilmesi için tasniflenmiş olarak tutulurdu. Ancak, okullar ve okul sistemleri hem boyut hem de içerik olarak büyüyüp geliştikçe bu kayıtların tutulması ve bilgiye ulaşım için daya etkin yöntemler aranmaya başlandı.

Eğitim sistemi nitelikli işgücünü yetiştiren sistemdir. Eğitim sisteminin diğer sistemler gibi hızlı değişim süreci içinde bulunması, eğitimde verimlilik kavramının önem kazanması, geleneksel eğitim yönetimi yaklaşımlarının yanında daha etkili yönetim yaklaşımlarını da gerektirmektedir (Ağır, 2005: 178).

Tüm bu gereksinimler neticesinde ağırlık verilmekte olan bilgisayarlaşmış yönetim veri sistemlerinde, bilginin saklanma amacından çok farklı amaçlarla da kullanılabilmesi olanaklıdır. Kayıtlar tamamen elektronik ortamda saklandığı için, eski sistemde fiziksel olarak aynı ortamda bulunmayan verilerin birlikte saklanması, sıralanması, tasnif edilmesi, birleştirilmesi, toplanması, ve çok değişik amaçlarla istatistiksel olarak analiz edilebilmesi olanaklıdır. Okullarda bilginin yönetsel olarak kullanımı daha çok karar aşamalarında Özel durumlardan genel politikalara değin karar verme durumlarında olur. Bilgi sistemlerinin sunduğu en önemli fırsat, araştırma ve yönetsel amaçlı bilginin her seviyedeki eğitsel kararlarla entegre olmasını sağlamasıdır (Coleman, 1972: 3-4).

Bilginin kitleler arasında paylaşımı bir yönetim bilgi sistemiyle kolayca gerçekleştirilebilmektedir. Okul içinde oluşan veya kullanılan bir veri tek bir kaynaktan girilerek pek çok kişinin aynı anda, istediği sıklıkta kullanabileceği bir bilgi haline dönüşmektedir. Bilgi sistemleri okul ortamında okul yönetimi ile ilgili tüm kayıtların saklanmasını ve bakımını üstlenebileceği gibi, okul yönetimi içindeki rutin ve sekreteryal çalışmalara da yardımcı olur. Veriler elektronik ortamda çok farklı şekillerde saklanabilir ve korunabilir (NCET, 1998: 1-4) .

Eğitim kurumları karmaşık süreçleri bünyesinde barındırır. Karar verme, eğitim amaçlarını saptama, çıktılarını anlamlandırma, bileşenleri arasındaki ilişkinin belirlenmesi gibi konular eğitim yönetimini karmaşık hale getirmektedir. Niteliksel ölçütlerin ve faktörlerin ön planda tutulduğu eğitim sektöründe yönetim gereksinimleri söz konusudur. Özellikle özel okulların daha aktif ve daha hızlı bir gelişim sürecinde olduğu gözlemlenmektedir. Buna bağlı olarak devlet okulları da işletme yönetimi esaslarını kullanmaya başlamışlardır (Haag, 1982: 36).