Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi; entelektüel sermayeye ilişkin süreçler, ölçümler, değerlendirmeler ve yatırımların dönüşümü gibi konulara odaklanır. Entelektüel sermaye, şirketin sahip olduğu insan, yapısal ve müşteri sermayesidir (Çalkıvık, 2001: 12).

Bilgi yönetimi en yalın şekilde, bilgiyi yaratmak, elde tutmak, paylaşmak ve geliştirmek için kullanılacak yeni radikal yollar olarak tanımlanmaktadır (Barutçugil,2002: 50).

Bilgi yönetimi: kayıtlı ya da kayıtsız organizasyon verilerini ve kişisel bilgi ve tecrübeye dayalı birikimleri, toplayıp, düzenleyip, kayıt altına alıp yararlı bilgi haline getirerek bunları doğru zamanlarda, doğru kimselerin, istenilen her yerden ulaşılabilmesini sağlayıp, organizasyonun entelektüel mülkünü arttırmak, tekrarlanan işlemlerin tamamının teknolojik araçlarla yapılmasını sağlamak ve bunun sonucunda pozitif iş neticeleri elde etmek amacıyla yapılan bir dizi teknolojik ve kültürel işlemlerdir (Karakaş, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl-gos.php?nt=132 . Erişim Tarihi: 2005).

Teknolojik anlamda tanımlandığında, insanlar arası etkileşim ile elektronik ortamın sağladığı imkanlarla, faydalı bilginin elde edilmesi, saklanmasını açıklamaktadır (Akova ve Sarıışık, 2003: 48).

Bilgi yönetimi “bir organizasyonda yer alan özellikle de yalnızca bireylerce bilinen enformasyon (örtük bilgi) varolan genel depolanmış enformasyon ve verinin (açık bilgi) toplanması, organizasyonu, depolanması ve kullanılması işlemidir. Bu işlem, elektronik depolama ve erişime dayanır.” (Çapar, 2005: 34).

Amacı karar vermeyi, üretimi, kaynak aktarımını, rekabeti, sürekliliği, gelişimi isabetlendirmek ve hızlandırmak için kurum içindeki örtük bilgiyi açığa çıkararak, açık bilginin ise dolaşımını sağlayarak kurumun verimine katkı yapacak doğru kişilere en uygun biçimde ulaştırmaktır. Her ne kadar bunu gerçekleştirirken teknoloji kullansa da bilgi döngüsüne ağırlık verdiğinden bilgisayar biliminin değil, bilgi biliminin sınırlar içerisinde yer alır. Bilgi ve iletişim teknolojileri (BİT) ile insanların yaratıcılığını birleştirerek kurumsal problemlere hızlı ve isabetli çözümler bulunmasını sağlar. Bilginin üretilmesi, saklanması, aktarılması, erişilmesi, kullanılması ile ilgilenir. Kurum personelinin doğru bilgiyi doğru zamanda uygulamasına yardımcı olur (Çapar, 2005: 29).

Bilgi yönetimi, kurumsal amaçlara ulaşmayı kolaylaştırıcı, örgütsel işlevlerin etkinliğini arttırıcı, örgütün iç ve dış müşterileri ile ilişkilerini etkin kılıcı bir süreçtir (Öğüt 2001: 2). Bilgi yönetimi, organizasyonel bir öngörü olayıdır, insanla ilgilidir ve yapılan bir faaliyettir (Barutçugil, 2002: 73). Organizasyonel amaçların daha iyi bir şekilde elde edilebilmesi için bireylere, takımlara ve bütün organizasyona bilginin birlikte ve sistematik olarak yaratılması, paylaşılması ve uygulanması için olanak sağlayan yeni bir disiplindir (Barutçugil,2002: 50).

Çünkü bilginin yayımı çok hızlanmıştır. 2000’li yılların başında ise bilgisayar ağlarının birbirine bağlanması ile bu hız iyice artmıştır. Matbaa bilginin ses hızında yayılmasına neden olduysa, günümüzde bilgisayar ağları yani internet (ağlararası ağ) nedeniyle bilgi ışık hızında yayılmakta. Üstelik yayılan bilgi ansiklopedik donuk bilgi olmayıp verilerden gereksinimler doğrultusunda çıkarılan güncel bilgidir. Bu tür bilginin en önemli özelliği çabuk eskimesidir (Töreci, 2006:842).

Kuruluşların kaynaklarını etkin ve verimli yönetmelerinde entelektüel sermaye olarak bilgi kaynaklarına ilişkin risklerin en aza indirgenmesi gerekir. Selectron Corporation CEO’su Winston Chen’e göre, teknolojideki çok hızlı değişiklikler nedeni ile her yıl mühendislik bilgilerinin %20’si yürürlükten kalkmaktadır. Bilgi eskimesi kuruluşların sürdürülebilir rekabet gücü için önemli bir risk kaynağıdır. Bilginin, elle tutulamayan yapısı, maliyetinin tam ve doğru tahmin edilip ölçülmesindeki güçlükler, değerinin zamanla değişmesi, taşınmasındaki farklılıklar, üretim sürecinin olmaması gibi faktörler bilişim teknolojilerinin yönetiminde, risklerin yönetimini daha önemli kılarken, ayrı bakış açıları ve yaklaşımlar gerektirir (Fıkırkoca, 2003: 25).

21. yüzyılın en temel özelliklerinden biri bilgi alanındaki gelişmelerin, insanlık tarihinde görülmedik bir hıza ulaşmasıdır. Bu, varolan bilginin hızla eskimesi demektir ki, bilgiyi güncelleştirmenin önemini vazgeçilmez kılar (IDEA, idea.metu.edu.tr/bilgi/idea/nedir.html . Erişim Tarihi: 19:01.2007). Bu durum bilgi yönetimini zorunlu hale getirmektedir.

Çapar (2005: 36) bilgi yönetiminin özelliklerini şu şekilde açıklamıştır:

1. Bilgi yönetiminin konusunu kuruma ait örtülü (yani çalışanların kafasında bulunan), açık (yani prosedürlerde yer alan), dış (yani kurumun dış çevresinde yer alan), iç (yani kurumun sınırları içinde yer alan) bilgi ile bu bilgiye ilişkin işlemler oluşturur. Temel çabası bilgiyi üretken kılmaktır. Entelektüel sermayenin kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını, yani bilimsel olarak yaratılan bilginin kurumsal alana transferini sağlar.

2. Amacı karar vermeyi, üretimi, kaynak aktarımını, rekabeti, sürekliliği, gelişimi isabetlendirmek ve hızlandırmak için kurum içindeki örtük bilgiyi açığa çıkararak, açık bilginin ise dolaşımını sağlayarak kurumun verimine katkı yapacak doğru kişilere en uygun biçimde ulaştırmaktır. Her ne kadar bunu gerçekleştirirken teknoloji kullansa da bilgi döngüsüne ağırlık verdiğinden bilgisayar biliminin değil, bilgi biliminin sınırlar içerisinde yer alır. Bilgi ve iletişim teknolojileri ile insanların yaratıcılığını birleştirerek kurumsal problemlere hızlı ve isabetli çözümler bulunmasını sağlar. Bilginin üretilmesi, saklanması, aktarılması, erişilmesi, kullanılması ile ilgilenir. Kurum personelinin doğru bilgiyi doğru zamanda uygulamasına yardımcı olur.

3. Bilgi yönetimi disiplinler arasıdır. Uygulamalarında bilgi, ve iletişim teknolojisi, iletişim, yeni ekonomi, bilgi bilimi, işletme, finans, psikoloji, sosyoloji, linguistik, mühendislik alanlarından yararlanan disiplinler arası bir faaliyettir. 4. Örgüt kültürü, bilgi yönetimi için çok büyük önem taşır. İşbirliği, bilgi

paylaşımı ve birbirinin fikirlerini kullanma üzerine kurulmuştur ve bu kültürün kurum içerisinde gelişmesini sağlar. Yani, bilgi kültürüne dayanır ve onu geliştirir. Bunun ise, sadece teknoloji kullanımı ile olmayacağı açıktır.

5. Bilgi yönetimi bir kerelik değil sürekli bir uygulamadır. Kuruluşa özeldir. Bilgi Yönetim Sistemi her kuruluşun ve kuruluşta çalışan kişilerin özel gereksinmeleri doğrultusunda oluşturulur ve gözden geçirilir. Bu özelliği ile,

genel problemleri çözmek üzere geliştirilmiş bir süreç, işlemler bütünü ve araç olan bilgi farklılık gösterir.

6. Bilgi yönetimi liderlik, düzen, öğrenme, teknoloji, kurumsal işlemlere destek, kişi ve birime göre içerik yayma, bilgi paylaşımı ve ortak kullanımı, çalışma sürecinin bir parçası olarak örtük bilginin açığa çıkarılması, bilgi varlığının ölçülmesi, kurumsal bilgi kültürünün yaratılması ve bilgi teknolojilerine dayanmaktadır.

7. Kapalı bilginin açığa çıkarılmasını sağlayarak kurum için önemli ve kritik olan bilginin kurum dışına çıkmasını önler.

Yukarıda sözü edilen tanımlardan ve açıklamalardan bilgi yönetiminin bilginin elde edilmesi, kullanılması, paylaşılması, depolanması ve yenilenmesi süreci olduğu anlaşılmaktadır.