Temel Bilgi Sistemleri

İşletmedeki farklı düzeylerde ortaya çıkan temel bilgi sistemleri aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir (Karahoca ve Karahoca, 1998: 23):

• Veri işleme sistemi • Ofis otomasyon sistemi

• Bilgi çalışanları, Ar-Ge, Danışmanlık Hizmetleri • Karar destek sistemleri

• Üst yönetim bilgi sistemleri

2.1.3.1 Veri İşleme Sistemi

Veri işleme sistemleri, işlemleri yürütme ve kayıt tutma üzerine yoğunlaşır, çıktıları periyodiktir, katı bir programlamaya sahiptir, örgütün operasyonel düzeyinde çalışanların ihtiyaçlarına yönelik bilgiler yaratır ve sistem temel olarak örgütsel işlevlere dayalı olarak geliştirilir. Sistem bu özelliklerine rağmen karar almaya destek sunma bakımından hedeflenen sonuçları gerçekleştiremez. Bunun temel nedeni bilgi talebinde bulunanların sorularını yanıtlayamaması ve yalnızca verileri bilgiye dönüştürmesidir (Bensghir, 1996: 56).

2.1.3.2 Ofis Otomasyon Sistemi

Ofis otomasyonu genel olarak, büro fonksiyonlarının otomasyonu olmaktan çok bürodaki bilişim sistemlerinin gelişimi şeklinde ortaya çıkmıştır(Gözlü, 1992:238;Uygur ve Göral,2003:169).

Ofis otomasyonu, bir ofiste yapılan rutin işlemlerin ve işlevleri otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. Başka bir ifadeyle, ofis otomasyonu bilgi çalışanlarının geleneksel ofisini düzene, sokmak, yapılan işleri basitleştirmek ve tüm çalışanların verimliliklerini arttırmak için bilişim teknolojilerinin ofis işlemlerine uygulanmasıdır(Uygur ve Göral, 2003:169).

Ofis otomasyonunun başka bir tanımı ise, rutin işlem ve işlevlerin kısa sürede ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlayan bilgisayar ve bilgisayarla ilgili teçhizatın kullanılmasıdır (Gönenli, 1986:76).

Sönmez’e göre(1984), ofis otomasyonu, yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekreterlerin kısaca büro ortamında çalışa kişilerin bürolardaki faaliyetlerin verimliliğini artırmak amacı ile bilgi işlem sistemlerine bağlı iş istasyonlarını kullanmalarına denir.

Ofis otomasyonunun en belirgin özelliği, kapalı denetim düzeni sağlayabilmesi ve insan müdahalesine ihtiyaç kalmadan makinenin kendisini ayarlayabilmesidir. Kapalı denetim düzeni, genellikle elektronik olup makinenin kendini otomatik olarak ayarlamasını sağlar.

2.1.3.3 Bilgi Çalışanları, Ar-Ge ve Danışmanlık Sistemleri

Bilgi çalışanı, iş konusunda yoğunlaşan, bilgilerle uğraşan, bilgileri depolayan, analiz eden, ilgililere ulaşmasını sağlayan, yeni bilgiler üreten kişi olarak tanımlanabilir. Çalıştıkları alan hayli dar olabilir ama bu alanda patrondan daha bilgilidirler ve bunun farkındadırlar. Kuruluştaki hiyerarşi içinde konumları ne kadar aşağıda olsa da, kendi alanlarında, genellikle işverene üstündürler. Bilgi işçisi ast olmaktan çok meslektaş ve iş arkadaşıdır (Bedük, 2002: 699).

Bilgi düzeyli sistemler bir örgütte çalışanlara veri ve bilgi sağlarlar. Bu sistemlerin temel amacı; işletmede yapılacak işleri ortaya çıkarmak, onları organize etmek, işletmeye yeni bilgi akışını sağlamak, belge ve bilgi akışının sağlanmasında, kontrolünde örgüte yardımcı olmaktır.

Bilgi çalışanları sistemleri, örgütte yeni bilginin yaratılması ve örgütün yeni bilgiyle bütünleşmesinde bilgi çalışanlarına destek sağlayan bir sistemdir. Bilgi çalışanları sistemleri, örgütün bilgi düzeyindeki gereksinimlerini karşılar. Genellikle bilgi çalışanları üniversite ve lisansüstü derecesi almış muhasebeci, mühendis, doktor, hukukçu, bilim adamı, ekonomist vs mesleklere sahip kişilerden oluşmaktadır. Onların temel görevi; yeni, özel ve genel bilgiler üretmektir. Bilgi çalışanları genellikle, bu amaçları gerçekleştirebilmek amacıyla, ofis otomasyon sistemlerinden yararlanırlar (Bedük, 2002: 700).

2.1.3.4 Karar Destek Sistemi

Karar destek sistemi spesifik karar süreçlerine destek sağlamak amacıyla bilgi üretimine odaklanan bilgi sistemleridir. Yönetim bilgi sisteminden farklı olarak birey makine etkileşimine olanak sağlamakta ve nitelikli kararlara kaynaklık eden sinerjik karar sürecine katkı yapmaktadır. Karar destek sistemi yöneticilere yarı yapısal ve yapısal olmayan nitelikli kararların verilmesi sürecinde ileri düzey analiz modelleri aracılığıyla destek sağlamaktadır. Karar destek sistemi konsepti bilgisayarların kara vermede ancak yardımcı destekçi araçlar olduklarını vurgulamakta ve kesinlikle, kararı bizzat yapan sofistike elektronik araçlar olarak anlaşılmaması gereğine dikkat çekmektedir (Öğüt, 2001: 150).

2.1.3.5 Yönetim Bilgi Sistemi

Yönetim bilgi sistemi bir anlamda örgütün kalbidir. Nasıl ki canlılarda kalp ritmik atışlarla kan pompalayarak, tüm vücuda yaşam için gerekli oksijenin ulaşmasını sağlıyorsa, aynı şekilde YBS de, örgütün varlığını sürdürmesi için gerekli bilgileri sürekli olarak üretir ve gerekli yerlere ulaşmasını sağlar. YBS yöneticilere yalnızca karar almalarına destek sunmakla kalmaz, aynı zamanda tekrar özelliği olan kimi sorunların çözülmesi ile ilgili kararlar alınmasına yardımcı olur. YBS, yöneticilere bilgi sunmak suretiyle örgüt

yönetiminde bütünlüğün sağlanmasına katkıda bulunur. Böylece örgüt, bütün olarak tüm elemanları birbiriyle bütünleşik olarak ortak amaçlar için çalışır (Bensghir, 1996: 57).

Yönetim düzeyli sistemler orta düzey yöneticilerin karar verme, kontrol ve idari faaliyetlerine yardımcı olmak amacıyla tasarlanmaktadır. Yönetim bilgi sistemleri, örgütün güncel performansını ve tarihsel kayıtlarına eş zamanlı ulaşarak bazı örnekleri ve raporları yöneticilere sağlayarak örgütün orta yönetim düzeyine destek sağlar (Bensghir, 1996: 58).

Yönetim bilgi sistemi; özellikle planlama, denetleme ve düzeltici faaliyetlerde bulunabilmek amacıyla geliştirilmiştir. Üretim, pazarlama, muhasebe, finans ve insan kaynakları gibi işletme işlevlerine ilişkin bilgileri çeşitli araçlar aracılığıyla yöneticilere sunan bir sistemdir (Bensghir, 1996: 58).

2.1.3.6 Üst Yönetim Bilgi Sistemi

En temel görev ve sorumlulukları, uzun dönemli kurumsal planları belirlemek ve stratejik kararları almak olan üst düzey yöneticilerin gereksinim duyduğu kritik bilgileri, uygun zaman dilimi içinde istenilen biçimde kurum içinden ya da dışından sağlayan bilgi sistemleridir. Üst düzey yöneticilerin yapısal nitelikte olmayan kararlarına, ileri grafik ve iletişim teknolojileri aracılığıyla stratejik destek sağlamak amacıyla geliştirilmiştir (Öğüt, 2001: 151).