Yönetim ve İletişim

Yönetsel iletişim, yönetimin işleyişini sağlamak ve amacını gerçekleştirmek amacıyla örgütü meydana getiren birimler ve öğeler ile örgüt ve çevresi arasında gerçekleştirilen sürekli bilgi ve düşünce alışverişi ya da birimler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına imkan sağlayan toplumsal bir süreçtir (Dicle, 1974).

Bir örgütte iletişime yön veren, iletişim sürecini başlatan ve kurulacak iletişimin niteliğini belirleyen önemli öğe bilgiyi aktaran yöneticidir. Çünkü örgütün kendisine verdiği yetkiye dayalı olarak alt kademedeki personele göre daha etkin bir konuma

sahiptir. Gerek bilgiyi aktaranın, gerekse alanın sahip olduğu bilgi, beceri, tutum ve amacı bilginin doğru bir biçimde algılanmasını etkileyebilmektedir. İletişimin başlıca amacı; politik kararları etkilemek, geri besleme sağlamak ve örgütteki gelişmeler hakkında personele sürekli bilgi vermektir (Celep, 1992).

Yönetici, çok sayıda karar verme durumundaki kişidir. iyi karar, o konuda her tür bilgi- habere bağlıdır. Eksik-yanlış bilgi, yöneticiyi eksik-yanlış kararlara götürür. Yönetici, yanlı veya tek yönlü bilgilerle yetinmemeli, çok yönlü, yansız bilgilere ulaşmalıdır. Yanlı bilgiler yanıltır, tek yönlüler konunun bütünü ile görülmesini engeller. Akıllı yönetici, yalnızca taraftarlarından değil, karşılarından da, yalnızca yakın çevresinden değil, uzaktan da, yalnızca konu uzmanlarından değil, uygulayıcılardan da, yalnızca üstlerinden değil; her kademedeki astlarından da bilgi-haber almasını bilen, bunu yapandır (Başar, 1991).

Yönetici yalnız başına bir örgütte yapılan işlerin tümünü yapamaz, bütün rolleri üstlenemez. O nedenle yönetici örgütteki bireylerle o örgütün sorumluluklarını paylaşmalıdır. Bu da yöneticinin örgütteki bireylerle iletişime geçmesine bağlıdır (Weiss, 1993).

Follet'e göre iyi bir yönetici, personelde birinin emrinde çalışma duygusu yerine, birisiyle birlikte çalışma duygusu yaratan kimsedir (Bursalıoğlu, 2002). Bunu sağlamanın en koşullarından birisi de personel ile işbirliği yaparak aşağıdan yukarıya doğru olan iletişimin gelişmesine olanak sağlamaktır. İletişimde vericinin alıcıyı etkilemesi söz konusu olduğundan, çift yönlü iletişimle yönetici ve astları karşılıklı olarak birbirini etkilerler. Bu ise belli ölçüde de olsa yöneticinin alacağı kararlarda çalışanların görüşlerini de dikkate alması söz konusu olabilir. Yöneticinin personel ile kuracağı iletişimin etki derecesi; personelin gereksinme duyduğu bilgileri personele iletme, olumlu bir iletişim geliştirme, başkalarının güvenini kazanma yeterliğine bağlıdır (Oavis, 1982). Bir yöneticinin personeli etkileme derecesi; personelin düşünceleri hakkında bilgi sahibi olmasına ve davranışlarını kestirebilmesine dayanır (Bursalıoğlu, 2002). Bir yöneticide bulunması gereken yeterlilikten birisi de insan ilişkileri yeterliğidir (Eren, 1998).

Yöneticiler aynı zamanda iş görenlerle iletişim kurarken empati kurabilmelidir. Yöneticinin iletişimde empati kurabilmesi için kişinin karşısındakinin hem duygu hem de düşüncelerini doğru olarak anlaması gerekmektedir. Örgütlerde iletişimin etkililiği açısından iletişimi kolaylaştıracak örgüt kültürü, bireyin örgüt içerisinde davranışını ve dolayısıyla iletişimini etkilemesi ve belirlemesi bakımından son derece önem kazanmaktadır (Gürgen, 1997).

Etkili bir iletişimi gerçekleştirmeden etkili bir yönetimi gerçekleştirmek de mümkün değildir. Çünkü etkili iletişim, örgüt üyelerinin çalışma performanslarıyla yakından ilgilidir (Callan, 1993; Roebuck, 2000). İnsan ve toplum için çok önemli bir işlevi olan iletişim sürecinin etkili bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir. İnsanlar arasında anlaşmayı sağlama, bilgi alış-verişini gerçekleştirme, enformasyona ulaşılmasını sağlama vb. birçok işlevi olan iletişimi sürecinin etkili olarak kullanılamaması birçok sorunu da hiç şüphesiz beraberinde getirecektir. Etkili iletişimin gerekleri şu şekilde özetlenebilir (Selimhocaoğlu, 2004):

Bireylerin kendilerine özgü özellikleri olduğuna ve bu özellikleri ile değerli olduklarına inanması,

Karşısındaki bireyleri şartsız kabul etmeleri,

Kendi sorunlarını kendileri çözecek gücü benliklerinde bulabilmeleri, Kendilerini oldukları gibi gösterebilmeleri,

Eylem ve söylemlerinde tutarlılıklarını koruyabilmeleri, Empati kurabilmeleri.

Etkili bir iletişim sürecinin başlatılmasında şu etmenler önem arz etmektedir (Filiz, 2004):

-İletişimde olan bireylerin birbirlerini bir birey olarak görmeleri ve haklarını korumaları,

-Güven ortamının oluşturulması, -Her bireyin, birbirini iyi tanıması, -Empati becerilerinin geliştirilmesi, -Davranışlarda tutarlılık,

-Sevgi, saygı anlayış ve hoş görüye dayalı bir ortamın kurulması, -İletişim kanallarının açık tutulması,

-Herkesin fikrini korkmadan ya da bir etki altında kalmadan söyleyebileceği demokratik bir ortamın oluşturulması,

Etkili iletişimin temel noktası farkındalık, ayrıntılı bir şekilde iç ve dış dünyanın bilincinde olmaktır. İyi bir iletişim kurabilmek için kişi hem kendinin hem de iletişimde bulunduğu kişinin davranışlarını değerlendirebilmeyi iyi bilmelidir (Cüceloğlu, 1999).

Etkili bir iletişim çoğunlukla üretkenlik, moral, müşteri doyumuna eşlik eder ve kullanılan iletişim kanallarına göre yazılı, yüz-yüze, telefonla, elektronik araçlarla gerçekleşebilir. Eğitim yöneticisinin izleyeceği iletişim stratejisi ve ilkeleri şöyle özetlenebilir (Bursalıoğlu, 2002):

1. Girişimi başkalarından önce ele almak,

2. Çevresindekilerin katılma ve işbirliğini sağlamak, 3. Çevredeki liderleri de çalışmalara katmak,

4. Katılanları güdülemek,

5. Başarılan işleri ortaya koymak, 6. Söylentilere gerçeklerle engel olmak,

7. İletişim engellerini bilmek ve değerlendirmek, 8. Önemli haberleri tekrarlamak,

9. Her iletişim aracından yararlanmak, 10. İletişimi aralıksız sürdürmek, 11. Destek ve karşıt güçleri tanımak

Okul yönetiminde lider, iletişimci olarak herkesin paylaşacağı bir vizyon oluşturmalıdır. Okul yöneticisi, okulun etkinlik ve programlarının anlaşılmasını etkili bir iletişim kurarak sağlayabilir. Etkili iletişim üç düzeyde gösterilebilir: Birebir ilişkiyle, küçük gruplarla ve büyük gruplarla iletişim kurabilir. İletişimci olarak okul yöneticisi, etkin dinleme, grup içi ilişkileri anlama ve okulu etkileyen çevresel güçleri tanıma konusunda uzman olmalıdır (Çelik, 1999).

İletişimde başarılı okul müdürlerinin daha etkili olduğu da bir olgudur (Çelikkaya, 1998; Bursalıoğlu, 2002). Okul müdürü, okul üyeleri aracılığıyla iş yapan kişidir. Okul müdürlerinin çevresindekilere okulun amaçlarını gerçekleştirebilmesi yolunda iş yaptırabilmesi, özellikle bu amaçları açık bir şekilde belirleyerek, bunları

örgüt üyelerine aktarmasıyla; sahip olduğu iletişim beceriyle doğru orantılıdır. Bu yüzden okul müdürünün iletişim becerileri, okulun iletişim süreçlerini belirlemede ve çalışanların okuldaki davranışlarını etkilemede son derece önemli rol oynar (Gürgen, 1997).

İletişimci olarak okul yöneticisinin rolleri şunlardır (Çelik, 1999): 1. Çift yönlü iletişim kurar ve öğretmenleri gerçekçi olarak değerlendirir.

2. Özlü ve açık olarak konuşur ve yazar. Örgütsel iletişim sağlamada güzel konuşma ve yazma becerisine sahiptir.

3. Çatışma yönetimi stratejilerini uygulamaya çalışır. Çatışma durumlarına açıklık getirir ve çatışmaları etkili bir biçimde yönetir.

4. Sorun çözme tekniklerini öğrenerek, grubun eylem yönünü seçmesini kolaylaştırır.

5. Öğrenci, veli ve öğretmen arasında güçlü bir etkileşim sağlayarak grup sürecini yönetir.

6. Bir grup üyesi gibi çalışır; grup üyelerinin güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirir. Kişisel ve grup hedeflerini birbiriyle bütünleştirir.

İnsan ilişkileri yeterliliği eğitim yöneticileri için daha da önemlidir. Çünkü eğitim örgütü açık sistem özelliğine sahip olduğundan, eğitim yöneticisi, örgüt içindeki personelin yanı sıra, örgüt dışındaki farkı gruplan ile çok iyi ilişki kurmak zorundadır. Özdayı'nın yaptığı bir araştırmada; resmi lise yöneticilerinin özel lise yöneticilerine göre daha alt düzeyde insan ilişkileri yeterliğine sahip olduğu, resmi okul yöneticilerinin öğretmenlerle iletişim kurmada yetersiz oldukları ortaya çıkmıştır (EAGM, 1991).

Yönetici-Öğretmen iletişimin niteliği, diğer iletişimlerin gelişmesini ve yapısını önemli ölçüde etkilemektedir. Yapılan bir araştırmada personel-yönetici iletişiminin, personelin yöneticisi ile olan toplumsal ilişkilerinin niteliğine, yöneticinin iletişim süresinde gösterdiği tutum ve davranışa bağlı olarak gelişme gösterdiği yargısına varılmıştır (Polatoğlu, 1988)

Toplumun aydınlatılmasında önemli bir, role sahip olan öğretmenlerin, okul içerisindeki göreviyle ilgili sorunlarını çözme gücüne sahip olduğu veya çözülmesi için uygun ortamı bulduğu sürece, öğrencilerin veya toplumun diğer üyelerine, sorunlarının

çözümünde yardımcı olabilir. Ayrıca görevini daha etkin bir biçimde yerine getirmesi olanaklı olabilir. Bu nedenle, gerek öğrencilerin (özellikle ilkokul düzeyindeki öğrenciler) toplumsal beklentiler doğrultusunda yaratıcı, üretken, eleştirici, demokratik düşünebilen öğrenciler olarak yetişmesi, gerekse okulun toplumsal işlevini gerçekleştirebilmesi, okul içerisindeki demokratik bir ortamın yaratılmasıyla olanaklı olabilir ki bunun sonucunda da çift yönlü iletişimin gelişmesi söz konusu olabilir (Celep, 1992).