Uluslararası Mesleki Uygulama Çerçevesi
2440 – Sonuçların Dağıtımı
İç Denetim Yöneticisi, görev sonuçlarını uygun taraflara dağıtmak zorundadır.
Yorum:
İç Denetim Yöneticisi, nihai görev raporunun yayımlanmadan önce gözden geçirilmesinden ve onaylanmasından ve kime ve nasıl dağıtılacağına karar verilmesinden sorumludur. İç Denetim Yöneticisi bu görevi delege ettiği durumda bile, bu konudaki sorumluluğu üstlenmeye devam etmektedir.
Gözden Geçirilmiş Standartlar, 1 Ocak 2017 tarihinden itibaren geçerlidir.
Başlarken
Standart 2440’da, nihai görev sonuçlarının ilgili taraflara bildirilmesinden iç denetim yöneticisinin (İDY) sorumlu olduğu belirtilmektedir. Standart yorumunda yer alan her bir unsurun gerekliliğini incelemek ve gözden geçirmek bu standardın uygulanmasında İDY’ne yardımcı olabilir.
İDY, normalde, hem organizasyon şeması hem de tüm kurumsal iletişim protokolleri hakkında derin bilgiye sahip olmalıdır. Ayrıca, İDY, görev iletişimleri konusunda üst yönetimin ve yönetim kurulunun beklentilerini dikkate almalıdır.
Kurumun iç denetim yönetmeliği ve iletişim protokolleri, kurum dışından yapılan raporlama süreçlerini belirlerken İDY’ne yardımcı olabilir. Bu konuda dikkate alınması gereken
hususlar arasında, bir nihai raporun hangi taraflara hitaben düzenlenmesi veya hangi taraflara dağıtılması gerektiği ve kurumun faaliyet gösterdiği sektörü denetleyen düzenleyici otoritelere ne zaman bildirim yapılması gerektiği gibi unsurlardan da söz edilebilir.
Standart 2400 – Sonuçların Raporlanması, Standart 2410 – Raporlama Kıstasları ve Standart 2420 – Raporlamaların Kalitesi başlıklı uygulama rehberleri görev sonuçlarının iletişimi konusunda ek yönlendirme sağlamaktadır.
Uygulamaya İlişkin Hususlar
İDY, yönetim kuruluyla yapılan tartışma sonuçlarını ve tüm kurumsal iletişim protokollerini kullanarak görev sonuçlarının kimlere raporlanacağını ve bu raporlamaların ne şekilde yapılacağını belirler. Sonuçlar raporlanmadan önce görev rapor taslaklarını incelemek İDY için faydalı olabilir.
İDY, görev sonucu raporlarının kime verileceğini belirlerken, hem tarafların sonuçları almak için işi etkileyen bir ihtiyaçları olup olmadığını, hem de bu kişilerin yönetimin eylem
planlarında bir sorumluluğu olup olmadığını göz önünde bulundurmalıdır. Rapor kopyalarını uygun sorumluluk seviyesindeki kişilerin aldığından emin olmak için kurumsal protokoller dikkate alınabilir. Üst yönetim ve yönetim kurulu, kendi beklentileri doğrultusunda dağıtım listesine dâhil edilerek, sonuç raporlarını alabilirler. Tutarlılığın sağlanabilmesi için iç denetim faaliyeti, hem sorumluluk alanlarıyla ilgili görev sonuçları dağıtım listesine dâhil edilmesi gereken yönetim seviyelerinin hem de tüm görev sonucu raporlarını alacak ilgili tarafların bulunduğu standart bir dağıtım listesi hazırlayabilir. Bununla birlikte, İDY, genellikle kurumun üst yönetiminin de dâhil olacağı bu dağıtım listesini gerektiğinde genişletebilir.
Görev sonuçları yazılı veya sözlü olarak bildirilebilir ve raporun formatı iletileceği kişiye bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Görev sonucu dağıtımı yapılırken hangi alıcıya hangi rapor formatının kullanılacağını İDY belirler. Örneğin, bazı alıcılara görev sonuçları tam bir rapor halinde verilirken, bazılarına yönetici özeti verilebilir. Sonuçların bir toplantıda
sunumla desteklenerek verilmesi uygun olabilir, bu da sonuçların tartışılabilmesi için bir fırsat yaratır. İletişim yöntemi her ne olursa olsun, İDY, görev sonuçlarını kimin göndereceğini ve kimin alacağını belirlemelidir.
Nihai raporlar İDY’nin veya İDY’nin görevlendirdiği kişinin onayını gerektirmektedir. Küçük bir iç denetim faaliyetinde, nihai görev raporunu İDY’nin kendisi hazırlayabilir. Ancak, daha büyük kurumlarda, İDY, sonuç raporlarını alıp inceledikten sonra, nihai onayı vermeden önce raporu hazırlayan iç denetçiye ne kadar itimat edilebileceğine karar verecektir.
İDY, görevin planlanma aşamasında kararlaştırıldığı ve/veya iç denetim yönetmeliği ve iletişim protokollerinin gerektirdiği şekilde, nihai görev raporlarını kurum içi ve kurum dışı taraflara elektronik ve/veya basılı kopya olarak gönderebilir. Normalde, alıcılar, görev sonuçlarını ele alabilecek ve değerlendirebilecek kişilerdir.
İç denetim görevi sonuçlarının dağıtıldığı kişilerin eksiksiz bir listesini tutmak, sonuçların dağıtılmasından sonra bir hata veya eksik tespit edilmesi halinde gerekli düzeltmelerin yapılabilmesi için önemlidir. Standart 2421, bir hata veya eksiklik tespit edilmesi halinde, bu durumun bildirilmesini İDY’nin sorumluluğu olarak ele alır.
Yasal yükümlülüklere ve kurumsal protokollere uygun davranılmasını sağlamak için, İDY’nin görev sonuçlarını kurum dışından kişilere dağıtılması için hazırlarken bu yasal
yükümlülükleri ve kurumsal protokolleri dikkate alması ve itina göstermesi önemlidir. Ek olarak, İDY, kurumun piyasadaki değerini, itibarını, kazancını veya rekabet gücünü etkileyebilecek hassas bilgilerin iletilmesinin sonuçlarını da göz önünde bulundurmalıdır.
Dolayısıyla, bu konuları kurumun hukuk danışmanına ve Etik Kurallarına ve Standartlara uyumdan sorumlu bölümlere danışmak İDY için faydalı olabilir.
İDY’nin, Standart 2440’ın uygulanması için yetkilerini birine devredebileceğini, ancak böyle bir durum olsa dâhi sorumluluklarını devredemeyeceğini vurgulamakta yarar vardır. İDY, Standart 2440’ın uygulanması için yetkilerini başkasına aktardığı durumlarda, bu konuyla ilgili sorumlulukları ve hesap verme yükümlülüğü devam eder.
Uyumun Kanıtlanmasına İlişkin Düşünceler
İDY, nihai raporları düzenlemeden önce tüm çalışma kâğıtlarının gözden geçirildiğini doğrulayarak ve tüm onayların (imzaların) tamamlandığından emin olarak Standart 2440’a uyum gösterebilir. Bunlara ek olarak, yönetimden, denetim komitesinden, CEO, kurum dışı kişiler ve ilgili başka kişilerden alınan tüm yazılı sonuç bildirimlerinin birer kopyasını tutarak bu standarda uygunluk gösterebilir. Sözlü iletişimlerin kanıtı olarak, sonuçların ilgililere iletildiğini gösteren toplantı tutanakları, sunumlar veya iç yazışmalar kullanılabilir. İDY’nin nihai raporları onayladığını ve görev sonuçlarının iletişim planında tanımlanan alıcılara gönderildiğini doğrulayan ve ispatlayan kayıtların saklanması önemlidir.