Başlarken
Görev amaçlarına ulaşılmasını, kalitenin güvence altına alınmasını ve personelin geliştirilmesini sağlayacak bir tarzda görevlerin gözetimi ve kontrolünün genel sorumluluğu İç Denetim Yöneticisine (İDY) aittir. Bu sebeple, bir görevin nasıl gözetileceğini ve kontrol edileceğini planlarken, İDY’nin, hem Standart 2340’ın yerine getirilmesine destek olan iç denetim politikaları ve prosedürlerini hem de görevin amaçlarını gözden geçirmesi ve incelemesi gerekir. Görev planlama süreci başlamadan önce bile, İDY genellikle görevlerin nasıl planlanması, ifa edilmesi ve gözetilerek kontrol edilmesi gerektiğini gösteren iç denetim politikaları ve prosedürlerini geliştirmiş olur (Standart 2040 – Politika ve Prosedürler). Bu
Uygulama Rehberi 2340
Uluslararası Mesleki Uygulama Çerçevesi
politikalar ve prosedürler, iç denetçilerin iş programları ve çalışma kâğıtları için gereken uygun formatları oluşturmak amacıyla kullanmaları gereken yazılım programlarını veya şablonları belirtebilir. Benzer şekilde, bu politikalar ve prosedürler, görevi gerçekleştiren iç denetçiler ile İç Denetim Yöneticisi veya onun tayin ettiği görev gözetmeni arasında görev-sonrası toplantılar yapılmasını gerektiren bir politika gibi, personelin geliştirilmesi için gereken fırsatları da ele alabilirler.
İç denetim personelinin beceri değerlendirmeleri devamlıdır, sadece görev sürecinin bir parçası değildir. Beceri değerlendirmeleri, genellikle, iç denetçileri gereken bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip oldukları görevlere atamasını sağlamak amacıyla, iç denetçilerin yetkinlikleri hakkında İDY’ye yeterli bilgileri sağlar. Aynı şekilde, bu değerlendirmeler, İç Denetim Yöneticisinin nitelikli bir görev gözetmeni tayin etmesine de olanak sağlar.
Uygulamaya İlişkin Hususlar
Görevin gözetim ve kontrolü, görevin planlanmasıyla başlayan bir süreçtir ve görevin tamamı boyunca devam eder. Planlama aşaması sırasında, görev gözetmeni, görev iş programının onaylanmasından sorumludur ve planlama sürecinin diğer yönleri için de sorumluluk üstlenebilir (bkz. Standart 2240.A1). İş programının onaylanması için asli kriter, programın görevin amaçlarına verimli bir şekilde ulaşmasını sağlayacak biçimde tasarlanıp tasarlanmadığıdır. Ek olarak, iş programı, görev hakkında bilgilerin tespit edilmesi, analiz edilmesi, değerlendirilmesi ve kayıtlı hale getirilmesine ilişkin prosedürleri de kapsamak zorundadır. Standart 2240.A1, iş programındaki değişikliklerin de onaylanmasının zorunlu olduğunu ifade etmektedir. Görevin gözetimi, iş programının tamamlanmasının sağlanmasını ve iş programında gereken değişikliklerin onaylanmasını da kapsar.
Görev gözetmeni, normalde, hem görevi yerine getirmek için tayin edilen iç denetçilerle, hem de denetlenmekte olan alan veya sürecin yönetimiyle devamlı iletişim içindedir. Görev gözetmeni, genellikle, gerçekleştirilen denetim işlemleri ve prosedürlerini, tespit edilen bilgileri ve görev sırasında yapılan gözlemleri ve görevde ulaşılan ilk sonuçları ve kanaatleri tanımlayan görev çalışma kâğıtlarını gözden geçirir. Bu gözetmen, Standart 2330 – Bilgilerin Kayıtlı Hâle Getirilmesi içeriğinde zorunlu tutulduğu gibi, bilgilerin, testlerin ve sonuçların görevin amaç ve hedeflerine ulaşmak için ve görev sonuçlarını ve görevde ulaşılan kanaatleri desteklemek için yeterli, güvenilir, ilgili ve faydalı olup olmadıklarını da değerlendirir.
Standart 2420 – Raporlamaların Kalitesi, görev raporlarının doğru, objektif, açık, özlü, yapıcı, tam olmasını ve zamanında sunulmasını gerektirir. Görev gözetmenleri, görev raporlarını, iletişimi ve çalışma kâğıtlarını bu unsurlar açısından gözden geçirirler, çünkü görev iletişim ve raporları için asli ve temel destek bu çalışma kâğıtlarıyla sağlanır.
Görev boyunca, görev gözetmeni ve/veya İç Denetim Yöneticisi, görevi ifa etmek ve yürütmek amacıyla görevlendirilen iç denetçilerle bir araya gelir ve görev sürecini tartışır ve bu tartışma, iç denetçilerin eğitilmesi, geliştirilmesi ve değerlendirilmesi için gerekli fırsat ve olanakları
sağlar. Görev sürecinin tüm yönlerini kayıtlı hale getiren görev raporlarını ve görev çalışma kâğıtlarını gözden geçirirken, görev gözetmenleri, ek açıklamalar veya kanıtlar da talep edebilirler. İç denetçiler görev gözetmeninin sorduğu soruları yanıtlayarak işlerini geliştirme ve iyileştirme fırsatları elde edebilirler.
Genellikle, (görevi ifa eden iç denetçiler tarafından) uygun kanıtlar sunulduğunda ve/veya çalışma kâğıtları, gözetmen tarafından sorunlu bulunan konular veya yöneltilen sorulara yönelik ek bilgi ile düzeltildiğinde / desteklendiğinde gözetmenin gözden geçirme notları, nihai rapor setinden çıkartılır. Başka bir seçenek de, iç denetim faaliyetinin görev gözetmeninin sorunlu bulduğu konular ve yönelttiği sorularının, bunları gidermek veya çözümlemek amacıyla atılan adımların ve bu adımların sonuçlarının ayrı bir kaydını tutmasıdır.
İç denetim faaliyetinin ya da iç denetim faaliyeti adına iş yapan başkalarının görevler esnasında vardıkları önemli profesyonel yargıların tümünden ve tüm iç denetim görevlerinden İç Denetim Yöneticisi sorumludur. Bu nedenle, İDY, genellikle, iç denetçilerin İç Denetim Yöneticisinin profesyonel yargıları ile çelişen ve görevi olumsuz ve aleyhte etkileyebilecek olan yargılara varması veya eylemlere girişmesi riskini asgari düzeye indirmek amacıyla tasarlanmış politikalar ve prosedürler geliştirir. İç Denetim Yöneticisi, genellikle, ortaya çıkabilecek profesyonel yargı farklarını gidermek amacına yönelik bir araç belirler. Bu, ilgili maddi olguların tartışılmasını, gerekiyorsa ek sorular sorulmasını veya araştırma yapılmasını ve görev çalışma kâğıtlarında farklı bakış açılarının belgelendirilmesini ve bir sonuca ulaşılmasını içerebilir. Etik bir sorun hakkında varılan profesyonel yargılar arasında bir farkın bulunması halinde, bu görüş farklılığı, kurum içerisinde etik konularından sorumlu olan kişilere havale edilebilir.
Uyumun Kanıtlanmasına İlişkin Düşünceler
Standart 2340’a uyumu gösteren kanıtlar, görev gözetmeninin (manuel olarak kayıt altına alınmış olması halinde) parafladığı ve tarih attığı ya da (bir çalışma kâğıdı yazılım sistemi içerisinde kayıt altına alınmış olması halinde) elektronik yolla onayladığı görev çalışma kâğıtlarını da içerebilir. Ek kanıtlar ise doldurulmuş bir görev çalışma kağıdı gözden geçirme kontrol listesini (checklist) ve/veya bir gözden geçirme sonrası yorum bildirisini içerebilir.
Görev-düzeyinde kalite güvencesi, İç Denetim Yöneticisinin bir kalite güvence ve geliştirme programı sürdürmesiyle ve görevin doğrudan kapsadığı kişilerden görev süreçleri içinde edindikleri deneyimleri hakkında geribildirim almayı hedefleyen anketlerin sonuçları yoluyla da kanıtlanabilir. İç denetçiler de anketler gibi eş düzeyde (peer-to-peer) inceleme mekanizmaları yoluyla görev gözetmeni hakkında geribildirimde bulunma fırsatına ve olanağına sahip olabilirler.