Standart 2420 – Raporlamaların Kalitesi
Raporlamalar, doğru, objektif, açık, özlü, yapıcı, tam olmak ve zamanında sunulmak zorundadır.
Yorum:
Doğru raporlamalar, hatalardan veya çarpıtmalardan uzaktır ve altında yatan gerçeklere sadıktır. Objektif raporlamalar, âdil, tarafsız ve önyargısızdır ve bütün ilgili gerçeklerin ve şartların sağduyulu ve dengeli değerlendirmesinin sonucudur. Açık raporlamalar, kolayca anlaşılabilir ve mantıklıdır, gereksiz teknik kelimelerden kaçınır ve bütün önemli ve ilgili bilgiyi sağlar. Özlü raporlamalar, konuyu doğrudan anlatır ve gereksiz ayrıntılardan, tekrarlardan ve lâf kalabalığından kaçınır. Yapıcı raporlamalar, görev müşterisine ve kurumuna yardımcıdır ve gerekli olan yerlerin iyileştirilmesine yol gösterir. Tam
raporlamalar, hedef kitleye zaruri olan hiçbir şeyden mahrum değildir; bütün önemli ve ilgili bilgi, tavsiye ve sonuçları destekleyecek gözlemleri içerir. Zamanında raporlamalar, sorunların önemine bağlı olarak, yönetimin gerekli düzeltici tedbiri almasını sağlayacak bir şekilde tam zamanında yapılan ve yararlı raporlamalardır.
Gözden Geçirilmiş Standartlar, 1 Ocak 2017 tarihinden itibaren geçerlidir.
Başlarken
İletişim (raporlamalar), görev devam ettiği sürece gerçekleşir. Bu sebeple, görevin planlanması ve ifa edilmesi, sonuçların bildirilmesi, ilerlemenin izlenmesi ve risk kabulünün bildirilmesi de dâhil, görevin tüm evrelerinde Standart 2420 uygulanır. Yüksek kaliteli görev iletişimleri
Uygulama Rehberi 2420
Uluslararası Mesleki Uygulama Çerçevesi
(raporlamalar) önemli olduğu için, iç denetçiler, Standart 2420 Yorumunda belirtildiği gibi, raporları hazırlarken detaylara önem verir ve kaliteli iletişimin özelliklerini de dikkate alır.
Standart 2420’ye uyulmasını sağlamak için, iç denetçiler, paydaşların rapor teslim tarihleriyle ilgili beklentileri de dâhil, kurumun iletişim konusundaki beklentilerini anlamalı ve kavramalıdırlar. Bu beklentiler, genellikle, Uygulama Rehberi 2410 – Raporlama Kıstasları’nda açıklandığı gibi önceden düzenlenen iletişim planında ele alınır.
İç denetçiler, kullanılması gereken taslakları tespit etmek için, sıklıkla iç denetim kılavuzunda toplanan iç denetim faaliyeti politikaları ve prosedürlerini inceleyebilir ve gözden geçirebilirler;
bahsi geçen taslaklar, genellikle, görevin tüm evrelerinde doğru ve tutarlı bir iletişim (raporlama) yapılmasını sağlar. Nihai raporları tasarlamadan önce, kurumun kullandığı yazı üslubunu gözden geçirmek, iç denetçilerin kurumda kabul edilen yazı üslubuna uygun olarak nihai raporu oluşturmalarına yardımcı olabilir.
Uygulamaya İlişkin Hususlar
Standart 2420’in Yorumu, kaliteli raporların belirli özelliklerini tanımlar: Bu özellikleri taşıyan iletişimler doğru, objektif, açık, özlü, yapıcı, tam olan ve zamanında sunulan raporlardan meydana gelir. İç denetçiler, aşağıdaki özelliklerin her biri için sunulan ek bilgileri de dikkate alabilir ve değerlendirebilirler:
Doğru – Standart 2420’nin Yorumu, doğru raporlamaların hatalardan veya çarpıtmalardan uzak ve altında yatan gerçeklere sadık olduğunu belirtir. Raporun (iletişimin) daima doğru ve eksiksiz olmasını sağlamak için, görev süresince toplanan kanıtlarla da desteklenen açık ve net ifadeler kullanmak önemlidir. Buna ek olarak, IIA’nın Etik Kurallarına göre, iç denetçilerden “tespit ettikleri ve açıklanmadığı takdirde gözden geçirdikleri faaliyetlere ilişkin raporları bozacak tüm önemli bulguları açıklamaları” beklenir. İletişimde bir hata olması halinde, İç Denetim Yöneticisi (İDY), düzeltilen bilgileri Standart 2421 – Hata ve Eksiklikler kısmında açıklandığı şekilde ilgili birimlere iletmelidir.
Objektif – İletişimde objektifliği temin etmek için, iç denetçiler, nesnel ve tarafsız ifadeler kullanır ve süreçlerde ve bunların uygulanmasındaki eksikliklere odaklanırlar.
Objektiflik; iç denetçilerin görevleri ifa ederken takınmaları gereken tarafsız zihinsel tavrı sergilemeleriyle başlar. Objektiflik kavramı; IIA’nın Etik Kuralları ve Standart 1120 – Bireysel Objektiflik bölümünde açıklanan bir etik ilke olarak belirtilebilir.
Uluslararası İç Denetim Standartları Mesleki Uygulama Çerçevesinin temel ilkeleri de, aynı şekilde, objektifliğin önemini vurgular ve bir iç denetim faaliyetinin etkili kabul edilebilmesi için, iç denetçilerin ve iç denetim faaliyetinin tarafsız olması ve uygun
olmayan etkilerden kaçınması gerektiğini belirtir (başka bir deyişle, bağımsız olması gerekir).
Açık – İç denetçiler hedef kitlenin kolay anlayabileceği ve sektörde ve kurum içinde kullanılan terminolojiyle tutarlı bir dil kullandığında iletişim (raporlar) daha açık ve net olur. Ayrıca, açık raporlar, gereksiz teknik terimler ve ağdalı dil kullanmaktan kaçınır.
Standart 2420’nin Yorumu da, açık bildirimlerin mantıklı olduğuna ve iç denetim çalışmalarında sistematik (nitelikli), disiplinli ve risk odaklı bir yaklaşımın benimsendiğine işaret eder. Bu sebeple, iç denetçiler, belirli bir görevle ilgili tavsiyeleri ve varılan sonuçları mantıken destekleyecek önemli gözlem ve bulguları bildirdiğinde iletişimdeki açıklık da artar.
Özlü – İç denetçiler; gerekli, önemli ve görevle ilgili olmayan ayrıntılardan ve lâf kalabalığından kaçınmak suretiyle, uygun ve özlü raporlamalar yapılmasını sağlarlar.
Yapıcı – İç denetçilerin, iletişimde bulundukları süre boyunca, gözlemlerin önemini yansıtan yapıcı bir üslup kullanmaları yararlı olur. Yapıcı raporlar, görev ve/veya kurumda olumlu yönde değişim sağlamayı kolaylaştıracak çözümleri tespit etmek için işbirliğine dayanan süreci mümkün kılan iletişimlerdir. Sonuç olarak, İç Denetim tanımında da belirtildiği gibi, iç denetçiler, kurumun hedeflerini gerçekleştirmesine yardımcı olmak için çaba gösterirler.
Tam (Eksiksiz) – İç denetçilerin hedef kitle için önemli olan her türlü bilgiyi dikkate almaları ve değerlendirmeleri iletişimlerin tam ve eksiksiz olmasını sağlamak açısından yararlıdır. Tam ve eksiksiz yazılı raporlar, genellikle, okuyucuların da iç denetim faaliyetinin vardığı aynı sonuçlara ulaşmasına olanak sağlar.
Zamanında Sunulan – Son olarak, iç denetçilerin, tüm raporları, planlama evresinde belirlenen son bildirim tarihine kadar ilgili birimlere göndermeleri önemlidir.
Zamanlama, her kurum için farklı olabilir. Hangi raporların zamanında sunulduğunu tespit etmek için, iç denetçiler, sıklıkla kıyaslama yaparlar ve görev konusuyla ilgili başka çalışmalar da yürütürler. Buna ek olarak, İç Denetim Yöneticisi veya iç denetçi, zamanlamayı ölçen anahtar performans göstergelerini düzenleyebilir.
Uyumun Kanıtlanmasına İlişkin Düşünceler
Standart 2420’ye uyulduğunu gösterebilecek materyaller arasında, hem destekleyici dokümanlar hem de iç denetim yöneticisinin onayladığı nihai raporlara ilişkin dokümanlarından söz edebiliriz. İç denetçiler, bu tür dokümanların nihai iletişim planına uygun olduğunu gösterebilmelidirler. Herhangi yazılı bir rapor olmaksızın gerçekleşen iletişimlerde, Standart 2420’ye uyulduğu toplantı tutanaklarıyla da kanıtlanabilir.