D. Toplumsal Katki Süreçlerinin Yönetimi Ve Toplumsal Katki Kaynaklari
D.2. Toplumsal Katkı Performansı
Todos esses modelos, considerados clássicos na literatura sobre GC, simbolizam práticas que podem ser observadas nas organizações do conhecimento de modo a construir e compartilhar conhecimentos e auxiliar na aprendizagem organizacional.
Porém, antes de expor essas práticas e aprofundar no desenvolvimento de qualquer tipo de teorização ou formulação teórica, resulta cogente definir o termo ‘gestão’ uma vez que
os conceitos implicados neste trabalho fazem referência à gestão e suas distintas práticas e âmbitos de aplicação. Segundo Gauchi Risso (2012, p. 3), o termo gestão é considerado “conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto [...] se refiere a la «dirección, administración de una empresa, negocio etc.” Para a autora, à luz dessa definição, o termo parece encontrar-se equiparado ao de administração.
Dentro da perspectiva das práticas organizativas, a gestão comporta um conjunto de atividades de decisão dentro da organização e é aplicada como um conjunto de procedimentos de adequação de recursos. Portanto, gerenciar
[…] consiste en seleccionar ciertas acciones partiendo de diversas informaciones, y compone o dibuja un conjunto de actividades entrelazadas que incluyen, al menos, a la administración de los recursos, el número de actos programados y una línea de trabajo abordada, a corto, medio y largo plazo; todas ellas circunscriben y comprenden al concepto administración. […] Por tanto, gestionar es hacer que las decisiones se ejecuten, tramitar asuntos con vistas a la obtención de unos resultados, involucra el conjunto de proposiciones teóricas que explican el uso de unas reglas, procedimientos y modos operativos para llevar a cabo con eficacia las actividades económicas que permiten lograr los objetivos de una organización. Con relación a la dirección, la gestión, es mucho más restringida, puesto que la dirección abarca un proceso más general por el cual se conduce a una organización hacia sus objetivos, mediante la aplicación de los factores disponibles, y desarrollando las funciones de: planificación, organización, gestión y control; principios directivos que sirven para toda clase de instituciones (GAUCHI RISSO, 2012, p. 3).
Preliminarmente, poderíamos então afirmar que a GC consiste na seleção de certas ações que compõem um conjunto de atividades, procedimentos, modos operativos de planejamento, organização e controle, princípios diretivos e recursos informacionais com vistas a decisões baseadas em conhecimentos voltados para os objetivos, missão, metas e valores organizacionais. Segundo Duarte, Lira e Lira (2014), as principais ações ou práticas de GC voltadas para produzir, reter, disseminar, compartilhar e aplicar o conhecimento dentro das organizações e promover sua relação com o mundo são as seguintes:
O Benchmarking, definido como processo contínuo e sistemático para avaliar processos de trabalho, produtos e serviços de uma organização, que parte de pesquisas exaustivas de identificação e estudos cuidadosos com planos de visitas e entrevistas, encerrando-se com a análise dos resultados, exposição de recomendações e de programas de implementação. É modelo em ciclo fechado, reconhecido como prática de excelência, e cujas principais fases são: planejar (desenhar e conceber o projeto em torno dos fatores críticos de sucesso); explorar (identificar as melhores práticas e adquirir dados); analisar(comparar o desempenho e identificar áreas de melhoria; e adaptar (implementar as melhores práticas e monitorizar os progressos).
O Coaching, definido como processo que visa fomentar no colaborador o conhecimento e impulsionar o desejo de melhorar ao longo do tempo, bem como a orientação necessária para que a mudança se produza. Trata-se, portanto, de uma filosofia de liderança que assenta na ideia de que o desenvolvimento e a aquisição de competências são processos contínuos e da responsabilidade de todos. Deve facilitar a exploração das necessidades, dos desejos, das dificuldades e dos pensamentos do indivíduo; empregar, de forma criativa, pensamentos e técnicas que incluem o treinamento individual e o coletivo e promovem a troca de experiências, habilidades e conhecimentos entre as pessoas da organização.
A Comunicação institucional - abrange todas as formas de comunicação utilizadas pela organização para se relacionar e interagir com seus públicos. Engloba relações públicas, estratégias organizacionais, marketing corporativo, propaganda corporativa, comunicação interna e externa, enfim, um grupo heterogêneo de atividades de comunicação voltadas, fundamentalmente, para os públicos ou segmentos com os quais a organização se relaciona. Objetiva, além da mudança e a adequação do comportamento das pessoas às normas descritas, prazer e satisfação no trabalho e nas relações de cada um com seus companheiros; atitudes desejáveis e racionais, em consequência de um sentido maior de participação, e talvez, de informação mais precisa acerca do ambiente de trabalho; e, sentimento do dever, em consequência de uma definição mais clara de autoridade e de responsabilidade, uma ação mais inteligente no trabalho e nas negociações.
A Educação corporativa considerada imprescindível como modalidade adequada e desejável de aprendizado de forma continuada. Objetiva transmitir conhecimentos específicos do assunto em que a pessoa apresenta alguma deficiência e trazer visão mais ampla e de longo prazo. As organizações que estão privilegiando a educação corporativa criaram suas universidades próprias: as universidades corporativas (CHIAVENATO 1999, p. 312), voltadas para o mercado de trabalho, com fins de suprir deficiências do sistema de educação tradicional e para atrair ou reter talentos ou atender à gestão de seu capital intelectual.
As Comunidades de prática caracterizadas por grupos de pessoas e/ou instituições de uma mesma área de conhecimento compartilham experiências para solucionar problemas, encontrar ideias e melhores práticas, preservar e aprimorar sua capacitação e competência. Compõem-se por redes de indivíduos que trabalham juntos, dividindo conhecimentos, compartilhando problemas comuns, histórias e frustrações. Tendem a continuar sua dinâmica por tempo indeterminado, diferente do que ocorre com os projetos convencionais.
A Inteligência Competitiva como programa sistemático que visa buscar e analisar as informações sobre os seus concorrentes ativos e as tendências do futuro de uma organização. Processo informacional através do qual a organização realiza a escuta “antecipativa” dos “sinais fracos” do seu ambiente socioeconômico, com o objetivo criativo de descobrir oportunidades e de reduzir riscos ligados à incerteza. O trabalho de IC pode ser identificado em quase todos os setores da atividade humana. Segundo as autoras, dentre as áreas profissionais que participam com mais frequência desse processo ou do emprego direto da IC estão: Planejamento Estratégico, Marketing e Vendas, Negociação, Ciência e Tecnologia, Auditoria, Fisco, Interesses do Estado, Segurança Pública, Política Partidária, Direito Privado, Organizações Financeiras, Imprensa, Igrejas, Educação e outras. Facilita o funcionamento da GC devido à organização e/ou sistematização de dados provenientes do ambiente externo, pois ambas se complementam e potencializam a utilização de dados, informações, conhecimento e inteligência.
Os Portais Corporativos (PCs) são considerados a melhor maneira de criar um ambiente seguro para o compartilhamento do conhecimento e fornecer uma visão personalizada via Web. Reúnem os recursos e as vantagens da comunicação interna entre colaboradores (intranet) e permitem a interação com parceiros e fornecedores (extranet) e a comunicação próxima com clientes (internet). Suas vantagens são:a) aumentam a eficiência dos colaboradores, ao apresentar um único ponto de entrada para múltiplas fontes de informação e ferramentas; b) melhoram a comunicação na organização, ao criar um canal para entrega seletiva de mensagens e ao facilitar o encontro de colegas com interesses semelhantes ou experiência relevante; c) reduzem os custos com a comunicação, ao reduzir o número de anexos e de mensagens enviadas por correio eletrônico e ao criar um canal alternativo privilegiado para a divulgação de mensagens; d) ajudam os colaboradores a construírem uma imagem global e sistêmica da organização; e) agem como instrumento de inovação, ao “empurrar” informação de interesse do colaborador (DUARTE; LIRA; LIRA, 2014, p. 299).
A Storytelling caracterizada como narrativa é uma prática efetiva em áreas do conhecimento diferenciadas como ferramenta poderosa para a transmissão do conhecimento desde os tempos mais remotos. São tendências nos processos de aprendizagem organizacional, que acontecem pela transição do conhecimento explícito e tácito para experiências de aprendizagem, e construção de significado por meio de histórias e o reconhecimento do poder de discursos e narrativas. Por meio de storytelling, a organização pode aproveitar as práticas de GC para estimular o desenvolvimento de ações proativas que formam o legado dos indivíduos que permanecerão na organização.Chegado a este ponto em que os objetivos, os modelos e as práticas mais comuns da GC foram aclaradas, e levando em conta o exposto previamente sobre os conceitos de dados, informação e conhecimento e a relação entre eles, aprendemos quatro grandes percepções:
a) A GC não é gestão de dados – Segundo O’Brien (2004), nas organizações, geralmente, a gestão de dados está relacionada à aplicação de tecnologias de sistemas de informação à administração de recursos de dados por meio de bancos de dados. Para Santos (2010), a administração dos bancos de dados possui responsabilidades operacionais e técnicas e inclui: desenvolvimento e manutenção do dicionário de dados da organização; projeto e monitoramento do desempenho dos bancos de dados; aplicação de padrões para uso e segurança dos bancos de dados; desenvolvimento de uma arquitetura global de dados vinculada aos objetivos, missão e planos estratégicos da organização; planejamento e controle de dados; atividades de planejamento de dados; estabelecimento e execução de políticas, procedimentos e definições de padrões de gerenciamento de dados; gestão da coleta, armazenamento, disseminação e usos de maneira padronizada.
b) A GC não é gestão de documento – Para além do tratamento arquivístico para qual foi criada, a GD é considerada um processo vital para a organização devido à magnitude que alcança a produção de documentos que permitem analisar e controlar sistematicamente como se constrói, recebe, mantém ou utiliza a informação registrada. Considerando o documento como informação criada ou recebida, conservada como informação ou prova por uma organização ou um indivíduo no desenvolvimento de suas atividades ou em virtude de suas obrigações (Norma ISO UNE 15489, 2006), a GD não apenas intervém sobre a documentação gerada, mas em seus próprios ciclos documentais, define como se gera e de onde emana a documentação, implica em redesenho de métodos e circuitos de trabalho e o estabelecimento de procedimentos
sob uma metodologia de normalização, racionalidade e economia de recursos. O acréscimo de um programa de informática para a GD, caracterizado com sistemas de gestão documental (SGD) agrupa operações e técnicas da gestão administrativa geral com o objetivo de coordenar e controlar todas as funções e atividades que afetam a criação, recepção, acesso, uso e preservação dos documentos, protegendo suas características estruturais e contextuais com o objetivo de garantir sua autenticidade e integridade ao longo do tempo (Norma ISO 15489-1:2001). Outro objetivo importante é a integração de processos e controles documentais no processo de trabalho porque permite a diminuição do tempo de localização e recuperação dos documentos, a diminuição do espaço físico de armazenamento aumenta a segurança mediante uma política de back-up correta e acrescenta a rapidez à atenção ao cliente (GAUCHI RISSO, 2012).
c) A GC não é GI – Segundo Gauchi Risso (2012), ao caracterizar o termo GI se pode estabelecer uma distinção entre disciplina e atividade. A autora evoca White (1985) para definir o termo como disciplina que expressa a função de alta direção para desenvolver uma série de políticas, programas e procedimentos para planejar, gerenciar e controlar eficazmente as necessidades de informação e dos recursos de suporte de manejo da informação e Woodman (1985) para defini-lo como atividade. Nesse sentido, para a autora, a GI é tudo o que se refere a conseguir a informação adequada, na forma adequada, para a pessoa adequada, ao custo adequado, no momento adequado, em lugar adequado, para tomar a ação adequada. Numa visão mais contemporânea, Gauchi Risso (2012) evoca Ponjuán Dante (2004) que define a GI como processo pelo qual se obtém e utilizam recursos básicos (econômicos, físicos, humanos, materiais) para manejar informação para a sociedade em que serve. Tem como elemento básico a gestão do ciclo de vida desses recursos e ocorre em qualquer organização. Neste caso, o objetivo fundamental da GI consiste em aproveitar a informação de recursos e capacidades de informação adaptando-se ao entorno cambiante. A autora também evoca Choo (1995) para quem a GI pode ser pensada como um conjunto de processos (identificação das necessidades de informação, aquisição da informação, armazenamento da informação, desenvolvimento de produtos e serviços de informação, difusão da informação, e uso da informação) que apoiam e são simétricos às atividades de aprendizagem da organização. Para o autor, no manejo com a GI é necessário contar com políticas que situemos espaços, responsabilidades, alcance e outros elementos regulatórios. A GI deve transitar na
cadeia de valor da organização a começar pela identificação das necessidades de informação, seguindo para os processos de aquisição, organização, armazenamentos, elaboração de produtos e prestação de serviços, distribuição e uso da informação. Para Davenport e Prusak (2001), a GI delimita um ciclo de atividades informativas relacionadas e sujeitas à planificação, desenho e coordenação assentadas em processos.
d) A GC não é gestão de conteúdos – Gauchi Risso (2012) vem esclarecer que muitas vezes a gestão de conteúdos é confundida com o termo GI. Segundo a autora, a gestão de conteúdos se utiliza de englobar toda uma série de tarefas relacionadas com a GI. O termo começou a ser utilizado em 2001 e foi rapidamente aceito pelos vendedores de ferramentas de softwares, ávidos de novas estratégias comerciais para elevar suas vendas. Tem sido aceito também como denominação de uma nova forma de entender a GI nas organizações. Em inglês, utiliza-se o termo Enterprise Content Management (ECM) cuja concepção entende a gestão de todos os tipos de conteúdos criados e utilizados na organização.
Nesse sentido, podemos concluir que a GC não abarca a GD, a gestão de dados e a gestão de conteúdos, mas a GI e os recursos informacionais como aliados ao seu processo de efetividade e eficiência.