Tedarik Kaynağının Seçimi ve Sipariş

Satın alma merkezinin üyeleri şimdi teklifleri yeniden gözden geçirir ve bir tedarikçi veya tedarikçileri seçer. Tedarikçi seçimi sırasında sadece çeşitli üreticilerin teknik yeterliliklerini değil, aynı zamanda onların zamanında teslimat ve ihtiyaç duyulacak servisi verebilme yeteneklerini de hesaba katarlar. Satın alma merkezi sıklıkla istenilen tedarikçilerin özelliklerini ve göreceli önemlerinin bir listesini yapacaktır. Bir ankette satın alma yöneticileri, tedarikçi ve müşteri arasındaki ilişkiyi etkileyen en önemli özelliklerin; kaliteli ürün ve hizmet, zamanında teslim, iş ahlakı, dürüst iletişim ve rekabetçi fiyatlar olduğunu listelemişlerdir. Diğer önemli faktörler ise tamir ve hizmet kapasitesi, teknik yardım ve öneriler, coğrafik lokasyon, geçmiş performans ve ündür.

165 _{Alan Fowler “Müzakare, İkna ve Etkileme” İlkkaynak Kültür ve Sanat Ürünleri Yönetim Dizisi,}

1. Baskı, Ankara, 1997, s. 7-8’den aktaran Ayşe Aybatlı, a.g.e, s. 81.

Eğer malın cinsi, kalitesi, miktarı tespit edilmiş olup satın alma kararı tamamen objektif ve gayri şahsi ise bu takdirde malın alınacağı firmaları seçmekte göz önünde tutulması gereken tek faktör ucuzluk olmalıdır.167

Satın alma merkezinin üyeleri tedarikçileri en sık kullanılan ve en etkili tedarikçi değerlendirme metodu ile puanlandıracaktır. Çeşitli tedarikçi özelliklerinin önemi alıcının karşı karşıya olduğu satın alma durumuna bağlıdır. 220 satın alma müdürünün bir araştırması, standart ürünlerin rutin satın alma durumları içinde ekonomik kriterlerin en önemli faktör olduğunu göstermiştir. Performans kriterleri standart olmayan daha karmaşık ürünlerin satın almasında önemli hale geldi. Tedarikçinin, alıcının değişen ihtiyaçlarına uyum sağlama yeteneği hemen hemen tüm satın alma durumlarında en önemli olgu olmuştur.

Puanlama

Kabul

Edilemez Zayıf Orta İyi Mükemmel

Özellikler 0 1 2 3 4

Teknik ve üretim kapasitesi x

Rekabetçi Fiyat x Ürün Kalitesi x Teslim Güvenilirliği x Hizmet Yeteneği x 4+2+4+2+4=16 Ortalama Puan: 16/5=3.2

Kaynak: Philip Kottler Gary Armstrong, a.g.e., Seventh Edition, s. 182.

Alıcılar tercih edilen tedarikçiler ile son seçimi yapmadan önce daha iyi fiyatlar ve şartlar için pazarlık yapmaya çalışırlar. Sonunda tek bir tedarikçi veya birkaç tedarikçiyi seçerler. Birçok alıcı çok kaynaklı arzı tercih eder. Böylece işler kötü gittiğinde tamamen bir tedarikçiye bağımlı kalmaz ve birkaç tedarikçinin fiyat ve performansını karşılaştırabilecek durumda olurlar.168

167 _{Aşıcı, a.g.e., s. 175.}

Tedarikçilerin seçiminde, değerlendirme yaparken, tek bir mükemmel yol olduğu önyargısı kesinlikle yanlıştır. Seçim metodu, birçok türde faktöre dayanmaktadır. Bunlar:169

• Sözleşme tek bir kaynağı mı yoksa birden fazla tedarikçiyi mi içermektedir. • Fiyat ve kalitenin bağıl önemi nedir.

• Tedarikçi ile uzun vadeli bir ilişki istenmekte midir?

• İşletmenin ve tedarikçilerin birlikte olmalarından oluşacak bağıl güç nedir. • Tedarikçi tasarıma destek verecek midir, yoksa sadece tedarik mi edecektir. • Hepsinin üstünde, işletme tedarikçilerin riskini minimize etmek ve diğerlerini

ise maksimize etmek amacındadır.

Satıcıların seçilmesine etki eden faktörler arasında karşılıklı alışverişi de sayabiliriz. Buna özellikle bir tek muamele ile çok büyük miktarlarda mal alışverişi yapılan endüstri malzemelerinde rastlanır. Her ne kadar bu şekil bir tercih alım kaynağının seçilmesine amil olan bilimsel faktörler arasına girmiyorsa da, genellikle “benden mal alandan alırım” politikasına dayanır. Yoksa ihtiyacımızın temininde sırf falanca tüccar benden mal alıyor, şu halde ihtiyacımı ondan karşılayayım şeklinde bir düşünce ile hareket etmek hiçbir zaman en uygun tedarik kaynağının bulunmasını garanti edici bir neden olamaz.170

Satın alınacak mal, malzeme, makine, donanım için seçilen imalatçı veya tedarikçiye sipariş verilir. Ticari işlemler ticaret yasalarına diğer hususlar ise ulusal veya genel gelenek ve göreneklere göre yürütülür. Satıcı ile alıcı arasındaki anlaşmazlıklar, yapılacak kontratlardaki hükümler ve koşullara göre çözüme kavuşturulur. Bundan dolayı satın alma departmanı tarafından sipariş koşullarının açık olarak belirtilmesi ve sözleşmelere yazılması büyük önem taşır. Satıcı bu koşulları ya aynen benimser ya da alternatif koşullar teklif eder. En sonunda üzerinde karşılıklı olarak görüş birliğine varılan koşullar sözleşmeye yazılı olarak aktarılır. Sipariş emri biçimi ile verilen sözleşmenin satıcı tarafından teslim alındığının ve aynen teyit ve kabul edildiğinin saptanması da son derece önemlidir.171

169 _{Öz, Baykoç, a.g.e., s. 279.} 170 _{Aşıcı, a.g.e, s. 177.} 171 _{Akyıldız, a.g.e, s. 90-91.}

2.2.5.6.1. Sipariş Emrinin Düzenlenmesi

Bir tedarikçinin seçilmesinin ardından satın alma departmanı sipariş emrini hazırlar. Pek çok kez sipariş emri yasal bir kontrat niteliği taşır. Bu nedenle satın almacı sipariş emrini düzenlerken çok dikkatli olmalıdır. Kapsamlı bir kontrat, tedarikçilerin müşterinin ihtiyaç duyduğu ürünleri aynı fiyattan ve aynı teslim zamanlarında yeniden sağlamaya söz verdiği uzun dönemli bir ilişki yaratır. Stoklar satıcı ve alıcıların bilgisayarlarında tutulur ve ihtiyaç duyulduğu durumda otomatik olarak sipariş bir çıktı şeklinde alınır. Kapsamlı bir kontrat daha çok tek kaynaktan daha fazla ürünün alınmasına yol açar. Bu uygulama, alıcının fiyat ve hizmetten memnun olduğu sürece alıcı ve satıcı arasındaki kapıyı diğer tedarikçilerin kıramayacağı bir hale getirir.172

Sipariş emrinde istenen malzemenin kalitesine ilişkin özellikler belirtilmelidir. Eğer teknik resim veya diğer ilgili dokümanlar siparişin bir parçası ise sipariş emri ile ilişkilendirilmelidir. Miktar, fiyat, teslim ve yükleme ile ilgili istenenle açıkça belirtilmelidir. Sipariş emri anlaşmada yer alan tüm isteklere siparişte cevap verecek şekilde düzenlenmeli ve yanlış anlamaları engelleyebilmek için de güzel bir dille hazırlanmalıdır. Sipariş emri formunda aşağıdaki hususlara mutlaka uyulmalıdır.173

Şirket ismi yasal hali ile basılı olmalıdır. Böylece tedarikçi firmanın faturası doğru düzenlenebilir.

Firmanın vergi sicil numarası

Sipariş Numarası, bu numara önceden basılı olabileceği gibi form hazırlanırken de konulabilir ve teslimat ya da faturalama ile ilgili olabilecek yanlışlıkların denetimini kolaylaştırır.

Fatura adresi, eğer farklı ise

Teslimat adresi koyu harfler ile yazılmalıdır.
Tarih

Miktar

Ürün Tanımlaması
Fiyat

172 _{Kottler, Armstrong, a.g.e., Seventh Edition, s. 182.}

Önceden üzerinde anlaşılmış iskonto ya da primin teyidi
Toplam Satış Miktarı174

Bu şekilde hazırlanan form kopyaları ile firma içinde ve firma dışında gerekli kişilere gönderilmesi ve haberdar olunması açısından faydalı olur. En çok kullanılan şekli ile 7 kopya yeterlidir. Tipik bir dağıtım prosedürü aşağıdaki gibidir.

Bir ve ikinci kopyalar tedarikçiye gönderilir

Üçüncü kopya muhasebe departmanına bilgilenmesi için gönderilir, muhasebe tedarikçinin faturası geldiğinde ödeme için kontrol eder

Dördüncü kopya siparişte belirtilen tarihte malın geleceğini öğrenmesi açısından malı kabul eden(alan)departmana verilir.

Beşinci kopya malı kullanana verilir. Bu şekilde kullanıcı işinin planı ve buna bağlı olarak bütçesini sağlıklı bir şekilde yapar.

Altıncı kopya satın alma departmanında açık sipariş olarak kalır ve siparişin kapanması için takipte kullanılır.

Yedinci kopya satın alma elemanının satın alma dosyasında kalır.175

2.2.5.6.2. Siparişlerin İzlenmesi

Sipariş edilen malların öngörülen tarihte teslimini sağlamak amacı ile satıcı üzerinde telefon, fax, e-mail, posta ya da bizzat görüşerek baskı yapılması gerekebilir. Etkin bir üretim için malzemenin temin zamanlaması çok önemlidir. Bu nedenle üretimde ve hizmet etkinliklerinde sorunlarla karşı karşıya gelmemek için satın alma biriminin siparişlerini izleme sorumluluğunu mutlak suretle yerine getirmesi gerekir. Satıcının üretim planındaki aksamalar ya da satıcıların başka bir alıcı firmaya veya rakip firmaya öncelik vermesi yüzünden doğabilecek kaçınılmaz gecikmeler ve mali yetersizlikler bir satın almacı tarafından önceden tahmin edilmek durumundadır. Satın almacı, sipariş edilen malların öngörülen tarihte teslim edilmesi herhangi bir gecikmeye meydan verilmemesi için her türlü tedbiri almakla yükümlüdür.

174 _{John S. Gammon, Çeviri; Doğan Kaplan, “Satın Alma ve Satış Yönetimi”, Epsilon Yayıncılık, 2.}

Baskı, Subat 1997, s. 48-50’den aktaran Ayşe Aybatlı, a.g.e, s. 84.

2.2.5.6.3. Malların Teslim Alınması ve Kontrolü

İşletmedeki mal teslim alma birimi gelen malları teslim alır ve geliş tarihleri hakkında ilgili birimlere bilgi aktarır. Teslim alma sırasında sipariş emrinde yazılı olan satıcının, sipariş numarasının, tanımlanmış mal ve hizmetlerin doğru ve tam olarak teslim edilip edilmediğinin, teslim tarihinin v.b. gibi konuların doğrulanması gerekir. Bu kayıtlar hem satın alma birimine, depolara, ihtiyaç sahibi birimlere ve taşıma birimine hemen dağıtılır. Noksan çıkan mallar, çalınmalar ve/veya taşıma sırasında oluşan kırılmalar, bozulmalar v.b. zararlar hemen satın alma birimine bildirilmelidir. Gelen mallar teslim alınırken, sipariş emrinde belirtilen yöntemlere uyularak sayılır, tartılır ve muayene edilir. Gelen mallarda noksanlık varsa bu durum hemen satıcıya bildirilir. Satıcı, noksanları ya hemen gönderir ya da faturadaki tutardan noksan malların değeri düşülür. Geriye gönderilen kusurlu veya bozulmuş malların taşıma giderleri gecikmeden doğan diğer zararlar satıcı tarafından ödenmek durumundadır.176

Bugün pek çok mal kabul ve teslim işlemlerini gereksiz iş yükünü azaltarak bilgisayara dayalı online sistemle ve barkod uygulamaları ile veya sipariş emri kesilirken oluşan kabul raporu ile işleri takip etmektedir. Malzeme kabul raporu kopyaları genellikle aşağıdaki şekilde dağıtılır;

Birinci kopya, satın alma departmanınca siparişin kapanması için kullanılır
İkinci kopya, muhasebe departmanınca ödemeyi takip etmesi için kullanılır
Üçüncü kopya, kullanıcıya malzemenin geldiğini bildirmek için gönderilir.
Dördüncü kopya, kabulü yapan departmanın dosyasında saklanır.