Satın Alma Performansının Değerlendirilmesi

Satın alma sürecinin son aşaması satın alma performansının değerlendirilmesidir. Satın alma performansının değerlendirilmesi aşamasına geçilmesi, malların satıcı firma tarafından teslimatının ve alıcı firma tarafından kabulünün tamamlanmasından sonra başlar.

Alıcı fatura ve irsaliye üzerindeki ürünleri inceleyerek istenilen spesifikasyonları karşılayıp karşılamadığını belirler. Sonra kullanıcı departman ürünlerin beklentileri

karşılayıp karşılamadığını karar verir. Benzer olarak ta alıcı, satıcının teslimattaki hızı, ürün kalitesi ve satış sonrası hizmetlerdeki performansını değerlendirir. Birçok örgütte bu süreç satın alma sürecine katılan kişiler ve kullanıcı departmanları tarafından gönderilen yazılı raporlar aracılığı ile resmi bir şekilde yapılır. Bu bilgiler bir sonraki alımlarda tedarikçi ve ürün değerlendirmesinde de kullanılır. Bu resmi değerlendirme, satın almadaki hatalardan veya başarılardan firmanın sağlıklı bir satın alma yapması için gerekli çıkarımları yapmasına imkân sağlayacaktır.177

Bu aşamada alıcı tedarikçinin performansını gözden geçirir. Alıcı, kullanıcılar ile irtibata geçebilir ve memnuniyetlerini değerlendirmelerini isteyebilir. Performans değerlendirme alıcının siparişini devam ettirmesine, gözden geçirmesine veya durdurmasına kılavuzluk eder. Satıcının görevi beklenen tatmini verdiğinden emin olmak için alıcı tarafından kullanılan aynı faktörleri gözlemlemektir.

Bir Yeni/İlk Kez satın alma durumunda tipik olarak meydana gelebilecek aşamaları tanımlamıştık. Sekiz aşamalı, model organizasyonel satın alma karar sürecine basit bir bakış açısı getirir. Gerçek süreç genellikle daha karmaşıktır. Gözden geçirilmiş veya rutin satın alma durumlarında bu aşamalardan bazıları atlanabilir. Her organizasyon kendi yöntemleri ile satın alır ve her satın alma durumu kendine özgü gerekliliklere sahiptir. Farklı satın alma merkezi katılımcıları sürecin farklı aşamalarında dâhil olabilirler. Belirli satın alma süreci basamakları genellikle ortaya çıksa da alıcılar aynı siparişte her zaman bu aşamaları takip etmezler, diğer basamakları ekleyebilirler. Alıcılar sık sık, sürecin belirli basamaklarını tekrar ederler. Son olarak, bir müşteri ilişkileri yönetimi belirli bir zamanda devam eden birçok farklı satın alma tipine bütün farklı aşamalarında ve süreçlerinde dâhil olabilir. Satıcı sadece bireysel satın almaları değil, tüm müşteri ilişkilerini yönetmek zorundadır.178

177 _{Boyd Jr., Walker Jr., a.g.e., s. 162.}

3.BÖLÜM

DAYANIKLI TÜKETİM MALLARI PAZARINDA FAALİYET GÖSTEREN BİR ÜRETİCİ FİRMANIN SATIN ALMA SÜRECİNİN İNCELENMESİ

(ARÇELİK ÖRNEĞİ)

Çalışmamızın ilk iki bölümünde satın alma kavramına genel bir bakış çerçevesinde, bazı temel satın alma davranışı modellerinin yanı sıra satın almanın örgütlerdeki yeri ve önemi ile örgütsel pazarlar içinde endüstriyel pazarlardaki satın alma davranışları ve satın alma süreçleri incelenmiştir. Bu bölümde ise endüstriyel bir firma olan, Türkiye’nin ve dünyanın önde gelen dayanıklı tüketim malları üreticisi Arçelik firmasının üretim sürecinde kullandığı direkt malzemelerin satın alım sürecinin nasıl olduğu incelenmiş, ilk iki bölümde anlatılan modellerin, kavramların ve süreçlerin Arçelik’te ne şekilde olduğu veya ne şekilde farklılıklar gösterdiği elde edilen bilgiler ışığında tespit edilmeye çalışılmıştır.

Uygulamanın Amacı

Bu uygulamanın amacı; Arçelik’te uygulanan satın alma politikaları, yöntem ve süreçlerin ne olduğu, satın almanın örgütteki yeri ve önemini anlamak ve üretimde kullanılan direkt malzemelerin satın alma sürecinin nasıl olduğu hakkında bilgi almaktır. Bu amaca ulaşmak için önce Arçelik bünyesindeki satın alma dışındaki birim yöneticileri ile görüşülerek, Satın Alma Direktörüne ulaşılmış ve kendisinin yönlendirmesiyle de Satın Alma Direktörlüğü bünyesinde “Satın Alma Uzmanı” olarak çalışan bir personel ile yüz yüze(yoğun zamanlarda telefon ve e-mail ile) görüşülerek satın alma süreçleri hakkında bilgiler alınmıştır.

Uygulamada Arçelik’in seçilmesindeki etken, çalışmamızın teori kısmında detaylı olarak açıklamaya çalıştığımız endüstriyel satın alma sürecini, uygulamada kıyaslayabileceğimiz, oturmuş bir örgüt yapısına sahip, günlük hayatta da faydasını sıklıkla gördüğümüz ve hepimizin evlerinde kullanılan ürünleri üreten, Türkiye ve dünyanın tanıdığı bir marka/firma olmasıdır. Bunun yanı sıra satın alma yöntem ve

yönetimindeki profesyonellik de Arçelik satın alma süreçlerinin incelenmek istenmesinde bir etken teşkil eder.

Uygulamada Kullanılan Yöntem

Uygulama için gerekli bilgileri direkt olarak birincil kaynaklardan toplama gerekliliği nedeniyle araştırmanın kimlerle yapılacağı belirlendikten sonra, satın alma süreçlerinin ve bu süreçlerde etkili olan kriterlerin (faktörlerin) neler olduğunun anlaşılmasına yönelik hazırlanan 30 soru ile birlikte Arçelik satın alma uzman personeli ile yüz yüze görüşme yöntemiyle gerekli bilgiler alınmaya çalışılmıştır. Uygulama sürecinde bilgi ve gerekli verilerin toplanmasında yüz yüze görüşmenin seçilme nedeni, soruların cevaplanma oranını azaltmak, sorulan sorular hakkında detaylı bilgi elde edebilmek ve görüşmenin yapıldığı satın alma uzmanı ile daha fazla işbirliği sağlayabilmektir.

Satın alma uzmanının iş temposunun yoğunluğundan dolayı, zaman zaman sorulan sorulara detaylı bilgi elektronik postalarla alınmış, bazen de telefon kullanılmıştır.

Uygulamanın Sonuçları

Yapılan bu uygulama, Arçelik direkt malzeme satın alma süreci ile ilgili detaylı bilgi edebilmek amacıyla yapılmıştır. Satın alma uzmanı ile yapılan görüşmeler ve kendisine soruların sorular, Arçelik direkt malzeme satın alım süreci ile ilgili;

• Satın Alma Süreçleri • Satın Alma Metodları

• Satın Almanın Örgütteki Yeri ve Önemi • Satın Alma Stratejileri

gibi bilgileri elde etmeye yönelik olmuştur.

Elde edilen bilgiler, çalışmanın teori kısmında açıklanmaya çalışılan süreçlerin sırası ile aynı sırada anlatılmıştır.