Tedarikçi İlişkileri

Yalın üretim prensiplerinin uygulanabilmesi için sadece üretim faaliyetleri yeterli değildir. Üretim faaliyetleri dışında bakım, tedarik zinciri gibi destek faaliyetler de yalın düşünce sistemi ile oluşturulmalı ve yönetilmelidir. Aksi takdirde üretim sürecinde arzu edilmeyen sonuçların oluşması kaçınılmazdır.

Çalışmanın bu bölümünde üretim destek bölümü olan satınalma bölümü içerisinde gerçekleştirilen tedarikçi ilişkileri ve işletmedeki yapılan uygulamalar gösterilecektir.

Uygulama yapılan şirket içerisinde, satınalma faaliyeti temel olarak yurt içi ve yurt dışı satınalma operasyonları olarak ikiye ayrılmaktadır. Başlıca satın alınan ürünler hammaddeler, makine ve parçaları, üretimde kullanılan işçi güvenliği ve ürün kalitesi kontrol ekipmanları ve sarf malzemesi olarak sınıflandırılmaktadır. Maliyet açısından en önemli ve düzenli satınalma kalemi ise üretimde kullanılan ve üretim kalitesine direkt etki eden hammaddelerdir. Bu sebeple satınalma yaklaşımı ve tedarikçi ilişkileri hammadde satınalma prosesi uygulamaları üzerinden ifade edilecektir.

Hamur reçetelerinde kullanılan hammaddeler mutlaka global malzeme listesi içinde bulunmak zorundadır. Aksi takdirde bu malzemenin reçete içerisinde kullanılması çok ciddi kalite problemlerini beraberinde getirebilecektir. Bir hammaddenin global malzeme listesinde olması demek o hammaddeyi dünya üzerindeki tüm Firma şirketleri kullanabilir anlamına gelmektedir. Bunun için de Japonya’da bulunan ar-ge merkezinde o hammadde ve hammaddenin ürüne etkisi konusunda kapsamlı çalışma yapılması gereklidir. Daha önce bahsedilen 3M değişim sistemi bir malzemenin global listeye alınması için öncelikle atılması gereken adımdır.

Fabrikanın kurulum sürecinde reçetelerde kullanılacak hammaddeler ile ilgili detaylı çalışmalar gerçekleştirilmiştir. Öncelikle global listede bulunan hammaddelerin Türkiye’de bulunup bulunamadığı araştırılmış ve bu çerçevede bulunan malzemelerin üreticileri veya satıcıları ile iletişime geçilmiştir. Elde edilen hammadde numuneleriyle deneme üretimleri gerçekleştirilmiş ve bu hammaddeler ile kalite standartları yakalanıncaya kadar reçetede revizyonlar gerçekleştirilmiştir.

Global listede olmayan hammaddelerin muadilleriyle ilgili araştırmalar gerçekleştirilmiş ve kalite standartları global listedeki hammaddeler ile karşılaştırılıp kalite standardı denk olan hammaddelerin üretici ve satıcıları ile görüşmeler gerçekleştirilmektedir. Bu hammaddelerin numuneleriyle fabrikada deneme üretimi gerçekleştirilirken aynı zamanda bu hammaddelere ait numuneler Japonya’daki ar-ge merkezine gönderilmiş ve hammadde, hammadde kullanılarak üretilen kauçuk hamuru ve kauçuk hamurunun kullanıldığı nihai ürün deneme üretimleri gerçekleştirilmiş her bir safhada ilgili testler değerlendirilerek hammaddenin global listeye alınıp

alınmayacağı kararı verilmektedir. Ar-ge merkezinden gelen sonuçlar ile fabrikada ki sonuçlar karşılıklı değerlendirilerek ayrıca fabrikanın onaylı malzemesi haline getirilmektedir.

Fabrikanın kurulum aşamasında her bir malzeme bu süreçten geçirilerek onaylı malzeme ve tedarikçi listesi oluşturulmuştur. Bu sayede üretimde kullanılacak hammadde çok ciddi bir deneme sürecinden geçirilmiş nihai ürüne olan etkisi tüm detaylarıyla irdelenmiş ve ürün kalite standartları bu çerçevede oluşturulmuştur. Fabrika’nın seri üretime başlamasıyla birlikte fabrika içerisinde kaizen çalışmaları başlamış ve tüm tedarikçiler belirli periyotlarda kalite, maliyet, sevkiyat ve yönetim konularında denetlemelere tabi tutulmuş tedarikçilerin daha kaliteli, daha ucuz ve sevkiyat sürelerini daha öngörülebilir hale getirmeleri için teşvik edilmişlerdir. Bu şekilde tedarikçilerin iyileştirmenin ve gelişimin bir parçası haline getirmek hedeflenmiştir.

3.14.1. Tedarikçi denetlemeleri

Onaylanmış tedarikçi listesinde bulunan her tedarikçi satınalma bölümü tarafından denetlenmektedir. Tedarikçi ziyaret planı öncelikle şirketin ilgili kısımlarına sunulur ziyaret planı onayı alındıktan sonra hazırlanan yıllık plan çerçevesinde planlanmış denetimler gerçekleştirilir. Bu denetlemelerin öncelikli amacı tedarikçilerin gelişimine katkıda bulunmak, mevcut süreçlerinin şirket çalışma prensipleriyle uyumluluğunu gözlemlemektedir. Bu denetlemelerde tedarikçinin kalite proseslerinin de denetlenmesi planlandığı için genellikle kalite güvence departmanı personeli de katılmaktadır.

Tedarikçinin denetlemeye tabi tutulduğu konu başlıkları aşağıdaki gibidir.

1. Kalite Sistemi

i. Kalite Sistemi

2. İç standart değişimi doküman kontrol i. İç standart sistemi

ii. Standartların düzenlenmesi iii. Doküman kontrolü

3. Proses Kontrolü

i. Kalite kontrol proses diagramı ve operasyon talimatları ii. 3M değişim prosedürü ve kontrol metodu

iii. Anormal durum kuralları ve uygulama iv. Kabul veya Red sistemi ve uygulama v. Operasyon adım değişimi-gerçekleşme vi. Acil durum

vii. İş güvenliği/ Çevre 4. Ayırt Etme ve İzlenebilirlik

i. Lot kontrolü kuralı ii. Lot Teşhiri

iii. Sonradan düzeltilebilen ürün işlemleri 5. Teçhizat ve Ölçüm Aletleri Kontrolü

i. Ölçüm aletleri kontrolü ii. Teçhizat kontrol

iii. Düzeltme aletlerinin kontrolü 6. Denetleme

i. Mal kabul kontrolü- Proses kontrolü- Ürün çıkış kontrolü ii. Kontrol kayıtları ve kontrol sonrası aksiyon planı

7. Hammadde ve Ürün Kontrolü

i. Uygun ürün ve uygun olmayan ürün kontrolü ii. Hammadde-Yarımamül-Ürün kontrol durumu 8. Şikayet Kontrolü

i. Şikâyetleri işleme alma ve devam etme durumu ii. Sebep araştırması ve tekrarını önleme

iii. Şikâyet tekrarı ve içeriği 9. Eğitim-Uygulama

ii. Plan ve gerçekleşen değerlendirilmesi 10. Kalite Kaydı 11. İç Denetim 12. Ürün Denetimi 13. Düzeltme, Önleme 14. İkinci işlem

i. İkinci işlem ( Taşeron, Alt Sözleşme) kalite güvence sistemi ii. Kalite denetlemesinin uygulanma durumu

Her bir başlık ve alt başlıklar lider denetçi olan Satınalma Müdürü veya yetkilendirdiği Satınalma personeli ve katılan diğer denetçi tarafından tedarikçi sisteminde irdelenir. Bu değerlendirme sonucunda tedarikçi derecelendirme notu belirlenir.

Tablo 3.25. Tedarikçi değerlendirme sistemi

Derecelendirme A 90< B 80~90 C 70~79 D 60~69 E 59>

Eğer onaylı tedarikçi listesinde bulunan tedarikçi denetleme sonucu A ile derecelendirilirse bu durumda tedarikçi ile ilgili bir aksiyon alınmaz. B ile derecelendirilirse yetersiz bulunan konu başlıkları ile ilgili düzeltici/önleyici faaliyetler açılır ve planlanan tarih aralığında faaliyetlerin kapanması beklenir. C ile derecelendirilirse bu durumda firmanın en kısa sürede tekrar denetlenmesi gerekmektedir. İkinci denetlemenin planlaması en kısa sürede gerçekleştirilir. Eksik olan konularda tedarikçi gelişimine katkıda bulunmak için gerekli bilgilendirme bu süreç içerisinde yapılır. Tablo 3.25’de tedarikçi değerlendirme sistemi gösterilmiştir.

3.14.2. Potansiyel tedarikçi seçimi

Üretimde ve tedarik zincirinde yapılmak istenen iyileştirmeler, kalite endişeleri veya maliyet verimlilik çalışmaları neticesinde, hammadde muadilleri her zaman satınalma bölümü tarafından araştırılmaktadır. Bu çalışmalar revize bütçede ya da yılsonunda bir sonraki bütçeye eklenmek suretiyle yönetim onayına sunulur. Onay alınmasıyla birlikte bütçe ile birlikte hazırlanan satınalma eylem planı adımlarına göre çalışmalar gerçekleştirilmektedir.

Maliyet, sevkiyat ve şartname koşulları konularında mutabık kalınan potansiyel tedarikçiler için 3M değişim prosedürü başlatılır. Alınan hammadde numunesi ile üretimde deneme üretimleri gerçekleştirilmektedir. Kauçuk hamuru olarak üretilip bu hamur üzerinden numune nihai ürün üretilir. Eğer sonuçlar olumlu ise, global listeye kaydedilmesi talebiyle hammadde numunesi, hamur numunesi ve de nihai ürün örnek numune ar-ge merkezine gönderilir. Gelen sonuç olumlu olduğu takdirde bu hammaddenin sisteme entegre edilmesiyle ilgili 3M dokümantasyon çalışması tamamlanır.

Potansiyel tedarikçinin ürettiği hammaddenin, firma kalite standartlarına uygunluğu da tescil edildikten sonra satınalma bölümü tarafından tedarikçiye denetleme planı gönderilir. Tedarikçi, hem sistem hem de üretim süreci denetlemesine yukarıda bahsedilen konu başlıkları çerçevesinde denetlenir. A ile derecelendirilen potansiyel tedarikçi onaylı tedarikçi listesine eklenir. B ile derecelendirilen tedarikçi ise açılan düzeltici faaliyetler kapatılana kadar gözlem altından tutulur ve sonrasında onaylı tedarikçi listesine alınır. C ve daha düşük derece ile derecelendirilen potansiyel tedarikçi için yeni denetleme planı hazırlanır. İstenilen seviyeye çıkması beklenir.

Satınalma bölümü, onaylanmış tedarikçi listesine yeni eklenen tedarikçiyi mevcut hammaddeye alternatif hammadde tedarikçisi olarak gerektiğinde kullanır. Genelde kritik olan tüm hammaddeler için en az iki tedarikçi onaylı tedarikçi listesinde ilke olarak tutulur. Bu uygulamadaki temel sebep tedarikçinin sisteme katılması sürecinin uzunluğudur. Meydana gelebilecek ani değişimlere karşı üretimi garanti altına