Tanımlama (Define) Aşaması

Tanımlama aşaması DMAIC döngüsünün ilk aşamasıdır. Tanımlama aşamasının amacı bir projenin amaçlarını ve değerini belirlemektir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus müşterinin ne istediği ve ne beklediğidir. Bu noktada problemin tanımlanması için işletmenin kendisine bazı soruları sorması gerekmektedir. Bu sorular; Proje konusunun firma tarafından önemi nedir? Müşteri kimdir? Mevcut durum haritası nasıldır? Projenin amacı ve süresi nedir? Projenin getirisi nedir? vb. şekildedir. Bu noktada projenin maliyeti düşürme, kaliteyi, verimliliği ve işletme performansını arttırması açısından oldukça büyük öneme sahiptir. Bu aşamada problem kriterler veya ölçümler açısından da tanımlanmakta ve müşterinin kalite gereklilikleri için kritik olan faktörler belirlenmektedir. Bu aşamadaki ana araçlar problem tanımı, akış şeması, proje tüzüğü, mevcut durum haritası ve SIPOC şeması şeklindedir (Vinodh vd., 2011).

2.3.3.1.1. Problem Tanımı

Problem tanımlama da müşteriyi iyi tanımak oldukça önemlidir çünkü problem tanımlama kısmı müşterilerden alınan dönütlere göre yapılmakta ve işletmede iyileştirmeler buna göre oluşturulmaktadır. Kalite, yaşamın her alanında önemli bir rol oynadığından, kusurluların, israfların sayısını ve tekstil endüstrisindeki üretim süresini azaltmak önemli bir fonksiyondur (Ajmera vd. 2017). Bu noktada problem tanımı kritik kalite karakteristiğinin tanımlanması (CTQ) ile AHP (Analitik Hiyerarşi Prosesi) metodu uygulanarak müşterinin en çok ne istediğini bir sıraya koyarak gerçekleştirilebildiği gibi yönetimin işletme içerisinde iyileştirmek istediği bir problemi tanımlayarak da gerçekleştirilebilir. Müşteriyi daha iyi tanımak için yalın altı sigma da kano modeli geliştirilmiştir. Kano modelinde “daha çok daha iyi”, “olmazsa olmaz”, “sürpriz”, “fark etmez” ve “tersi makbul” şeklinde beş farklı

anlayış biçimi vardır. Kano modeli ürüne çok kriterli özellikler sağlayarak müşteri memnuniyetini ve estetik ürün kalitesini arttırmaktadır (Rashid, 2010).

(Kaynak: Rashid, 2010:7484).

Şekil 8 incelendiğinde yüksek müşteri memnuniyeti ve yüksek performansın olduğu durumda daha çok daha iyi mekanizması çalışmaktadır. Burada müşterinin ihtiyaçlarını gideren özellikler ne kadar çok temin edilirse müşteri memnuniyeti de performansta doğru orantılı bir şekilde artacaktır. Olmazsa olmaz çizgisinde ise müşteri zaten üründe bu özelliklerin var olduğunu düşünmektedir. Yani bu özellikler müşteri için vazgeçilmez özelliklerdir. Eğer bu özellik üründe olmazsa müşteri memnuniyet düzeyi düşük olacaktır. Bir diğer unsur ise müşteriyi heyecanlandıran ve ürüne mevcut özelliklerine artı özellikler eklenen müşterinin sürpriz olarak nitelendirdiği özelliklerdir. Eğer müşteri için ürün üzerindeki özelliğin varlığı ya da yokluğu fark etmiyorsa bu müşteri içinde nötr bir özelliktir. Kano modelinin son modeli olan tersi makbul modelindeki özellikler ürün üzerinden çıkarılması gerekmektedir. Çünkü adından da anlaşılacağı üzere bu özelliklerin yokluğu müşteri tatminin yükselmesini sağlayacaktır.

Şekil 8. Kano Modeli Fark etmez Olmazsa olmaz Tersi Makbul Yüksek Performans Düşük Performans Sürpriz

Daha çok daha iyi

Yüksek Memnuniyet

Kano modeli değerin doğru tanımlanması, rekabette farklılaşmak ve kısıtlı kaynakların en verimli şekilde kullanılması ve kâr elde etmek isteyen firmalar için oldukça önemli bir araçtır.

2.3.3.1.2. Akış Şeması

Üretim hattının daha kolay anlaşılmasını sağlamak için geliştirilmiş bir yöntem olup sürecin daha geniş bir perspektiften görülüp analiz edilmesini sağlamaktadır. Akış şeması ile bir ürünün en başından en sonuna kadar geçirdiği süreçler analiz edilip oluşturulmaktadır.

2.3.3.1.3. SIPOC Şeması

SIPOC sözcüğü İngilizce de Supplier (Tedarikçi)-Input (Girdi)-Proces (Süreç)-Output (Çıktı)-Customer (Müşteri) kelimelerinin baş harflerinden oluşan bir modeldir. Buna ek olarak Requirements (Gereksinimler) sözcüğü oluşturulan şemaya eklenebilmektedir. SIPOC bir ürünün üretim sürecini baştan sona gösteren tablo biçiminde bir sistem sunmaktadır (Swarnakar ve Vinodh 2015). Bu noktada bir ürünün üretilmesi sırasında iyi bir görselleştirme sağlanması için sürecin çok iyi gözlemlenmesi gerekmektedir. Şekil 9’da rastgele örneklerden oluşturulmuş bir SIPOC şeması verilmiştir.

2.3.3.1.4. Proje Tüzüğü

Proje tüzüğü bir projenin kapsamı, amaçları ve katılımcıları içeren bir tablodur. Tüm proje çalışma planının bir ifadesidir. Görevlerin ve sorumlulukların ön tasvirini sağlar, proje hedeflerini belirtir, ana paydaşları belirler ve proje

yöneticisinin yetkisini tanımlar (Vinodh vd., 2011). Proje ile ilgili bilgilerin kolay şekilde ulaşılması için proje tüzüğüne ihtiyaç duyulmaktadır.

2.3.3.1.5. Mevcut Durum Haritası

Yalın üretim sisteminin en önemli tekniklerinden olan değer akış haritalama daha önceki bölümlerde anlatılmıştı. Değer akış haritalama mevcut durum haritalama ve gelecek durum haritalaması şeklinde ikiye ayrılmaktadır. Bu noktada üretim hattının mevcut durumu hakkında daha iyi bilgiye ulaşmak için mevcut durum haritası çizilmekte ve iyileştirmeler yapılarak gelecek durum için fırsatlar sunularak gelecek durum haritası oluşturulmaktadır.

Mevcut durum haritalandırmanın ilk adımı ürün ailesinin seçilmesidir. Tüm ürün akışının takip edilmesi zor olacağından bir ürün ailesi belirlemek ve benzer işlem adımlarını sınıflandırmak için oldukça önemlidir (B.S. Kumar ve Thavaraj, 2015). Daha sonra üretimin gerçekleşmesi sırasında üretim hatlarında ürünün hareketi incelenmesi yani ürünün hangi işlemlerden geçtiği şematik bir diyagram şeklinde çizilmesi gerekmektedir. Bu noktada ürünün çevrim zamanı, hazırlık süresi, makinenin çalışma süresi, prosesler arasındaki stoklar ve beklemeler gibi veriler toplanmaktadır. En son ürünün üretim akış süresi ve işlem süresi belirlenerek yalınlık indeksi hesaplanıp hesaplama neticesinde iyileştirmeler yapılarak gelecek durum haritası oluşturulmaktadır.