STRATEJİ GELİŞTİRME SÜRECİNDE KULLANILAN BİLİŞİM SİSTEMLERİ 

Örgütlerin üst düzey yöneticilerine strateji geliştirme sürecinde yardımcı  olan  bilişim  sistemleri,  Kayıt  İşleme  Sistemleri,  Ofis  Otomasyon  Sistemleri,  Uzman  Sistemler,  İletişim  Ağları,  Yönetim  Bilişim  Sistemleri,  Karar  Destek  Sistemleri, Üst Yönetim Bilişim Sistemleri ve Stratejik Bilişim Sistemleridir. 

İşlevsel  düzey  kararlar,  basit  gibi  görünmesine  rağmen  örgütün  diğer  düzeylerindeki  karar verme faaliyetlerine temel teşkil ettiği  için önemlidir.  Kayıt 

453 

Gio  Wiederhold,  “Information  Systems  that  Really  Support  Decision­Making”,  Journal  of 

Intelligent  Information  Systems,  Issue  14,  Kluwer  Academic  Publishers,  Netherlands,  2000,  s. 

87. 

454 

H.  Leavit  ve  T.  L.  Whisler,  “Management  in  the  1980’s”,  Harvard  Business  Review,  1985,  Vol. 36, Issue 6, s. 67.

İşleme  Sistemleri,  genelde  örgütlerin  temel  işleyişi  ile  ilgili  günlük  ya  da  kısa  dönemi  ilgilendiren  kararların  verilmesi  sürecinde  örgütün  alt  kademe  yöneticilerine  yardımcı olmaktadırlar. Bu seviyedeki görevler stok kayıtları,  satış  faturalarının  hazırlanması,  hammadde  ihtiyaçlarının  belirlenmesi,  görev  dağılımının  yapılması  gibi  işlerdir.  Bu  işlere  ilişkin  bilgi  ihtiyacı,  kayıt  tutma,  finansal  durum  tabloları  gibi  raporlar  sunan  basit  Kayıt  İşleme  Sistemleriyle  giderilebilmektedir 455 . 

Ofis Otomasyon Sistemleri, örgütsel işlevlerin birbiriyle entegrasyonunu  mümkün  kılmakta 456  ve  diğer  bilişim  sistemlerini  destekleyerek,  örgütsel  kararların alınmasında yöneticilere büyük kolaylıklar sağlamaktadır 457 . 

Ofis  Otomasyon  Sistemleri,  bireyler,  gruplar  ve  örgütler  arasında  elektronik  mesajların,  belgelerin  ve  diğer  iletişim  formlarının  toplanmasına,  işlenmesine  ve  kayıt  altına  alınmasına 458 ve  bununla  birlikte  insanların  değişik  biçimlerde  birlikte  düşünme,  iletişim  kurma  ve  ortak  çalışmalarına  imkan  sağlamaktadır.  Sistemin  kullanılmasıyla  birlikte,  örgütteki  yazılı,  kağıtla  iletişim  azalmakta  veya  ortadan  kalkmakta,  bu  sayede  yatay  iletişim  artmakta,  örgütte  yatay  iletişim mekanizmalarının artmasıyla, bilginin tüm örgüt birimleri arasında  dolaşımı 459  ve  dolayısıyla  üst  yönetime  strateji  geliştirme  sürecinde  ihtiyaç  duyacağı iç ve dış kaynaklı bilgi aktarımı mümkün olabilmektedir. 

Bu sistemler ayrıca örgütün çevre ile iletişimini güçlendirerek çevresinde  meydana  gelen  değişikliklerden  haberdar  olmasını  sağlamakta,  çevre  analizi  sırasında  gerekli  olan  bilgilerin  doğru  ve  zamanında  sağlanması,  süreçlenmesi,  saklanması ve ilgili bireye ulaştırılmasına yardımcı olmaktadır. 

Uzman  sistemlerin  kullanımıyla  sorunlara  daha  hızlı,  tarafsız  ve  doğru  çözümler  bulunabilmektedir.  Bu  sistemler  strateji  geliştirme  sürecinde  genel  amaçların saptanması,  bu amaçlara  göre  stratejik ve taktik planların hazırlanması  gibi  özel  uzmanlık  gerektiren  konularda  ve  bu planların  uygulamaya  aktarılması 

455  Serkan Bayraktaroğlu, “Stratejik Yönetim için Yönetim Bilgi Sistemleri”, Stratejik Boyutuyla  Modern Yönetim Yaklaşımları, Ed. İsmail Dalay, Recai Coşkun ve Remzi Altunışık, Beta Basım  Yayım Dağıtım, İstanbul, 2002, s. 96.  456  Dan S.J. Remenyi, Increase Profits with Strategic Information Systems, NCC Publications,  England, 1988, s. 87.  457  Daft, a.g.e., s. 678.  458 

Mahmut  Tekin,  Hasan  K.  Güleş  ve  Tom  Burgess,  Değişen  Dünyada  Teknoloji  Yönetimi,  Damla Ofset, Konya, 2000, s. 123. 

459 

sürecinde  yöneticilere  yol  göstermektedirler.  Ayrıca  uzman  sistemler  yardımıyla  kararlar  daha  etkin  ve  süreçler  daha  tutarlı  olmakta,  yöneticilerin  değerlendirmelerini  objektif  ve  tarafsız  bir  bakış  açısı  ile  yapmaları  mümkün  olmakta, hata payı düşmekte, hazırlanan planlardan sapmalar en aza  indirgenerek  alınan kararların uygulanabilirliği ve etkinliği artmaktadır. 

İletişim  ağları  büyük  miktarlardaki  bilgi  kaynaklarına  kolay  ve  ucuz  yoldan ulaşma imkanı vererek 460 yöneticilerin içsel ve dışsal veri tabanlarına çok  hızlı  bir  biçimde  ulaşmasını  sağlamakta;  sorunların  erken  teşhisi  ve  çözümünü  kolaylaştırmaktadır. Daha açık bir ifadeyle  iletişim ağları, geniş bilgi ve örgüt içi  ve dışı veri akışını hızlandırarak karar alma sürecinde zaman ve kaynak tasarrufu  sağlamakta, bununla beraber verilerin güvenilirliği karar alma sürecinin etkinliğini  artırmaktadır. 

İletişim  ağları,  aynı  statüde  çalışanlar  arasında,  ast­üst  ilişkilerinde,  uzmanlar  ile  bilgisayar  kullanıcıları  arasındaki  ilişkilerde  gerekli  bilgi  paylaşımı  ve koordinasyonu sağladığı için, bireyler arası iletişimi kolaylaştırmaktadır 461 . Bu  avantaj,  aynı  zamanda  müşteri  ile  örgüt  arasındaki  bilgi  akışını  da  kolaylaştırmakta, böylece iç  ve  dış müşteri beklentileri  kolayca algılanabilmekte,  bu veriler strateji geliştirme sürecine aktarılabilmektedir. 

Yönetim  Bilişim  Sistemleri  yönetime,  karar  verme  sürecinde  yardımcı  olmak  amacıyla  gerek  personel,  gerekse  elektronik  bilgi  işleme  sistemleri  yardımıyla  bilgilerin  biriktirilmesi,  kaydedilmesi,  saklanması,  çözümlenmesi  ve  rapor edilmesi sürecinde  yardımcı olmaktadır 462 .  Böylece  rutin  işlevler zaman  ve  para  tasarrufu  sağlanarak  etkin  bir  şekilde  yerine  getirildiği  gibi  yöneticiler  de  rutin  işlevlerin  yükünden  kurtularak  strateji  geliştirme  sürecine  odaklanabilmektedir. 

Yönetim  Bilişim  Sistemleri  örgütün  yapısı ve  iş  kollarına  göre  farklılık  göstermekle beraber temelde pazarlama, üretim, personel  yönetimi ve muhasebe­ 

460 

Raymond  R.  Ling  ve  David  C.  Yen,  “Extranet:  A  New  Wave  of  Internet”,  SAM  Advanced 

Management Journal, Spring, 2001, s. 41.  461  Kraemer ve Dedrick, a.g.m, s. 100.  462  Jean C. Tarondeau, Systems Analysis and Design, Reston Publishing Company Inc., 1982, s.  29.

finansman alt sistemlerine 463 ilişkin bilgilerin saklanması, işlenmesi ve iletilmesini  sağlamaktadır.  Bu  tarz  bir  işlem  ayrıca  planlama,  örgütleme,  yöneltme,  koordinasyon ve denetim işlevlerine de yardımcı olmaktadır. 

Şekil 3.1. Yönetim Bilişim Sistemlerinin Strateji Geliştirme Sürecinde  Kullanımı 

Kaynak:  Graham  Curtis,  Business  İnformation  Systems  Analysis  Design  and 

Practice, Addison­Wesley Publishing, England, 1994, s. 33. 

Yönetim  Bilişim  Sistemleri  aynı  zamanda  tüm  bilişim  sistemleri  gibi  örgüt  içi  iletişimi  artırmakta,  departmanlar  arası  ve  hiyerarşik  kademeler  arası  koordinasyonu  ve  bilgi  alış  verişini  kolaylaştırarak  strateji  geliştirme  sürecinde  gerekli  olan  iç  değerlendirme  bilgilerini  (üstünlük  ve  zayıflıklar)  özet  raporlar  halinde sunabilmektedir. 

Karar  Destek  Sistemleri,  karar  sürecinin  özellikle  alternatiflerin  geliştirilmesi  ve  karar  alternatiflerinin  değerlendirilmesi  aşamalarında  karar  vericilere  yararlı  bilgi  sunulması  ve  analiz  sürecinde  yöneticinin  mevcut  yeteneklerini  destekleyen  kullanımı  kolay  araçlar  sağlanması  amacıyla 

463  Cengiz Yılmaz, Ahmet Doğan ve Erkan Topal, “Yönetim Bilgi Sistemi”, Erciyes Üniversitesi  İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Sayı 8, Şubat 1989, s. 46.  ALT SİSTEMLER  Muhasebe  İnsan Kaynakları Pazarlama …….  İŞLEM  VERİ  VERİ  TABANI  RAPOR  YÖNETİCİ  KARAR

tasarlanmıştır 464 .  Bu  sistemlerin  kullanımıyla  yöneticiler  sonuçlanmış  ve  filtre  edilmiş bilgilere kısa sürede ulaşma olanağı bulabilecektir 465 . 

Karar destek sistemleri sayesinde ihtiyaç duyulan verilere daha kolay ve  hızlı  ulaşılmakta  bu  sayede  alınan  kararlar  daha  rasyonel  olmaktadır 466 .  Karar  destek sistemlerinin temel özelliği, karar vericinin bir model geliştirmesine imkan  vermesi ve oluşturulan modelle kararın alınmasına destek olmasıdır. 

Karar destek sistemleri teknolojik kararlarda olduğu gibi yönetimin diğer  konularda  almış  olduğu  kararlara  da  destek  sağlamaktadır.  Bu  nedenle  bu  sistemler  örgüt  birimlerinin  karar  alma  özerkliklerini  artırmıştır 467 .  Bu  sistemler  bilgi  eksikliğini  gidererek  yöneticilerin  verecekleri  kararların  kalitesini  artırmaktadır.  464  Sevinç Üreten, Üretim/İşlemler Yönetimi, Başar Ofset, Ankara, 1999, s. 117.  465  Güvenen, a.g.e., ss. 3­4.  466  Crowstone ve Malone, a.g.e., s. 266.  467  Daft, a.g.e., s. 676.

Şekil 3.2. Karar Destek Sistemlerinin Strateji Geliştirme Sürecinde  Kullanımı 

Kaynak: Efraim Turban ve Jaye Aronson, Decision Support Systems and Intelligent 

Systems, Fifth Edition, Prentice Hall Press, New Jersey, 1998, s. 79. 

Şekilde  yer  alan  veri  yönetimi  alt  sistemi,  veri  tabanı,  veri  tabanı  yönetim  sistemi,  veri  sözlüğü  ve  sorgulama  özelliklerini  kapsamaktadır.  Model  yönetimi alt sistemi model tabanı, model tabanı yönetim sistemi, modelleme dili,  model  sözlüğü  ve  model  uygulayıcı  ve  entegre  edici  işlemcileri  içermektedir 468 .  Bilgi  yönetimi alt  sistemi bir  veya  daha  fazla  uzman bileşenden oluşmaktadır ve  uzmanlık  gerektiren  konularda  karar  destek  bileşenlerine  bilgi  sağlamaktadır 469 .  Kullanıcı  arayüzü  alt  sistemi  ise  sistemi  kullanan  ile  bilgisayarın  karşılıklı  iletişimine olanak veren yazılım, donanım gibi unsurlardan oluşmaktadır. 

468 

Hugh Watson ve Ralph J. Sprague, Decision Support Systems Putting Theory into Practice,  Prentice Hall Press, New Jersey, 1993, ss. 95­99. 

469 

Michael  R.  Klein  ve  Leif  B.  Methile,  Knowledge  Based  Decision  Support  Systems  with 

Applications in Business, John Wiley&Sons Ltd, England, 1995, ss. 285.  İç ve dış çevre verileri  Diğer Bilişim Sistemleri  Veri Yönetimi  Model Yönetimi  Bilgi Yönetimi  Kullanıcı Arayüzü  Yönetici

Buna  göre  sistem  iç  ve  dış  çevre  analizi  sonrası  elde  edilen  sonuçlar  ışığında  örgütün  hareket  yönünün  belirlenmesi  ve  gerekli  önlemlerin  alınması  sürecinde  yöneticiye  yardımcı  olmakta,  bu  öngörü  yeteneği  ile  örgütün  çevresel  değişimlere uyum kabiliyetini artırmaktadır. 

Ayrıca  Karar  Destek  Sistemleri,  alternatiflerin  belirlenmesi  sırasında  alternatif  stratejilerden;  misyon,  vizyon  ve  amaçların  belirlenmesi  sırasında  ise  alternatif  misyon,  vizyon  ve  amaçlardan  en  uygununun  seçilmesi  sürecinde  üst  yöneticiye yardımcı olmaktadır. 

Büyük  miktarlarda  ve  kompleks  veri  girişini  ve  bu  verilerin  anlamlandırılmasını,  analiz  edilmesini  ve  iletilmesini  sağlayan 470  Üst  Yönetim  Bilişim  Sistemlerinin  temel  amacı,  üst  düzey  yöneticilerin  örgütün  mevcut  durumu  ile  ilgili  yüksek  seviyede  stratejik  bilgilere  kolayca  erişmelerini  sağlamaktır.  Bu  sistemler  üst  yöneticilere  yönetimsel  planlama  izleme  ve  analiz  faaliyetlerinde yardımcı olmak üzere tasarlanmışlardır 471 . 

Üst Yönetim Bilişim Sistemleri yöneticilere özellikle stratejik karar alma  sürecinde  gerekli  olan  bilginin  zamanında  etkin  ve  etkili  şekilde  toplanması,  birleştirilmesi,  karşılaştırılması 472 ,  işlenmesi  ve  yöneticiye  günlük  işlemlerinde  yardımcı  olacak  şekle  getirilmesi  konularında  yardımcı  olmaktadır 473 .  Dış  çevre  ve  iç  çevre  kaynaklarından  toplanan  formal  ve  informal  bilgiler,  Üst  Yönetim  Bilişim Sistemleri yardımıyla analiz edilerek zamanında üst yönetime sunulmakta,  üst  yönetim  bu  veriler  yardımıyla  örgütün  misyon,  vizyon  ve  genel  amaçları  ışığında karşılaşılan soruna ilişkin örgüt stratejisini belirlemektedir. 

Strateji  geliştirme  sürecinde  yöneticiye  yardımcı  olmak  amacıyla  örgüt  içi ve örgüt dışı bilgileri işleyen Üst Yönetim Bilişim Sistemleri, Yönetim Bilişim  Sistemleri  ve  Karar  Destek  Sistemlerinden  bilgi  özetleri  de  çıkarabilmektedir 474 .  Bununla  beraber  planlama  ve  kontrol  süreçlerini  iyileştirme,  akıllı  modeller 

470 

Robin Mathews ve Antony Shoebridge, “EIS a Guide for Executives”, Long Range Planning,  Vol, 25, No 6, 1992, s. 95. 

471 

Batuhan  Kocaoğlu  ve  Bahadır  Gülsün,  “Stratejik  Planlama  Faaliyetlerinin  Önemi  ve  2000’li  Yıllarda Planlama ve Strateji Kavramından Beklenenler”, Verimlilik Dergisi, 2004/1, s. 40.  472  Koontz ve Weichrich, a.g.e., s. 618.  473  Erhan Altuntaş, Tuncay Çelik, “Bilişim Teknolojileri”,  http://members.tripod.com/~Bagem/bagem/giris.html, 11.08.2004.  474 

Ercan  Öztemel,  “Bilgi  Toplumunda  Yönetim  Bilişim  Sistemlerinin  Gelişimi”,  Yeni  Türkiye