sak-lanması ile ilgili “sağlık kurumlarında saklanma süresinin yasal olarak ne kadar olduğuna ilişkin” problem yaşanmaktadır. Sağlık kurumlarında hasta dosyaları arşivlerine ayrılan alan sınırlıdır ve çoğu hastane yasal
sınırların daha üstünde hasta dosyası saklamak istememek-tedir. Bu yüzden yasal sak-lama sürelerinin açık olarak tüm sağlık kurumları tarafın-dan bilinmesi son derece önemlidir. Saklanma süreleri ile ilgili Türkiye’deki ilgili mevzuat aşağıda verilmiştir. Kurumlarda saklanan belge-ler ile ilgili temel kanun olan “Muhafazasına Lüzum Kal-mayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Ka-nun Hükmünde Kararname-nin Değiştirilerek Kabulü
Hakkında Kanun’’ 1988 yılında 3473 sayı ile yayınlanmıştır. Kanuna bağlı olarak 1988 yılında çıkarılan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Çıkarı-lan Yönetmelik” ise 2001 ve 2005 yıllarında değişiklik görmüştür. Bu yönetmeliğe göre kurum ve kuruluşlar kendi yönergelerini hazırlamakla görevlendirilmişlerdir.
“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Çıkarılan Yönetmeliğe göre tıbbi kayıtlar ve hasta dosyaları arşivleri önce arşivlik malzeme, daha sonra da arşiv malzemesi sayılmaktadır. Arşivlerde saklama süreleri ile ilgili ola-rak da ilgili yönetmeliğin 5. ve 25.md sinde şöyle denmiştir.
“Madde 5‐25 Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme
için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivleri”ni kurarlar. Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.”
Buna göre her şeyden önce hasta dosyalarının kurum arşivlerinde en az 14 yıl süre ile saklanması gereklidir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Çıkarılan Yönetmeliğin 44.md sinde “mükelleflerin, gördükleri hizmet-ler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunma-sını sağlamak amacıyla dosya planları ile dosya yönergelerini hazırla-makla yükümlü “ oldukları belirtilmiştir. Buna göre Sağlık Bakanlığı belirli aralıklar ile yenilediği (en son 2007 yılında hazırlanmıştır) standart bir dosya planı hazırlamış ve burada saklama sürelerini belirtmiştir. “Sağlık Bakanlığı Yataklı ve Yataksız Tedavi Kurumlarında Yapılan Tes-pit ve Değerlendirme Raporu” olarak belirtilen bu mevzuatta hasta dos-yaları ve filmler için genel olarak bir süre belirtilmemiş “kurumlarda saklandığı” ifade edilmiştir. Buna göre md.25 ‘ göre “15 yıl” saklanma süresi olarak kabul edilmektedir. Yeni doğan bebek dosyaları ve adli dosyalar içinse süre 20 yıl olarak belirtilmiş, adli dosyalar için bu sürenin sonunda da “Devlet arşivlerine gönderilmesi gerektiği” belirtilmiştir.
Ancak genel uygulama olarak hastaneler adli dosyaları bu sürenin so-nunda da kendi bünyelerinde saklamaktadır. Aynı dosya planında dijital görüntülerin içeriğine göre 10 veya 20 yıl arasında saklanması gerektiği belirtilmiştir. Dosya planında yine transplantasyon, böbrek taşı, ürojinekoloji ve pediatrik üroloji dosyaları için, fototerapi kayıtları dos-yası için sadece kurumunda saklanacağını belirtmiş, süre vermemiştir (daha fazla bilgi için bkz. www.saglik.gov.tr/mevzuat).
Farklı kurumlarda ise standart dosya planlarındaki farklılıkları nedeni ile farklı uygulama ve mevzuat geçerli olabilmektedir. Örneğin sağlık ku-rumları dışındaki tüm kuku-rumların sağlık işleri birimlerine ait tüm defter-ler için saklama süresi beş yıl olarak belirlenmiştir.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından kamu kurum ve kuruluşla-rı için hazırlanmış “danışma-denetim-yardımcı hizmet birimleri saklama planı”nda, örneğin iş kazaları hakkındaki yazışmaların ( iş kazası rapor-ları ) kurum arşivlerinde 45 yıl saklanması, adli dava dosyarapor-larının da kurumlarda 35 yıl saklanması, bunlar içerisinden kamuoyuna mal olmuş olanların da, bu süre sonunda ek olarak saklanabilmesi için devlet arşiv-lerine gönderilmesi gerektiği belirtilmiştir. Bu ifade, bu kayıtları içeren hasta dosyalarının saklama sürelerini doğrudan uzatmaktadır.
Üniversite hastanelerinde ise tıbbi kayıtlar araştırma amacı ile de kulla-nıldığı için, zorunlu yasal sürenin daha üzerinde saklanmaktadır. İlgili yönetmeliğe göre “standart dosya planları ile dosya yönergelerini hazır-lamakla yükümlü olan üniversite hastanelerinde de” tıbbi kayıtları için 2004 yılında yapılan bir çalışma ile YÖK düzenlemesi olarak “standart dosya planı” çerçevesinde standart kriter ve saklama süreleri oluşturul-muştur. Devlet arşivlerinde belirlenmiş olan süre dışında, halen var olan bir başka mevzuat olması durumunda kurumların saklama süresi olarak daha uzun olanı tercih etmeleri gerekmektedir. Örneğin adli vakalara ilişkin kayıtların saklanması ile ilgili olarak Sağlık Bakanlığı Yataklı Te-davi Kurumları Tıbbi Arşiv Hizmetleri Yönergesinde “adli vakalara ilişkin tüm tahlil, tetkik sonuçları ile her türlü kayıt, dokümanlar ve hasta dosyalarının en az yirmi yıl süre ile arşivde saklanmasının“ zorunlu ol-duğu belirtilmektedir. Buna karşılık “ex bebek dosyasının 50 yıl kuru-munda saklanması gerektiği “ yukarıda söz edilen YÖK düzenlemesinde verilmiştir. Bu durumda üniversite hastanelerde “adli vaka olan ex bebek dosyalarının” 50 yıl saklanması gerekmektedir.
Üniversite hastanelerinde hasta dosyalarının, ameliyat defterinin, adli rapor dosyasının, film dosyalarının, tüp bebek dosyalarının, doğum def-terinin, transplantasyon dosyalarının 100 yıl süre ile saklanması gerektiği üniversiteler için oluşturulan yukarıda sözü edilen mevzuatta belirtilmiş-tir. Patoloji raporları, bronkoskopi-torokoskopi-biopsi raporları, kroniofasial hasta grubunun slide, tomografi görüntüleri, uyku laboratu-arı kayıtllaboratu-arı, EMG arşivi, EEG, EMG raporllaboratu-arı, sintigrafi çekimleri, MR; BT, Anjiografi, Ultrasonografi, Mamografi görüntüleri, radyoterapi dos-yası, protez izlem dosyası ise 50 yıl süre ile saklanması gereken belgeler
Belgeleri Saklamada Seçenekler
• Tüm hasta belgelerinin seçilmiş hastanelerde sürekli saklanması (özel dal, eğitim )
• Tüm hasta belgelerinin seçilmiş yıllarda saklanması (çift yıl, iki senede bir )
• Hasta belgelerinin belirli kısımlarının saklanması • Sistematik örneklem ile saklama
arasında sayılmaktadır. Bunun dışında birim ve kurum arşivinde sakla-ma süreleri 5, 8, 10, 15 ve 25 yıl arasında değişen çok çeşitli kayıt, dosya, film ve defter vb. bulunmaktadır.
Özel Hastaneler Yönetmeliği’nin 48. maddesinde “.. ilgili diğer mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla, özel hastanede tutulan hasta dosyaları, en az yirmi yıl süre ile saklanır..” hükmü bulunmaktadır. Aynı şekilde 2000 yılında çıkarılan “Ayakta Teşhis ve Tedavi Yapılan Sağlık Kuruluş-ları Hakkında Yönetmeliğin 53.md.sinde de “….sağlık kuruluşuna baş-vuran hastaların dosya ve kartları arşivde beş yıl süre ile saklanır..” de-nilmektedir.
Borçlar Kanunu’nun 125.maddesine göre davalarda zaman aşımı 10 yıl olarak belirlemiştir. Bu nedenle herhangi bir hasta dosyasının bir adli dosyaya dönüşme ihtimali nedeni ile yine en az 10 yıl saklanması gerek-lidir. Ceza Kanunu’nun ilgili maddelerinde tıbbi kayıtların 1-10 yıl ara-sında saklanması gerektiği belirtilmektedir.
Yurtdışında tıbbi kayıtların saklanması ile ilgili farklı uygulamalar var-dır. Örneğin İngiltere’de 1987 yılında çıkarılan Müşteriyi Koruma Yasa-sı’na göre kayıtların saklanma süreleri incelendiğinde, kadın doğum ve çocuk kayıtlarının zorunlu 25 yıl, hasta öldüğü takdirde ise ölümünden itibaren zorunlu 8 sene, zihinsel hastalara ait kayıtların zorunlu 20 yıl, hasta öldüğü takdirde ise ölümünden itibaren yine zorunlu 8 sene sak-lanması gereklidir. Amerika’da ise tüm hasta kayıtlarının seçilmiş hasta-nelerde (örneğin özel dal hastaneleri) veya tüm hasta kayıtlarının seçil-miş yıllarda (çift yıllar, her beş senede bir gibi) saklanması, kayıtların belirli kısımlarının saklanması, hasta kayıtlarının sayısına ve dosya kalın-lığına (örneklem olarak bütünü temsil edebilecekleri düşünülerek) göre saklanması, sistematik örneklem yolu ile saklama gibi seçenekler göze çarpmaktadır.
Tıbbi kayıtların yasal süreler dışında saklanma biçimleri çoğunlukla aktif ve pasif olma durumlarına bakılarak düzenlenmektedir. Aktif hasta dos-yası, hastanın hastaneye en son gelişinden itibaren en fazla 3-5 sene geç-miş; yani en fazla 3-5 senede hastanın yeniden hastaneye başvurması ile aralıklarla ve sürekli kullanılan dosyadır. Pasif hasta dosyası ise aktif dosya kriterlerine uymayan, uzun süredir tekrar kullanılmamış dosyadır. Pasif dosyalar hasta dosyaları arşivinin asıl bölümünden çıkartılarak
daha az kullanılan bir bölüme taşınmaktadırlar. Tıbbi kayıtların saklan-ması sırasında en uygun yöntem standartlara uygun şekilde, en uzun süreli olacak şekilde saklamaktır.