açısından önemlidir. Bu nedenle arşivin yeri hastane içinde ve merkezi bir konumda düzenlenmelidir. Gelecekteki gelişmeler dikkate alınarak arşive mümkün olduğu kadar büyük bir alan ayrılmalıdır. Yataklı Tedavi Kurumları İşletmesi Yönetmeliğinin 32. maddesinde "her yataklı tedavi kurumunda bir merkezi tıbbi arşiv kurulur ve servislerin olanakları ölçü-sünde işi biten dosyalar buraya kaldırılır" şeklinde belirtilmiştir. Her şeyden önce arşivin havalandırma, aydınlatma ve ısıtmasına gereken önem verilmelidir. Çalışanlara rahat ve verimliliklerini artıracak bir or-tam hazırlanmalıdır. Yangın, hırsızlık, su baskını, toz, rutubet ve her türlü haşaratın zararlarına karşı gerekli önlemler öncelikli olarak alınma-lıdır. Arşivlemede belgelerin, küften, nemden, aşırı kuru havadan, direkt güneş ışığından, hava kirliliğinden, yangın, sel ve kaybolma tehlikesin-den korunması gerektiği unutulmamalıdır.
Tıbbi arşivin verimli ve kaliteli hizmet üretebilmesi için merkezi örgüt-lenme sistemi kullanılabilir. Bu sistem dosyaların tek bir yerde, tek bir düzen altında toplanması ilkesine dayanır ve hizmet hedefi kurumun tamamını kapsar. Bütün poliklinik, klinik, hasta kabul, istatistik, araştır-ma ve diğer arşiv kullanıcılarından gelen bilgi, belge ya da dosya istekleri tek bir merkezden karşılamak, bu bilgi, belge veya dosyaları belirli bir dosya sisteme göre düzenlemek, korumak ve sınıflandırmak merkezi tıbbi arşivin sorumluluğundadır.
Merkezi arşiv, hastaneye gelen hasta ve yaralıların dosyalarının kolayca alınabileceği hasta kabul yerine yakın olmalıdır. Doktorların normalde toplandıkları ya da sık sık uğradıkları kütüphane, yemekhane, dinlenme vb. yerlere yakın veya ana koridor üzerinde bulunmalıdır.
Merkezi arşive gelen belgelerde doktorların sorumluluğu mutlaka yö-netmeliklerle belirlenmelidir. Hasta dosyalarında, doktorların kullanmış oldukları dil; açık, iyi tanımlanmış ve yanlış anlamalara neden
olmaya-Merkezi Tıbbi Arşivin Yararları
• Hizmet kalitesinin yükselmesini sağlar.
• Dosyalamada tek sistemin kullanılabilmesine olanak verir.
• Hasta dosyalarının daha iyi bir şekilde kontrolünün yapılmasına olanak sağlar.
• Verilen hizmette ve dosyalamada bir sorumluluk sağlar.
• Her türlü istatistikî ve bilimsel araştırmalara çok uygun bir ortam hazırlaması, merkezi arşivin yararlarından sayılabilir.
• Nitelikli personel istihdamını kolaylaştırır. • Her hastanın tek dosyasının olması koşulunun
denetimini yapma olanağı sağlar.
• Otomasyona daha kolay ve daha az maliyetle geçme olanağı sağlar.
cak şekilde olmalıdır. Hatta bazı standartlaştırılmış kısaltma ya da kodlar kullanılarak bu işlemler kolaylaştırılmalı ve hızlandırılmalıdır.
Merkezi arşivde işlerin düzenli olarak yürütülmesi, bazı yanlışlıkların saptanması ve gerektiğinde çeşitli önerilerde bulunmak üzere cerrahi, dâhili ve laboratuar bölümlerinden birer temsilcinin bulunduğu arşiv komitesi, zaman zaman arşivde toplanarak arşivin daha düzenli çalışma-sı konusunda kararlar alabilir. Özellikle tedaviler çalışma-sıraçalışma-sındaki teşhislerde-ki çelişmeleri de gerekli yerlere bildirerek düzeltilmesi konusunda ön-lemlerin alınmasına yardımcı olurlar (Edwards, 2000: 250).
Bütçe
Bütün kurum ve kuruluşların çeşitli birimlerinde olduğu gibi hasta dos-yaları arşivlerinde de fonksiyonel bir çalışma ancak yeterli bir bütçenin varlığı ile mümkün olabilir. Hasta dosyaları arşivinin yöneticisi, arşivin kuruluş sırasındaki ihtiyaçlarını ve ayrıca her mali yıl sonunda bir sonra-ki yıla ait istekleri tespit ederek bütçesini düzenlemelidir. Çünkü indeks kutuları, dosya, dolap, raf, çeşitli formlar, kısacası fotokopi ve ses alma cihazlarından bilgisayarlara kadar her türlü malzemenin zamanında temin edilememesi çözümlenmesi oldukça güç olan çeşitli problemlerin doğmasına yol açabilir (Balcı, 2001: 161).
Arşiv Komitesi
Sağlık kurumlarında arşiv komiteleri sağlık kurumları arşivinin en önem-li öğelerinden birisidir. Arşiv komiteleri bazen de biraz daha kapsamlı bir
Tıbbi Kayıt Komitelerinin Sorumlulukları
• Genel tıbbi kayıt organizasyonunu denetlemek. • Sağlık personeli ile arşiv bölümü arasındaki ilişkiye destek sağlamak.
• Tıbbi kayıtları gözden geçirmek ve değerlendirmek. • Tıbbi kayıtları yeniden tasarlamak.
• Eksik kayıtlar konusunda personeli uyarmak.
• Tıbbi kayıt politikasının uygulanabilirliğini denetlemek. • Kayıt sistemine ve işleyiş şekline karar vermek ve denetlemek.
• Sistemde kullanılacak formların seçimi ve kullanılmaları için ilgililere önerilerde bulunmak.
• Arşiv yöneticisi tarafından getirilen problemlere çözüm aramak, özellikle sistemde kronik hale gelmiş sorunları çözmek.
• Kayıt gizliliğini geriye dönük olarak kontrol etmek. • Aylık toplantılar sonucu denetleme raporu düzenleyerek tıbbi yürütme kuruluna sunmak.
isim ile “tıbbi kayıt komitesi” adı ile de kurulabilmektedir. Ancak bu yapılanma henüz Türkiye’deki sağlık kurumlarında bulunmamaktadır. Buna karşılık konuya ilişkin tüm alan yazınındaki kitaplarda arşivin unsurlarından birisi olarak anlatılmaktadır (Wilde, 1996: 161; Edwards, 2000:262; Green ve Bowie, 2005: 22).
Arşiv komitesi sağlık kurumundaki bölüm başkanlarının ve hasta ları arşivi yöneticisinin katılmasıyla kurulur. Arşiv komitesi hasta dosya-larının istenilen standartlara uygun olarak tamamlanmasını temin etmek ve bu dosyaları inceleyerek hasta bakımını değerlendirmek ve hizmet kalitesini artırmakla yükümlüdür. Sağlık kurumunda kullanılacak form-ların tespit edilmeleri ve değiştirilmeleriyle ilgili çalışmaları da yürüten komite, belirli aralıklarla toplanarak hasta dosyaları arşivi ile ilgili çeşitli problemlerin çözümlenmesinde hasta dosyaları arşivi yöneticisine istek ve önerilerde bulunur. Komitedeki üye sayısı sağlık kurumunun büyük-lüğüne göre değişir. Büyük sağlık kurumlarında gereği halinde her bö-lümün ayrıca küçük çapta birer arşiv komitesi bulunabilir (Wilde, 1996: 162).
Arşiv Komitesinin Sorumlulukları ve Faaliyetleri
Tıbbi ve idari kademelerle hasta dosyaları arşivi arasındaki ilişkilerin daha olumlu sonuçlar vermesi ve hasta bakımının daha verimli bir bi-çimde kontrolünün sağlanması, sağlık kurumlarında kurulacak ve belirli yönergelerle çalışacak arşiv komiteleriyle mümkündür.
Arşiv komitesi hasta dosyalarının istenilen standartlara uygun olarak tamamlanmasını temin etmek ve bu dosyaları inceleyerek hasta bakımını değerlendirmek ve kalitesini artırmakla yükümlüdür. Komite, sağlık kurumunda kullanılacak formların tespit edilmeleri ve değiştirilmeleriyle ilgili çalışmaları da yürütmektedir.
Komite ayrıca, hasta bakımında yüksek kalite sağlama, uzmanlık eğitimi, bilimsel araştırma ve hastaların yasal olarak korunmalarını sağlama gibi faaliyetlerde önemli fonksiyonlara sahiptir.
Komite diğer yandan hastanedeki hasta kayıtlarını da kontrol etmektedir. Komite yapmış olduğu incelemeleri hasta kayıtlarına bakarak gerçekleş-tirmektedir. Bunun için, her kliniğe ait hasta kayıtlarını en az üç ayda bir gözden geçirmelidir. Bu kontrollerde tıbbi kayıtların tamamlanıp tamam-lanmadığına bakılmakta ve hastanede kaldıkları sürece hastaların du-rumlarını ve gelişmelerini izleyen doktorların kayıtlarını incelemektedir. Ayrıca hastalardan başka, hekim ve hemşirelerle ilgili kayıtları da ince-lemektedir. Bunun için periyodik olarak hastane içindeki bütün program-ların tıbbi kayıtprogram-larını toplamakta, topladığı kayıtları inceleyip değerlen-dirmekte ve yürütme komitesine tıbbi personel için eğitim önerilerinde bulunmaktadır.
Komitenin fonksiyonlarını iyi bir şekilde yerine getirebilmesi; kayıtların sağlıklı, düzenli ve doğru tutulmasına bağlıdır. Hastanedeki tıbbi bakıma ilişkin her problem, bu kayıtlar yardımı ile bulunmaktadır.
Tutulan kayıtların incelenmesi sonucunda, hastanenin ve personelin hangi alanlarda yetersiz olduğu ortaya çıkacaktır. Eğer yetersiz bulunan alanlarda iyileştirme çalışmalarına hız verilirse ve bunların yetersizliği kısa zamanda en aza indirilebilirse, genel olarak hastanenin verdiği ba-kımın kalitesi de yükselecektir.
Arşiv Komitesinin Üyeleri
Arşiv komitesi, sağlık kurumundaki tıbbi birim başkanları veya temsilci-leri ile, hasta dosyaları arşivi yöneticisinin katılmasıyla kurulur. Kurum amiri veya görevlendirdiği kişinin başkanlığında çalışır.
Komitenin sekreterliğini hasta dosyaları arşiv sorumlusu yapmaktadır. Komite en az ayda bir defa toplanmalıdır. Komite hasta dosyaları arşivi ile ilgili çeşitli problemlerin çözümlenmesinde hasta dosyaları arşivi yö-neticisine dilek ve tavsiyelerde bulunur.
Komitedeki üye sayısı sağlık kurumunun büyüklüğüne göre değişir. Toplantı süresince tutulan tutanaklar, önerilerle birlikte hastane yöneti-mine verilmektedir.
Aşağıdaki kriterler hasta dosyaları arşivinin standartlarını karşılamak için gereklidir.
• Sağlık kayıtlarına hızlı erişim ve kolay dağıtım için hasta dosyaları arşivi ofis gibi bir yer olmalıdır. • Ofis ve çalışma alanı, hasta dosyaları arşiv
personeli, ve burada yapılacak çalışmaları
gerçekleştirmek için yeterli alanan sahip olmalıdır. • Sağlık kayıtları için yeterli depolama alanı, gelecekte
depolama ihtiyaçları da göz önünde bulundurularak seçilmelidir.
Bu seçim yapılırken;
• O ana kadarki sağlık kayıtları düşünülmeli yeterli ve etkin depolama alanının hastane personeli
tarafından kolay ve rahat kullanılabilir olmasına dikkat etmelidir.
• Kullanılabilir alanın seçiminde aktif ve pasif dosya kullanımı kayıtların saklama sürelerini de dikkate almak gerekir.
• Hasta dosyaları arşivi yeri seçilirken hastanenin kayıtların zarar görmeyeceği bir alanı tercih edilmeli; bu alan yetkisiz kişiler tarafından kullanılmamalı ve sağlık kayıtlarını korumak için güvenli olmalıdır (ACHS, 1992).