CPT:Current Procedural Terminology DRG: Diagnosis Related Groups
3. Cilt Alfabetik Dizin (indeks): ICD-10’da yer alan tüm hastalıkların ve
hastalık etkenlerinin alfabetik indeksi bulunmaktadır.
Hastane Bilgi Sistemlerinde HL7 Mesaj Standardı Kullanım Zorunlu‐ luğu
HL7, 1987 yılında kurulmuş olan bir standart geliştirme organizasyonu-dur. HL7’nin temel amacı, “Klinik hasta bakım süreci ile sağlık bakımının yönetimi ve değerlendirmelerinin paylaşılmasını desteklemek amacıyla
verilerin değişim, yönetim ve entegrasyonunu sağlayan standartların
oluşturulması” olarak özetlenebilir. Diğer bir deyişle, sağlık bakımı bili-şim sistemleri arasında bu sistemlerin birlikte çalışabilirliğini sağlamak için esnek ve maliyeti düşük yaklaşımlar, standartlar, rehberler ve metot-lar ortaya çıkarmaktır.
Gözden Geçir
Sağlık Kayıtlarının numaralama sistemleri ve dosyalama sistemlerinden en çok tercih edilenleri hangileridir? Neden? Sağlık kayıtlarının güvenliği nasıl sağlanabilir?
Sağlık Kayıtları gerektiğinde nasıl ayıklanır ya da imha edilir? Sağlık Kayıtlarında kullanılan kodlama ve sınıflama sistemleri nelerdir?
Kaynaklar
Balcı, A.E. (2001). Tıbbi Dökümantasyon ve Tıbbi Arşivler. İzmir: Dokuz Eylül Üniversitesi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu.Benli, D. ve Özalp, H. (1996). Sağlık Hizmetlerinde Yönetim, Ankara: Somgür Yayıncılık.
Boyacı, O. ve Ulaş, M. (2007). PACS ve Medikal Görüntülerin Sayısal Olarak Arşivlenmesi. http://www.ab.org.tr adresinden 12.5.2009 tarihinde erişilmiştir.
Buck, C. (2006). Step By Step Medical Coding, USA: Saunders Elsevier.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (1988). www.devletarşivlerigov.tr adresinden 3.4.2009 tarihinde erişilmiştir.
Green, M.A. ve Bowie, M.J. (2005). Essentials of Health Information Management. USA: Thomson & Delmar Learning.
Kuehn, L. ve Stewart, M. (1996). Data Access and Retention. In: Health Information Management A Strategic Resource. Ed: Abdelhak, M.; Grostic, S. ve diğ. USA: WB Sounders Company. pp:178-213
Uçmaz, R. (2002). Tıbbi Dökümantasyon (Tıbbı Arşivcilik). Bursa: Uludağ Üniversitesi Yayınları.
* S.B. (2009). www.saglik.gov.tr/mevzuat adresinden 2.4.2009 tarihinde erişilmiştir.
Değerlendirme Soruları
1. Aşağıdakilerden hangisi hasta sayısının azlığına veya çokluğuna bakılmaksızın, uygulanabilecek ekonomik, işlevsel ve zaman
kazandırması nedeniyle bütün sağlık kurumu ve kuruluşlarında tercih edilen numaralama sistemidir?
a) Alfabetik Sistem
b) Seri Numaralama Sistemi c) Ünite Numaralama Sistemi d) Seri-Ünite Numaralama Sistemi
2. Aşağıdakilerden hangisi seri numaralama sistemini tanımlar? a) Hasta hastaneye ilk gelişinde bir numara verilerek dosya açılır.
Hasta hastaneye her gelişinde aynı dosya ile işlem yapılır. Dolayısıyla hastanın hastanede tek bir dosyası bulunur.
b) Hasta hastaneye her geldiğinde yeni bir dosya numarası verilir. c) Hastanın her gittiği bölümde bir dosya numarası verilir. d) Hastanın soyadına göre bir sıra numarası verilir. 3. ICD 10 aşağıdakilerden hangisi için kullanılır?
a) Hastalıkların sınıflandırılması sistemidir. b) Hasta dosyalarının sınıflandırılması sistemidir. c) Hasta dosyalarının numaralandırılma sistemidir
d) Hasta dosyalarının numataya göre arşivlenmesi sistemidir. e) Arşiv düzenleme sistemidir.
4. Aşağıdakilerden hangisi yanlıştır?
a) HL7, 1987 yılında kurulmuş olan bir standart geliştirme organizasyonudur.
b) International Classification of Diseases (ICD10) Alfanümerik kodlama yapısına sahiptir.
c) NANDA (North American Nursing Diagnosis Association) hemşirelik faaliyetleri kodlama sistemidir.
5. Sağlık Bakanlığının 2007 yılında yenileyerek hazırladığı standart dosya planına göre hasta dosyasını saklama süresi aşağıdakilerden hangisidir?
a) 10 yıl b) 100 yıl c) 50 yıl d) 15 yıl
• Hasta Dosyaları Arşivlerinin Temel Öğeleri o İnsan gücü
Arşiv Memurunun Görevleri Hasta Dosyaları Arşiv Yöneticisi İş
Tanımı
Tıbbi Kodlamacı ve İstatistikçi İş Tanımı
Tıbbi Sekreter İş Tanımı o Merkezi Yerleşim Alanı
o Bütçe
o Arşiv Komitesi
Arşiv Komitesinin Sorumlulukları ve Faaliyetleri
Arşiv Komitesinin Üyeleri • Hasta Dosyaları Arşivinin Yeri • Arşivin Mimari Yapı Ve Özellikleri
o Arşiv İçerisinde Dosyalar İçin Saklama Mekanı
o Arşiv Personel Alanı İçin Çevresel Koşullar • Hasta Dosyaları Arşivinin Görevleri
• Hasta Dosyaları Arşivinin Bölümleri o Eksik Dosyalar Bölümü o Tıbbi Sekreterlik Bölümü o Kodlama Bölümü o Hasta İndeksleri Bölümü İndeks Kartları ⋅ Hastalık İndeksi ⋅ Ameliyat İndeksi Bilgisayarla İndeksleme Barkotları Kullanma Yüz Tarama Yazılımları Hasta Tanıtım Kartı
Ünitede Ele Alınan Konular
Bu ünitede hasta dosyaları arşivinin temel öğeleri ve arşivde çalışan personelin iş tanımları yapılmıştır. Arşivin merkezi yerleşim alanı, bütçesi arşiv komitesi ve bu komitenin
sorumlulukları ile üyelerinden bahsedilmiştir. Hasta dosyaları arşivinin yeri, arşivin mimari yapı ve özellikleri, arşiv
içerisinde dosyalar için saklama mekanı ve çevresel koşullar anlatılmıştır. Ayrıca bu ünitede hasta dosyaları arşivinin görevleri, bölümleri verilmiştir. Dosyalama yöntemleri, hasta dosyaları arşivinin yönetim ve organizasyonu diğer ünitelerle fonksiyonel ilişkiler bu ünitede anlatılmıştır.
o Haberleşme Bölümü o Dosyalama Bölümü o Araştırma Bölümü • Dosyalama Yöntemleri o Yatık Dosyalam o Dikine Dosyalama
• Hasta Dosyaları Arşivinin Yönetim Ve Organizasyonu
o Merkezsel Örgütlenme Modeli o Dağınık Örgütlenme
o Karma Örgütlenme
• Diğer Ünitelerle Fonksiyonel İlişkiler
• Konuları dikkatle okuduktan sonra, konu başlıklarını gözden geçirerek öğrendiklerinizi tekrarlayın
• Ünite sonundaki soruları yanıtlamaya çalışın. Yanıtından emin olmadığınız sorularla ilgili konuyu yeniden okuyun.
Bu üniteyi tamamladığınızda:
• Hasta dosyaları arşivinin temel öğelerini bilecek ve öğelerden memurlara düşen görevlerin farkına varacaksınız.
• Arşivlerin mimari yapısı ve özelliklerini bileceksiniz. • Arşivlerin sahip oldukları bölümlerin beler olduğunu
bilecek ve bu bölümleri planlayabileceksiniz. • Arşivlerdeki dosyalama sistemlerini bileceksiniz. • Hasta dosyaları arşivinin yönetim ve organizasyon
yapısını planlayabileceksiniz.
Öğrenme Hedefleri
a) Arşiv malzemesini belirlemek ve ayırmak, b) Arşiv malzemesini kayba uğramadan korumak. c) Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak. d) Arşiv malzemesini faydalanmaya sunmak.
Geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi hayati bir görev yükle-nen ve bir milletin en kıymetli hazinesi olan arşivler; bütün ülkelerin büyük önem verdikleri bir konudur (Artukoğlu, 2002: 16). Kurumlarda arşiv yönetiminin başlıca görev ve fonksiyonları aşağıdaki şekilde sırala-nabilir:
Arşiv malzemesi konuya ilişkin mevzuatta, “Türk devlet ve millet haya-tını ilgilendiren, en son istem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üze-rinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanması, kurumların işlemleri sonucunda oluşmuş ve onlar tarafından muhafaza edilen Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, kültürel, sosyal, hukuki ve teknik de-ğer olarak intikal etmesi gereken, tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini ve çeşitli özelliklerini belirten, her türlü yazılı evrak, defter, resim plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğ-raf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeler ve malzemeler ile son işlem tarihinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdedilen ikili ve çok taraflı anlaşmalardır” şeklinde ifade edilir (www.devletarşivlerigov.tr ).
Dosya; güncel kullanım veya arşivsel düzenleme sırasında bir araya getirilecek gruplanmış belge birimi, bir kuruluşun evraklarının tümü veya bir kısmı için kullanılan genel terimdir.
Hasta dosyası; hasta ve yaralıların tedavisi sürecinde oluşan belgelerden meydana gelen, o hasta ya da yaralıya ait belgeler topluluğudur.
Dosyalama; yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılı, basılı kayıtlar, banda veya filme alınmış
belgelerin; çeşitli şekillerde (cilt, klasör, çekmece, v.b.) belli amaçlara uyularak saklanmasıdır.
Yataklı Tedavi Kurumları İşletmesi Yönetmeliğinin 32. maddesinde "her yataklı tedavi kurumunda bir merkezi tıbbi arşiv kurulur ve servislerin olanakları ölçüsünde işi biten dosyalar buraya kaldırılır" şeklinde belir-tilmiştir.