Süreçlerin tanımlanması

Bu yaratıcı bir aşamadır ve mevcut uygulamalar, en iyi uygulamalar ve ERP yazılımının fonksiyonalitesi konularında bilgiler gerektirir (WMC, 1995). Amaç kullanlacak her parçanın sırasını haritalamaktır (ISO 9001:2000 Madde (4.1), (7), (8), 2001).

Toparlama işlemiyle (Krichmer, 2005):

• Tüm dokümantasyon; raporların, formların başlık ve içeriklerini kapsayacak şekilde,

• Kullanılan tüm bilgisayar ekran çıktıları,

• Etiket, pusula ve her türlü iletişim not formları ortaya çıkarılır.

En iyi yaklaşım her sürecin içine günlük faaliyetlerin tümünü kapsayacak detayda içine girmektir.

6.3.6.2.1. İş süreçlerinde re-engineering

ERP yazılım modelleri işletmenin iş süreçlerine ne kadar yakınsa, entegrasyon daha pürüzsüz olur ve daha kısa sürede faydalar elde edilir. Bir iş sürecinin tamamen ve farklı bir süreç ile değiştirilmesi, iş sürecinin yeniden yapılandırılması değişim mühendisliği(BPR- business process re-engineering) olarak adlandırılır. Bu faaliyet

müşterilerin ürün ve hizmet ihtiyaçlarının artmasının sonucunda yapılır, verimliliğin ve etkinliğin arttırılması için başvurulur (Hammer, 1990).

Değişim mühendisliği yaklaşımı işlerin nasıl yapıldığı görüşü ile ilişkili olmak eğilimindedir. Beyaz bir sayfa ile başlanır ve sürecin amaçları tanımlanır. Sonra da bu amaçlara en iyi erişme yolu belirlenir. Hem şirket içindeki hem dışarıdan, sektördeki en iyi uygulamalardan fikirler esinlenir. Bu fikirler yeni sürecin oluşturulmasında kullanılır (Hammer, 1999). İlk önce yönetimin değişime katılımı ve değişimin yararları konusunda bir vizyona gereksinimi vardır. Kullanıcıların değişime hem gereksinimleri olması, hem de onu arzulamaları zorunluluğu bulunmaktadır (ISO 9001:2000 Madde (8.5), 2001). Uygun olmayan bir sürecin re- engineering edilip edilemeyeceği kararını verirken iki seçenek söz konusudur. Bunlardan birincisi önce süreci arzu edilen formata re-engineer etmek, sonrasında da ERP fonksiyonalitesi uygulamaktır. İkinci seçenek de süreci mevcut ERP fonksiyonalitesi kısıtları altında re-engineer etmektir. Yani iş süreçlerini, şirketin iş yapma biçimini tamamen ERP’ ye göre değiştirmektir. Fakat bu yol en zahmetli, riskli ve zor olandır. İlk yaklaşım en iyi çözümü sunar. Hangi yol benimsenirse benimsensin proses tanımları gelecek için yapılmalıdır (Hammer, 1999).

Şirket iş süreçlerine göre fonksiyonel daha uyumlu bir ERP yazılımı, iş süreçlerinde daha az değişikliklere neden olacak, daha az değişiklikler geçişi kolaylaştıracak ve daha kısa sürede verimlilik artışına neden olacaktır. Kullanıcı ihtiyaçlarına göre uyarlama miktarı bakımından, ne kadar az uyarlama gerekirse, hem uygulama açısından hem de bakım açısından şirketler için daha iyidir (Sadowski, 2004).

Bir şirketin ERP uygulaması için paket seçimi, bu paketin şirkete ve şirketin ihtiyaçlarına uyduğunu belirtir. Bununla birlikte şirketler, kendilerinin iş yapma biçimlerinin, paketin kendilerinden yapmasını beklediğinden bir şekilde farklı olduğunu genellikle uyarlama sırasında fak ederler. Bu durum uyarlama esnasında şu ve bu şekilde belirtilmesi gereken bir şekilde karışıklık yaratır. Bu boşluğu doldurmanın bir yolu, paketi istemcinin ihtiyaçlarına göre uyarlamaktır. Bir standart ERP yazılımın çok fazla değişikliğe uğratılamadan, işletmenin gereksinimlerini tamamen karşılayabilmesi, programın kalitesinin temel bir göstergesidir (Krichmer,

2005). ERP yazılımındaki süreçlere göre yapılan değişikliklere özelleştirme, uyarlama (Customizing) denir. Bununla karmaşık bir programın yalnızca en işe yarar bölümlerinin kullandırılıp, kullanılmayan bölümlerinin kullanım dışı bırakılması da sağlanabilir. Bir personeli böyle çok da gerekli olmayan pek çok fonksiyonla uğraştırmamak için bu fonksiyonlar basit bir şekilde kaldırılabilir. Bu da özelleştirmenin bir başka faydasıdır. Böylece çalışanların eğitim gereksinimleri önemli ölçüde azaltılmış olur.

Uyarlama ile ilgili iki temel yaklaşımdan ne yazılımın süreçlerin nasıl çalışacağını dikte etmesi, ne de diğer yaklaşım olan yazılımın süreçlere göre fazlaca modifikasyonudur. Normal olarak bazı süreç değişiklikleri ve bazı uyarlamalar yapılarak bir uzlaşmaya varılır. Bazı esnek ERP paketleri, uyarlama yapmak için kullanılan özel araçlar sağlarlar. Bununla birlikte uyarlamalar, uzun dönem bakış açısıyla ve temel uygulama yapısı ve güncellemeler üzerindeki etkisi düşünülerek yapılmalıdır. Müşteriler, tedarikçiler ve endüstri analistleri ile yapılan röportajlardan elde edilen sonuca göre bir şirketin ERP yazlımı seçimi, uygulama geliştirme, ağ yapısı, veri tabanı, karar destek sistemi, ve diğer önemli teknolojik kararlar üzerinde de bir dalga etkisine sahiptir (Sweat, 1998).

6.3.6.3. Prototip

Yeni yazılım kullanılarak işlerin nasıl yapılacağı bu faaliyet ile saptanır. Yazılım modifikasyonu yapılarak süreç ile yazılım fonksiyonları uzlaştırılır. Gerektiğinde süreçler yeniden re-engineer edilir (Harwood, 2002). Ama yazılımda değişiklik yapılması arzu edilmez. Prototip işletmenin gelecekte nasıl çalışacağını şekillendirmek için çok keyifli bir fazdır (ISO 9001:2000 Madde (5), 2001). Pek çok önemli karar ilgili kişilerin katılımıyla alınır. Bazıları müşterilerin ve tedarikçilerin denetimini gerektirse de pek çok konu karara bağlanır. Karşılaşılan pek çok soruna çözüm bulunur (Harwood, 1996). Ancak bu fırsatın kullanılma derecesi üst yönetimin vizyonuna, tüm çalışanların katılımına ve başarılı olma arzularına bağlıdır. ERP yazılımları devamlı olarak geliştirilirler ve özel uygulamalara göre güncelleştirilmeleri daha kolaydır. Müşteriye güncelleştirme (update) programları, daha gelişmiş özel programları hazırlatmaktan çok daha ucuza gelir. Standart ERP

yazılımları, daha çabuk ve daha ucuz fiyata elde edilebilir. Hem standart hem de özel yazılım uygulamalarında değişikliklerin, uyarlamaların sistem terfisinden sonra tekrar yapılması gerekebilir ve yüksek maliyetli bir çalışmadır.

6.3.6.4. Pilot

Pilot simüle edilen gerçeğe çok yakın hale gelmiş sürecin son versiyonunun test edilmesi fırsatı verir. Amaç sürecin doğruluğunu test etmek ve uygulama öncesi zayıflıklarını ortaya çıkartmaktır. Canlıya geçildiğinde herhangi bir problemle karşı karşıya kalınmaması için konularla uğraşma fırsatı verir (Raviart, 2001).

Hazırlık denemenin başarıya ulaşabilmesi için esastır. Pilotun kalitesi test işleminde kullanılan süreç verilerinin kalitesinden etkilenir. Dolayısıyla hazırlık işlemlerinin önemli bir kısmı sisteme uygun verilerin beslenmesi için çalışmalar yapılması ve boşlukların tanımlanıp verilerin bu boşlukları doldurması ile ilgilidir. İçinde hatalar olan bir veri kümesi, geçersiz girişler yapılarak veri kalitesinin bozulması pilotun kalitesini etkiler.

İdeal olarak simülasyon bir odada bulunan birbirlerine bağlanarak network oluşturulmuş ve böylelikle insanların birbirleriyle yüz yüze iletişimlerine olanak veren bir ortamda gerçekleştirilir (Karakanian, 1999). Ortaya çıkan tüm sonuçlar kayıt altına alınır. Test işlemleri sırasında süreçle ilgili problemler çıkması canlıya geçmeden önce uygun yanıtların geliştirilmesi fırsatı verir. Simülasyonun takibi ortaya çıkan konuların çözümü çalışmalarıdır. Sorunlar için çözümler geliştirildikten sonra pilot tekrar edilir. Süreçler istenilen şekilde çalışır hale gelince süreç sahiplerinin imzalarıyla kabul edilirler (Harwood, 2002).

6.3.6.5. Sorumluluklar

Rutin süreçlerin ve veri girişlerinin ilgili sorumluları belirlenmelidir. Belirtmek gerekir ki verileri toplamakla sorumlu kişiler verileri sisteme girecek kişilerden farklı olmalıdırlar. Sorumluların atanması için belki de en iyi zaman süreçlerin kesinleştirilmesinden önceki zamandır, böylelikle sorumluların süreç geliştirmenin

nihai fazına dahil olmaları garanti edilmiş olur (Krichmer, 2005) (ISO 9001:2000 Madde (5.5), 2001).

6.3.6.6. Dokümantasyon

Dokümantasyon süreç geliştirmenin nihai aşamasıdır. Dokümantasyon tüm prosedürleri, talimatları ve sürece ilişkin tüm şablonları içerir. Prosedür ve talimatlar kişileri işleri nasıl yapacakları konularında bilgilendirir ve nelerin yapıldığını yansıtmalıdır (Krichmer, 2005). Eğer örgüt ISO 9001:2000 Kalite yönetim sistemi standardına sahip ise bazı dokümanlara da gereksinim bulunur. Zaten Kalite Yönetim Sisteminin gereklilikleri dokümantasyon sisteminin tüm süreçleri kapsayarak kurulmuş ve uygulanmakta olmasını şart koşar (TSE ISO EN 9000, 2002). Dokümantasyon kalite yönetim sistemiyle ilişkili olup Doküman kontrol prosedürüne tabidir (ISO 9001:2000 Madde (4.2), 2001).

6.3.6.6.1. Prosedürler ve iş talimatları

Prosedürler ve iş talimatları işlerin nasıl yapılacağını tasvir ederler, iş talimatları bunu daha detaylı biçimde yerine getirir. Bu dokümantasyonun üretilmesi süreci prototip döneminde başlar, pilot süresince gelişir, final aşamasında son bulur (ISO 9001:2000 Madde (4.2), 2001). Bu dokümanların üretilmesi süreci tanımlayan herkesin görevidir. Doküman başlıkları şu konuları içerir:

• Süreç adı, • Sürecin amacı, • Sürecin tanımı,

• Süreç operasyonu ve bakımı ile ilgili sorumluluklar, • Sürecin akışı,

• Detaylı talimatlar,

• İlgili dokümantasyonun detayları.

Her dokümanın bir yayınlanma numarası, yazar adı ve tarihi bulunmalıdır. Dokümantasyon oluşturma çalışmaları eğitim çalışmalarını tehlikeye düşürmemek ve

daha önemlisi canlı kullanım sırasında sorunlarla karşılaşmamak için son dakikaya bırakılmamalıdır (Sprengel ve diğ. 2006).

6.3.6.6.2. İş tanımları

Yeni süreçlerin geliştirilmesi yeni iş tanımlarının doğmasıyla sonuçlanır. Ancak insanlar değişime direnç gösterme eğilimindedirler. İş tanımlarındaki değişikliklere ilişkin konular arkadaşça ve hoş tarzda ele alınmalıdır. Değişimin ne olduğunun bilinmediği organizasyonlarda ise bu konunun büyük bir sorun olma potansiyeli bulunmaktadır (ISO 9001:2000 Madde (5.5.1), 2001).

6.3.6.6.3. Raporlar

Proje ekibinin bir görevi de mevcut raporları tanımlamak, sonrasında da kullanıcıların ve yöneticilerin bu konuda bilgi sahibi olmalarını ve istediklerini nasıl elde edeceklerini sağlamaktır. Diğer yaklaşımda gereksinimler için özel raporlar geliştirmektir. Sınırlı sayıda kişi rapor yazma yeteneklerinin geliştirilmesi için seçilir. Bu raporların ne zaman üretileceğine de dikkat etmek gerekir. Eğer bu raporlar implementasyon sırasında yaratılırsa tahmin edilen gereksinimleri karşılayacak şekilde tasarımlanmış olur (ISO 9001:2000 Madde (4.1), (5.4), (5.6), (7), (8.1), (8.2), (8.4), 2001).