Kurumsal kaynak planlamasının temel bilgi işlem yapısı

Modern işletmelerde her gün, çok çeşitli işletme birimlerini ilgilendiren çok yoğun veri ve bilgiler alınır, toplanır, değerlendirilir ve işlenir (Sadowski, 2004). Bu yoğunluktaki veriler işlenmesi ancak elektronik veri işleme metotları sayesinde gerçekleşebilmektedir. Burada çok değişik yapıda mimariler ve donanımlar söz konusudur. Bu şekilde verilerin toplanmasını, depolanmasını, işlenmesini, yeni bilgiler türetilmesini, değerlendirme görevlerini gerçekleştiren yazılımlara genel olarak Bilişim Sistemleri denir (Öğüt, 2001).

Modern bilişim sistemlerinden bütün verilerin merkezi olarak kaydedilmesi, koordinasyon eksikliğinin önlenmesi, dahili bilgilerin birleştirilme olanağı vermesi beklenir. Bir işletme biriminden gelen bilgiler diğer bölümlere de iletilebilmeli ve oralarda da kullanılabilmelidir. Bir bilişim sistemi işletmenin bölümlerinin, taraflı (o bölüm için), ve tarafsız (diğer bölümler için) bilgi ihtiyaçlarını karşılamalıdır (Radding, 1999).

Böyle bir bilişim sistemi çoğunlukla merkezi, tek bir veri tabanı kullanır. Burada bütün bilgiler toplanır ve değişik uygulamalarda ve her bir bölümün kullanımı için işlenir. Sistem programları ve bir raporlama sistemi veri tabanının tutarlılığını ve verilerin güvenliğini sağlar (Radding, 1999).

Günümüzde bilişim sistemlerinin, işletme içi iş süreçlerinin iyileştirilmesi için incelenmesine bilişim (Business Engineering -İş Mühendisliği) sistemlerinin sağlayabileceği katkı anlaşılmıştır. Bu incelemelerin sonucu iyileştirilmiş (optimize edilmiş) iş akışına ulaşılır. Eğer bilişim sistemleri, bütün işletme içi bölümleri sarıyor ve bilgiler arasında bağlantılar üretiyorsa, buna Tamamen Planlanmış veya Entegre

bilişim sistemleri “ Kurumsal Kaynak Planlama, ERP sistemi ” denir (Radding, 1999).

Bir işletmeye ait değer zincirini optimize etme amacını güden ERP paketleri, bu amaca ulaşma yolunda belirli bir teknoloji yapısını kullanırlar. Bu teknoloji katmanları Donanım, İşletim Sistemi, İlişkilendirilmiş Veri Tabanı Yönetim Sistemi, İş Mantığı ve Kullanıcı ara yüzünden oluşur.

Şekil 5.4: Kurumsal kaynak planlama bilgi işlem mimarisi

Genelde bu teknolojiyi kullanan ERP sistemleri esasen işletmelerin ana faaliyetlerini gerçekleştirirken elde ettikleri verileri depolayan merkezi bir depo olarak da düşünülebilir. Hiç şüphesiz bu sistemler veriyi sadece depolamakla kalmamakta ve aynı zamanda aynı faaliyetlere ilişkin operasyonların yürümesine de destek olmaktadırlar. Bu kavramı biraz daha açıklaştırmak gerekirse; ERP sistemleri topladığı verileri işe yarayan ve analiz edilebilir bilgiye dönüştüren ve bu yolla toplanan verileri işletmenin iş kararlarını almada kullandıkları destek bilgi haline dönüştüren sistemlerdir (Sadowski, 2004). Temel uygulamalar altında firmanın genel bilgi tanımları yer almaktadır. Bunlar stok kartları tanımı, Müşteri tedarikçi (Cari

DONANIM İŞLETME SİSTEMİ VERİ TABANI YÖN. SİSTEMİ

İŞ MANTIĞI KULLANICI

kart tanımları), tesis, depo, barkod, çoklu para ve ölçü birimi, sistem kullanıcıları ve yetkileri, günlük döviz kurları, işletme çalışma takvimi, gibi birçok bilginin tanımlandığı uygulamalardır. Burada genellikle tüm firma için ortak anlam ifade eden tanımlamalar yapılır. Amacı ise merkezi bir veri yönetimi sağlayabilmektir. Örneğin stok kartları için ele alınacak olursa, stok kartlarının tanımladığı tek ve merkezi bir sistem kurulduğu için ileride herhangi bir departmandan gelen bilgi değişiklik isteği tek bir yerden yapılacaktır. Böylelikle bilginin kontrollü bir şekilde takibi sağlanmış olacaktır.

Ofis Önü Bilgi Sistemi; Müşterilerle ilişkileri ve işletme fonksiyonlarını destekler. Ofis Arkası Bilgi Sistemi; İşletme içi operasyonları ve tedarikçilerle ilişkileri destekler. Ofis Önü ve Ofis Arkası Bilgi Sistemleri bilgi yönetimi ve karar destek sistemlerini verilerle besler (Meissner, 2000). Çağdaş bilgi sisteminde müşteriler ve tedarikçiler internet üzerinden e- ticaretle ilişki kurarlar. Bugün pek çok firma çalışanları ile bilgi sistemi arasındaki iletişimi desteklemek için intranete sahiptir. ERP ise tüm işletme fonksiyonlarının, tedarikçi ve müşterilerin entegrasyonunu sağlamaktadır .

Bilgi işlem teknolojisi çok hızlı bir gelişim içindedir. 4.Kuşak dilleri (Fourth Generation Languages), ilişkisel veri tabanları (Relational Database Management Systems - RDBMS), müşteri hizmet birimi (Client / Server) mimarisi, grafik kullanıcı arayüzü (Graphic User Interface GUI), bilgisayar destekli sistem mühendisliği (Computer Aided Systems Engineering - CASE) ve bu yeni yaklaşımlarla paketler üzerinde kolaylıkla uyarlama (Customization) yapabilme yetisi gibi yeni bilişim teknolojilerinin hızlı gelişimi ERP sistemlerinin geliştirilmesinde etkili olmuştur (Hagman, 2000).

ERP sistemi, teknoloji ortakları ve endüstri analistlerince bugünün en önemli bilişim- yönetim sorunlarını çözecek yaklaşım olarak değerlendirilen üç bağlı istemci/sunucu mimarisine sahiptir. Üç bağlı mimari, sistemi, her biri kendi fonksiyonunun taleplerini karşılayacak üç fonksiyonel katmana ayırmaktadır: Veri tabanı katmanı merkezi sunucular veya mainframe ana bilgisayarlar üzerinde bulunmakta; uygulama katmanı, sistemin ofis ve departmanlar için bilgi hazırlayan ve biçimlendiren süreç

mantığını tutmakta; sunum katmanı ise kişisel bilgisayarlar üzerinde yerleşmiş olup, verilerin sunumuna ilişkin tüm görevleri yerine getirmekte ve karmaşık uygulamalar ve verilere kolay erişimi sağlayan kullanıcı arayüzünü içermektedir (Sadowski, 2004).

İşletmelerde bilgisayar kullanmayan hiçbir eleman bırakmayacak biçimde gelişme sürmektedir. ERP’ de veriler, genellikle farklı yerlerdeki veri tabanlarına dağıtılmış durumdadır. Bu veri tabanları bir şebeke sistemi ile birbirlerine bağlı olmak durumundadır. Kullanıcının görmek istediği veri/verilerin nerede olduğunu bilmesi gerekmemekte, sistem istenilen veri/verileri istenilen formatta kullanıcının hizmetine sunmaktadır. Bu ilişki Client/Server (müşteri/hizmet veren) yapısı ile çok daha etkin bir hale getirilmektedir. Bu yapıda bir çift program aynı anda çalışmaktadır. Client tarafında hizmet için istekte bulunulmakta, Server tarafında ise bu isteklere cevap verilebilmektedir. Dolayısıyla müşteri ön tarafta isteklerde bulunurken arka tarafta sunucu istenilenleri gerçekleştirmektedir (Radding, 1999). İstemci / sunucu tasarımı, bilgiyi bir ağ üzerinde fiziki noktalara dağıtmakta, değişik bilgisayarlarda saklamakta, oluşan bu dağıtık veri tabanı sistemi içinde elektronik iletişim teknolojisi ve grafik kullanıcı arayüzler ile bağlantı sağlamaktadır. Böylece ağ üzerindeki herhangi bir kullanıcı program ve veri tabanlarının konumuna bakmaksızın küresel verilere ulaşabilmekte, dağıtık veri sistemi tekil bir birim gibi kullanılabilmektedir. Böylece şu fonksiyonlar sağlanmaktadır (Harwood, 2002):

• Üst düzey bilgi entegrasyonu • En güncel bilgiye hızlı ulaşım

• Küresel lojistik, envanter kontrol ve arz/talep entegrasyonu • Pazar/müşteri/iş dünyası oluşumlarına anında tepki

• Grafik kullanıcı ara yüzü • SQL(ilişkisel veri tabanı)

• 4GL /Nesneye dayalı programlama-OOP) • İstemci/sunucu mimarisi

• Açık sistemler

• Değişik tabanlara deste -TCP / IP

• Veri soyutlama • Bilgi saklama • Veraset

• Dinamik bağlama • Yeniden kullanabilirlik

• Yazılım sistemlerinin güvenliği

Coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrika, tedarikçi firma ve dağıtım merkezlerinin eşgüdümlü olarak planlanması yüksek düzeyde bir bilgi entegrasyonu ve iletişimini gerektirmektedir. Hatta bu entegrasyonun yurt dışı bağlantılar nedeniyle küresel boyutlara taşınması gerekmektedir. Farklı birimler arasında yatay elektronik bilgi değişim hızının yüksekliği ERP’ nin temel taşlarından biridir. Client /Server (İstemci/Sunucu veren) bilgi işlem teknolojisi, hiyerarşik, dağıtılmış ve ilişkisel veri tabanı, standart sorgulama dilleri, farklı ülkelerdeki tesisler veya bu ülkelerle olan ilişkiler nedeni ile çok dilli kullanım, dördüncü kuşak programlama dili kullanımı, açık sistem mimarisi, uygulama programlarına grafiksel bağlantı kurabilme, personel, bakım kalite vd. çok sayıda uygulamayı kapsaması, raporlama esneklikleri, farklı üretim yapılarına (stok için veya siparişe göre üretim) uyum gösterebilme yazılımlarında bulunması gereken diğer özelliklerdir (Meissner, 2000). Özellikle müşteri/sunucu teknolojisi, ERP endüstrisinin yükselmesine yardım eden önemli bir etkendir. Böylelikle, verinin hangi noktada olduğu önemli olmaksızın küresel boyutta veriye ulaşılması ve kullanılması olası hale gelmektedir. Küresel boyutta tasarımlanan ERP veri tabanı tek bir noktadan kullanılabilmektedir. Bir fabrikada yaratılan teknolojik bilgiden diğer fabrikalar anında yararlanabilmektedir. Yine bir bölgedeki yeni tedarikçi firmanın özellikleri diğer bölgelerdeki fabrikalarca da bilinir hale gelmektedir. Tüm stoklar (özellikle yedek parça) merkezi olarak değerlendirildiğinden stok optimizasyonu daha etkin olarak gerçekleştirile bilmektedir (Shtub, 1999).

Client/ Server yapısı tasarım, mühendislik, atölye veri takibi, tezgâh yükleme gibi uygulamalarda büyük hız ve esneklik sağlamaktadır. ERP yazılımlarında bu yapı, kullanım etkinliği ve verimliliğini artırmaktadır. ERP, dağıtılmış veri tabanları, yani

fiziksel olarak farklı yerlerde bulunan veri tabanları arasındaki entegrasyonu ile, kullanıcıya istediği veriyi istediği anda verebilecek şekilde kurulmakta, veri tabanları da tek bir işlem ile güncelleştirilmektedir (Sadowski, 2004).

Zaman içinde enformasyon sistemleri enformasyonu sakladıkları şeklinde ciddi bir şöhrete sahip olmuşlardır. Bunun üstesinden gelmek amacıyla yapılan çeşitli girişimler çeşitli araçların ( EIS- Executive Information Systems;, BI- Business Intelligence; vb.) ortaya çıkmasıyla sonuçlanmış olup bu sayede, aranan enformasyonu elde etmek hızla kolaylaşmıştır.

Yönetim Yürütme Sistemleri (EIS); anahtar performans ölçülerine odaklanan işletme yöneticilerine gereken üst düzey bakış açıları sunmak amacıyla geliştirildiler. Kullanıcı dostu olarak adlandırılan yapıda olup, özel koşulların raporlanmasını ve eğilim/trend analizleri yapılmasını sağlamaktaydılar. Veriler çoğunlukla grafik formatta gösterilirler. Belirlenen normlardan bir sapma oluştuğunda uyarılar tetiklenmekteydi. Oluşan sapmalar, ham verilere kadar indirilerek detaylarıyla incelenebilmekteydi. Genel olarak EIS’ lerin sınırlı başarıya ulaştıkları ifade edilebilir (Harwood, 2002).

1993 yılında Codd “ Online Analythical Processing; OLAP ” terimini yarattı. Bunun anlamı ilişkisel veri tabanlarının aynı zamanda analiz aracı olmasıydı. OLAP veri toplama, yönetim, işleme ve analiz amaçlı gösterim araçlarını kapsamaktadır. Çok boyutlu veri manipülasyonu, istemci/sunucu mimari, esnek raporlama ve çok kullanıcı desteği vb. konuları kapsar.

BI – iş zekası çözümlerinin kurulumları teknik uzmanlık gerektirmekte ve pahalı olarak nitelendirilmektedir. Verileri kullanıcı dostu format ve görsel cazibe ile sunduklarından, gerçek zamanlı analiz işlemlerine olanak verip, önceki araçlara kıyasla gecikmeleri yok ettiklerinden ve dahası çok kullanıcılı olduklarından İş zekası araçları çok tuttular. Bu araçlarla ilgili önemli nokta, bunların yalnızca ilgili verilere erişmeleri halinde değer yaratabilecekleridir (Davis, 2000).

Elektronik Veri Değişimi (EDI); yapısal verilerin üzerinde mutabık kalınmış mesaj standartları ile bir bilgisayar sisteminden diğerine elektronik yollardan transferidir. Temel prensip mesajın açıkça tanımlanmış bir formatı olmasıdır (ECSG, 1992). Gerek duyulan veriler, şirketin veri tabanından yüklenmekte, ASCII dosyasına çevrilmekte, sonra iletim için EDI standart formatına dönüştürülmektedir. İletim katma değerli ağ (VAN) üzerinden emniyetli bir şekilde gerçekleştirilmektedir. Alınan mesaj yeniden ASCII dosyasına dönüştürülmekte, sonra alıcının veri tabanına yüklenmek üzere uygun formata çevrilmektedir. Internet’ in ortaya çıkması Katma değerli ağ sunuculara bir alternatif oluşturmuştur. VAN’ ın cazibesi, yedeklenmesi, emniyetli oluşu ve diğer VAN’ larla bağlantı yapısıdır. Ancak iletimin maliyetli oluşu, küçük işletmeler üzerinde caydırıcı etki yapmaktadır. Internet-EDI teknolojisi, geleneksel EDI mesajlarını kullanmakla beraber kriptolayıp halka açık şebeke üzerinden iletmekte, ya e-mail veya dosya transfer protokolünü (FTP) kullanmaktadır. Fakat bu iletişim yavaştır. EDI’ ye alternatif olan WEB portalları EDI’ yi yerinden oynatabilecektir. Internet’ in yaygın kullanımı, on-line olan kullanıcıların potansiyel müşteriler olduğu yönünde bir tahmin ortaya atıldı (Zakon, 2003). Müşterilere bu kolay erişim yeni bir ticari anlayışı B2C, ardından B2B’ yi doğurdu. Bütün bunlar web yeteneği olan ERP’ lerin geliştirilmesine, SCM ve CRM uygulamalarına öncülük etti. E- tedarik, ve e- ticaret iş bağlamı intranet kapsamı dışına çıkarak World Wide Web ortamına, e- uzaya taşındı. Bu da müşteriler ve tedarikçilerin EDI, e-posta ve video konferans sistemleri ile iletişimlerini birleştirdi (Harwood, 2002).