Kuruluşları ERP kullanmaya yönelten amaçlar ve nedenler

İşletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte, uluslararası piyasalara girmekte ve hatta farklı ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadır. Bu şekilde yoğun rekabet altına giren işletmeler, karşılarına çıkan fırsatları değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma, zayıf yönlerini geliştirme, olası tehlikeleri görme yolu ile rakiplerine rekabet üstünlüğü sağlama amacına yöneliktirler. Stratejileri taktik ve operasyonel düzeyde uygulama araçları ise işletme kaynaklarının kullanım planlarıdır. ERP sistemi, söz konusu kaynakların işletmenin stratejileri doğrultusunda etkin ve verimli kullanımını sağlayan bir yazılım sistemidir.

Bu sistemin amacına uygun bir şekilde kullanımı ile; • Stratejilere uygun bir işletme yönetimi,

• Tüm destek gruplarının imalat zinciri ile senkronizasyonunu sağlamak, • Tedarikçileri de imalat dinamizmi ve ERP işlevselliği içine dahil edebilmek, • Dağıtım / Lojistik sisteminin iç yönetimini optimize etmek,

• Stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı,

• Müşteri dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçi arasında yakin işbirliği ve bilgi iletişim ortamının sağlanması,

• Kalite/ Yönetmelikler/Müşteri hizmeti/Performans/ Karlılık gibi işletmenin ana parametrelerinin “ real time “ analizini yapmak,

• Elektronik Veri İletimi ( EDİ ) olanaklarını sunmak,

• İşletme fabrikaları arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi vb. üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımının sağlanması,

• Tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma imkânı olası hale gelmektedir.

Şekil 5.8: ERP kurma sebepleri ve beklentileri (Yegül, 2004)

ERP sistemi temin sürelerini ve maliyetleri global (işletme genelinde) bir anlayışla azaltma amacına yöneliktir. Her seviyede işlerin tek bir global işletme düşüncesiyle yürütüldüğü bir sistemdir. Proaktif bir düşünce ile sorunlar önceden görülerek gereken önlemler zamanında alınabilmektedir. Herhangi bir noktada alınacak bir kararın işletmenin bütününe etkileri görülebilmektedir. Bir metot değişikliğinin işletmenin global performansına etkisi değerlendirilebilmektedir. Her çalışanın istediği veriye istediği zaman erişebilme olanağı yönetim yapısını kolaylaştırmaktadır. Klasik sistemde stratejik ve global bilgilere ulaşma ve gerekli kararları verme ancak amirler yoluyla olasıdır. Hatta bu bilgiye ulaşıldığında, etkin kararlar için geç kalınmış olunmakta veya bilgi iletişimindeki sorunlar nedeniyle

hatalı olabilmektedir. ERP bu sorunları ortadan kaldırdığından yönetim kademeleri azaltılarak daha yalın bir yönetim yapısı oluşturulabilmektedir. Ayrıca tedarikçi firmalar, bölge depoları, bayi/toptancı, perakendeci ile kurulan bilgi iletişim şebekesi ile stok düzeylerini, üretim programları karşılıklı olarak görülebilmekte, böylece lojistik faaliyetlerinde etkinlik ve verimlilik artırılmaktadır. Diğer taraftan, ERP sistemlerinin her büyüklükteki işletmeler için uygun olmadığını belirtmiştir. Özellikle orta büyüklükteki işletmeler için en önemli iki sorun gerekli kaynak tahsisi ve eğitimli personeldir. Ancak, orta büyüklükteki işletmelerin bu rekabet ortamında beklemeye tahammülleri yoktur. Bu yüzden ERP yazılımları satın almalıdırlar. Organizasyonel ve İşletme Kontrolüne yönelik amaçlar bakımından incelersek (Clewett ve Franlin, 2003);

Organizasyonel Amaçlar:

• Entegre planlama ve yönetim, • Esnek organizasyonel yapı,

• Yeniden yapılanma ve mevcut aksaklıkların ortaya çıkarılması, • Gereksiz iş ve bilgi akışının azaltılması ile yalın organizasyon,

• Değişen piyasa şartlarına uyum sağlayabilecek esnek bilgi altyapısına sahip olmak,

• Dinamik satış, planlama, üretim kontrolüne sahip olmak,

İşletme kontrolüne yönelik Amaçlar:

• Stokların kontrol altında tutulabilmesi, • Gerçek zamanlı stok takibi,

• Stok hareketlerinde izlenebilirliğin sağlanması, • Satın alma işlemlerinin takibi ve kontrolü, • Tedarikçi ve fasoncu ilişkilerinin kontrolü, • Temel hammadde alımının optimizasyonu, • Planlama esnekliğinin sağlanması,

• Zaman ve maliyet karşılaştırmalı planlama simülasyonu yapabilmek, • Hammadde fazlalığı ve eksikliğini önlemek,

• Raporlama ve planlama için gereken iş gücü ve sürelerde azalma, • Geçmiş bilgilere yönelik farklı bakış açılarını içeren analiz imkânı,

ERP kullanmayan şirketler, iş uygulamalarını kağıda dayalı sistemler ile, dağınık, birbirleri ile bağlantılı olmayan yazılımları birleştirerek, yürütmeye çalışırlar. Bunun sonucu olarak, ellerinde hiçbir zaman genel bilgiler olmadığından yönetimde çok büyük sıkıntıya uğrarlar. Gerekli ve önemli bilgileri elde edebilmek için büyük çaba ve zaman harcamak zorunda kalırlar. İşte ERP sistemleri bu farklı uygulama ve işlemleri bir araya getirmek üzere tasarlanmıştır.

Kuruluştan ERP geçişe zorlayan iki önemli etken bulunmaktadır; Teknolojik nedenler ;

• Dağınık sistemlerin tekrar yerleştirilmesi,

• Bilginin kalitesini ve görünürlüğünü arttırılması, • Ticari işlemlerin ve sistemlerin bütünleştirilmesi,

• Edinilmiş iş bilgilerinin var olan teknoloji alt yapısı için bütünleştirilmesini basite indirgemek,

• Eski ve modası geçmiş sistemleri değiştirmek,

• İş hayatında büyümeyi sağlayacak genişleyebilir sistemleri elde etmek.

İşlevsel nedenler ;

• İş başarısını arttırmak, • Giderleri düşürmek,

• Müşteri memnuniyetini arttırmak, etken olmayan ve karmaşık bütün işleri basitleştirmek,

• Yeni iş stratejilerini geliştirme olanağına kavuşmak, • Küresel bir iş yaşamına uyum sağlamak.

ERP uygulaması ile birlikte şirket, kurum kaynaklarını yönetmek ve önemli iş uygulamalarını kontrol altına almak üzere yazılımları güncelleme ve geliştirme olanağına kavuşur.

Farklı Üretim Sistemleri: Geleneksel MRP II sistemleri genel olarak belli bir sektör için örneğin proses üretimi, sipariş tipi üretim için geliştirilmiş paketlerdir ve seçim doğru yapıldığında firmalarda ilgili üretim tipinde başarı ile uygulanmaktadırlar. Ancak günümüzde tek bir çeşit üretim yönetim sistemi ile çalışan firma sayısı azalmış ve melez üretim sistemleri kullanılmaya başlanmıştır. Örneğin fabrikanın bir bölümü seri montaj hatları ile çalışırken, diğer bir bölümü parti tipi üretim yapabilmektedir. Bu nedenle özellikle JIT felsefesinin MRP II sistemleri ile birlikte melez olarak uygulanmasına başlanmasından sonra bu tür sistemlerin ERP dışındaki yazılımlarla yönetilmesi pek mümkün olmamaktadır (Palanisvamy ve Frank, 2005). Uluslararası Dağıtım Zincirleri: Mevcut MRP II sistemleri, gelen talepleri toplu olarak değerlendirip mamulün çekileceği en uygun deponun tespit edilmesini sağlayan bir algoritmaya sahip değildir. Çok uluslu firmalar tedarik zincirlerini tek tek iş yerleri yerine çoklu iş yeri bazında yeniden programlamaya başladıkça ERP sistemlerine duyulan ihtiyaç da aynı oranda artmaya başlamıştır. ERP sistemleri, DRP algoritmasını da içerdiğinden bölgesel olarak taleplerin karşılanmasını ve envanter seviyelerinin gereksiz yere artmamasını sağlayarak, geniş çapta dağıtım kaynaklarını optimum şekilde planlar.

Yönetim Organizasyonlarındaki Değişim: Gelişen ve rekabetin üst düzeyde devam ettiği dünya pazarlarında değişimlere hızlı cevap verebilmek başarı için gerekli, vazgeçilmez bir unsur olmuştur. Hiyerarşik organizasyonlarla bu değişime hızlı tepki verebilmek mümkün olmamakta ve firmaların yatay haberleşmenin daha kolay sağlandığı organizasyonlara (yalın organizasyonlar) geçişleri şart olmaktadır. Organizasyon yapısını yeniden gözden geçirmekte olan çok uluslu firmalar, yerel

faaliyetler ile genel işletme hedefleri arasındaki dengenin sağlanacağı bir yapıya doğru değişim göstermek zorunda kalacaktır (Öğüt, 2001).

Fiziki Olarak Dağınık imalat Operasyonları: Farklı bölgelerdeki firmalarda imalat fonksiyonlarının entegrasyonu ancak ERP sistemleri ile sağlanabilir (Evans ve diğ. 1997).

İşletmelerin ERP yazılımlarına ihtiyaç nedenlerini üç başlıkta sorulan sorular ile incelenebilir (Sprengel ve diğ. 2006);

a) Mevcut sistemden memnuniyetsizlik ( Rekabet gücündeki kayıplar ):

1.Operasyonlar verimli bir şekilde yönetilebilmekte/izlenebilmekte midir? (ISO 9001:2000 Madde (4.1), (8.2), (8.4), 2001)

2.Faaliyet/birimlerin verimsizliği izlenebilmekte midir?(ISO 9001:2000 Madde (5.4), (7.1), (8.2), 2001)

3.Faaliyet/birimler arası entegrasyon kurulabilmiş midir?(ISO 9001:2000 Madde (4.1), (5.4), (8.2), 2001)

4.Karar vericiler ( üst yönetim ) ihtiyaç duydukları detayda ve sıklıkta güncelliğini yitirmemiş rapor ve verilere ulaşabilmekte midir?(ISO 9001:2000 Madde (5.4), (8.2), (8.4), 2001)

b) İşletmenin kendi sektörü ve diğer sektörlerle entegrasyonu:

1.İşletme kendi sektöründen bir firma ile ilişkisini sürdürmekte zorlanmakta mıdır? (ISO 9001:2000 Madde (7.2), ( 7.4), 2001)

2.İşletme yan sektörler ve çalışmak zorunda olduğu başka sektörler ile ilişkisini sürdürmekte zorlanmakta mıdır? Günümüzde ERP yazılımlarını kullanan firmaların sayılarının giderek artması firmanın kendisinin de bu gelişime ayak uydurması zorunluluğu getirmektedir. (ISO 9001:2000 Madde (7.2), ( 7.4), 2001)

c) Geleceğe yönelik planlar:

1.İşletmenin iş hacminde büyüme planı var mıdır? Bunun paralelinde operasyonlarının gittikçe kompleksleşmesi beklenmekte midir? (ISO 9001:2000 Madde (5), ( 5.4.2), 2001)

2.İşletme farklı sektöre girmeyi hedeflemiş midir? (ISO 9001:2000 Madde (5), ( 5.4.2), 2001)