Organizasyonlarda PDÜ Sisteminin Kurulması

PDÜ sisteminin bir bütün olarak görülmesi ve işleyişinin daha iyi anlaşılabilmesi için sistemin birbirini izleyen aşamalarının bir döngü biçiminde ele alınması doğru olacaktır. Bu döngü planların fizibilitesi için karar verme süreci ile başlamakta, sürekli geri bildirimlerle beslenen süreç uygulama ve gözlemle tamamlanmaktadır.

PDÜ döngüsünde, sistemden sorumlu olan kişiler çalışanlardan sürekli geri bildirimler almalıdırlar. Uygulama sırasında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşılamaması durumunda sorgulama sürecine girilmelidir. Bu noktada sorulması gereken soru:

Bu olumsuz sonucun ortaya çıkmasına neden olan etmenler nelerdir? Soruya verilecek cevap ise üç soruda aranmalıdır:

ƒ Belirlenen performans standartları gerçekçi değil midir? ƒ Planın dizaynında ne gibi yanlışlıklar yapılmıştır? ƒ Planın uygulanmasında ne gibi yanlışlıklar yapılmıştır? ƒ Yanlış PDÜ yöntemi mi seçilmiştir?

Her planda bazı farklılıklar olmakla birlikte PDÜ sisteminin kurulmasında yönetim veya konu ile görevlendirilmiş olan birimler önceden tespit edilmiş olan bir program çerçevesinde hareket ederler. Genel olarak programa hazırlık, uygulama ve revizyon biçiminde ifadelendirilebilecek bu döngüde aşağıdaki süreç izlenmektedir.

Şekil 1: PDÜ süreci

Kaynak: Michael ARMSTRONG, 1995:661, “A handbook of Personnel Management Practice” Fifth Edition, Kogan Page. Ayrıca bknz Kalder 2001:79

Planların Fizibilitesi İçin Karar Verilmesi Belirleme: -Amaçlar -Faaliyet alanı Analiz: -Kültür -Değerler -Sistemler -Tutumlar

Planların Uygulanıp Uygulanmayacağına KararVerilmesi

Değerlendirme Esaslarına Yönelik Ön Çalışmaların

Yapılması ^Kriterlerin _Belirlenmesi

Alternatif Motivasyon Metotlarının Belirlenmesi Ve Uygulanması Danışma ve Katılım

Planın Seçimi Ve Dizaynı

Çalışanların Bilgilendirilmesi Ve Eğitimleri Uygulama Gözlem Danışma Ve Katılım

1. Sebep-sorgu süreci:

Niçin PDÜ’i uygulamak istiyoruz

2. Ön hazırlık dönemi:

PDÜ bizim organizasyon kültürümüz ile uyumlu mudur?

Başarılı bir PDÜ için gerekli olan performans yönetimi ve diğer süreçlerin yerine getirilmesi için imkana sahip olunması gerekmektedir.

Yönetimin ve çalışanların tutumları PDÜ yönünde olmalıdır.

PDÜ’in yönetim ve uygulanmasından sorumlu olan çalışanlar gerekli yetenek, beceri ve donanıma sahip olmaları gerekmektedir.

Uygulanacak olan yeni yöntemin maliyetlerin kontrolü ve performans gelişimleri üzerinde bir etkisinin olup olmayacağı tespit edilmelidir.

3. Planın uygulanıp uygulanmayacağına karar verme:

Ön hazırlık döneminde sorulan sorulara verilen cevaplar organizasyon için planın doğru olduğunu gösteriyor mu?

Bu soruya verilecek cevap eğer olumlu yönde ise PDÜ ile güdülen amaçlar nelerdir?

Performans gelişimlerinin sağlanması

Performans beklentileri hakkında taraflara mesajlar verilmesi Tarafların ilgilerinin belirli noktalara yöneltmelerinin sağlanması Kültürel değişim

Rekabetçi ücret politikalarının sürdürülmesine imkan vermesi

Eğer soruya verilecek cevaplar olumsuz ise alternatiflerin neler olacağının belirlenmesi:

Motivasyonun arttırılması için işlerin yeniden dizaynı Yeni eğitim programlarının uygulamaya konulması

Organizasyon performansı ve verimliliğinin arttırılması için iş süreçlerinin gözden geçirilmesi ve revizyona gidilmesi

Organizasyon içinde liderlik yetenek ve becerilerinin geliştirilmesi için eğitimler yapılması Performans yönetim sisteminin özellikle motivasyon yönü üzerinde odaklanılması

4. Bilgi alma, danışma ve sisteme çalışanların dahil edilmeleri:

Çalışanların organizasyonun amaç ve hedefleri hakkında bilgilendirilmeleri

5. Planın dizaynı:

Performansa dayalı ücret artışlarının belirlenmesinde hangi kriterlerin kullanılacağına karar verilmelidir. Bunun için:

- Girdi kriteri olarak görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli olan bilgi ve beceriler,

- Proses kriteri olarak arzulanan sonuçlara ulaşılmasında gerekli olan davranışsal yeterlilikler, - Performans çıktı göstergeleri açısından hedeflere ulaşılması,

- Temel sorumluluk ve görevler, ortak değerler bağlamında performans gerekliliklerinin karşılanması gerekir.

Anahtar niteliğindeki işler için kriterlerin mümkün olan en geniş ve ayrıntılı bir biçimde belirlenmelidir

Belirlenen kriterler performans ölçümleri ile uyumlu hale getirilmelidir Hangi değerleme yönteminin kullanılacağına karar verilmelidir Derecelendirmenin açık ve tutarlı olması temin edilmelidir

Performans ücret büyüklükleri hakkında kurumsal bir politika belirlenmelidir Ücret aralıkları içerisinde ilerleme dereceleri ve sınırları tespit edilmelidir

Özel başarılar veya yüksek derecede performans sergilenmesi durumlarında performansa dayalı ücret ödemelerini veya ikramiye formunda olabilecek bu tür ödemelerin bir defada mı yoksa farklı aralıklarla mı yapılacağına karar verilmelidir

Performans yönetim sürecinin bir parçası olarak performans görüşmelerinden ayrı ve bağımsız olarak performansa dayalı ücret görüşmeleri düzenli aralıklarla yürütülmelidir

Programı departmanlarında uygulanacak olan yöneticiler için: dereceler, ücret artış miktarları ve bunun için ayrılan bütçe rakamlarını da içeren rehber kitapçıklar hazırlanarak verilmelidir Performansa dayalı ücretin etkinliğinin değerlendirilmesinde hangi yöntem ve metotların kullanılacağına karar verilmelidir

Performansa dayalı ücret maliyet kontrollerinin izlenebilmesi için yöntem ve metotlar geliştirilmelidir

Planın uygulanması ve geliştirilmesi için sürekli olarak çalışmalar yapılmalıdır

6. Bilgilendirme ve eğitim:

Yönetim kademelerinin PDÜ konusunda bilgilendirme ve eğitim çalışmalarının yürütülmesi Çalışanların PDÜ hakkında genel olarak bilgilendirilmeleri. Bu çalışanların, sistemin nasıl işleyeceğini öğrenmelerine ve bunun kendilerine neler kazandıracağını bilmelerine yardımcı olacaktır

7. Uygulama:

Süreçlerin işlemesi nereden ve nasıl başlayacaktır?

Planın büyük bir dikkat ve özen içerisinde uygulamaya konulması büyük bir önem taşımaktadır. Bu arada ne kadar hassas ve dikkatli olunsa da zaman içerisinde bir takım problemlerle karşılaşılacağı unutulmamalı ve bunun için hazırlıklı olunmalıdır. Sonraki dönemlerde daha az sorunla karşılaşılması açısından:

Pilot bir uygulamanın yapılması büyük yararlar sağlayacaktır

Genellikle yönetim kademelerinde yer alanların tamamına veya bir kısmına uygulanacak bu yöntem ile zaman içerisinde ortaya çıkması muhtemel sorunlara anında müdahaleler yapılabilecek ve eksikliklerin giderilmesinin ardından plan tüm çalışanlar için uygulanmaya hazır hale gelmiş olacaktır.

8. Değerlendirme:

Süreçlerin ölçülebilir ve değerlendirilebilir bir formata sokulmaları Planlar için açık hedefler oluşturulması

Gözlem ve değerleme çalışmalarının sürekli olarak yapılması

Değerleme ve gerekli durumlarda planların revizyonu için sorumluların tespit edilmesi Planların zaman içerisinde ve ihtiyaçlar doğrultusunda revize edilmesi