Norm Kadro Uygulamaları

Mülakat bulguları ve ikincil kaynaklar incelendiği zaman; 2007 yılında kurumda yapılan norm kadro çalışmalarına başlamadan önce kurumun örgütsel yapısı, misyonu, vizyonu, yasal statüsü, amaç, politika ve hedeflerinin incelenmesi anlamına gelen İş Örgütlemesinin yapılmadığı tespit edilmiştir. Örnek olarak sırasıyla A ve C kişilerinin özelinde genel olarak aşağıdaki ifadeler kullanılmıştır:

“Örgüt çözümlemesi yapılmadı (A, 20 Şubat 2017).”

“Örgütün misyonu vizyonu ve bu misyona vizyona göre görev tanımlarının olması gerektiği gibi bir düşünce yok… ya da organizasyon şemasının incelenmesi sistematik şekilde yapılmadı (C, 24 Şubat 2017).”

Hem mülakat sonuçları hem de ikincil veri kaynaklarındaki bilgiler kurumda iş analizi uygulamasının yapıldığını göstermektedir. Kurumda iş analizi konusunda bilgili olan personellere kısa süreli bir eğitimin ardından iş analizleri yaptırılmaktadır. Kurumda 2007 yılında yapılan iş analizlerinin sadece Şube Müdürleri bazında yapılıp işi bizzat yapan memurlarla birebir görüşülmediği tespit edilmiştir. Mülakattan örnek olarak sırasıyla C, D, G ve K kişilerinin özelinde genel olarak aşağıdaki ifadeler kullanılmıştır:

“İş analizleri Şube Müdürleri bazında yapıldı.” (C, Genel Sekreter; 24 Şubat

2017)

“İş analizleri yapıldı. Bizim birimde 5 Şube Müdürü vardı onlarla görüşülerek norm kadro çalışmaları yürütüldü.” (D, Şube Müdürü; 27 Şubat 2017)

“İş analizleri yapıldı ancak doğru sonuçlar olduğunu düşünmüyorum. Çünkü memurlarla yani işi yapanlarla görüşülmedi.” (G, Rektör Yardımcısı; 2 Mart

2017)

“2007 yılında norm kadro çalışması kapsamında iş analizi yapılmıştı ancak ben o dönem memur olduğum için benimle görüşme yapılmadı Şube Müdürleriyle görüşülerek iş analizleri yapılmıştı.” (K, Şube Müdürü; 8 Mart 2017)

İkincil kaynaklardan elde edilen bilgiler ışığında; 2007 yılında yapılan iş analizlerinin raporlandığı tespit edilmiştir. Personel Daire Başkanlığı Özlük Hakları Tahakkuk Şube Müdürlüğü bölümünün İş Analiz Raporu örnek olarak aşağıda verilmiştir:

Tablo 9

Özlük Hakları Tahakkuk Şube Müdürlüğü İş Analizi Raporu

Görevler İşin Ortaya Çıkış Dönemi (Ortalama) Birim Zaman Toplam Süre (Yıllık-Saat) Personel maaşlarını hazırlamak ve ödemeye hazır hale

getirmek. ^{Her ay}

4 kişi,

5 gün ¹⁶⁸⁰ Personelin kıst maaş tahakkuklarını yapmak ve ödenmesini

sağlamak. ^{Ayda 10 kişi 1 saat 120}

Personel terfilerini izlemek, kademe, terfi, ayrılmalar, işe başlama ve unvan değişikliği durumlarında düzeltme ve

fark bordrolarını hazırlamak. ^{Ayda 10 kişi}

1 saat 120

Aile ve çocuk yardımı, ölüm yardımı, doğum yardımı, aylıkla ödüllendirme gibi özlük haklarına ilişkin

tahakkukları hazırlamak ve ödenmesini sağlamak. ^{Ayda 15 kişi}

1 saat 180

Ek ders ödemelerine ilişkin işlemleri yürütmek. Her ay 4 kişi

7 gün ²³⁵² Sözleşmeli tabip ve yabancı uyruklu öğretim elemanı

ücretlerini hazırlamak ve ödemeye hazır hale getirmek. ^{Her ay 1 gün 84} Stajyer öğrenci ve geçici işçi ücretlerinin tahakkuku ve

ödenmesini sağlamak. ^{Her ay 1 gün 84} Yurtdışında bulunan personelin maaş ödemelerini

hazırlamak. ^{Her ay 2 gün 168}

İstifadan dolayı ayrılanların yurtdışı ödemelerine ilişkin

borçlandırma işlemlerini yapmak. ^{Ayda 1 kişi 5 gün 420} İdari personelin fazla mesai ödemelerini hazırlamak. Her ay ^{4 kişi,}

1 gün ³³⁶ Zorunlu tasarruflara ilişkin ödeme işlemlerini yapmak. Yılda 1 kez

1000 kişi ^{10 dk. 167} Vergi iadelerinin ödeme işlemlerini yapmak. Yılda 1 kez

1400 kişi ^{20 dk. 467} Sigorta ve Emekli sandığı ödemelerini yapmak. Yılda 1 kez 20 gün 140 Emekli personelin işlemlerini yapmak. Yılda 15 kez 1 gün 105 İcraya ilişkin kesintileri yapmak. Ayda 50 kişi 5 dk. 50 Mutemetlik görevinden dolayı tüm ödemelerin bankalar

arası EFT’sini yapmak ve kişilerin hesaplarına yatırılmasını sağlamak.

Her ay 2 gün 168

Şahıs emeklilik icmal bordrosu formunu düzenleyerek

Emekli Sandığı Genel Müdürlüğü’ne göndermek. ^{Yılda 1 kez} 20 gün ^{6 kişi 840} KPDS sonuçlarının çizelgelerini hazırlamak ve takibini

yapmak. Yılda 2 kez 2 gün 28

Maaşlardan %20’lik ilaç katılma paylarını düşmek. Her ay 4 kişi

3 gün ¹⁰⁰⁸ İsteyen personele onaylı bordro düzenlemek. Ayda 200 adet 5 dk. 200 Gelen ve giden evrakları kaydetmek. Yılda 1600

adet ^{2 dk. 54} Yazılması gereken yazıları yazmak. Yılda 500 adet 15 dk. 126 Personelin sorularını yanıtlamak. Her gün 2 saat 400

Bulgulara göre Türk Standartları Enstitüsü (TSE) için 1999-2000 yıllarında Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde yapılan İş Tanım ve Gerekleri olduğu tespit edilmiştir. Yapılan çalışmanın sonucunda oluşturulan İş Tanım ve Gereklerinin varolanı güncellemekten öteye gidemediği söylemi de ayrıca dikkat çekmektedir. Mülakattan örnek olarak sırasıyla B, H ve J kişilerinin özelinde genel olarak aşağıdaki ifadeler kullanılmıştır:

“Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde zaten iş tanımları vardı sadece onlar güncellendi diyebiliriz.” (B, Daire Başkanı; 22 Şubat 2017)

“Kurumda Kalite Yönetim Sistemi olduğu için iş tanımları zaten vardı. Güncellendi diyebiliriz.” (H, Daire Başkanı; 3 Mart 2017)

“2000 yılında TSE’ye başvurmak için özellikle görev tanımlarını 1999 yılında sisteme girdik. Herkesin görev tanımı vardı ve ona göre hareket ediliyordu o yüzden 2007 yılında güncelleme oldu desek daha doğru olur.” (J, Genel

Sekreter Yardımcısı; 7 Mart 2017)

İkincil kaynaklardan elde edilen veriler ışığında; 2007 yılında gerçekleştirilen İş Analizleri sonucunda aşağıda bir örneği olan Görev/İş Tanım Formunun her bir iş için yapıldığı tespit edilmiştir.

Tablo 10

Özlük Hakları Tahakkuk Şube Müdürlüğü Memur İş Tanım Formu

GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN

BİRİMİ Personel Daire Başkanlığı, Özlük Hakları Tahakkuk Şube Müdürlüğü STATÜSÜ (X) MEMUR ( ) SÜREKLİ İŞÇİ ( ) SÖZLEŞMELİ PERSONEL

UNVANI ŞUBE MÜDÜRÜ

SINIFI Genel İdare Hizmetleri A-GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1-GÖREV/İŞİN KISA TANIMI

İlgili mevzuat ve Sakarya Üniversitesi Rektörlüğünce belirlenen amaç, ilke ve talimatlar doğrultusunda, şube müdürlüğüne ait görevlerin sağlıklı, düzenli ve uyumlu bir şekilde yürütülmesi planlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesi.

2-GÖREV/İŞ, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

➢ Şube Müdürlüğü’nün görev alanına giren konuların sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde, ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

➢ Sorumluluğundaki hizmetlerin yürütülmesi için gerekli plan ve yönergeleri hazırlamak,

➢ Üniversite personelinin maaş, makam ve temsil tazminatı, emekli ikramiyeleri, özel gider indirimi, fazla mesai ve zorunlu tasarruf kesintileri ile ilgili iş ve işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

➢ Akademik ve İdari Personel Şube Müdürlüklerinden her ay düzenli olarak gönderilen terfi, onay ve cezaların gözönüne alınmasını sağlamak,

➢ Aile ve çocuk yardımı, doğum yardımı, ölüm yardımı gibi sosyal yardımlar ile aylıkla ödüllendirme şeklindeki ödemelerin tahakkuklarının hazırlanması takip etmek,

➢ 2547 Sayılı Kanunun 33.maddesine göre yurtdışında bulunan araştırma görevlilerinin aylık kırtasiye ve üniversite eğitim giderlerinin döviz olarak tahakkuk ettirilmesi işlemlerini yürütmek,

➢ Her yıl ağustos ayında ek ders listelerinin Yükseköğretim Kurulu’na gönderilmesini sağlamak, ➢ Özel sağlık sigorta ödemeleriyle ilgili işlemleri yapmak,

➢ Memur, sözleşmeli ve işçi personele ilişkin Emekli Sandığı, SSK ödemeleri ve bildirimlerinin yapılmasını sağlamak,

➢ İlama bağlı borçların ödenmesini takip etmek,

➢ Ödemelere ilişkin katsayı ve diğer verilerdeki değişiklikleri takip etmek,

➢ Şube Müdürlüğünün çalışma ve usullerini gözden geçirerek, bağlı birimlerin görevlerini etkinlikle yerine getirebilmesi için yetkisi içindeki tedbirleri almak,

➢ Şube Müdürlüğünün çalışma konularına ilişkin plan ve programlar yapmak ve çalışmaların bu plan ve programlar uyarınca yürütülmesini sağlamak,

➢ Müdürlük personeline mazeret izni vermek ve yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etmek, ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Daire Başkanına önerilerde bulunmak,

➢ Daire Başkanının vereceği benzer nitelikteki diğer yetkileri kullanmak ve görevleri yerine getirmek, ➢ Şube Müdürü, görev alanına giren konulardan dolayı Personel Daire Başkanına karşı sorumludur. 3-ÇALIŞMA KOŞULLARI

a) Çalışma Ortamı Kapalı alan b) İş Riski Yok

4-GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA ( ) FİZİKSEL ÇABA (X) ZİHİNSEL ÇABA

B-ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1-GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ

4 yıllık yüksek öğrenim mezunu olmak. İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Siyasal Bilgiler Fakültesi ya da eşdeğer yükseköğrenim kurumlarından mezun olanlar tercih edilir.

4-GEREKLİ HİZMET SÜRESİ

Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri.

İkincil veri kaynaklarında İş Değerlemesi yapıldığına dair herhangi bir bilgi bulunmamaktadır. Ancak kurumdaki işlerin önem, sorumluluk, güçlük derecesi ve benzeri yönlerden birbirleriyle kıyaslanarak nispi değerlerinin belirlenerek ücretlendirme yapılmasına olanak tanıyan İş Değerlemesinin zaten 657 Devlet Memurları Kanununca yapılamayacağına dair veriye ulaşılmıştır. Yine mülakat sonuçlarına göre de İş Değerlemesinin kurumda yapılmadığı tespit edilmiştir. Örnek olarak A kişisinin özelinde genel olarak aşağıdaki ifade kullanılmıştır:

“İş Değerlemesi yapılması olanaksız ve gereksiz. Çünkü mevzuat izin vermiyor böyle bir uygulamaya.” (A, Şube Müdürü; 20 Şubat 2017)

Norm kadro çalışmalarının tamamlandığını gösteren Norm Kadro Kılavuzunun oluşturulmadığı ve personele çalışma ile ilgili geri bildirim yapılmadığı tespit edilmiştir. Örnek olarak L kişisinin özelinde genel olarak aşağıdaki ifade kullanılmıştır:

“Norm Kadro çalışmaları sonucunda herhangi bir geri bildirim yapılmadı… Norm Kadro kılavuzu görmedim hiç.” (L, Fakülte Sekreteri; 9 Mart 2017)

İkincil kaynaklar ışığında; norm kadro çalışmaları sonucunda kılavuz yerine gerekçelerle işlemin bitirildiği ve gerekçelere göre personel sayısı fazlası-eksiği olan, birleştirilmesi ve kapatılması gereken birimler olduğu tespit edilmiştir. Norm Kadro Kılavuzu Gerekçe örneği olarak; Sakarya Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Norm Kadro Kılavuzu Gerekçeleri şu şekilde belirtilmiştir:

• Personel Daire Başkanlığı, Sakarya Üniversitesi’nde görev yapan idari ve akademik personelin özlük işlemlerinin yerine getirilmesi, maaş ve özlük haklarına ilişkin diğer tahakkuklarının yapılması ve idari personelin hizmet içi eğitim çalışmalarının yürütülmesiyle görevlidir. Mevcut yapıda Daire Başkanlığının alt örgütlenmesi aşağıdaki şekildedir:

• Akademik Tayin Şube Müdürlüğü • İdari Tayin Şube Müdürlüğü

• Özlük Hakları Tahakkuk Şube Müdürlüğü • Sicil Şube Müdürlüğü

• Yapılan örgüt ve iş analizi çalışmalarının sonucunda, daire başkanlığının alt örgütlenmesinde değişikliğe gidilmiştir. Sicil Şube Müdürlüğü ile Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü kaldırılarak daire başkanlığının “Akademik Personel”, “Personel ve Eğitim” ve “Özlük Hakları Tahakkuk” olmak üzere üç şube müdürlüğünden oluşması öngörülmüştür. Değişikliğe paralel olarak, önerilen yapılanmada Akademik Personel Şube Müdürlüğü, akademik personelin tayin ve sicil işlemlerini yürütecektir. Personel ve Eğitim Şube Müdürlüğü ise, idari personelin tayin ve sicil işlemlerini yürütmenin yanı sıra, hizmet içi eğitim çalışmalarını da üstlenecektir. Özlük Hakları Tahakkuk Şube Müdürlüğü’nün görev tanımında herhangi bir değişiklik olmamıştır.

Personel Daire Başkanlığı’nın dolu kadroları aşağıdaki şekildedir:

Kadronun unvanı Sınıfı Dolu Kadro Sayısı

Personel Daire Başkanı GİH 1

Şube Müdürü GİH 4 Fakülte Sekreteri GİH 1 Şef GİH 2 Ayniyat Saymanı GİH 1 Çözümleyici GİH 1 Bilgisayar İşletmeni GİH 8 Sekreter GİH 1 Memur GİH 2

Veri Hazırlama ve Kontrol

İşletmeni ^{GİH 1}

TOPLAM 22

• Değerlendirmeler sonucunda Personel Daire Başkanlığı’nın norm kadro yapısı aşağıdaki gibidir:

Personel Daire Başkanı

• Şube Müdürü (Akademik Personel Şube Müdürlüğü) ▪ Şef

• Memur (3 adet)

• Bilgisayar İşletmeni (2 adet)

• Şube Müdürü (Personel ve Eğitim Şube Müdürlüğü) ▪ Eğitim Uzmanı

• Memur (2 adet) • Bilgisayar İşletmeni

• Şube Müdürü (Özlük Hakları Tahakkuk Şube Müdürlüğü) ▪ Şef

• Memur (3 adet)

• Bilgisayar İşletmeni (3 adet)

İnsan Kaynakları İhtiyaç Planı kapsamında genel olarak hem mülakat sonuçlarında hem de ikincil verilerden elde edilen bulgular ışığında kurumda; iş analizi yapılmadan önce ilk adım olan iş örgütlemesinin yapılmadan iş analizlerinin yapıldığı, 2007 yılında yapılan iş analizlerinde sadece Şube Müdürleri ile görüşüldüğü, iş tanım ve gereklerinin TSE için 2000’de zaten oluşturulmuş olduğu, iş değerlemesinin yapılmadığı, norm kadro kılavuzunun oluşturulmadığı, çalışma ile ilgili personele geri bildirim yapılmadığı tespit edilmiştir.