İnsan Kaynakları Birimi Olarak Personel Daire Başkanlığı

Sakarya Üniversitesi Personel Dairesi Başkanlığı, üniversitenin insan kaynakları planlaması ve çalışan politikasıyla ilişkili çalışmalar yaparak, personel sisteminin geliştirilmesine ilişkin tavsiyelerde bulunmaktadır. Bunlara ek olarak; üniversite çalışanlarının atama, özlük ve emeklilik işlerine ilişkin işlemleri, idari personelin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitim programlarını düzenleyip uygulanmasını ve yine idari personelin görevde yükselme programlarını düzenleyerek yazılı sınavlarının yapılıp sonuçlanmasını sağlamaktadır. Bu yüzden insan kaynakları birimi olarak Personel Daire Başkanlığının iş ve işlemlerinin açıklanması gerektiği düşünülmüştür. Personel Daire Başkanlığı 5 Şube Müdürlüğü’nden oluşmaktadır.

Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü: Personel Dairesi Başkanlığı idari örgütünde olan

Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü’nün temel işlevi idari personelin hizmet içi ve görevde yükselme eğitimlerinin yapılıp performans artışını sağlamaktır. Personel Dairesi Başkanı’na karşı sorumludur. Halihazırda ve yeni işe giren çalışanın eğitimini yapıp, görevde yükselme eğitimlerini eşgüdümlemeye çalışmaktadır. Görevde Yükselme Eğitimi El Kitabını tanzim edip, mevzuatlarda oluşabilecek farklılıklara göre

güncelliğini sağlayıp Görevde Yükselme Eğitim Programını yaparak, eğitim yer, süre, zaman ve eğitimcilerini belirlemektedir. Eğitim ve Sınav Yürütme Komisyonunu kurup üyelerine bildirmek, Görevde Yükselme Eğitim Programından bölümlerin bilgilendirilmesini, çalışanların eğitime katılıp eğitimin ardından sınavlarının yapılmasını sağlamaktır. Memur adaylarının Temel Eğitimi için yer ve eğitimci belirleyip eğitimcilere Devlet Personel Başkanlığınca yapılan Temel Eğitim Notları kitabındaki eğitim başlıklarını ileterek, memur adaylarının Temel Eğitime katılıp sınavlarını yapıp Temel Eğitim Değerlendirme Formunu düzenleyerek Devlet Personel Başkanlığına bildirmektedir. Memur adaylarının Hazırlayıcı Eğitim Programını belirleyerek, eğitim konularının hazırlayıp eğitimcilere bildiriminden sonra adayların Hazırlayıcı Eğitime katılımlarını sağlamaktadır. Hazırlayıcı Eğitim Programını Devlet Personel Başkanlığına gönderip sınavlarını yapmaktır. Memur adaylarının uygulamalı Staj Eğitimlerinin yapılıp sonuçlarının izlenerek; bölümlerin Hizmet İçi Eğitim isteklerini yapmaktadır. Kısacası; birim tarafından Hizmet İçi Eğitim ile ilgili tüm iş ve işlemler yürütülmektedir.

Akademik Tayin Şube Müdürlüğü: Personel Dairesi Başkanlığı idari örgütlenmesinde olan Akademik Tayin Şube Müdürlüğü'nün temel işlevi birim içi eşgüdümle verimliliği arıtmaktır. Personel Dairesi Başkanı’na karşı sorumludurlar. Kadroların doğru tutulması, ilan, atama, işe başlama prosedürleri, tekrar atama, terfi, kıdem işlemleri, asalet onayı, görevlendirmeler, yabancı vatandaşların istihdamı, kadro onayı, değişiklik önerileri, akademik yönetim unvanlarına tayin edilenlerin tablosunun oluşturulması, Yurtdışına Lisansüstü Öğrenim Görmek Üzere Gönderilecek Adayları Seçme ve Yerleştirme (YLSY) öğrenci işlemleri, askerlik işlemleri, pasaport yazışmaları, yasa-yönetmelik-mevzuat takibi, gelen-giden evrak dosyası oluşturma ve Rektörlük'te görevli akademik çalışanların izin işlerinin kovuşturması birimce yapılmaktadır. Bundan başka Maliye Bakanlığı, Devlet Personel Başkanlığı ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca talep edilen süreli formları hazırlamak, göndermek, hizmet kombinasyonu tasdikleri, 2547/35. maddesince lisansüstü işlemleri, 1416 sayılı Yasaya göre Doktora yapan bireylerin Yardımcı Doçentliğe tayin edilmesi, akademik personelin ek ödeme kovuşturması, doçent ve profesörlerin kısmi statüye geçiş işlemleri, dosyalama, akademik personel programında iş başı yapanların bilgilerinin düzenli olarak kaydı, 2547/50. maddesince Araştırma Görevlisi kadrosuna tayin işlemleri, ÖSYM

Bilgi Derleme Formlarının oluşturulması, ÜAK'dan gelen Doçentlik Sınavına başvuran adayların jürilerinde yer alan profesörlere gönderilen zarfların zimmetle devri ve hazırlanan Doçentlik Eser İnceleme Raporları'nın ÜAK'a gönderim işlemlerinin yapılmasıdır. Kısacası; birim tarafından akademik personelin tüm idari iş ve işlemleri yapılmaktadır.

Sicil Şube Müdürlüğü: Personel Dairesi Başkanlığı idari örgütlenmesinde yer alan Sicil Şube Müdürlüğü'nün temel işlevi birim içi eşgüdümü sağlayarak verimliliği artırmaktır. Personel Dairesi Başkanı’na karşı sorumludur. İdari Personelin Gizli Sicil Raporlarının doldurulup, 90 puandan 1 (bir) derece alacak çalışanların tespit edilmesi, çalışanların naklen tayin işlemleri, İlişik Kesme ve Maaş Nakil belgelerini hazırlamak, naklen giden çalışanın dosya gönderimi ve naklen gelen çalışanın dosya teslimi, emeklilik işlemleri, göreve yeni başlayan çalışanlara Emekli Sicil Numarası isteme, SSK ve Bağ-Kur'da geçirdiği hizmet süresini Emekli Sandığı Hizmetleriyle birleştirme, askerlik-ücretsiz izin-yurtdışında görev sürelerinin borçlanma işlemlerini yapmaktadır. Ayrıca çalışanların Disiplin soruşturması sonuçlarının çalışana haber verilmesi, ceza defterlerine işleme, çalışan dosyalarını saklamak ve tanzim etmek, çalışan Mal Bildirim Bildirgelerini doldurup saklamak, Hizmet Belgelerini tanzim edip akademik çalışanların 35. maddeye göre başka kuruma görevlendirme işlemlerini yürütmektedir. Kısacası; birimce akademik ve idari tüm personelin siciliyle ilgili tüm iş ve işlemleri yapılmaktadır.

İdari Tayin Şube Müdürlüğü: Personel Dairesi Başkanlığı idari örgütlenmesinde olan

İdari Tayin Şube Müdürlüğü'nün temel işlevi birim içi eşgüdümle verimliliği artırmaktır. Personel Dairesi Başkanı’na karşı sorumludur. İdari Kadro Cetvellerinin doğru tutulması, kadro iptal-kurma-dolu-boş-derece-unvan değişimi, açıktan atama, memur adaylarının istihdamı ve dosyaların açılabilmesi için evrakların tamamlanması, nakil isteği olan tayin işlemleri, 657 Sayılı Devlet Memurları Yasasındaki değişikliği izlemek, Maliye Bakanlığı, Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı, YÖK Başkanlığı ve diğer kurumların taleplerini farklı formlar ve zamanlarda hazırlamak, askere sevk-erteleme işlemleri, 657 Sayılı kanuna bağlı görevlendirmeler, senelik terfi işlemlerinin sistemli yürütülmesini ve idari personelin yıllık ve mazeret benzeri izinlerinin işlemlerini yapmaktadır. Bunlardan başka hastalık raporlarını işlemek, disiplin cezası

gerekli durumları izlemek, her mali yıl Yan Ödeme Cetvellerinin hazırlanıp vize alımı, istifa işlemleri, hizmet birleştirmeye ilişik Hareket Onayını hazırlanmak, idari çalışan giyim listesi hazırlama, 2547 Sayılı Yasanın 13/b maddesince görevlendirilmeleri, idari çalışan pasaport yazışmaları, Gelen-Giden Evrak Dosya izleme ve sözleşmeli-geçici işçi çalıştırılmasıyla ilişkili vize işlemlerini izlemektedir. Kısacası; birim tarafından idari personelin tüm idari iş ve işlemleri yapılmaktadır.

Özlük Hakları Tahakkuk Şube Müdürlüğü: Personel Dairesi Başkanlığı örgütlerinde

olan müdürlüğün temel işlevi birim içi eşgüdüm sağlayarak verimliliği artırmaktır. Birim Personel Daire Başkanı’na karşı sorumludur. Çalışanlarla ilgili özlük haklarından ortaya çıkan ödenekle tahakkukunu yaptırıp ödenmesini sağlamak, TS-EN-ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sitemi PRS.ÖHT.PS.01 doküman süreci açısından işlerin zamanında yapılmasını sağlamaktır. Başkanlığa bağlı diğer şube müdürlüklerinden her ay gönderilen terfi, ceza ve kesintilerin çalışan maaş sistemine işlenerek kısıtlı maaşların kesintisini sağlamak, unvan değişikliğinde ortaya çıkan ücret farklarının tahakkuku, çalışan sosyal yardımı, ödül benzeri ücretlerinin ödenmesini sağlamaktadır. Ücretsiz izin, askerlik, istifa, yurtdışı görevlendirmesi gibi sebeplerle önceden peşin ödenmiş olan fazla ödemelerden kaynaklanan borçlandırma işlemlerinin yapılmasını, Ödeme Emri Belgelerinin Harcama Yönetim Sitemine girişinin yapılmasını, aile bilgisi ve yabancı dil bilgisine ait değişikliklerin Kamu Bilgi Sistemine işlenmesini, tüm personelin maaşlarından kesilen sendika aidatı listelerinin hazırlanarak ilgili sendikalara iletilmesini ve her ayın 15’inde personelin maaş zarflarının internet ortamında görüntülenmesini sağlamaktadır. Akademik ve idari personellerin maaşlarından kesilen Emekli Kesenekleri ve Sosyal Güvenlik prim kesintilerinin her ay Sosyal Güvenlik Kurumu Kesenek Bilgi Sistemi internet sayfasına girişlerini, her yıl giyim yardımı listelerinin hazırlanarak tahakkukunun yapılmasını, üçer aylık dönemler halinde Rektörlük Olur’u alarak Ek Özel Hizmet Tazminatlarının tahakkukunun yapılmasını, Sözleşmeli Yabancı Uyruklu Personele her yıl başında alınan vizeler doğrultusunda maaşlarını tahakkuk ettirerek ödenmesini sağlamaktadır. Sözleşmeli Yabancı Uyruklu Personelin her ay Sosyal Güvenlik Kurumuna sigorta primlerinin gönderilerek onaylanmasını, banka ödemeleri disketlerini hazırlatmak ve tüm ödemelerle ilgili bankalarla koordinasyonu, YLSY Araştırma Görevlilerinin yurtdışı aylık, ½ kırtasiye (Mart - Eylül), sağlık, eğitim vb. giderleri ile ilgili tahakkukları hazırlayarak, Ödeme

Olur’u almak ve yurtdışı banka hesabına TCMB aracılığı ile döviz cinsinden transferinin yapılmasını, YLSY Araştırma Görevlilerinden yurtdışına çıkarken alınan Taahhüt ve Kefalet Senetlerine göre mecburi hizmetini yerine getirmeyen personelin borçlandırılmasına ilişkin işlemlerin yapılmasını sağlamaktadır. YÖK tarafından sağlanan burstan yararlanarak yurtdışına çıkması uygun bulunan Öğretim Üyesi ve Öğretim Elemanlarına yapılacak ödemelerin tahakkukunu hazırlamak, Ödeme Olur’u almak ve alınan avansların kapatılması, Fakülte, Enstitü, Konservatuvar, Yüksekokullar ve Meslek Yüksekokullarında görevli Öğretim Elemanlarına 2914 sayılı Kanunun 11. Maddesi uyarınca birimlerce tahakkuk ettirilen ek ders ücretleri ile Rektörlük Makamında çalışan personelin aylık mesai ücretlerinin banka hesaplarına transferi, işlemlerini yürütmektedir. Kısacası; birim tarafından akademik ve idari personelin özlük hakları iş ve işlemleri yapılmaktadır.

Genel olarak Personel Daire Başkanlığı akademik ve idari personelin; tayin, hizmet içi eğitim, sicil ve özlük hakları gibi personelin tüm idari iş ve işlemlerini mevzuat, yasa ve yönetmeliklere uygun olarak gerçekleştirmeye çalışmaktadır. çalışmanın konusunu oluşturan insan kaynakları planlama uygulamaları Personel Daire Başkanlığı tarafından yapılmaktadır.