Muhasebe Bilgi Sisteminin Tanımı ve Unsurları

Yoğun bir rekabetin yaşanmaya başladığı 19. yüzyılın sonları ve 20.

yüzyılın başlarından itibaren rekabet avantajı yakalamanın çok önemli olduğu küresel ekonomik düzen, işletmelerin muhasebe bilgilerinin toplanması, raporlanması, kontrolü gibi konularda ihtiyaçlarını karşılayacak muhasebe bilgi sistemi (MBS)’nin gerekliliğini ortaya çıkarmıştır (Hyvönen 2003: 155).

“Muhasebe işletme için finansal sonuçlar doğuran olay ve işlemlere ait verileri parasal tutarlar ve gereğinde diğer sayısal doneler halinde

toplayan, bu verileri işletme ile ilgisi olan belli başlı kişilerin gereksinim ve amaçlarını göz önünde bulundurarak kayıt, sınıflandırma ve analiz yoluyla işleyen, elde ettiği sonuçları çoğunluğu dönemsel olarak düzenlenen özetleyici raporlar halinde ilgililere sunan sistematik bir bilgi sağlama düzenidir.” (Büyükmirza 2017: 27). Tanımdan hareketle muhasebenin veri toplayan, verileri işleyerek bilgi üreten ve ürettiği bilgileri rapor halinde sunan bir sistem olduğu söylenebilir.

İşletmenin alt bilgi sistemlerinden biri olan muhasebe bilgi sistemi, işletmenin kaynaklarını oluşturan unsurları, bu unsurların kullanım biçimlerini ve bu kullanım sonucunda varlıklarda meydana gelen artış ve azalışlar ile işletmenin mali açıdan durumunu açıklayan bilgileri üreterek bunları ilgili kişi ve kuruluşlara ileten bir sistemdir (Acar ve Tetik 2000:

13).

İşletmeler için en temel girdilerden birisi olan bilgi, işletme içinde en çok muhasebe bilgi sistemi tarafından üretilmektedir (Özkan vd., 2013: 8).

Bu sistemde toplanan bilgiler kaydedilerek periyodik finansal tabloların hazırlanmasına ve yasaların zorunlu kıldığı raporların oluşturulmasına yardım eder (Lezki vd., 2012: 185).

Muhasebe, tüm ilgililerin benzer anlamlar yükleyeceği raporları üretip sunan ve dolayısıyla işletmenin anlaşılmasını sağlayan bir sistem olduğundan “işletmenin dili” olarak nitelendirilmektedir.

Finansal bilgi kullanıcıları açısından büyük öneme sahip olan MBS’nin unsurlarının iyi bir şekilde bilinerek bu sistemin işletme içinde etkili bir biçimde oluşturulması gerekmektedir. Sistemin unsurları birbiri ile etkileşimde bulunarak sistemin çalışmasını sağlayan elemanlardır. Sistemin etkin işlemesi unsurların belirlenen hedeflere hizmet edecek şekilde dizayn edilmesine bağlıdır. MBS’nin unsurlarını, Şekil 2’deki gibi göstermek mümkündür.

Şekil 2. Muhasebe Bilgi Sisteminin Unsurları (Gelinas ve Dull 2008: 8) Şekil 2’de ayrıntılı olarak belirtilen unsurlar, MBS’nin çok yönlü bir özelliğe sahip olduğunun göstergesidir. MBS’nin unsurlarını insan kaynakları, iletişim araçları, donanım-yazılım ve raporlar olmak üzere dört temel başlık altında toplayarak incelemek mümkündür.

1.2.2.1. İnsan Kaynakları

Birçok sistemde olduğu gibi MBS’de de en önemli unsur insandır.

MBS’de insan unsuru bir taraftan bilgiyi üretirken diğer taraftan bilgiyi kullanır. Yani insan unsuru, sistemin hem başında hem de sonunda yer almaktadır. MBS ile iç ve dış paydaşların kararlarında referans alacakları bilgiler üretilmektedir. Ayrıca diğer işletme sistemlerinin sıkça başvurduğu bilgiler de bu sistem tarafında üretilmektedir. Dolayısıyla bu durum sistemde görev alan insan kaynağına önemli sorumluluklar yüklemektedir.

İşletmelerde böylesine önemli bir sorumluluğu yerine getiren unsur

Alanında eğitim almış, mesleki yeterliliğe haiz, iletişim yeteneği ve tarafsızlık gibi kişisel özelliklere sahip, tecrübeli insan kaynağının varlığı sistemin etkin işleyişi açısından önemlidir (Şengel 2011: 170).

1.2.2.2. İletişim Araçları

Bilgi işlem sürecinde toplanan verilerin dayanağını oluşturan belgeler ile verilerin işlendiği kayıt elemanları, iletişim araçları olarak ifade edilmektedir. Bu araçlar, MBS’nin işlem süreçlerinin yürütülmesi için gerekli olan ortamı oluştururlar.

İletişim araçları verilerin toplanmasında kullanılan fatura, sevk irsaliyesi, gider pusulası, fiş, çek vs. gibi ilk işlem belgeleri ile verilerin işleme tabi tutulmasında kullanılan yevmiye defteri, büyük defter gibi kayıt belgelerinden oluşmaktadır (İzci 2013: 27).

İletişim araçları; işlemlerin, nicelik, özellik, yer, kişi ve zaman gibi farklı yönlerini ortaya koyarak verileri somutlaştırıp işlemleri kanıtlanabilir hale getirmektedir (Bülbül 2015: 28).

1.2.2.3. Donanım ve Yazılım

MBS’lerde işlem süreçleri önceleri manuel olarak izlenmekte iken teknolojik gelişmelere bağlı olarak günümüzde bilgisayar ortamında izlenmektedir. Günümüz teknolojisi MBS’ler için çok farklı donanım ve yazılım alternatifleri sunmaktadır.

İşlemlerin manuel olarak yürütülmesi yerine donanım ve yazılım sistemlerinin kullanılarak yürütülmesi, daha hızlı, daha güvenli ve daha düşük maliyetle işlem yapılmasını sağlamaktadır (Demir 2005: 148).

İşletmelerin etkin bir bilgi işlem sistemi kurmaları MBS’den kaliteli çıktılar elde etmeleri açısından oldukça önemlidir.

1.2.2.4. Raporlar

Raporlar; muhasebe bilgi sisteminin çıktılarıdır. Muhasebe sistemi kapsamında hazırlanan raporların amacı, bilgi kullanıcılarına bilgi sağlayarak alınacak kararlara destek olmaktır (Canbolat 2006: 69). Raporlar

aracılığıyla, gerek iç paydaşlara gerekse dış paydaşlara işletmenin finansal durumu hakkında bilgiler sunulmaktadır. İşletmenin iç paydaşlarının kullanımına sunulan raporlar iç raporlar, dış paydaşlarının kullanımına sunulan raporlar ise dış raporlar olarak adlandırılmaktadır.

İç raporlar, yöneticilerin karar alma süreçlerinde başvuracakları bilgi kaynaklarıdır. Hazırlanacak raporların miktarı ve niteliği işletmelerin yapılarına ve ihtiyaçlarına göre değişiklik arz etmektedir. Bu raporlara örnek olarak; performans raporları, üretim raporları, satış raporları, maliyet raporları gösterilebilir. Bu raporların kanunlarla belirlenmiş standart bir şekil şartı yoktur (Savsar 2005: 56). Ancak hem iç paydaşlara hem de dış paydaşlara sunulan; dolayısıyla hem iç raporlar hem de dış raporlar içinde karakterize edilebilecek bilanço, gelir tablosu gibi raporlar için bu durum geçerli değildir.

İşletmenin dış paydaşlarının kullanımına sunulan raporlara dış rapor adı verilmektedir. Bu raporlara bilanço, gelir tablosu, kredi kurumlarına verilen raporlar, yıllık faaliyet raporları örnek olarak gösterilebilir (Sürmeli 1996: 42). Bu raporların bazıları genel amaçlı olarak düzenlenmekte iken, bazıları sadece belirli ihtiyaçlara cevap verecek bilgileri içeren özel amaçlı raporlar olarak düzenlenmektedir. Dış raporların yasa, yönetmelik vb.

düzenlemelerle belirlenmiş ilkelere, şekil şartlarına ve zaman aralıklarına uygun olarak düzenlenmesi gerekmektedir.