Rekabet analizi
Kurumsal ve toplumsal değerler
Senaryoların değerlendirilmesi Karar Süreçleri “Acil” plan Teknik yönetim süreçleri Kriz Yönetimi Planı İletişim süreçleri Krizin kapsama alanı Çalışanlar stratejisi Uygulama planı Teknik yönetim performansı
Kurumsal İletişim performansı Liderlik performansı
Hedef ve stratejiler performansı
Tüm sosyal ortaklara son duyuru
Şekil 5. Kriz Planı
Kaynak: Kadıbeşegil, 2003: 73
Hedef ve stratejiler
Arşiv ve dökümantasyon Kriz yönetimi süreçleri
Performans kriterleri
Kadıbeşegil’e (2003: 74-75). göre kriz planının parçalarını şu noktalar oluşturur;
1. Bir kriz yönetimi yapılacağı kararı yönetimin hangi kademeleri tarafında alınacaktır plan bunu tespit etmelidir.
2. Kriz yönetimi ile kriz iletişimi yönetimi birlikte hayata geçirilmelidir. O halde, kriz yönetimi yapılacağı kararı verildiği anda, kurumun iç ve dış iletişimi kim tarafından ve nasıl kontrol altında tutulacaktır. Plan bu konuya açıklık getirebilir.
3. Kriz ve kriz iletişimi yönetecek birileri olmalıdır. Bunlar kimlerden oluşmalıdır, yetkileri ne olacaktır, kurum içinden ve dışından bu komiteye kimler alınmalıdır, plan bu konularda yönetim alacağı kararlara yol gösterici bir yaklaşım getirmelidir.
4. Kriz komitesi fiziki koşullarını nerede oluşturacaktır. Kurumun hangi odasında toplanacaktır. Bu odada hangi teknik donanım olmalıdır. Plan bu konuda yol gösterici saptamaları içermelidir.
5. Krizle ilgili teknik bilgilerin üretilmesi ve üretilen bilgilerin stratejik karar süreçlerinden geçirilip iletişim ortamlarına taşınması gerekecektir. O halde bu teknik bilgiler kimler tarafından üretilecektir? Kriz komitesi ile teknik bilgelerin üretilmesi arasındaki süreçler zaman karşı yarış içinde nasıl hayata geçirilecektir.? Kriz planı bunları da kapsamalıdır.
6. Mevcut durumun analizi ile ilgili hangi yöntemler kullanılacaktır? Zararlar/hasar varsa tespiti ile ilgili ne yapılacaktır? Kamuoyunun bilgilendirilmesine yönelik çalışmalara ışık tutacak bu çalışmalar bilgi üretimine nasıl yansıyacaktır? Kriz planı bunları da kapsamalıdır.
7. Kurumun müttefikleri, iş ortakları kimlerdir? En olumsuz koşullar altında bile kurumla omuz omuza verecek kişi ve kurumlar tanımlanmalıdır. Akademisyenler, hukukçular, siyasetçiler, araştırmacılar, iletişim uzmanları, sivil toplum örgütleri dört bir taraftan ilgi ve moral destek alınabilecek kişi ve kurumların güncel bilgileri kriz planına iliştirilmelidir. 8. Kriz esnasında finansal kararların alınması büyük önem taşımaktadır. Daha önce normal dönemler için yapılmış plan ve programlar beklide rafa kaldırılacaktır. Belki de yaşam ve ölüm arasında gidip gelinmektedir.
Böyle durumlarda finansal radikal içerikli olabilir. Bu kararlara yönelik yetki ve sorumluluk paylaşımı kriz planlarında tarif edilebilir.
9. Yurt dışında ortaklar varsa kriz sırasında bu ortakların konumu ayrı bir başlık altında değerlendirilmelidir. Karşı tarafa doğru bir muhatap çok önemli sorunların aşılmasında büyük etken olabilir. Saat farkları, resmi tatiller, kültürel farklılıklar, kriz sırasında kurumların içlerinde bambaşka krizlerin doğmasına neden olan, basit, küçük ancak önemli ayrıntılardır. 10. Sözcüler kim olacaktır? Medyaya, çalışanlara, iş ortaklarına,
tedarikçilerine, hükümete ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarına karşı çalıştığımız şirket adına kimler yetkili kılınacaktır? Bu kişiler var olan bilgiyi nasıl enformasyona dönüştüreceklerdir? Dokümantasyon nasıl yapılacaktır?
11. Araştırmalar kriz ortamlarında önemli rol oynamaktadır. Ne tür araştırmaların kimler tarafından yapılabileceği, ne kadar zamanda sonuçlandırılabileceği önemli bir bilgidir. Kriz planı bu konuda da bize ipuçları vermelidir.
12. Borsa ve diğer resmi kurumlarla olan iletişim kriz ortamlarında daha titizlik ister. Bu nedenle bu tür kurumlara gidecek olan bilgilerin birkaç filtreden geçmiş olması için farklı süreçler izlenmesi gerekebilir.
13. Krizin ilk 24 saati ile onu izleyen günlerde çalışmaların nasıl sürdürüleceği konusunda kriz planında ayrı bir bölüm yer almalıdır
Kriz yönetim planlaması, basit heyecanların kriz gibi algılanıp gereksi panik ve stres yaratılmasını, ciddi tehditlerin hafife alınmamasını, örgütteki herkesin krize duyarlı hale getirilmesini ve zamanında doğru tepki vermeye hazır kılınmasını sağlayacaktır. (Pira, 2005: 99).
1.8.2. Kriz Senaryosu
Kriz gerçeğini kabul etmek birinci aşama ise, ikinci aşama kriz yönetime geçip senaryoların oluşturulmasıdır (Kadıbeşegil, 2003: 62). Krizle baş edebilmenin yollarından biri de kriz yönetim planlarının yanında kriz senaryoları hazırlayıp
bunları dönem dönem bir kriz yaşanıyormuşçasına uygulamaktır. Bu nedenle işletmelerdeki kriz yönetim ekipleri zaman zaman bir araya gelerek, çeşitli senaryolar üretmeli ve bunları aynen uygulayarak yapılanları gözden geçirip varsa eksiklikler belirlenmelidir. Kriz senaryoları sayesinde işletmelerin her türlü krize hazırlıklı olmaları mümkün olacaktır (Göksel ve Yurdakul, 2004: 430).
Kriz dönemlerinde yönetim planı ve iletişim stratejisi izleyeceğimiz konusunda ön hazırlıklarımızı yapmamıza, geliştirilecek olan senaryolar yön verecektir (Kadıbeşegil, 2003: 63). Herhangi bir kriz anında kimin ne zaman, ne görev alacağı, iletişimin nasıl kurulacağı, hangi kaynakların ne şekilde kullanılacağı daha önceden hazırlanan senaryolar üzerinde oluşturulmaktadır (Aydın, 2004: 32).
Bir yılda en az bir kez, şirketi yöneten kadrolar, işyeri dışında bir ortamda bir araya gelip kriz senaryoları üretmek için bir ortak çalışma yapmalıdır (Kadıbeşegil, 2003: 64). Beyin fırtınası kullanılarak hazırlanan senaryolar, bir şirkete yönelik muhtemel kriz alanları ile ilgili olmalı ve bu tehditlerin gerçekleşmesi durumunda ortaya çıkacak ana sorunlar üzerinde yoğunlaşmalıdır. Senaryo bu amaçla yapılması gereken belli eylemleri; kriz yönetimi takımının karşı karşıya kaldığı seçenekleri ve bu seçimlerin muhtemel sonuçlarını; bilgilendirilmesi/ikna edilmesi gereken belli başlı toplum kesimlerini; krizlerin içinde gerçekleştiği iç ve dış koşulları belirtecektir (Aydın, 2004: 32).
Senaryolar, belirli türdeki krizlerin ortaya çıkacağını varsayacak ve buların nasıl gelişeceğini ayrıntılı olarak gösterecektir. Hazırlanan kriz planları ve senaryoları sayesinde işletme krize hazırlıklı girmiş olacaktır. Krizin olumsuz etkilerinden en az zararla kurtulacak ya da hiç zarar görmeyecek belki de bir fırsat da kazanmış olacaktır. Önceden senaryosu geliştirilmiş türden bir kriz meydana geldiği takdirde kuruluş hazırlamış olduğu kriz yönetimi planını uygulamaya koyar ve başarılı bir şekilde krizi atlatır.
Krize karşı senaryo hazırlarken unutulmaması gereken notlar aşağıdaki gibi sıralayabiliriz (Global, 1995: 11).
o Problemin tanımlanması
o Problemin kuruluşa nasıl zarar vereceğini içeren bilgilerin hazırlanması
o Problemin hızla çözülebilmesi için en az üç tane çözüm yazılması o (Her problemi çözebilmek için birden fazla yol üretilebilir.)
o Hazırlanan çözümlerden kuruluşun yönetim anlayışına en uygunun seçilmesi
o Seçilen ve uygulanacak olan çözüm sonuçlarının neler olabileceğinin ortaya konulması ve değerlendirilmesi.
Krizi önlemek için hazırlanan bu senaryo bir grup tarafından oluşturulur. Bu grup içinde yer alan bireyler konularında uzman ve konuyla ilgili eğitilmiş kişilerdir. Bu kişiler kriz yönetim planı hazırlamak, senaryo geliştirmek ve gerektiğinde uygulamaya geçirilmesinde aktif rol oynamakla yükümlüdür.
KRİZ SENARYOLARI HAZIRLANMASI