Kurumsal Kaynak Planlaması Paketinin Seçimi ve Kurulum Süreci

aracılığıyla çeşitli departmanları bir kaynak içinde birleştirmektir. Bir kurumsal kaynak planlaması aracılığıyla yönetilen bilgilerden farklı şekilde yararlanılabilir. Örnek olarak; üretimde, müşteri servisinde, muhasebe ve finansmanda çalışanların ve yöneticilerin daha etkili kararlar alabilmeleri için sistem içindeki bilgiler daha güvenilir niteliktedir. Günümüzde iş dünyasında bilgi paylaşımı yeteneği ile bu sistem farklı bölümlere birbirleri ile uyum içinde çalışma kapasitesi ve ortak bir arabirim içinde iletişim kurma yeteneği sağlayan çok değerli bir araç haline gelmiştir289.

Yönetimde ihtiyaç duyulan bölümlerarası bütünleşme ve işbirliği sağlama, veri işleyen sistemlerin firmanın tüm faaliyetlerine yayılmasını, ortak dil, bilgi ağı, sembol ve anlayış ile amaç birliği sağlanarak çalışmasını gerektirmektedir. Bu nedenle kurumsal kaynak planlaması sistemlerinin, etkinliği arttırmak, iş süreçlerini hızlandırmak, verimliliği yükseltmek, müşteri beklentilerini karşılamak ve daha iyi enformasyon sağlayarak alınan kararların etkinliğini ve kalitesini yükseltmek gibi birçok yarara yol açması beklenmektedir290. Bu nedenle seçilecek kurumsal kaynak planlaması paketinin seçimi ve kurulumu ayrı bir önem taşımaktadır. Kurumsal kaynak planlaması paketinin seçiminde dikkate alınacak kriterler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir;

• Fonksiyonel olarak uyumlu olması, • Maliyet avantajı sağlaması,

• Kurumsal kaynak planlaması paketinin alındığı yazılım ve danışmanlık firmasının güvenilir ve uzman olması,

288 _{Güleş, Öğüt, Paksoy, a.g.e., s.99.} 289 _{Tarn, Yen, Beaumont, a.g.e., p.27.}

290 _{Gökhan Özer, Rahmi Yücel, Murat Yılmaz, “Kurumsal Kaynak Planlaması Sistemlerine Yönelik} Kullanıcı Algılarının Analizi”, SDÜ İİBF Dergisi, Cilt:8, Sayı:2, Yıl:2003, s.78.

• Kurulum sırasında ve sonrasında paketin alındığı firmanın destek hizmetlerinin bulunması gibi kriterler sistemin verimli bir şekilde çalışması açısından büyük önem taşımaktadır.

Kurumsal Kaynak planlaması paketinin kurulum süreci ise aşağıdaki gibi ifade edilebilir;

• Proje ekibi kurulması; orta düzey yöneticilerden ve belli başlı bölümlerin temsilcilerinden oluşan ve danışmanlarla birlikte çalışacak bir proje ekibi oluşturulmalıdır.

• Proje hedeflerinin belirlenmesi; projenin sonunda ulaşılmak istenen sonuçlar ortaya koymalıdır. Hedefler yönetim, proje, sistem ve performans hedefleri olarak projenin daha etkin bir şekilde yapılmasına yönelik olarak belirlenmelidir.

• İş süreçlerinin belirlenmesi; işletme içerisinde yapılan analizler sonucunda iş süreçleri belirlenir ve bu şekilde işletme içerisinde hangi süreçlerin gerçekleştirilip hangilerinin elimine edileceği belirlenmiş olur.

• İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması; iş süreçleri, örgütsel yapı ve süreçlere göre daha yalın bir şekilde düzenlenir. Kurumsal kaynak planlaması sistemleri yalınlaştırılmış süreçlerde daha verimli bir şekilde çalışmaktadır. • Kurumsal kaynak planlaması kurulma süreci; yalınlaştırılmış iş süreçleri,

kurumsal kaynak planlaması paketinde tanımlanır, yeni iş ve görev tanımları yapılır, ara yüzler geliştirilir, kodlamalar yapılır, raporlar ve prosedürler oluşturulur, veri dönüşümleri ve girişleri yapılır, sisteme giriş hakları belirlenir. Örgütün işleyişi ile ilgili yapılan tüm faaliyetler kurumsal kaynak planlaması sistemine aktarılarak tanımlanmış olur ve böylece departmanlararası bütünleşme sağlanmış olur.

• Eğitim; sistemden beklenen yararın sağlanması, etkin ve verimli bir şekilde çalışması ve kullanılması için çalışanlara sistemle ilgili eğitimler verilir.

• Sistemi çalışır halde tutma; sistemin sürekli bir şekilde çalışır halde tutulması sağlanır, gereksinim duyulduğunda yazılım ve danışmanlık firmasından yardım istenir291.

3.2.4. Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing)

Dış kaynak kullanımı kavramı ilk kez 1979 yılında Oxford English Dictionary’de yer almıştır. Dış kaynak kullanımı ifadesi de, literatürde ilk kez 1981 yılında Business Week’te çıkan bir makalede kullanılmıştır. İş ve yönetim yaklaşımı olarak ise, 1990’lı yıllardan itibaren yaygınlaşmaya başlamıştır292. İşletmenin ana faaliyetleri dışındaki faaliyetlerini kendisinin yapmasından ziyade bu faaliyetlerin bir bölümünü bir sözleşmeye bağlı olarak ücret karşılığında, söz konusu faaliyetlerde uzman olan bir acenteye yaptırması olarak tanımlanan dış kaynak kullanımı, ürün ve hizmetlere değer yaratan veya ekleyen günümüz yenilikçi yaklaşımlarının önemli bir bileşeni haline gelmiştir293. Dış (out) ve kaynak (source) kelimelerinden oluşan dış kaynak kullanımı, bir girişimin servis veya süreçlerinin yerine getirilmesi sorumluluğunu dış hizmet sağlayıcıya devrettiği bir yönetim yaklaşımıdır. Dış kaynak kullanımı yoluyla işletmeler, ana iş konularına, orta ve uzun dönemli hedeflerine ve farklılaştırma fırsatlarına odaklanabilmektedir. Dış kaynak kullanımı sürecinin ana aktörleri dış kaynak kullanan ve servis sağlayan iki taraf olarak gösterilebilir294.

Örgüt içerisinde dış kaynak kullanımı kararına stratejik özelliğinden dolayı daha fazla önem verilmektedir. Dış kaynak kullanımı kararı, şirketin finansal durumuna önemli bir katkı sağlaması yanında, karlılığın önemli bir belirleyici unsuru haline gelmiştir. Ancak, firmaların çoğunun dış kaynak kullanımından bekledikleri

291 _{İbrahim Pınar, Serdar Kerim Erdem, “Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Kullanıcısı İşletmelerin} Memnuniyetlerini Ölçmeye Yönelik Bir Araştırma”,

http://www.isletme.istanbul.edu.tr/dergi/nisan2002/nisan20025/dergi_nisan_2002.html (Erişim: 23.10.2003)

292 _{“Dış Kaynak Kullanımı”,}

http://tr.wikipedia.org/wiki/D%C4%B1%C5%9F_kaynak_kullan%C4%B1m%C4%B1 (Erişim:28.12.2205)

293 _{John R.Glagola, “Outsourcing: Opportunities and Challenges for Corporate Competitiveness”,}

Journal of Corporate Real Estate, Vol:2, No:1, 1999, p.41.

294 _{F.Franceschini, M. Galetto, A.Pignatelli, M. Varetto, “Outsourcing: Guidelines For a Structured} Approach,”, Benchmarking An International Journal, Vol:10, No:3, 2003, p.246.

faydaları sağlayamadığına ilişkin veriler bulunmaktadır. Örnek olarak; PA Consulting Group tarafından bir saha araştırmasında, araştırmaya katılan şirketlerin sadece %5’inin dış kaynak kullanımından bekledikleri faydaları sağladıkları ortaya çıkmıştır. Lonsdale ve Cox tarafından ortaya koyulan araştırmada da, dış kaynak kullanımı kararlarının tümüyle stratejik boyutuyla değerlendirilmeden alındığını ve birçok firmanın kısa dönemli bakış açısıyla ve kısa dönem maliyet azaltılmasına yönelik hareket ettikleri belirtilmektedir295.

Basit bir biçimde tipik olarak yapma veya satın alma kararını kapsayan dış kaynak kullanımı yeni bir yönetim düşüncesi değildir. Dış kaynak kullanımına yönelik geleneksel bir yaklaşım, işlem maliyet analizleri ve dikey bütünleşmele ilgili kararların açıklanmasına yönelik girişimlerde kurulabilir. Bazı örgütsel faaliyetler ya işletme içinde ya da işletme dışında yapılabilir, firmalar piyasa fiyatları içsel maliyetlerden daha düşük olduğunda dış kaynaklardan yararlanma yoluna gitmektedirler. Bu şekilde dış kaynaklardan yararlanma, dış bir tedarikçi tarafından sağlanan değer yaratan bir faaliyet olarak kavramsallaştırılabilir296.