Dış Kaynak Kullanımı İle İlgili Karar Alma Modeli ve Aşamaları

İşletmedeki hangi faaliyetlerin outsource edileceğinin belirlenmesi önemli bir aşamayı oluşturmaktadır. DKK uygulamalarının işletme içerisindeki süreç tipinden etkilendiği açıktır. Örnek olarak, petro-kimya, aliminyum, çinko, kâğıt üretimi gibi sürekli süreç üretimlerinde montaj üretimine kıyasla daha fazla dikey bütünleşme eğilimi oluşmaktadır. Çoğu özel sektör işletmelerinde yiyecek, temizleme, bakım ve güvenlik gibi destekleyici hizmetler dış kaynaklardan sağlanmaktadır. Bunların yanısıra, lojistik hizmetler, bilgi sistemleri gibi birçok konu da günümüzde dış kaynaklara yaptırılmaktadır302. Bir hizmetin satın alınması, bir ürünün satın alınmasından büyük farklılıklar taşımaktadır. Hizmetler soyut unsurlardan oluştukları için, hizmetin kalitesini ve maliyetini tahmin etmek oldukça zordur. Hizmetler,

301 _{Bernard Burnes, Antisthenis Anastasiadis, “Outsourcing: A Public-Private Sector Comparison”,}

Supply Chain Management: An International Journal, Vol:8, No:4, 2003, p.357, Embloton, Wright, a.g.e. p. 98, 99, 100,

302 _{Christine Harland, Louise Knight, Richard Lamming, Helen Walker, “Outsourcing: Assesing The} Risks and Benefits for Organization, Sectors and Nations”, International Journal Operations & Production Management, Vol:25, No:9, 2005, p.834.

yetkili personel tarafından yerine getirildiğinde bir ücret ödenir, eş zamanlı olarak üretilir ve tüketilirler. Hizmetler stoklanamamaktadırlar, bunun sonucu olarak da en üst seviyedeki talebin karşılanması zor ve maliyetlidir. Bu gibi koşullar bilim adamlarının hizmet pazarlamasının ürün pazarlamasından farklı olduğunu anlamalarına yol açmıştır. Sonuç olarak, dış kaynak kullanımı basit bir şekilde yap veya satın al kararı olarak ifade edilebilmektedir. Dış kaynak kullanma kararını almaya finans, pazarlama ve üretimi de kapsayan birkaç çeşitli fonksiyon aracılığıyla başlanabilir. Dış kaynak kullanımı için işletme içinde oluşturulan satın alma merkezi çoklu fonksiyonlardan oluşmaktadır. Sağlanan hizmetlerin kalite ve maliyet dengelerinin değerlendirilmesi oldukça zordur. Bu nedenle, bu konularda mesleki deneyime ve uzmanlığa sahip kişilerden oluşan bir dış kaynak kullanımı değerlendirme takımı satın alma merkezinde bulunmalıdır303.

İşletme açısından stratejik bir karar niteliği taşıyan yapma ya da almayı belirleyen, işletmenin dış kaynak kullanma kararını almasında bazı faktörler ön plana çıkmaktadır. Bunlar;

• Dış kaynaklardan yararlanmanın işletmenin rekabet gücü üzerindeki etkileri, • Dış kaynaklardan yararlanmaya konu olabilecek hizmetlerin belirlenmesi, • Tedarikçilerin belirlenmesi,

• Gerektiğinde işletmenin aynı hizmeti bünyesine alabilmesi, • Tedarikçilerin güvenilirliği,

• Tedarikçilerin hizmet kalitesi,

• Tedarikçi ile koordinasyon sağlanması ve performans değerlendirme, • Tedarikçiler tarafından önerilen şartlarda esneklik,

• En yeni ve gelişmiş ürünlerle uzmanlaşma sağlanmasıdır.

İşletmelerin dış kaynaklardan yararlanma kararını almaları konusunda, bu durumun sağladığı avantajları yanında getirdiği dezavantajları da göz önüne alarak

303 _{Arnold Maltz, Elise Truly Sautter, “Services Outsourcing: Marketing Strategy and The Internal} Competitor”, Journal of Strategic Marketing, 3,1995, s. 234,235,

hassas davranmaları gerekmektedir304. Dış kaynak kullanımı aşamaları aşağıda açıklanmaktadır.

3.2.4.3.1. Dış Kaynak Kullanım İhtiyacının Belirlenmesi

Ana yetenekler teorisi (core competencies theory) faaliyetlerin işletme içinde yapılması veya dış tedarikçilerden sağlanmasını ileri sürmektedir. Ana yetenekler dışındaki faaliyetlerin konusunda en iyi tedarikçilerin belirlenerek yerine getirilmesi hususuna dikkat edilmelidir. Ana yetenekler dışında kalan faaliyetler, eğer rekabet gücünü korumak için savunmacı durumun bir bölümü ise, işletmeler kendi bünyesinde bu faaliyetleri yerine getirebilirler305.

İşletmeler birçok nedenden dolayı dış kaynak kullanımına yönelmektedir. Önemli olan hangi alanlarda dış kaynaklardan yararlanılacağı ve bunun nedenlerinin iyi bir şekilde belirlenmesidir. Dış kaynak kullanımı, stratejik bir karar niteliğindedir. İşletmenin dışarıdan sağladığı her çeşit mal veya hizmet dış kaynak olarak nitelendirilemez. Buna örnek olarak; elektrik, doğalgaz, petro-kimya ürünleri, su ve iletişim hizmetleri verilebilir. Dış kaynak kullanımı daha önce işletme bünyesinde yerine getirilen bir faaliyetin çeşitli gerekçeler ile dışarıdan sağlanmasına karar verilmesidir. Yerine getirilen faaliyetin işletme bünyesinde yapılıyor olması bile gerekmemektedir. İşletme bünyesinde yapılabilme olanağının bulunması yeterlidir.

İşletmelerin dış kaynaklara yönelmesinin çeşitli nedenleri bulunmaktadır. Bu nedenler işletmelerin dış kaynak ihtiyacını yansıtmakta ve işletmenin rekabet gücüne önemli katkılar sağlamaktadır. Bu nedenler şu şekildedir;

• Maliyet etkinliği sağlaması, • Esnekliği geliştirmesi, • Riskin azaltılması,

• Kaynak transferi ve tahsisi,

304 _{Azim Öztürk, Konuralp Sezgili, “Dış Kaynaklardan Yararlanmanın Yeni Bir Rekabet Stratejisi} Olarak Kullanılması ve Uygulama Süreci”, Uludağ Üniversitesi İİBF Dergisi, Cilt:XXI, Sayı:2, 2002, s.137,138.

305 _{Petter Gottschalk, Hans Solli-Saether, “Critical Success Factors From IT Outsourcing Theories: An} Empirical Study”, Industrial Management & Data Systems, Vol:105, No:6, 2005, p.686.

• Verimlilik ve etkinlik artışı, • Hız sağlaması,

• İleri teknoloji yatırımları,

• Bu faaliyetlerde uzman kuruluşların deneyimlerinden yararlanılması vb.

Yukarıda ifade edilen nedenlerden dolayı, işletmeler çoğunlukla dış kaynak kullanımına yönelmektedir306.

3.2.4.3.2. İşletmenin Değerlendirilmesi

İşletmeler dış kaynaklardan yararlanmadan mevcut durumlarını, güçlü ve zayıf yönlerini, beklentilerini iyi bir şekilde belirlemelidir. Özellikle, dış kaynaklara yönelmenin örgüt kültürü üzerindeki etkilerinin araştırılması, işletmenin etkinliğini arttıracak önemli bir unsur olarak ön plana çıkmaktadır307.

Ayrıca, işletmenin mevcut strateji ve politikalarını analiz ederek, bunun sonucunda dış kaynaklara yönelmesi, uygulanacak politika ve stratejilerin yeniden gözden geçirilmesini gerekli kılmaktadır.

3.2.4.3.3. Dış Kaynak Kullanma Kararının Alınması

Dış kaynak kullanma kararının alınması yukarıda da ifade edildiği üzere, birçok faktör, göz önüne alınarak verilen stratejik bir karar niteliğindedir. Dış kaynak kullanma, işletmeye sunduğu avantajların yanında birçok dezavantajı da bünyesinde bulundurması nedeni ile üzerinde çok hassas davranılması gereken bir konudur.

Hangi faaliyet alanlarında dış kaynağa yönelme ihtiyacının bulunduğu, hangi faaliyet alanlarının işletme bünyesinde yerine getirilmesi veya dışardan sağlanılması durumuna ilişkin bir fayda/maliyet analizi yapılarak işletmeye sağlayacağı katkıların belirlenmesi verilecek kararın etkinliğini etkileyecektir308.

306 _{A.Vecdi Can, “Maliyet Yönetimi Aracı Olarak “Outsourcing” (Bir Nakliye Şirketi Örneği)”,} MÖDAV, Muhasebe Bilim Dünyası Dergisi, Cilt:6, Sayı:3, Eylül, 2004, s.154.

307 _{Öztürk, Sezgili, a.g.e. s.140.} 308 _{Fırat, a.g.e. s.68.}

3.2.4.3.4. Dış Kaynak Sağlayıcının Seçimi

Dış kaynak sağlayıcının seçimi önemli bir aşamayı oluşturmaktadır. Yerine getirilecek faaliyetlerin konusunda uzman ve yetenekli bir firmaya yaptırılması, bir anlamda işletmenin dış kaynak kullanmaya gitme nedenlerini karşılaması ve rekabet gücü sağlaması açısından önemli bir noktayı temsil etmektedir. Dış kaynak sağlayıcı işletmenin seçiminde aşağıda sıralanan faktörler göz önüne alınmaktadır. Bunlar;

• İşletme profilinin belirlenmesi, • İşletme ile ilgili bilgi toplanması, • Kontrol faaliyetleri,

• Ortak faydalar üzerinde uzlaşma, • Teklif sunmadır.

Dış kaynak sağlayıcı işletme veya işletmelerin profilleri belirlenerek bu işletmeler ile ilgili temel bilgiler toplanmalıdır. Bu bilgiler bir veri bankası oluşturularak depolanmalı ve işletmenin politika, strateji ve örgüt kültürüne en uygun işletme veya işletmeler seçilmelidir. İşletmelerin belirlenmesinden sonra işletmelerin gerçekten işletme ihtiyaçlarını karşılayacak nicelik veya niteliklere sahip olup olmadıkları kontrol edilmelidir. Söz konusu kontrol faaliyetleri kâğıt üzerinde olabileceği gibi, bizzat işletme ile görüşmeler şeklinde de yapılabilir. Bu aşamadan sonra ortak faydalar belirlenerek uzlaşı sağlanılmaya çalışılmalıdır. Son olarak da, işletme açısından en uygun işletme veya işletmeler üzerinde karar verilerek, teklif sunulmalıdır309.

3.2.4.3.5. İlişkileri Yönetme

Dış kaynak kullanma sisteminin başarısı, karşılıklı iki işletme arasındaki işbirliği, güven, bağlılık ve pazar koşullarına bağlıdır. Bu faktörler, yerine getirilen faaliyetlerin etkinliği açısından ve aynı zamanda işletmelerin beklentilerini karşılaması açısından büyük önem taşımaktadır.

309 _{Öztürk, Sezgili, a.g.e., s.141.}

Dış kaynak sağlayıcı işletmelerle ilişkilerin iyi bir şekilde yürütülmesi ve geliştirilmesi önemli bir yönetim becerisidir. Burada, yönetsel ilişkiler, gözlem ve değerlendirme faaliyetleri ön plana çıkmaktadır310.