Kurumsal karne uygulaması bir şirketin performansının müşteri boyutu, şirket içi yöntemler boyutu, öğrenme ve gelişme boyutu ve finansal boyut olmak üzere dört grup gösterge ile ölçüldüğünü ortaya koyar. Bu dört boyut ile ilgili toplanacak bilgiler firmanın hem uzun vadeli stratejilerine yön verecek hem de stratejik performansı hakkında toplam durumunu gösterecektir. Stratejik performans ölçümü işletme stratejilerini uygun sonuçlara dönüştüren sistemlerdir. Bu sistemler finansal, stratejik ve işletme ölçülerini birleştirir. Yukarıda ifade edilen boyutlar bir öğrencinin karnesindeki dersler ve aldığı notlar gibi düşünülebilir. Kurumsal karne uygulaması, şirketin her kademedeki stratejisini tanımlama ve uygulama için strateji haritası olarak da kullanılabilir. Bu sistemin başlangıç noktası şirketin vizyonunun ve stratejisinin belirlenmesidir. Stratejilerin belirlenmesi için SWOT analizi kurumsal karneden önce yapılması gereken ilk adım olmalıdır. Bu analiz örgütü ve çevresini güçlülük, zayıflık, fırsatlar ve tehditler olmak üzere analiz eden bir süreçtir. Daha sonra dengeli puan tablosu sistemi için belirlenen dört boyut şirket stratejilerine ulaşacak şekilde eyleme geçirilmelidir. Bu model ile organizasyon içinde bölümler düzeyinde yapılan analizlerle bölümlerin hedeflere ulaşma derecelerini görmek mümkün olacaktır. Bu metot finansal terimlerle ölçüm gerektirmediğinden kar amacı gütmeyen örgütlerde ve kamu sektöründe rahatlıkla uygulanabilir90.
Genel olarak kurumsal karne uygulaması aşağıdaki gibi planlanır ve işletilir91: (i) Şirket hedefleri belirlenir.
(ii) Bu hedefe ulaşmak için hangi stratejilerin izleneceği saptanır.
(iii) Dört perspektif içinde ayrı ayrı hangi hedeflerin seçileceği planlanır. (iv) Bu dört perspektifin ölçüm kriteri belirlenir.
(v) Kurumsal karnenin nasıl değerlendirme yapılacağı belirlenir. (vi) Hedeflere ulaşmak için hareket planları çıkartılır.
(vii) Sistemin takibi, güncellenmesi ve yönetimi gerçekleştirilir.
90 Gürol, a.g.e., 3 .Ulusal Bilgi…. , Eskişehir, 25-26 Kasım 2004. 91http://www.ias.com.tr/enterprise/articles/20061012-bsc-nedir.html
Şirketler, ilk kurumsal karnelerini oluşturduktan sonra, bunu kısa süre içinde mevcut yönetim sistemleri içine yerleştirmelidirler.
Kurumsal karne uygulayan örgütlerdeki temel prensipler şu şekilde sıralanabilir: (i) Stratejiyi operasyonel terimlere aktarmak,
(ii) Organizasyonu stratejiye uyumlu hale getirmek, (iii) Stratejiyi herkesin günlük işi haline getirmek, (iv) Stratejiyi devamlı bir süreç haline getirmek, (v) Üst kademe liderlik ile değişimi harekete geçirmek,
Kurumsal karnenin uygulanması kamu ve özel sektör açısından ele alındığında, özel sektörde amaçlar ve araçlar kamuya göre daha net tanımlandığı için, başarı ölçümü ve buna göre strateji geliştirme daha kolay görülmektedir. Kamu sektöründe hem yasal çerçevenin karmaşıklığı, hem de aynı hizmet alanları için çok sayıda örgütün görevlendirilmesi başarı değerlendirmesini zorlaştırmaktadır92.
Kurumsal karne, bir stratejik yönetim aracı olarak beraberinde bazı sorunlar da getirmektedir93: Öncelikle, kurumsal karne kamu kurumlarında gerekli stratejilerin oluşturulduğu ön kabulünden yola çıkmaktadır. Oysa, kamu kurumlarının pek çoğunda stratejik bir planlama söz konusu değildir. Bu nedenle öncelikli olarak, stratejik doğrultu belirlenmeli ve bundan sonra bir iletişim aracı olarak sistemi destekleyici bir boyut olarak eklemlenmelidir. Đkinci olarak, kurumsal karne resmi bir planlama aracı olarak kabul edilmektedir. Eğer böyle kabul edilmezse, özellikle karar verici durumunda olan yönetsel makamlar, sistemin işlemesinde isteksiz davranabileceklerdir. Bütün karar organlarının karar süreçlerinin katılımı ve motivasyonu için bu boyut ihmal edilmemelidir. Üçüncü olarak, kurumsal karnede genel eğilim yukarıdan aşağıya karar alma ve uygulama biçimindedir. Oysa, alt kademelerinde karar süreçlerine dahil edilmesi sisteminin başarısı için önemli bir konudur. Dördüncü olarak, temel ilkelerin ve kodların belirlenmesi, sistemin daha katı bir bürokratik mekanizmaya dönüşmesi tehlikesiyle karşı karşıya
92 Akif ÇUKURÇAYIR, ve H.Tuğba EROĞLU, ‘‘Yerel Yönetimlerde Yeniden Yapılanmaya Farklı Bir Yaklaşım:
Verimlilik ve Başarı Karnesi’’, Sayıştay Dergisi, sayı:53, s.47.
bırakabilir. Bu nedenle, gelişme ve yenilenme olanaklarını sınırlayabilecek kodlamalardan kaçınmak gerekecektir. Beşinci olarak, sistemin başarısı için yalnızca belirlenen ilkeler doğrultusunda çalışanlar ödüllendirilmeli ve sistemin eleştirilerle kendini geliştirebilmesi için gerekli kurumsal düzenlemeler sağlanmalıdır. Son olarak kurumsal karne yalnızca bürokrasinin azaltılmasında ve yeni yönetim modellerinin uygulanmasında bir araç olarak görülmemeli, çağdaş bir personel yönetimi, insan kaynaklarının geliştirilmesi, strateji geliştirme ve uygulama olarak da değerlendirilmelidir. Sistemin başarısı ancak, örgütün bütün bir karmaşık sistem olarak ele alınmasıyla olanaklıdır.
Kurumsal karnenin ortaya çıkmasında büyük pay sahibi Nolan, Norton & Co. ve iş ortaklarının kurumsal karnenin oluşturulmasında dikkate alınması gereken altın kurallar olarak sundukları on kural vardır94:
(i) Kurumsal karne standart bir çözüm değildir; sadece genel bir çerçeve oluşturur. Çünkü her işletme ve yaptıkları işler birbirinden farklıdır.
(ii) Tepe yönetiminin desteği mutlak surette şarttır. (iii) Strateji başlangıç noktasıdır.
(iv) Amaçların ve ölçülerin sınırları belirlenmeli ve dengelenmelidir. Kurumsal karnenin önerdiği dört boyuttan başka boyutlar olabileceği gibi bu sayı üç boyuta da inebilir.
(v) Uygulama yapılacak iş fazla derin analizlere girilmeden rafine edilmeli ve işe vakıf olunmalıdır. Önce işletmenin belli bir bölümünde kurumsal karneyi test ettikten sonra uygulamaya koymak faydalı olacaktır.
(vi) Tabandan alıp yukarıya doğru çıkan bir yaklaşım içinde olun. Alt seviyedeki algılamalara önem verin (katılımcılık) ve üst düzeyde stratejiyle uyumunu sağlayın.
(v) Kurumsal karne bir sistem sorunu değildir, kurumsal karnenin kendisi bir sistemdir. (vi) Performans ölçüm sistemlerinden ilk uygulamaya geçilecek birime kadar sistemi yeni baştan düşünün.
(vii) Performans göstergelerinin işletmenizin yönetim tarzı üzerindeki etkilerini dikkate alın.
94 ÖRNEK, a.g.e., s.12.
(viii) Bütün ölçümler sayısal olmayabilir, bir kısmı tahmine dayanabilir.
Kurumsal karneyi uygulamaya karar veren işletmelerin yukarıdaki kurallara sürecin her aşamasında dikkat etmeleri gerekir.
Kurumsal karne uygulaması, bilgi teknolojileri desteği ile yapılmalıdır. Microsoft Excel ve Powerpoint yardımı ile tablolar hazırlanıp sunumlar yapılabileceği gibi, hazır bir bilgisayar yazılımı da kullanılabilir. Kurumsal karne uygulamasında kullanılacak bilgisayar programının, strateji haritaları oluşturmaya, değişik düzeylerdeki karneleri birbirine bağlamasına, hedef belirlemeye ve hedefleri sürekli izlemeye olanak sağlayacak bir yapıda olması gerekmektedir95. Kurumsal karne uygulamasının başarılı olmasında kurumun bilgi işlem sisteminin ve çalışanlarının önemli bir payı vardır. Ancak bu durum bazen kurumsal karne sisteminin, bilgi işlem çalışanları tarafından yönlendirilmesine neden olmaktadır. Bu nedenle, kurumsal karnenin hazırlanması, bilgi sistem çalışanlarına bırakılmamalıdır. Kurumsal karne, yönetimin sürekli gözetimi altında, farklı alanlarda çalışan kişilerden oluşan karma bir ekip tarafından oluşturulmalıdır96.