Koçluk Süreci ve Yönetim

Koç, her konuda değil, yöntemler ve koçluk süreci konusunda uzmandır. Problemlerin çözülmesi veya geliştirilmesi gereken faktörler konusunda neler yapılması gerektiğini hazır olarak sunan değil, çözümü danışanın bulmasına yardımcı olan, danışanın alışmış olduğu düşünce yapısını zorlayan, farklı bakış açıları yakalamasını, davranışsal becerilerini iyileştirmesini sağlayan kişidir.

Koçluk süreci belli adımları içerir. Süreç koçla danışanın uyum sağlaması ve karşılıklı güven ortamının yaratılması ile başlar. Daha sonra danışanın yaşadığı sorunlar, gelişmeye açık yönleri ve istekleri analiz edilerek birlikte tanımlanır. Hedef kişinin önündeki engelleri kaldırarak ilerlemesini sağlayacak yetkinliklerin geliştirilmesidir. Sonraki aşamada bu hedefe ulaşmak için kullanılabilecek kaynaklar

tespit edilir ve karşılıklı karar verilen bir eylem planı hazırlanır. Plan devreye sokulur ve uygulamada karşılaşılan aksaklıklar ve kaydedilen ilerlemeler karşılıklı değerlendirme yapılarak hedefe ulaşılması sağlanır (Ezerler, 2007:2).

Koçluk Sürecinde Koçlar,

• Hareketlerle öğrenmeye odaklanır.

• Daha iyi şartlar isteyen sağlıklı bir müşteri ile ilgilenir.

• Kişinin daha çok şu anı ile ilgilenir ve arzu edilen geleceği oluşturmak için yardım sunar.

• Daha tatmin edici başarılı bir gelecek için müşterinin yeni beceriler edinmesi ve yeni araçlar kullanmasına yardım eder.

• Çok az ‘neden’ diye sorar, daha çok ‘nasıl’ ve ‘ne’ ile ilgilenir.

• Koç ve müşteri arasında oluşturulan ilişkide, Koç müşteriye kendi cevaplarını bulması için güçlü sorular sorarak yardım eder.

• Koç, müşteri ile aynı saftadır ve yaratmak istediğini tasarlamasına yardım eder. İstekler başarı ile kazanılırken müşterinin kendi yaptıklarından sorumlu olmasını sağlayarak stratejiler ve birden fazla hareket planı yaratmada onunla işbirliği yapar

• Eğlenceli, yaratıcı ve deneysel bir keşif ruhu sağlar.

• Büyüme ve ilerleme hızlı olabilir ve genellikle eğlencelidir.

2.2.8.1. Koçluk sürecinin işleyişi

Üç aylık dönemler itibariyle ya da yıllık olarak yapılan hedef saptama ve performans değerlendirmenin tersine, koçluk süreklidir ve ihtiyaç ya da fırsat ortaya çıktığında yapılır (Pocket Mentor, 2007:19). Koçluk sürecine başlarken ilk yapılması gereken, sürecin nasıl yapılandırılacağına karar vermektir. Sistemli bir yaklaşım, odaklanmayı sağlar ve başarı şansını artırır. Aynı zamanda ortaya çıkacak bireysel ve

kurumsal ihtiyaçlara cevap verecek esneklik sağlanmalıdır. Süreç altı basamaktan oluşur (Baltaş, 2007:3)

• Sözleşme; İyi hazırlanmış bir anlaşma koçlukta başarının anahtarıdır ve hedefleri, yöntemleri ve sonuçları belirler. Çoğu kez başarısızlıklar eksik ve yetersiz anlaşmalardan kaynaklanır. İyi bir anlaşma, ilgili tüm tarafların nelerden sorumlu olduğunu tanımlar ve kaygı ve direnci engeller.

• Koçluk toplantıları ve planlaması; Koçluk genellikle gayri resmi ve doğaçlama olarak yapılır. Hem koç hem de koçluk yapılan kişi, sürecin bir parçası olarak, koçluk sürecini planlamak ve gözden geçirmek için birtakım resmi toplantılar da düzenlemelidirler. Koçluk toplantısı, hem koç hem de koçluk yapılan kişinin kendisini rahat hissedeceği bir ortamda yapılmalıdır. Her iki katılımcının da toplantı için bir müzakere planı yapması gerekir. Koç, koçluk yapılacak kişinin hangi alanlarda koçluğa ihtiyaç duyduğunu, elde etmek istediği sonuçların neler olduğunu, toplantının amacını, potansiyel zorlukları ve riskleri tanımlamalıdır. Koçluk yapılacak kişiye özellikle yapılmasını istediği herhangi bir hazırlık önerisinin bulunup bulunmadığı’nı sormak ve onun yapabileceği hazırlıklar konusundaki önerileri almak, toplantının daha verimli geçmesini sağlayacaktır.

• Gözlem ve değerlendirme; Koçluğa başlamadan önce koçluk alacak kişinin, iş tanımı, performans değerlendirmesi incelenir. Yeni kuşak beş-faktör kişilik envanterleri (Hogan Kişilik Ölçümü gibi), yönetici potansiyelini ortaya koyan Liderlik Pusulası, 360 derece değerlendirmeler uygulanır ve gözlem yapılır. Bu aşama sonunda hedefler belirlenir ve taraflar arasında görüş birliği sağlanır. Bu süreçte sıklıkla mercek altına alınan yetkinlikler: İletişim (dinleme, toplantı yönetimi, sunuş), insanlar arası ilişkiler (müzakere, çatışma çözme), proje yönetimi (delegasyon, ekip oluşturma, performans yönetimi, problem çözme ve karar verme (stratejik ve uzun dönemli planlama, yargıya varma), kendini yönetme (stresle başa çıkma, kariyer planlaması)

• Yapıcı yönlendirme; Toplanan bilgi, koç tarafından geribildirim olarak aktarılır. Bu aşamada gizliliğe özen göstermek ve koçluk alana güvence vermek önem taşır. Koçluk alanın, kendi güçlü ve zayıf yanlarıyla ilgili

gerçekçi bir yaklaşıma sahip olma düzeyi belirleyici olur. Bazı yöneticiler kendilerine karşı aşırı iyimserdir ve geribildirimlere genellikle savunmacı tepki gösterirler. Koç olumsuz geribildirimi somut örneklere dayanarak paylaşmalı ve kişinin kendini tanımasını sağlamalıdır. Bazıları da kötümser olabilir; başarısızlıktan korkar ve kendilerini eleştirmeye yatkın olurlar. Koçun, kişinin güçlü yönlerini vurgulaması ve olumlu bir benlik algısını pekiştirmesi gerekir.

• Dirençle başa çıkmak; Koç, geribildirimlere direnç gösteren kişinin kızgınlığıyla, tepkileriyle, başa çıkmaya hazır olmalıdır. Genel olarak, gelişme ihtiyacı gösteren yanlarının farkında olmayan kişiler daha çok tepki gösterirler. Destekleyici bir yaklaşım, etkin dinleme ve direncin kaynağını ortaya çıkaran soru sorma ile bu durum aşılabilir. Deneyimli bir koç direnci kişisel almaz, kişinin duygularını anlamasına yardımcı olur.

• Raporlama, izleme ve değerlendirme; Koçluk alanın gösterdiği gelişmeyle ilgili olarak, sürece sahip çıkan sorumlu yöneticiye ya da İK bölümüne, raporlar verilir, ilerlemeler izlenir. Sürecin bitiminde 360 derece değerlendirme, görüşme ve gözlemlerle elde edilen sonuçlar değerlendirilir. 2.2.8.2. Koçluk Soruları

Koçluk sürecinin başarısı amacı, ortaya çıkaracak, sürece yön verecek ve kilit faktörleri belirleyecek sorular sormakla sağlanır. Aşağıda verilen sorular koçluk süreci içerisinde koç’a kılavuzluk edebilecek sorulardır. Bu veya bunlara benzer sorular koçluk hizmeti alacak kişi hakkında açık ve net yorumlar yapılmasını sağlayacak düzeydedir ( Tobin, 1998:2).

Çalışanın amaçlarına yönelik sorular;

1. Bu görüşmenin amacı nedir? Hangi amaç veya aktivite için çalışmaktasınız? (Örneğin; Müşteri ilişkileri gibi, çalışanların rutin işlerini kapsayan proje hakkında konuşuluyor olabilir.)

2. Uzun veya kısa vadede tamamlamak istediğiniz çalışmalar nelerdir? (Zaman aralığını belirleme işin tamamlanmasında etkilidir.)

3. Üretilmek istenen bir şey hakkında veya nasıl çalışılacağı hakkında mı konuşulmaktadır?

4. Amaç pozitif, ölçülebilir, değerlendirilebilir, elde edilebilir nitelikte midir? (Eğer bunların yanıtları olumlu değil ise, söz konusu durumun problem edilmeye değer olup olmadığı sorulabilir.)

Amacın gerçekçi olup olmadığını analiz eden sorular;

1.Amacınız ile ilgili şu an hangi gelişmeler olmakta? (Bazı amaçlar, insanlardan ve örgüt planlarından farklılaşmış olabilir, Bu durum planları nelerin etkileyeceğinden haberdar olmak için önem arz etmektedir.)

2.Amaçlarınıza kimler dâhil olmaktadır ve sizin amaçlarınızı nasıl görmektedirler? (Pek çok amaç diğer insanları da kapsar ve siz bu insanların ne yaptığınızdan haberdar olmalarını ve çabalarınızı desteklemelerini sağlamak durumundasınız.)

3.Son dönemde neler yaptınız ve bunlar sizin için ne gibi sonuçlar doğurdu? (Koç bu problemin daha önceden ortaya çıkıp çıkmadığını bilmek zorundadır.) 4.Grubunuzun ve örgütünüzün içinde ve dışında sizin amaçlarınızı etkileyen

olaylar nelerdir? (Planlarınızı etkileyebilecek lokal veya genel olayları tanımlamalısınız)

5.Sizin ilerlemenizi engelleyen en önemli faktörler nelerdir? (Problemleri tanımlamadıkça ve onların nasıl üstesinden geleceğinizi bilmediğiniz sürece amaçlarınızın önündeki engelleri aşamazsınız.)

Çalışanların başarılarına yönelik sorular;

1.Ne yapacaksınız ve Ne zaman yapacaksınız? (Çalışanları planın uygulamasına dâhil etme)

2.Yapacaklarınız amaçlarınızla örtüşecek mi?

3.Hangi engellerle karşılaşmayı bekliyorsunuz ve bunların üstesinden nasıl geleceksiniz?

4.Planlarınızı kimler desteklemekte ve bu süreçten nasıl etkilenmekteler?

5.Kendinize amaçlara ulaşmak konusunda 1-10 arasında bir oran veriniz? (Eğer oran düşük ise niye bu planı yapmakta ısrar etmektesiniz?)

2.2.8.3. Koçluk Sürecinde Değerlendirme ve Analiz

Koçluk analizi süreci adım adım izlenerek performans problemlerinin nedeni analiz edilebilir. Böylece yönetici çalışanlarının performansını sistematik ve fonksiyonel olarak analiz etmeye doğru yönelecektir.

Koçluk sürecinin başarı ölçümü iki şekilde gerçekleştirilebilir (Anonim, Coaching, 2007):

1.Bireyin veya ekibin performansı, koçluk ilişkisi başında belirlenen hedefin gerçekleşmesi, artan gelir/karlılık, bir başarı elde etme veya diğer kişilerden alınan geri iletim ile ölçülebilir ki bunlar dış göstergelerdir.

2.Kişinin kendi farkındalığının artması ve değişmesi, daha etkili davranışlar sergilemesi, düşünme şeklinde değişiklik, daha güvenli davranışlar gibi kişinin kendi kendini değerlendirebileceği iç göstergeler de ölçüm kriterleri arasındadır.

Koçluk sürecinin değerlendirilmesi koçluk alan kişinin kat ettiği yolun gözlemlenebilmesini olanaklı kılar. Bu nedenle yalnızca sürecin uygulama safhaları değil, doğru sonuca ulaşılması bakımından değerlendirme evreleri de sürecin aktif ilerlemesinde önemli rol oynamaktadır. Koçluk sürecinin çeşitli evrelerinde şu değerlendirme ve analiz araçları kullanılabilir (Yılmaz, 1999:68):