KAVRAMLAR
Bu bölümde insan kaynakları planlaması kav-ramı ve bu kavramla ilgili olduğu düşünülen plan ve planlama kavramları, planlamanın özellikleri ve yararları, planlama aşamaları, çeşitleri, insan kay-nakları planlamasının özellikleri incelenmektedir.
Plan ve Planlama Kavramları
Türk Dil Kurumu (TDK) sözlüğünde plan;
“bir işin, bir eserin gerçekleştirilmesi için uyulması tasarlanan düzen” (TDK, 2019) biçiminde tanım-lanmaktadır. Planlar; bir yapıtın, nesne ya da maki-nenin belirli bölümlerinin çizimini gösterebileceği gibi bir niyet, düşünce ya da amaç içeren bir süreci de belirtebilmektedir. Kısaca plan, tutulacak yol ve davranış biçimidir. Plan bugünden-geleceğe nere-ye ulaşılmak istendiğinin ve nelerin yapılacağının önceden kararlaştırılmasıdır. Böylece işletmelerde aynı zamanda bir karar niteliği de taşır.
Planlama ise; planı ortaya çıkarmak için yapı-lan faaliyetleri kapsayan bir süreçtir. Yani pyapı-lanlama, içinde bulunan an ile gelecekte ulaşılacak amaç ara-sında bir köprü görevini icra etmektedir. Dolayı-sıyla “plan bir sonuç iken planlama bir süreçtir” di-yebiliriz. Evet planlama, bir işletmenin amaçlarına ulaşması için yapması gereken faaliyetleri belirledi-ği bir süreçtir. Bu süreç, aynı zamanda, organizas-yonların bilgi toplama faaliyetlerini de kapsar. Bu süreçte işletmeler, amaç ve politikalarını belirleyen kararları almak ve stratejilerini oluşturmak için ya-rarlanacağı bilgileri bir araya getirirler.
Literatürde planlama kavramının farklı biçim-lerde tanımlandığını görmekteyiz. Tanımlardan biri; planlama, belirli bir amaca ulaşmak için hangi işlerin hangi sıraya göre; nasıl, ne zaman ve ne kadar sürede yapılacağını belirten tasarı ve izle-necek yolu gösteren bir modeldir (Akat, Budak ve Budak, 1994: 121). Başka bir tanımda da planla-ma; kâr amacı gütsün veya gütmesin mal ve hiz-met üreten bütün organizasyonların kısa, orta ve
yazılım, mal, hizmet vb.) ortaya koyan bilgi ve bel-gelerdir (Tortop, İspir ve Aykaç, 1993: 51).
Tanımlardan da anlaşılacağı gibi; planlama ile-riyi önceden görmek yani belirli bir faaliyeti yürüt-me sırasında değil, önceden kararlaştırmaktır. İş-letmelerin yönetilebilmesi için öncelikle amaçların saptanması, izlenecek politikanın geliştirilmesi ve bir yürütme planının hazırlanması kaçınılmazdır.
Organizasyonların çalışmalarında başarıya ulaşma-ları ancak planulaşma-ların iyi hazırlanmasına ve hedefine ulaşmasına bağlıdır.
Planlamanın Özellikleri ve Yararları Planlama, amaca ulaşabilmek için en iyi hare-ket biçimini seçme ve geliştirme niteliği taşıyan bi-linçli bir süreçtir. Bu zihinsel süreci göz ardı edip planını oluşturmayan işletme, elindeki kaynakları boşa harcayan bir sistem olmaktan ileri gidemez.
Planlamanın kendine özgü çeşitli özellikleri var-dır. Bunlar (Özer, Sökmen, Akçakaya ve Özaydın, 2017: 375):
• Planlama bir seçim ve karar verme sürecidir.
• Planlama sürekli bir faaliyettir.
• Planlama geleceğe dönüktür ve belirli bir zaman sürecini gerekli kılar.
• Planlamada tahminlerin önemli bir yeri vardır.
• Plan bilinçli bir seçim sürecini kapsar.
• Planlama ve örgütleme aşamaları, yöneti-min belirleyici fonksiyonlarıdır.
• Plan bir kararlar bütünüdür.
• Plan belirli bir zaman sürecini kapsamaktadır.
Bütün bu özelliklere bakıldığı zaman, planlama-nın geleceğe dönük bir araştırma, düşünme ve de-ğerleme işi olduğu görülür. Evet planlama geleceği tahmin etmeye, belirsizlik ortamında karar almaya yöneliktir ve riski de beraberinde getirmektedir. Bu Plan: Amaçlara ulaşma adına izlenecek
yol ve davranış biçimidir.
Planlama: Belirli bir amaca ulaşmak için hangi işlerin hangi sıraya göre; nasıl, ne zaman ve ne kadar sürede yapılacağını be-lirten tasarı ve izlenecek yolu gösteren bir modeldir.
tartışmalı ve bilimsel yöntemlerden de yararlanarak doğru karara ulaşmalıdır.
Planlama; neyin, ne zaman, nasıl, nerede, niçin ve kim tarafından yapılacağının belirlenmesi süreci olduğuna göre, sağladığı yararlar şu biçimde özet-lenebilir (Ünsalan ve Şimşeker, 2006: 98-99; Özer, Sökmen, Akçakaya ve Özaydın, 2017: 378):
• Organizasyon içinde etkin bir haberleşme ve koordinasyon sisteminin kurulmasını sağlar.
• Planlama önemli bir güdüleme aracıdır çünkü çalışanlardan ne beklendiği ortaya konulmakta ve onlara izleyecekleri yol gös-terilmektedir.
• Planlama bütün seçenekleri değerlendirerek en uygun olanı seçmeyi sağladığından dola-yı organizasyonda en iyi kararların alınma-sını sağlar.
• İyi bir planlama, yetki devrini kolaylaştı-rarak zaman ve insan kaynağı işgücünden tasarruf sağlar.
• Standartların belirlenmesine imkân sağ-ladığından dolayı denetim sürecini daha etkin kılar.
Planlamanın sağladığı bu yararların yanında;
belirli bir maliyetinin olması ve yöneticinin ilgisini tamamen geleceğe yöneltmesine neden olmasından dolayı, içinde olunan zamanın ihmal edilmesine yol açması, yapılan planların uygulama değerinin olmaması; yani eksik, yanlış ve ulaşılamayacak he-defleri içermesi gibi sakıncaları da bulunmaktadır.
Planlama Aşamaları
Planlama, belirlenen amaçlara ulaşabilmek için gerekli eylemlerin kararlaştırıldığı bir süreçtir. Bu süreçte veri toplama çalışmaları etkin rol oynar.
Çünkü planlama ile organizasyon amaçlarını ve bunlara dönük strateji ve taktiklerin belirlenmesin-de yardımcı olacak veriler toplanır. Veriler ilk aşa-mada ham bilgilerdir. Daha sonra bu veriler plan-lama sürecinde kullanılmak üzere işlenerek bilgiye dönüştürülür. Buna göre her planlama faaliyeti;
plan için gerekli olan verilerin toplanıp bilgiye dö-nüştürülmesinden başlayarak planın oluşturulma-sına kadar olan aşamaları kapsar. Bu aşamaları şöyle sıralayabiliriz (Genç, 2010: 61):
• Problemlerin ve fırsatların belirlenmesi:
İyi bir plan sorun ve karşılaşılan fırsatların
tici yardımcıdır. Bu nedenle iç ve dış çevre faktörlerinin araştırılması, gerekli bilgilerin toplanması, tehdit ve fırsatların belirlenme-si, ana çerçevenin oluşturulması ve risklerin hesaplanması gerekir.
• Amaçların belirlenmesi: Planlamaya yön veren ve kapsamını belirleyen bu aşamada organizasyonun bütününe veya bölümleri-ne dönük amaçlar saptanır.
• Planın dayandığı hareket noktalarının belirlenmesi: Plan yapılırken yöneticinin geleceğe ilişkin çeşitli öngörü ve varsayım-lara dayanarak hareket etmesi gerekir. Tabii bu varsayımlar büyük ölçüde, planın ilk aşamasında gerçekleştirilen çevre araştırma-ları sonucunda elde edilir.
• Seçeneklerin belirlenmesi: Seçilecek hare-ket biçimleri ve çözüm yolları bu aşamada belirlenir. Ancak bütün seçenekler ilk etap-ta akla gelmeyebilir. Bu yüzden seçeneklerin tümünün belirlenmesi de oldukça güçtür.
• Seçeneklerin değerlendirilmesi: Bu aşa-mada seçenekler; işletme hedef ve politika-larına uygunluk ve en düşük maliyetle en yüksek geliri elde etme açısından değer-lendirilir. Bu süreçte yöneylem araştırması, matematik ve bilgisayar olanaklarından da yararlanılır.
• En uygun seçeneğin belirlenmesi: Bu aşa-ma karar verme noktasıdır. Yönetici burada en uygun hareket biçimini belirleyerek orga-nizasyon ihtiyaçlarını en iyi biçimde karşıla-yacak plan ve kararlar yönünde tercih yapar.
• Yardımcı planların oluşturulması: Belir-lenen ana planı destekleyecek ikincil planla-rın hazırlandığı aşamadır. Burada yönetici, hedefe ulaştıracak hareket planının öncelik-lerini, sıra ve zamanlarını belirleyen prog-ramlar geliştirir.
• Planların sayısal değerlerle bütçelenme-si: Kararlar alındıktan ve planlar oluşturul-duktan sonraki son aşamadır. Burada yöne-tici, planın her aşamasındaki maliyetleri göz önünde bulundurarak bütçeyi oluşturur.
• Planların uygulanması: Planlar oluştu-rulup, yetkili mevkilerce kabul edildikten sonra uygulama aşamasına geçilir. Tabii
İnsan Kaynakları Planlaması Kavramının Tanımı ve Amaçları
İnsan kaynakları yönetiminin (İKY) temel fonksiyonları (fonksiyon) arasında yer alan insan kaynakları planlaması (İKP), işletmeler açısından verimliliği etkileyen temel ögelerden biridir. Dola-yısıyla organizasyonlarda stratejik bir öneme sahip-tir. İKP, ihtiyaçları gidermek adına, mal ve hizmet üreten işletmelerin üretim faktörlerinden biri olan insan kaynağı işgücünün (emek) etkin ve verimli biçimde planlanması sürecidir. Bu süreçte, işin ge-reklerine uygun niteliklere sahip insan kaynağı iş-görenlerin seçimi ve istihdamı sağlanır. Dolayısıyla üretim sürecinin çok daha etkin kılınmasına destek verir. Bu sürecin en önemli riski, planlanacak olan üretim faktörünün “insan” ögesi olmasıdır. Yani insan kaynağı (işgücü), fizyolojik ve psikososyal özellikleri itibarıyla değer biçilmesi oldukça güç olan ve tıpatıp birbirinin aynı (homojen) özellikler göstermeyen bir üretim girdisidir. Dolayısıyla bu fonksiyonu; üretim, pazarlama, finans, muhasebe, araştırma ve geliştirme (ar-ge) gibi diğer işletme fonksiyonlarını oranla, başarılı bir biçimde yürüt-mek hiç de kolay değildir. Burada amaç; organizas-yonların gelecekteki insan kaynağını, nitelik ve ni-celik bakımından doğru tahmin etmek ve böylece geleceğe insan kaynağı bakımından hazır olmaktır.
Yukarıdaki bilgiler ışığında insan kaynakları planlaması, “bir organizasyonun amaçlarını ger-çekleştirebilmesi için gerekli olan çalışan sayıları-nın ve niteliklerinin önceden tahmin edilmesine ve bu ihtiyacın nasıl ve hangi düzeyde karşılanabilece-ğinin belirlenmesine dönük faaliyetlerin tümüdür”
biçiminde tanımlanabilir.
Bu tanım açısından İKP:
• Organizasyondaki beceri düzeylerinin tes-pitini,
• Emeklilik, işten uzaklaştırma, nakil, terfi,
• Devamsızlık, ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hâller gibi nedenlere ilişkin içinde bulunulan anda ve gelecekte beklenen kad-ro boşlukları,
• İşletmelerde içinde bulunulan an veya ge-lecekte beklenilen büyüme ya da küçülme durumlarıyla ilgili tahminleri kapsar.
İKP iki temel amaca hizmet etmektedir. Bunlar (Şimşek ve Öge, 2011: 64):
• İnsan kaynakları bölümünün gelecekteki insan kaynağı ihtiyacını tahmin etmesi,
• Bu ihtiyacı karşılayacak kaynaklar ile bu kaynakların nasıl değerlendirileceğinin be-lirlenmesidir.
Bu bakış açısıyla değerlendirildiğinde İKP;
• Organizasyondaki yetenek ve beceri düzey-lerinin belirlenmesini,
• Emeklilik, işten uzaklaştırma, nakil, terfi, hastalık ve ölüm gibi organizasyondan ay-rılmalarla; devamsızlık, ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hâller gibi diğer başka nedenlerden dolayı ortaya çıkan kadro boş-luklarına yönelik tahminleri içerir.
Son ana bırakılan insan kaynağı (işgören) alım-larının yaratacağı sakıncaları gidermek önemli bir maliyet kalemini oluşturur. Bu nedenle, ihtiyaçtan az veya ihtiyaçtan fazla sayıda insan kaynağı (işgü-cü) bulundurmamak adına, insan kaynağı işgörenle ilgili birtakım tahmin ve planların oluşturulmasın-da yarar vardır. Eğer bu yapılmazsa; üretimde ak-samalar görülür ve dolayısıyla müşteri beklentileri zamanında karşılanamaz. Öte yandan işletmede ihtiyaçtan fazla insan kaynağı (işgören) çalıştırılması durumunda işçilik maliyetleri artacak ve gizli işsiz-lik ortaya çıkacaktır. Bütün bu olumsuzluklara yol açmamak adına; yapılan ve yapılacak olan tahmin-ler ile planlar; belirli zamanda, belirli yerde, olması gereken sayı ve nitelikteki insan kaynağı işgörenin organizasyonda istihdamını sağlayacaktır. İşte elde edilecek bu sonuç insan kaynakları amaçlarında bir olarak ortaya çıkmaktadır.
İKP’nin diğer temel amacıysa; organizasyonda gö-rev alan çalışanların bilgi, beceri ve yeteneklerinin en uygun şekilde kullanılmasını sağlamaktır. Yani mev-cut insan kaynağından etkin ve verimli bir biçimde yararlanmaktır. Tabii bu temel amaçlara şunları da eklemek mümkündür (Sabuncuoğlu, 2000: 27):
• Mevcut insan kaynaklarında iç değişiklikle-İnsan Kaynakları Planlaması: Bir
orga-nizasyonun amaçlarını gerçekleştirebilme-si için gerekli olan çalışan sayılarının ve niteliklerinin önceden tahmin edilmesine ve bu ihtiyacın nasıl ve hangi düzeyde kar-şılanabileceğinin belirlenmesine dönük faaliyetlerin tümüdür.
• Değişen iç ve dış çevre koşullarına göre in-san kaynağı işgörenlerin eğitim ve gelişim-lerini sağlamak,
• Organizasyondaki boş kadroları doldurmak,
• Yeni insan kaynağı işgücünü bulmak ve işe almak,
• İşletme çevresinin hızla değişen koşullarına uyum sağlamak,
• Teknolojik yeniliklere ve pazar koşullarına uygun davranmak,
• Organizasyondaki insan kaynaklarının en-vanterini çıkarmak,
• İşletmenin gelişme planları doğrultusunda işgücü ihtiyacını saptamak,
• Yatırım yapılan maddi sermayenin kârlılığı üzerinde önemli rol oynayan işgücü mali-yetlerini denetim altına almak,
• Bilinçli bir organizasyon tasarımını gerçekleş-tirmek suretiyle; işletmenin insan odaklı bir anlayışı benimsemesini hedefleyen önlemler alıp üretimde üst düzey artışlar sağlamak,
• İşletme çalışanlarının içinde bulundukları moral ve güdüleme koşullarını iyileştirmek,
• İşletmeye kazandırılan yeni teknolojiden etkilenen çalışanların örgüte yeniden ka-tılımlarını ve yeniden etkin ekonomik rol oynamalarını sağlamak,
• İnsan kaynağı işgörenlerin veya onları tem-sil edenlerin katılımları ile ücret politikala-rını belirlemek ve nesnel ölçütlere göre üc-ret kademelerini oluşturmak,
• Mevcut çalışanlara dönük, karşılıklı saygı ilkesi doğrultusunda eğitim programları düzenlemek.
Sonuç olarak; işletme çevresi yenilik, nüfus değişiklikleri, tüketici talep ve beklentileri, yasal düzenlemeler ile devlet müdahaleleri, ulusal ve kü-resel rekabet gibi çok sayıda değişkeni içeren kar-maşık bir karaktere sahiptir. Bundan dolayı insan kaynakları planlaması oldukça meşakkatli bir süre-ci ifade eder ve bu süresüre-cin sürekli olarak gözden geçirilmesi gerekir.
İşletme Planlarıyla İnsan Kaynakları Planları Arasındaki İlişki
İnsan kaynakları planlaması, organizasyonun insan kaynakları ihtiyaçlarına temel planlama süreç-lerinin uygulanmasını içerir. İnsan kaynakları planlarının etkili olabilmesi, insan kaynakları planlarının organizasyonun uzun dönemli planlarından ve faaliyet planlarından çıkarılmış olması gerekir. İnsan kaynakları planlamasının başarısı büyük ölçüde insan kaynakları bölümünün organizasyonun planlama süreci ile yakından ilgilenmesine bağlıdır. Ne yazık ki uygulamada insan kaynakları planları işletmeyi kapsayan planlardan uzak kalmaktadır. Stratejik planlar; organizasyonun başarısı için çeşitli faktörleri bir araya getirmeye çalışır, genellikle organizasyonun kendi sektöründe rakipleri arasında daha iyi pozis-yona gelmesi üzerine odaklanmıştır. İnsan kaynakları planlama stratejik yönetim sürecine planlamadan istenilen sonuçların başarıyla alınması anlamında yardımcı olur. İnsan kaynakları talebi yani ihtiyacı stratejik ve faaliyet planlarından çıkarılır ve sonra insan kaynaklarına uygunluğuyla karşılaştırılır. Daha sonra boş pozisyonlar işe alma, yeniden yerleştirme ve eğitimle doldurulur.
Burada yapılacak en büyük hata, insan kaynakları planları yapanların kısa dönemli yeniden yerleş-tirmelere gitmesi ve organizasyonların uzun dönemli planları ile insan kaynakları planlarını koordine etmemelerinden kaynaklanacaktır. Eğer insan kaynakları planları işletmenin diğer planları göz önüne alınmadan yapılırsa işletme kısa vadede krizlerle karşılaşacaktır. Stratejik planın yürütülebilmesi için insan kaynakları planlarını da içermesi gerekir.
Kaynak: Tonus, H.Z. (2013). İnsan kaynakları planlaması, iş analizi ve insan kaynakları bilgi sistemi.
R. Geylan ve H.Z. Tonus (Ed.). İnsan kaynakları yönetimi içinde (s. 34-61). Eskişehir: Anadolu