Halkla İlişkiler Biriminin Örgütsel Konumu

Klasik anlamda bir kurumdaki bütün çalışanlar birer halkla ilişkiler elemanıdır. Vatandaşla doğrudan ilişki içinde

bulunmayanların bile, yaptıkları işin kurum adına olduğu bilinciyle en iyisini yapma gayretinde olmaları birer halkla ilişkiler çalışması olarak kabul edilebilir. Bunun için kapıdaki güvenlik görevlisinden en üst karar organına kadar herkes kurumun halkla ilişkiler elamanı olarak görülmelidir. Ancak yapılan faaliyetlerin daha bilimsel ve profesyonelce düşünülmesi ve uygulanması için halkla ilişkiler birimlerinin varlığı gereklidir. Kurum içinde oluşturulan halkla ilişkiler birimi en üst yönetim kademesi olan başkana doğrudan etki edecek bir nitelikte olabilmelidir. Çünkü günün koşulları eski yönetici anlayışına zıt yönde bir gelişimi ortaya koymuştur. Horgan’ın günümüz yöneticisinin nasıl olması gerektiği yönündeki düşüncesi bu noktada önemlidir. Ona göre daha önceden yöneticiler bürolarında otururlardı. Sorunların ve insanların onlara ulaşmasını beklerlerdi. Ancak günümüzde vatandaşlar, yöneticilerinin toplum içine çıkmasını aktif bir şekilde problemleri belirlemesini ve çözüm yollarını denemesini istemektedirler. Bu yerel yönetici için çok farklı bir durumdur. Yönetici aynı zamanda çok daha yüksek oranda vatandaş katılımına doğru bir uyuma sahip olmalıdır (Horgan,1992:24).

Günümüz yöneticisinin bu özellikleri taşımak zorunda olduğu düşünüldüğünde; özellikle büyük kentlerde bu görevi başkan adına üstlenecek ve halk adına başkanı yönlendirebilecek halkla ilişkiler birimleri oluşturulması gerekir. Bu birim örgüt içerisinde

yeri bakımından üst yönetim kademesinde temsil edilmeli ve aynı zamanda da etkin olmalıdır. Çünkü, Halkla ilişkiler en basit anlamıyla yönetim ve iletişim fonksiyonudur (Gordon,1997:60). Diğer bir anlatımla Baskin ve diğerlerinin (1997) tanımlarında belirtildiği üzere halkla ilişkiler, kurumun amaçlarına ulaşmasında, felsefesini belirlemesinde ve kurumsal değişim imkanına katkıda bulunmada önemli bir yönetim sürecidir (Gordon,1997:59).

Üst yönetim tarafından desteklenmeyen, kurumun ileriye dönük hedef ve vizyonundan habersiz olarak yapılan halkla ilişkiler çalışmalarının başarılı olması mümkün değildir. Dolayısıyla halkla ilişkiler bölümleri mümkün olduğu ölçüde üst yönetime, karar noktalarına yakın çalışmalıdır. Kurumun hedef kitlelerine vermek istediği mesajların belirlenmesinde ve iletilmesinde etkin rol oynamalıdır (Paksoy,1999:25).

Başka bir yazara göre; kuruluşun kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin belirlenmesinde halkla ilişkiler yöneticilerinin üst yönetimle işbirliği içinde olması gerekir. Kurumsal yönetim işlevinin yanı sıra halkla ilişkiler yöneticisi, dış çevreyi oluşturan kurumların kuruluş içerisindeki temsilcisi konumundadır. İlgili kamulardan elde ettiği verileri bilgiye dönüştürerek yorumlayan halkla ilişkiler yöneticisi üst yönetimin alacağı kararlarda söz sahibidir (Bıçakçı,2003:96).

Halkla ilişkiler; yönetimin farklı bir görev alanını üstlenmektedir. Belediyeler yasal dayanaklar ölçüsünde belde halkına bazı zorlamalarda bulunma hakkına sahiptir. Örneğin Büyükşehirlerdeki en önemli sorunlardan biri seyyar satıcılardır. Belediye yönetimleri bunlar üzerinde zor ve baskı kullanabilmektedir. Ancak bu durum bazen haksız uygulamalarla sonuçlanabilmektedir. Onun için üst yönetim destek birimi olarak halkla ilişkilere önem verilmelidir. Diğer bir deyişle, yönetim bilimi yazınında yürütme birimleri asıl işi yapan emretme yetkisine sahip birimler olarak tanımlanır. Destek birimleri ise hiyerarşik çizgi dışında olan üst düzey yöneticiye (ya da eylemci birimlere) görüş bildiren yada danışmanlık yapan, ancak komuta etmeyen, emretmeyen, otoriteleri olmayan birimler olarak kabul edilirler (Uysal,1998:71). Bu nedenle üst yönetim içerisinde yönetimin yumuşak karnı olarak halkla ilişkilere yer verilmelidir. Çünkü üst yöneticiye ulaşmak herkes için ve her ortamda eşit şekilde düzenlenememektedir. Örneğin üst düzey yöneticiye ulaşmayı düşünen ve gece kondu bölgesinden olan bir yurttaş salt kendi gücüyle bu amacı gerçekleştirememektedir. Yönetim içindeki çeşitli basamaklarda bulunan süzme işlevi sonucunda yurttaş isteklerinin üst yönetime ulaşması, özellikle de dar gelirli yurttaşların üst yöneticilerle ilişki kurması engellenebilmektedir. Bu engelleme, söz konusu sorunun üst düzey yöneticileri dorudan ilgilendirdiği durumlarda da aynı nitelikte olabilmektedir. Üst

düzey yöneticileri ile ilişki kurmadaki güçlüğü deneme yanılma yoluyla öğrenen yönetilen için yapılması gereken en akılcı davranış, kendisine bu konuda yardım sağlayabilecek bir aracıyı bulmaktır (Kazancı,1978:130).

Süzme aygıtı olarak ilgili yöneticilerin özel kalem müdürlükleri etkili olmaktadır. Halkla ilişkiler birimleri de bu süzme işlevini görebilir. Burada halkla ilişkiler birimleri özel kalem müdürlüklerinden farklı olarak profesyonelce yapılacak bir çalışmayı, hedef kitlenin ikna olabilmesini, sorunlara çözüm arama yöntemlerinin tespitini, çözüm bulamamışsa nedenlerinin açıklanabilmesini gerekli kılar.

Halkla ilişkiler örgütlenmeleri her belediye açısından farklılık gösterebilmektedir. Genelde küçük belediyelerde bu birimi oluşturmak yerine her çalışan halkla ilişkiler konusunda bilgilendirilir. Ayrıca bu faaliyetler faaliyetler örgütte çalışanlardan birine veya birkaçına ya da örgütteki bölümlerden birine ek görev olarak verilebilir. Görevi devralan kişinin genellikle yönetici konumunda olmasına dikkat edilir. Küçük ve orta büyüklükteki örgütlerin çoğunda durum böyledir (Yılmaz ve Ekici, 1999:137).

Büyük belediyelerde ise hedef, politika ve uygulamalarının, bir yandan belediye kurumsal kimliğinden etkilenen bir yandan da bu kimliğin tayin ve tanımına yönelik kararı ve eylemleri üstlenen halkla ilişkiler birimleri oluşturulabilir (Acar,2002:189).

Özetle ifade etmek gerekirse, belediye yönetimi, kent halkına ulaşmada sorunların yaşanabileceği bir nüfus oranına ulaşılmış olan şehirlerde, halkla ilişkiler birimleri kurarak ve bu birime üst yönetim içinde temsil hakkı vererek halkla bütünleşmiş bir belediyenin oluşmasını sağlayabilir.

Çünkü:

• İç yapılarının ve içinde yaşadıkları çevrenin karmaşıklaşması sonucunda, örgütlerin hem kendileriyle ve yaptıkları işlerle ilgili çevreye bilgi verme hem de pek çok konuda çevreden bilgi edinme ve bunları etkin şekilde kullanma gereksinimlerinin önemli ölçüde artmış olması • Piyasa ekonomilerindeki ve uluslararası ilişkilerdeki gelişmeler sonucunda şirketler ve devletler arasındaki yarışmanın yaygınlığının ve yoğunluğunun artması ve buna bağlı olarak şirketler ve devletlerin kendilerini kuşatan siyasi, toplumsal ve kültürel yapılar ve süreçlerle yaşanan hızlı değişimleri anlama ve bunlara uyum sağlama ihtiyacını, geçmiş yıllara nazaran daha fazla hissetmeleri,

• Bireylerin eğitim düzeylerindeki artışa ve demokrasinin yeni coğrafyalara ve kesimlere doğru yaygınlaşmasına paralel olarak, tüketiciler ve yurttaşların kendilerine sunulan mal ya da hizmetlere ve kendileriyle ilgili ortaya konulan politika, proje ya da işlemlere ilişkin istem ve yakınmalarını kişisel ya

da kümesel bazda yetkililere iletme konusundaki istek, bilinç ve yeterliliklerindeki artış.

• İletişim bilgi teknolojileri ve araçlarındaki hızlı gelişmeler sayesinde, hem örgütlerin hem de kurumların halkla ilişkiler kapsamında yararlanabileceği araç ve yöntemlerin çoğalması ve bunlara erişiminin daha elverişli hale gelmesi(Acar,2002:173-174) gibi nedenlerle halkla ilişkiler birimleri örgütler için vazgeçilemez hale gelmiştir.