Elektronik Ortamda Saklanan Noterlik Belgelerinin Paylaşılması

1) Elektronik Ortamda Saklanan Belgelerin Mahkemeler ve

Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla Paylaşılması

Kural olarak noterlik evrak ve defterleri, mahkeme kararı ol- madan noterlik dairesi dışına çıkarılamaz. Mahkeme, derdest davada taraflarca ileri sürülen hususun ispatı için noterin elinde bulunan bir belgenin ibrazının zorunlu olduğuna karar verirse, bu belgenin ibrazını notere emreder (HMK m. 221). Mahkeme, celbine karar verdiği noter- lik evrakının aslının dava sonuna kadar dosyada kalmasına karar verir-

se, bu takdirde noterlik evrakının bir örneği davaya bakan mahkemece çıkartılıp aslına uygunluğu onaylanarak, aslının yerine noterlik daire- sinde saklanması için notere verilir (NK m. 55, 3).

Noterin bulunduğu yerde inceleme imkânı bulunmaması se- bebiyle noterlik evrakının başka bir yere (örneğin mahkemeye) gön- derilmesi gerekiyorsa, noterin bulunduğu yer hukuk mahkemesinin onaylayacağı örnek, aynı şekilde noterlikçe saklanır ve evrakın aslı mahkemeye gönderilir (NK m. 55, 4).

NK m. 55, 4’te atıf yapılan hukuk mahkemesinin asliye hukuk mu yoksa sulh hukuk mahkemesi mi olduğu belirsizdir. Söz konusu belirsizlik HMK hükümleriyle aydınlatılmalıdır. “Belge aslının ibrazı usulü”nü düzenleyen HMK m. 217, 1’e göre bu mahkeme asliye hukuk mahkemesidir. Çünkü HMK m. 217, 1’e göre, noterin elinde bulunup mahkemeye teslim edilmesi gereken belgenin aslı istendiğinde, noterin bulunduğu ya da belgenin teslim edileceği yerdeki asliye hukuk mahke- mesi tarafından örneği onaylanarak notere verilir, evrakın aslı ise mah- kemeye gönderilir yahut teslim edilir.

Mahkemeye noterlik evrakının aslının değil de örneğinin gön- derilmesi gerekiyorsa, HMK m. 382 hükmü devreye girmektedir. HMK m. 382’ye göre noter evrak ve defterlerinden alınarak başka yere gön- derilecek örneklerin mahkeme tarafından tasdiki bir çekişmesiz yargı

işidir (HMK m. 382, 2/g-3) ve çekişmesiz yargı işlerinde görevli mah-

keme, aksine bir düzenleme bulunmadığı sürece sulh hukuk mahkeme- sidir (HMK m. 383, 1).

HMK m. 383, 1 ile HMK m. 217, 1 arasında uyum sağlanması ihtiyacı göze çarpmaktadır. Her ne kadar “Belge aslının ibrazı usulü” başlıklı HMK m. 217, 1 evrakın aslının gönderilmesini; HMK m. 382, 2/g-3 ise evrakın örneğinin çıkatılarak gönderilmesini düzenlediği için farklı durumlara ilişkin olsalar da, her iki hükümde de hedeflenen amaç aynıdır ve noterlik evrakının örneğini onaylayan mahkemeler her iki hâlde de aynı olmalıdır. Bu sebeple, HMK m. 217, 1 hükmündeki asliye mahkemesinin, HMK m. 383, 1 ile uyumlu olarak sulh hukuk mahke- mesi şeklinde düzeltilmesi gerekir.

Noter evrak ve defterlerinden örnek alınarak başka yere gönde- rilmesi ücrete tâbidir. Soruşturma yetkisi bulunan kişilerle Cumhuriyet

savcılarının istiyecekleri örnekler noterlik ücretine tâbi değildir. Diğer resmî mercilere verilecek örneklerden yalnız yazı ücreti alınır (NK m. 55, 5). Bu kapsamda mahkemelere verilecek noterlik evrakı örnekle- rinden de ücret alınması kanunen zorunlu olmakla birlikte, uygulmada davanın tarafları bu ücreti ödememekte ve bu masrafın kim tarafından karşılanağı konusu mahkemeler için ciddî bir sorun teşkil etmektedir.

Yukarıda sıralanan mevuzat hükümleri çerçevesinde, ilgilinin talebi veya rızası aranmaksızın, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının noterlerden bâzı belgeler talep etmesi mümkündür. Noterler de yaptıkla- rı bâzı işler uyarınca diğer kamu kurum ve kuruluşlarına düzenledikleri belgeleri gönderirler. Bunun dışında, mahkemelerin de ihtilaf konusuna ilişkin olduğu düşünülen belgeri noterden istemeleri mümkündür (NK m. 55; HMK m. 217; 221). Bu bağlamda, bir belgelendirme kuruluşu olan noterler, gerektiğinde birçok kamu kurum ve kuruluşuna ve ayrıca mahkemelere fizikî ortamda belge aslı veya örneği göndermektedir. An- cak NK m. 198/A hükmü sayesinde artık noterlik evrakı fizikî ortamda gönderilmek yerine elektronik ortamda paylaşılabilecektir. Elektronik ortamda saklanan noter belgelerinin mahkemelerle elektronik ortamda paylaşılması, yukarıda değinilen karmaşık usûlü ortadan kaldıracağı ve sadeleştireceği gibi, başta ücret konusu olmak üzere fizikî ortamda ev- rak göndermenin yol açtığı birçok sorunu da tarihe karıştıracaktır.

Noterlik belgelerinin elektronik ortamda paylaşımı sırasında farklı sistemler arasında aktarımın nasıl yapılacağı önemli bir teknik mesele olup, özenle belirlenmesi gerekir. Bu bağlamda aktarım esasları belirlenmeden, farklı sistemler arasında meselâ TNBBS ile UYAP veya POLNET arasında veri paylaşımı mümkün görünemektedir. Bu neden- le TNB ile ilgili kurum ve kuruluşlar arasında protokol düzenleneceği kabul edilmiştir (Yönetmelik m. 10, 4). Kuşkusuz tüm paylaşımların ve işlemlerin ayrıntılı şekilde TNBBS’de kaydedilmesi zaruridir (Yönet- melik m. 10, 5).

Sâdece elektronik ortamda yapılan işlemler değil, kâğıt orta- mında yapılan işlemlerin de noter tarafından güvenli elektronik imza kullanılmak suretiyle TNBBS’ye kaydedilmesi öngörüldüğünden (Yö- netmelik m. 9, 2; 10, 2) elektronik ortamda yapılacak paylaşım çok ciddî boyutlara ulaşacaktır. Bu hususta veri güvenliğinin sağlanması bakımından azami ihtimamın gösterilmesi gerektiği açıktır.

Derdest bir davada mahkeme, delil olarak sunulan elektronik noter senedinin örneğinin mahkemeye verildiği durumlarda, kendili- ğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine noterden belgenin aslı- nın verilmesini isteyebilir (HMK m. 216, 1; 217, 1). Elektronik noter senedinin aslını elinde bulunduran (başka bir ifâdeyle elektronik noter senedine bilişim sistemi üzerinden erişebilen) noter, istenmesi hâlinde bunu mahkemeye göndermek zorundadır143 _{(HMK m. 216, 2). Noterler} tarafından yapılan tüm işlemlere dair bilgi ve belgeler Türkiye Noter- ler Birliğinin Bilişim Sisteminde kaydedilip saklanacağından (NK m. 198/A, 3), mahkeme, ilgili elektronik noter senedinin verilmesini doğ- rudan Türkiye Noterler Birliğinden de isteyebilir.

Doktrinde belirtildiği üzere elektronik noter senedine delil olarak dayanan taraf, önce ilgili noterden veya Türkiye Noterler Bir- liğinden bu belgeyi almaya çalışmalı; kendisi alamadığı takdirde mah- kemeden, ilgili elektronik noter senedinin getirtilmesini talep etmelidir. Noterin ilgiliye, taraf olduğu işleme ilişkin elektronik noter senedinden sûret vermesinin zorunlu olduğu hâllerde, bu belgenin mahkeme kana- lıyla getirtilmesinin istenmesi gerekli değildir144_.

Mahkemenin, elektronik ortamda hazırlananan ve saklanan, dolayısıyla da kural olarak fizikî bir örneği bulunmayan bir belgeyi ta- lep etmesi hâlinde, elektronik noter senedinin yalnız elektronik ortam- da mı gönderileceği yoksa mahkemenin özellikle talep etmesi hâlinde belgenin usûlüne uygun fizikî örneğinin çıkartılarak mı mahkemeye gönderileceği sorunu çözülmelidir. Kanaatimizce, usûlüne uygun fizikî bir örnek çıkartılması, basit bir bilgisayar çıktısı alınmasından çok öte resmî bir işlem olduğundan, TNB bünyesinde gerçekleştirilmesi müm- kün değildir. Buna karşılık, fizikî örnek çıkartma işinin belgeyi düzen- leyen noter tarafından yapılabileceği açıktır. Mahkemenin talep etmesi ve gerekli bedelin yatırılmasını sağlaması hâlinde, elektronik senedi düzenleyen noter, imzalı ve mühürlü fizikî bir örnek çıkartarak mahke- meye göndermelidir.

Derdest bir davanın tarafları, kendilerinin veya karşı tarafın delil olarak dayandığı ve ellerinde bulunan tüm belgeleri mahkeme- 143 Tanrıver-Değerlendirme s. 169.

ye ibraz etmek zorunda olduklarından, elektronik noter senetleri de bu kapsamdadır. Elektronik noter senetlerinde belgenin çıktısı alınmalı ve talep edildiğinde incelemeye elverişli şekilde elektronik ortama kayde- dilerek mahkemeye ibraz edilmelidir (HMK m. 219, 1).

Nitekim Noterlik Kanununda da, elektronik ortamda güvenli elektronik imza kullanılarak noter huzurunda veya huzurda olmadan düzenlenen elektronik noter senetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin, güvenli elektronik imzayla elektronik ortamda işlenip saklanabileceği ve gerektiğinde ilgili diğer kişi veya kurumlar ile bu kapsamda mah- kemelere (Türkiye Noterler Birliğinin Bilişim Sisteminden) elektronik ortamda gönderilebileceği belirtilmiştir. Bu bağlamda tarafların belge- leri ibrazı zorunluluğunu düzenleyen HMK m. 219 ile NK m. 198/A, 2 uyumludur.

Elektronik noter senedinin, hâkim veya tayin edeceği bilirkişi tarafından incelenmesine uygun şekilde elektronik olarak ibrazı müm- kündür. İlgili, elektronik noter senedinin onaylı örneğini sunsa dahi, mahkeme veya görevlendireceği bilirkişi gerektiğinde elektronik noter senedini elektronik ortamda inceleyebilir ve elektronik noter senedi- nin kaydedilip saklandığı noterliğin veya Türkiye Noterler Birliğinin Bilişim Sisteminde (yerinde) inceleme yapılabilir. Bu elektronik noter belgelerinin mahkemeye sunulmuş örnekleri elektronik ortamdaki asıl- larıyla karşılaştırılabilir. İnceleme sonunda bir tutanak düzenlenir ve gerekli görülürse uygun teknik araçlarla elektronik noter belgesinin aslı kaydedilir145 _{(HMK m. 218, 1).}

2) Elektronik Ortamda Saklanan Belgelerin İlgilinin Talebiyle Üçüncü Kişilerle Paylaşılması

İlgililer TNBBS üzerinde bulunan bir belgenin üçüncü kişilerle paylaşılmasını, bir kurum veya kuruluşa ya da mahkemeye gönderilme- sini isteyebilirler. İlgilinin, belgenin paylaşımını isteyebilmesi için, o belge üzerinde tasarruf hakkı bulunması; yâni bizzat işlemin tarafı veya tarafın yetkili temsilcisi olması gerekir. Belgenin kamu kurum veya kuruluşları veya mahkemeye gönderilmesinin istenmesi hâlinde, muh- temelen hâlihazırda akdedilmiş protokol çerçevesinde gönderim sağ- 145 Erdönmez s. 248-249; Tanrıver-Değerlendirme s. 170.

lanacaktır (Yönetmelik m. 11, 1/b). Belgenin, özel bir tüzel ve gerçek kişiyle paylaşılmasının istenmesi halinde ise belge, üçüncü kişinin KEP adresine gönderilmek veya ilgiliye bir erişim kodu verilerek belgeye TNBBS üzerinden erişimin sağlanması yoluyla paylaşılabilir (Yönet- melik m. 11, 1/a, c).

İlgililer, bunların kanunî mümessil veya vekilleri ile mirasçıla- rı, noterler tarafından yapılan işlemlerin örneklerini alabilirler (NK m. 94, 1). İlgili, işlemi yapan noterin bulunduğu yerden başka bir yerdeyse bu örnek, masrafı verilmek sûretiyle ilgilinin bulunduğu yerdeki noter eliyle, işlemi yapan diğer bir yerdeki noterlikten getirtilebilir (NK m. 94, 2). Ancak bu işlem hem zaman almakta hem de masraflı olmaktadır.

Noterlik işlemlerinin elektronik ortama geçirilmesi ile, bulun- dukları şehirden başka şehirde işlem yaptıran ilgililerin, ihtiyaç oldu- ğunda ülkenin herhangi bir yerinde, en yakınlarındaki notere giderek kimliklerini tespit ettirdikten sonra, yaptırdıkları bu noter işlemine elektronik ortamda erişmeleri ve elektronik belgeden sûret almaları mümkün olabilecektir.

Elektronik ortamda yapılan noterlik işlemlerine ilişkin tüm bil- gi ve belgelerin elektronik ortamda erişime açık olacak şekilde Türkiye Noterler Birliği nezdinde merkezî bir veri tabanında saklanması, gerek- tiğinde elektronik ortamdaki bilgi ve belgelere hızla ve masrafsız olarak erişimi sağlayacağından, adalete erişimi ciddî ölçüde kolaylaştıracaktır. Bu sayede, bulundukları yerden başka bir yerdeki noter tarafından ya- pılan işlemin örneğini almak isteyen ilgililer, masraf vermek sûretiyle bulundukları yerdeki noter eliyle diğer bir şehirdeki noterlikten getirt- mek yerine, en yakın noterliğe giderek elektronik ortamdan kolaylıkla örnek çıkartabileceklerdir.

III) Elektronik Ortamda Yapılan Noterlik İşlemlerinde