Elektronik Ortama Aktarılmış İş Akışı

Yeni üretimine başlanan Sivacon isimli ürünün yazılım altyapısının olması ve dökümantasyonunun tamamen elektronik ortamda bulunması bir fırsat olarak değerlendirilmelidir. Zaten bilgisayarlarda hazırlanan teknik çizimler, listeler ve formların defalarca fotokopilerinin çekilerek imalat, planlama ve lojistik bölümlerine aktarılmaları ve burada çalışanların bu bilgileri tekrar bilgisayara girmelerini önlemek üretim ve iş akışı sürecinin hızlanmasını sağlayacaktır. Bunun için siparişlerle ilgili her türlü bilgi, dosya ve teknik dökümantasyon mevcut server üzerine aktarılarak buradan ilgili kişilerin erişim haklarına göre ihtiyaç duydukları bilgilere en güncel haliyle ulaşabilmeleri sağlanabilir. İlk aşamada maliyetsiz olan bu yöntemle iş akışı tamamen elektronik ortama aktarılmış olacaktır. İlerleyen zamanlarda ihtiyaçlar belirlenerek bir döküman yönetim yazılımına yatırım yapılabilir ve sistem daha entegre hale gelebilir (Şekil 4.4 ve Şekil 4.5). Mevcut durumda her çalışan kendi görev alanındaki çalışmaları tamamladıktan sonra teknik çizimler, malzeme listeleri, çeşitli formlar gibi bilgilerin çıktısını almakta, yöneticisinden kontrol ve onay imzası almakta ve bunlara ihtiyaç duyan bölümler için yüzlerce hatta binlerce sayfa tutan fotokopilerini çekmekte, bunları ilgili birimlere dahili posta ile veya elden aktarmaktadır. Bu işlemlerin kendisi ve arada oluşabilecek gecikmeler çoğu zaman aksamalara ve hatalara yol açmaktadır. Önerilen elektronik ortama aktarılmış iş akış sisteminde bilgisayarlarda hazırlanan bu

dökümanlar proje bitiminde merkezi ana bilgisayar üzerine düzenli bir şekilde aktarılmakta ve yöneticiye onay için Outlook programını kullanarak bir form gönderilmektedir. Yöneticinin bu formu ilgili birimlere aktarması projenin tamamlandığı ve tüm çalışanlarca erişilebilir olduğu anlamına gelmektedir. Bu basit süreç hız ve doğruluk açısından büyük yararlar sağlayacaktır. Bu konuda yapılabilecek diğer aşamalar şu şekilde olabilir:

• İmalat ve Elektrik Montaj bölümlerine bilgisayarlar konularak burada çalışanların hem ürün dökümantasyonuna hem de siparişlerle ilgili bilgilere ve sipariş arşivine buradan ulaşabilmesi sağlanmalıdır. Bu bilgilere eşzamanlı olarak herkesin ulaşabilmesi hem üretim süresinin kısalmasını sağlayacak, hem de olası hataların önceden fark edilerek gerekli tedbirlerin alınmasını sağlayacaktır.

• Server’da sipariş teklifleri için ayrı bir klasör açılarak teklif hazırlayanlarla proje grubundakiler arasında hızlı bilgi aktarımı ve kontrol sağlanabilir ve bu da teknik ön inceleme ve ön resimlerin daha efektif olarak hazırlanması imkanını doğurur.

• Enformasyon akışının daha düzenli hale gelmesi için organizasyonda değişiklikler yapılabilir.

• Çalışma talimatları elektronik ortama aktarılmış iş akışına göre yeniden düzenlenmelidir.

• Özel konstrüksiyon gerektiren projelerin fotoğrafları dijital fotoğraf makinesiyle çekilerek arşive aktarılmalı, bu sayede tesise ilaveler gerektiğinde daha doğru ve hızlı hareket edilmesi ve aynı zamanda yeni benzer tesisleri projelendirirken eski projelerdeki tecrübelerden herkesin faydalanması sağlanmalıdır. Bu sayede özel üretimler için harcanan zaman diğer çalışanların deneyimlerinden yararlanmak yoluyla çok daha aza indirgenebilir.

Şekil 4.4 Klasik iş akışı

Şekil 4.5 İş akışı elektronik ortama aktarıldıktan sonra

Elektrik Projelendirme Mekanik Projelendirme

Kısım Yöneticisi

Kısım Yöneticisi

Planlama, Lojistik ve İmalat

- Proje Veritabanı - Beyaz Tahta - Intranet...

Elektrik&Mekanik Projelendirme

Bu sisteme geçiş sayesinde elde edilebilecek avantajlar şu şekilde sıralanabilir:

İş Akış Süreçlerinde Elde Edilecek Avantajlar

• Bir siparişle ilgili tüm bilgilerin (Listeler, çizimler, fotoğraflar vs.) tek noktada toplanıp erişim kolaylığının sağlanması

• Bütün dökümanların çeşitli kimselerde farklı versiyonlarının bulunması yerine tek güncel versiyonuna anında erişim

• Sivacon 8PT ürününün yazılım desteğinden faydalanabilme ve versiyon değişikliğinde dökümanlarının çok hızlı ve kolay bir şekilde güncellenebilmesi.

• Bilgisayarda çizimleri büyüterek daha iyi ve doğru görebilme • Sıfır Gecikmeli Şirket hedefine ulaşılması

Şekil 4.7’de görüldüğü gibi önceden yoğun bir şekilde zaman ve kaynak harcanmasına sebep olan kağıt kullanımı (Şekil 4.6) elektronik ortama geçilmesiyle neredeyse tamamen ortadan kalkacaktır. Aynı zamanda iş akış sürecinde aksamalara, gecikmelere yol açan karmaşa sona erecek. Projelerle ilgili bilgiler ve dökümanlar herkes tarafından anında ulaşılabilir olacaktır.

Mevcut durumda projelerle ilgili belgelerin çeşitli birimlerde birbirinden bağımsız olarak arşivlendiği görülmektedir. Belgelerin elektronik ortama geçirilmesiyle arşivlemeye ihtiyaç ta kalmayacaktır. Mevcut yapı zaten her an ulaşılabilen bir arşiv niteliğindedir. Sadece belli periyotlarda bu belgelerin yedeklemesinin yapılması gerekecektir.

Şekil 4.6 Mevcut durumda üretim sisteminin iş akışı 4x PROJ.GÖN.FORM. 2x PARÇALI MALZ. LİST. 5x TOPLAM MALZ. LİST. 2x PRENSİP ŞEMA 2x AKIM YOLU 3x ETİKET LİSTESİ 1x PROJ.GÖN.FORM. 1x PARÇALI MALZ. LİST. 1x TOPLAM MALZ. LİST. 1x PRENSİP ŞEMA 1x PROJ.GÖN.FORM. 1x TOPLAM MALZ. LİST. 1x PRENSİP ŞEMA 2x PROJ.GÖN.FORM. 2x PARÇALI MALZ. LİST. 2x TOPLAM MALZ. LİST. 2x PRENSİP ŞEMA 2x AKIM YOLU 2x ETİKET LİSTESİ 1x PROJ.GÖN.FORM. 1x PARÇALI MALZ. LİST. 1x TOPLAM MALZ. LİST. 1x PRENSİP ŞEMA 1x AKIM YOLU 1x ETİKET LİSTESİ

İş Hazırlama Mekanik Projelendirme Kalkülasyon Satış

Montaj

ELEKTRİK PROJE ÇALIŞMASININ TAMAMLANMASI ve DÖKÜMANLARIN HAZIRLANIŞI

SİPARİŞ ÇIKTILARI DAĞITIMI (PROJE GÖNDERME FORMU İLE DAĞITIMI PROJ.GÖN.FORM. PARÇALI MALZ. LİST. TOPLAM MALZ. LİST. PRENSİP ŞEMA AKIM YOLU ETİKET LİSTESİ 4x PROJ.GÖN.FORM. 4x TEK.BİL.FÖYÜ 3x ÖN GÖRÜNÜŞ 3x KESİT RESMİ 3x PARÇA LİSTESİ 3x İMALAT RESMİ 1x PROJ.GÖN.FORM. 1x ÖN GÖRÜNÜŞ 1x PROJ.GÖN.FORM. 1x ÖN GÖRÜNÜŞ 1x PARÇA LİSTESİ 1x PROJ GÖN.FORM. 2x ÖN GÖRÜNÜŞ ^{1x PROJ GÖN.FORM.} 2x ÖN GÖRÜNÜŞ

İş Hazırlama Elektrik Projelendirme Kalkülasyon Satış Montaj KONSTRÜKTİF PROJE ÇALIŞMASININ

TAMAMLANMASI ve DÖKÜMANLARIN HAZIRLANIŞI

SİPARİŞ ÇIKTILARI DAĞITIMI (PROJE GÖNDERME FORMU İLE DAĞITIMI

SİPARİŞ GÖNDERME FORMU ÖN GÖRÜNÜŞ KESİT RESMİ PARÇA LİSTESİ İMALAT RESMİ TÜM SİPARİŞ GİRDİ VE ÇIKTILARININ ARŞİVLENMESİ TÜM SİPARİŞ GİRDİ VE ÇIKTILARININ ARŞİVLENMESİ KONSTRÜKSİYON BÜRO SİPARİŞ SORUMLUSU ELEKTRİK BÜRO SİPARİŞ

SORUMLUSU SATIŞ MÜŞTERİ SİPARİŞ BİLGİLERİ ŞARTNAMELER Ö İ İ ARŞİVLEME ARŞİVLEME ARŞİVLEME ARŞİVLEME ARŞİVLEME ARŞİVLEME ARŞİVLEME ARŞİVLEME

Şekil 4.7 Elektronik ortama geçildikten sonraki basitleşmiş iş akışı

İmalat Açısından Avantajlar

• Projelerin bittiği anda montaj çalışanları tarafından görüntülenerek önceden hazırlık yapılabilmesi ve bekleme sürelerinin hazırlık süreleri olarak değerlendirilebilmesi

• Çıktılardaki bilgileri tekrar bilgisayara aktarırken meydana gelebilecek hatalardan kurtulma

• Çıktı alma ve dosyaların gönderilmesi için geçen sürede imalatta oluşan beklemelerin ve bunun sonucu olarak müşteri memnuniyetsizliklerinin azalması

Hataların çok daha kısa sürede giderilmesi.

ELEKTRİK PROJE ÇALIŞMASININ TAMAMLANMASI ve DÖKÜMANLARIN HAZIRLANIŞI PROJ.GÖN.FORM. PARÇALI MALZ. LİST. TOPLAM MALZ. LİST. PRENSİP ŞEMA AKIM YOLU ETİKET LİSTESİ

İş Hazırlama Elektrik Projelendirme Kalkülasyon Satış Montaj KONSTRÜKTİF PROJE ÇALIŞMASININ TAMAMLANMASI

ve DÖKÜMANLARIN HAZIRLANIŞI SİPARİŞ GÖNDERME FORMU ÖN GÖRÜNÜŞ KESİT RESMİ PARÇA LİSTESİ İMALAT RESMİ ALÇAK GERİLİM SİPARİŞ

SORUMLUSU SATIŞ MÜŞTERİ SİPARİŞ BİLGİLERİ ŞARTNAMELER ÖZEL BİLGİLER YEDEKLEME YEDEKLEME

Şekil 4.8’de mevcut durumda imalat sürelerini yansıtan bir diyagram görülmektedir. Burada Projelerin hazır olmaması, dökümantasyon işlerinin zaman alması, ön imalattaki uzun hazırlık süreleri ve projelerde cihaz eksiği montajda beklemelere yol açmakta ve üretim sürecini yavaşlatmaktadır. Elektronik ortamda çalışılmaya başlandıktan sonra dökümantasyona zaman harcanmasına gerek kalmamaktadır (Şekil 4.9). Ön imalatın hazırlık süreleri de listeler elektronik ortamda olduğu için oldukça kısalmaktadır. Bunun sonucunda montajdaki bekleme süreleri de kısalmakta, zorunlu bekleme sürelerinde ise projelendirmesi biten siparişler için hazırlıklar yapılarak üretimde süreklilik sağlanabilmektedir.

Şekil 4.8 Mevcut durumda imalat süreleri

A Projesi B Projesi - 1 C Projesi

Mekanik Ön İmalat

İş Hazırlama

Hazırlık

Dökümantasyon Montaj için start

verilmesi

B Projesi -2

C Projesi için hazırlık

Bekleme B Projesi için Bekleme

hazırlık Bekleme (Cihaz eksiği)

Şekil 4.9 Elektronik ortama geçildikten sonra imalat süreleri

Müşteriler Açısından Avantajlar

• Şirketin müşteriye daha modern bir izlenim vermesi

• Müşterilerin talep ettiği dijital formattaki enformasyon için ekstra bir çaba harcanmaması

• Oluşan bilgi deposu sayesinde mevcut tesislere yapılacak ilave ve değişiklerde bütünlük sağlanması

Bilgi Güvenliği Açısından Avantajlar

• Haftalık ve günlük olarak yedeklemeler yapılarak ayrı bir yerde saklanabilir. Bir yangın sırasında bile verilerin kaybolması önlenmiş olur.

Yeni Fırsatlar

• Dijital fotoğraf makinesi kullanımı sayesinde siparişlerin ve özel imalatların ileride kullanmak üzere arşivlenmesi

• Elektrik Montaj’da çalışanlar için PC tahsis edilmesi, bu sayede buradaki montaj işçilerinde çalışan memnuniyet düzeyinin artması

Çevreyle ilgili gelişmeler

• Doğal kaynakların daha az tüketilmesi

A Projesi B Projesi - 1 C Projesi

Mekanik Ön İmalat

İş Hazırlama

Hazırlık

B Projesi -2

B Projesi için

hazırlık ^{C Projesi için} hazırlık