Strateji rekabetçi bir çevre içerisinde işletmenin üstünlükleri ve fırsatları arasında benzerlik bulmaktır. SWOT analizi bu amaç için oluşturulmuştur.74
Stratejik planlamada temel amaç örgütü çevresiyle uyumlu kılmaktır. Örgütün devamlı başarısı için, çevreden kaynaklanan olumsuzlukların minimize edilmesi ve çevredeki fırsatlardan maksimum oranda yararlanması çok önemlidir. Diğer tüm yönetim biçimlerinde farklı olarak stratejik yönetim ve stratejik planlama, sadece içi bünyeyle ilgili olmayıp dış çevreye de büyük önem vermekte, iç çevreyle dış çevreyi birbirleriyle etkileşim, fırsat ve tehditler ile zayıf ve güçlü yönler çerçevesinde uyumlaştırmaya çalışmaktadır. Çevre fırsatlar ve kısıtlamalar yoluyla örgütlerin faaliyetlerini her aşamada etkiler. Çevrenin analizi, çevreden gelen fırsat ve tehditlerin
73Hüseyin Cesurhan Taş, “5018 Sayılı Kamu Mali ve Kontrol Kanunu Bağlamında Stratejik Planlama”, Türk İdare Dergisi, Yıl.77, Sayı:449, 2005, s. 104.
74 Altıntaş, a.g.m.
Neredeyiz? Durum Analizi
-Mevcut Plan ve Programlar -SWOT Analizi -Piyasa Analizi -Hedef Kitle Nereye Ulaşmak İstiyoruz? a-Misyon ve İlkeler -Kuruluşun Varoluş Sebebi -Temel İlkeler
b-Vizyon
-Arzu Edilen Gelecek c-Stratejik Amaç ve Hedefler -Orta Vadede Ulaşılacak Amaçlar
-Tanımlanmış, Somut ve Ölçülebilir Hedefler
Gitmek İstediğimiz Yere Nasıl Ulaşabiliriz?
a-Faaliyet ve Projeler
-Amaç ve Hedeflere Ulaşma Yöntemleri -Detaylı İş Planları
-Maliyetlendirme
Başarımızı Nasıl Takip Eder ve Değerlendiririz? a-İzleme - Raporlama - Karşılaştırma b-Değerlendirme ve Performans Ölçümü -Geri Besleme
-Ölçme Yöntemlerinin Belirlenmesi -Performans Göstergeleri
önceden görülerek örgütün bunlara daha hazırlıklı olmalarını sağlar.75 Çevre analizi sayesinde, güçlü yanların üzerine gidilip, zayıf yönler iyileştirilebilir ve fırsatlar değerlendirilip tehditlerden kaçınılabilir ve bu sayede gerçekçi bir stratejik plana ulaşılabilir.76
SWOT Analizi; Örgüt başarısı üzerinde kilit role sahip faktörlerin belirlenerek, stratejik kararlara esas teşkil edecek şekilde yorumlanması sürecidir.77
Örgütün iç ve dış çevresinin ayrıntılı olarak değerlendirilmesi ilkesine dayanan SWOT analizi, örgütün karşı karşıya kaldığı fırsat ve tehditlerin tespitine, örgütün güçlü ve zayıf yönlerinin tanımlanmasına yönelik bir yöntemdir.78
SWOT;
Strengths-İç çevrenin olumlu yanı, güçler, Weakness-İç çevrenin olumsuz yanı, zayıflıklar, Opportunities-Dış çevrenin olumlu yanı, fırsatlar, Threats- Dış çevrenin olumsuz yanı, tehditler.
Durum analizi, kuruluşun içyapısının analizi, çevre analizi, kuruluşun gelecekte karşılaşabileceği ve etkilenebileceği gelişmelerin analizi ve ilgili tarafların yani paydaşların analizinden oluşur.79 DPT’nin kılavuzuna göre durum analizi şöyle yapılır:
Durum analizine kuruluşun kısa bir tarihçesi ile başlanır ve kuruluş misyonu çerçevesinde özellikle son yıllarda kuruluşun izlediği politikalar ve performansı ortaya konulur. Durum analizi yapılırken kuruluşun kalkınma planları, sektörel ve bölgesel plan ve programlar ile kuruluş kanunundan kaynaklanan yetki, görev ve sorumlulukları ifade edilir. Böylece, kuruluş tarafından üretilen mal ve/veya hizmetlerin genel hedef ve politikalara uygunluğu, kuruluşun hedef kitlesine nasıl hizmet ettiği, bu alanda 75 Özgür, a.g.m., s. 224. 76 Alpkan, a.g.e., s. 7. 77 Songür, a.g.e. 78
M.Akif Çukurçayır, Tuğba Eroğlu, “Klasik Yönetim Anlayışından Stratejik Yönetime:Strateji Geliştirmede SWOT Analizi”, Küresel Sistemde Siyaset Yönetim Ekonomi, Konya:Çizgi Kitabevi, 2003, s. 246.
benimsenen genel stratejilerin neler olduğu, kuruluşun hangi kurum ve kuruluşlarla koordinasyon içinde çalıştığı/çalışması gerektiği, vb. hususlar değerlendirilir. Bu değerlendirmeler yapılırken kuruluşun içinde bulunduğu sektörde/alt sektörde dünyada ve ülkemizdeki genel eğilimler tartışılır. Durum analizi kapsamında kullanılacak temel yöntem SWOT/GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) Analizidir. Genel anlamda GZFT, kuruluşun çevresi ile etkileşim içinde sistematik olarak incelendiği bir yöntemdir. Bu kapsamda kuruluşun içsel olarak güçlü ve zayıf yönleri ile dışsal etkenlerden kaynaklanan fırsatlar ve tehditler belirlenir. Bu yaklaşım, planlama yapılırken kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri ile, karşı karşıya olduğu fırsat ve tehditleri analiz etmeyi ve geleceğe dönük stratejiler geliştirmeyi ifade eder.
Kuruluşun kontrol edebildiği etkenler ile kontrolü dışında olan ve belirsizlik oluşturan etkenlerin analizi, planlama sürecinin önemli bir parçasını oluşturur. Durum analizi, ayrıca, plandan etkilenen tarafların analizi ve kritik sorunların belirlenmesi gibi konuları kapsar. Durum analizi stratejik planlama sürecinin diğer aşamalarına temel teşkil eder.
2.1.1. Kuruluş İçi Analiz: Kuruluşun kendi içinde durum analizi yapılırken geçmiş performansın değerlendirilmesinin yanı sıra, kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri ortaya konulur. Temel amaç, kuruluşun mevcut performansı ve sorunlarını da dikkate alarak potansiyellerini belirlemektir. Belirlenecek güçlü yönler kuruluşun gelecekte yöneleceği hedeflere ışık tutacak, zayıf yönler ise kuruluşun alacağı tedbirlere baz teşkil edecektir.
2.1.2. Kuruluş İçi Analizde Temel Noktalar:
• Kuruluşun geçmişi, mevzuatı ve bu mevzuat gereği görevleri, • Kuruluşun genel bürokrasi içindeki yeri ve yönetim yapısı, • Kuruluş içi iletişim ve karar alma süreci,
• Kuruluş personelinin sayısı ve nitelikleri,
• Kuruluşun yararlandığı değişik finansman kaynakları(Bütçe, fon, genel sermaye, diğer)
• Kuruluş çalışanlarının motivasyon düzeyi ve kuruluşun durumuna dair değerlendirmeleri ve beklentileri,
• Kuruluşun teknolojik alt yapısı ve teknolojiyi kullanma düzeyi, • Kuruluşun araç ve bina envanteri ve diğer varlıkları,
• Kuruluşta kullanılan raporlama sistemi,
• Kuruluşun gerçekleştirdiği ve yürütmekte olduğu önemli faaliyetler ve projeler, • Son dönemde kuruluş yapısında ve görev alanında yapılan önemli değişiklikler, • Kuruluş yapısında ve görev alanında yapılması gündemde olan önemli değişiklikler, • Aynı ya da benzer görevi yapan birimler ve yetki çakışmaları.
Yukarıda belirtilenler ve benzeri konularda derlenen bilgiler ve yapılan çalışmalar çerçevesinde kuruluşun güçlü ve zayıf yanları özet bir tabloda ortaya konur. Kuruluş içi analiz yapmanın amacı, güçlü yönlerin daha etkin bir şekilde kullanılması ve zayıf yönleri telafi etmeye dönük tedbirlerin alınmasıdır.
2.1.3. Çevre Analizi: Çevre analizi yapılırken çevresel faktörlerin kuruluş için ne gibi fırsatlar ve tehditler ortaya koyduğu incelenir. Çevre analizinde; dünyadaki genel eğilimler, Türkiye’de kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamdaki değişimler, kalkınma planları ve programlar, hükümet programları ve varsa istikrar programları ile diğer kuruluşların ve kesimlerin durumu ve özellikle kuruluşun hizmet ettiği hedef kitlenin beklentileri dikkate alınır. Kuruluş içi değerlendirme ve çevre analizi yapılırken kuruluşun karşılaşabileceği riskler ve belirsizlikler özellikle tespit edilir ve planlama sürecinin daha sonraki aşamalarında değerlendirilir. Bu ve benzeri konulara dönük yapılacak çalışmalar ve araştırmalar sonucunda kuruluş karşı karşıya olduğu fırsatları ve tehditleri bir tabloda özetleyecektir. Geleceğe dönük stratejiler geliştirilirken fırsatlar önemli oranda etkili olacak, tehditler ise kuruluş tarafından yakından izlenecek ve bu tehditlere dönük tedbirler alınacaktır. Çevre analizi sonucunda sadece mevcut durum tespit edilmekle kalınmaz; aynı zamanda gelecekle ilgili tahminler yapılır veya senaryolar oluşturulur. Gelecekte oluşacak çevre şartlarının kuruluşu nasıl, ne ölçüde ve ne yönde etkileyeceği tartışılır. Çevrede meydana gelebilecek ve kuruluşun kontrol edemeyeceği gelişmelere karşı kuruluşun alternatif planlar hazırlaması söz konusu
olabilecektir. Bu çerçevede, geleceğe dair alternatif senaryolar üretilerek hazırlık yapılır. Gelecekte her an beklenmedik bir gelişmenin olabileceği varsayımından hareketle, bu tür durumlara hazır bir tutum içinde sürekli olarak gelişmelerin izlenmesi gerekir. Bu yaklaşımın doğal bir sonucu olarak planlar esnek bir yapıya dayanmak ve gelişmelerin seyrine göre sürekli revize edilmek durumundadır.
2.1.4. Çevre Analizinde Temel Noktalar:
• Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişme eğilimleri, • Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişme eğilimleri,
• Dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular, bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği, • Kuruluşun faaliyetleri ile alanıyla ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel plan
ve programlarda yer alan amaç, ilke ve politikalar ve bunlar arasındaki uyum, • Kuruluşun faaliyetlerini yürütürken karşılaştığı temel riskler ve belirsizlikler.
Çevre ile etkileşim içinde olan ve çevrede yer alan birçok süreci kontrol edemeyen kuruluş bu değişimi yakından izlemediği sürece stratejik planlama faaliyeti anlamını büyük oranda yitirecektir.
2.1.5. Piyasa, Hedef Kitle Ve İlgili Taraflar Analizi: Üretilen kamu mal ve/veya hizmetlerinin hedef kitle tarafından gerçekten ihtiyaç 15 duyulan veya talep edilen mal ve/veya hizmetler olup olmadığı konusundaki incelemeler, kuruluşun durum analizinde önemli bir yer tutar. Kuruluş, piyasası olan bir mal veya hizmet üretiyorsa dünyadaki ve ülkemizdeki piyasa koşulları, söz konusu olan mal ve/veya hizmete olan talebin gelişme/değişme eğilimleri, fiyat hareketleri, kalite ve standartlarda değişmeler, rakiplerin durumu, vb. hususlar kapsamlı bir piyasa analizi sonucunda ortaya konur. Piyasada niteliği gereği fiyatı tam olarak oluşmayan mal ve/veya hizmet üretiminde ise esas olarak hedef kitlenin ve kuruluş ile ilgili diğer kuruluş veya kesimlerin ihtiyaçları ve beklentileri değerlendirilir.
2.1.6. İlgili Taraflar Analizinde Temel Noktalar:
• Faaliyetlerini sürdürmesi için kuruluşa girdi sağlayan kurulu dışı birimler,
• Kuruluş faaliyetlerinin yürütülmesi sürecinde işbirliği yapılması gereken temel kurum ve kuruluşlar,
• Öncelik sırasına göre kuruluşun ilgili olduğu ve hizmet sunduğu kesimler ve bu kesimlerin kuruluş ile ilgili temel beklentileri,
• Hedef kitle ve diğer ilgililerden gelen görüş ve şikayetleri değerlendirme sistemi, • Hedef kitle ve diğer ilgililerin kuruluş çalışmaları ile ilgili tatmin düzeylerinin
nasıl ölçüldüğü/ölçülebileceği.
Bu ve benzeri hususlar ışığında yapılan analizlerin sonuçları özet olarak verilecek ve yapılan çalışmalardan stratejik planlama sürecinde nasıl yararlanılacağı ortaya konacaktır. Bu kapsamda “hedef kitle,” “müşteri” ve “ilgili tarafların” kavram olarak kurum kültürüne yerleşmesi önem taşımaktadır.
Hedef kitle veya müşteri: Bir kurumun, ürettiği hizmetleri ve/veya mallarını kullanan, alan ve yararlanan kişi ve gruplardır.
İlgili taraflar (Paydaş): Bir kurumdan, doğrudan veya dolaylı, maddi veya manevi, olumlu veya olumsuz yönde etkilenen kişi veya gruplardır.
2.1.7. Varsayımlar: Varsayımlar, stratejik plan hazırlayan kuruluşun doğrudan kontrolü altında olmayan ancak stratejik planın gelişimi ve başarısını etkileyebilecek kuruluş içi ve dışı faktörleri ifade etmektedir. Başarılı bir stratejinin oluşturulmasında varsayımlar çok önemlidir. Diğer bir ifadeyle, stratejik planın başarısı büyük ölçüde planlama sürecinde yapılan varsayımların gerçekleşmesine bağlıdır. Varsayımların belirlenmesi büyük ölçüde kuruluş içi analiz ve çevre analizine dayanmaktadır. Kuruluş içi analiz ve çevre analizinde; sosyo-kültürel faktörler, teknolojik faktörler, siyasi ortam, hukuki şartlar, makro ekonomik faktörler ve uluslararası sistemden kaynaklanan faktörler incelendikten sonra, rakipler, müşteriler, kamu kuruluşları, üreticiler ve sendikalar gibi ilgili tarafların eğilimleri birer varsayım olarak stratejik plana yansımalıdır. Başarılı bir stratejik planlamada belirlenen varsayımların stratejik planlama ekibinde tartışılması ve
olgunlaştırılması gerekmektedir. Çünkü, varsayımlar stratejik planlamanın tüm aşamalarında her birim için ortak bir baz teşkil edecektir. Dolayısıyla, tüm bölümlerde aynı varsayımların kullanımı sağlanmalıdır.
2.1.8. Durum Analizinin Raporlanması Ve Kullanımı: Durum analizi yapılırken belgelerin incelenmesi, mülakat, anket ve benzeri çalışmalar, gerektiğinde kurum dışı müşavirlik hizmeti alımı, kuruluş ile ilgili çeşitli kesimleri bir araya getiren katılımcı toplantılar gibi araçlar kullanılır. Bu kapsamda gerçekleştirilecek bazı çalışmalarda kuruluş dışından uzmanlık hizmeti alınması, örneğin, katılımcı toplantıları tarafsız bir şekilde yönetecek kolaylaştırıcıların (moderatörlerin) kullanılması mümkündür. Durum analizi sonucunda elde edilen bulgular sistematik olarak raporlanır, sorumlu kişi ve ekipler tarafından değerlendirilir ve planlama sürecinin daha sonraki aşamalarında kullanılır.
Stratejik plan dokümanı basit ve anlaşılabilir bir çerçevede yazılmak durumundadır. Stratejik plana sadece öncelikli konular yansıtılır. Bu nedenle durum analizinin ayrıntılı dokümanları, gerekiyorsa stratejik planın eki olarak verilir.80
SWOT analizi tamamlandıktan sonra stratejik planlamanın bir diğer aşaması olan “MİSYON” aşamasına geçilir.