Departman Bütçeleri

Departman gelirleri bütçesi, konaklama i letmesinde var olan her bir departman için ayrı ayrı hazırlanır. Bu bütçeler hazırlanırken her departmanın gelir ve giderleri ayrı ayrı tahmin edilir (Bekçi, 2003: 93).

Departman bütçelerinin hazırlanması oldukça güçtür. Öncelikle her departmanın gelirleri tahmin edilir. kinci a amada, her departmanın direkt faaliyet giderleri tahmin edilerek, satı gelirlerinden indirilir. Üçüncü a amada ise her departmanın tahmini net faaliyet gelirleri birle tirilir ve ortak giderler bu gelirden indirilerek net gelire ula ılır (Kozak, 1995: 191).

3.4.1.1. Satı Bütçesi

Pazarlama ara tırmalarına dayanılarak, gelecek dönemde satı ların üç aylık, aylık veya daha kısa dönemler için da ılımını tahmin etmeyi konu eden bütçe çe ididir. Ana bütçenin hazırlanmasında ba langıç noktası, satı bütçesinin düzenlenmesidir. Çünkü tahmini satı hacmine göre hazırlık (üretim) bütçesinden; malzeme tedarik, satılan malların maliyeti bütçesine kadar bir dizi bütçe hazırlanacaktır. Bu nedenle, satı bütçesinin düzenlenmesi için gerekli olan satı tahminlerinin çok dikkatli yapılması gerekir (Türksoy, 1998: 65).

Satı bütçesinin hazırlanmasında en önemli ve en zor olan i lem, satı tahminlerinin yapılmasıdır. Satı tahminleri ile i letmenin faaliyet döneminin ne olaca ı, hangi fiyatların uygulanaca ı ve satı miktarları (oda ve yatak sayıları) belirlenir (Eraslan, 2009: 382).

3.4.1.1.1. Oda Gelirleri Bütçesi

Konaklama i letmesinin sezon özelliklerine göre satılabilir oda ve yatak sayısı belirlendikten sonra bu odaların fiyatlarının sezon yapısı dikkate alınarak belirlenmesi gerekir. Aynı odanın esas sezondaki ve yarı sezondaki fiyatları farklı olaca ı gibi esas sezondaki aylar arasında da fiyat farklılıkları olu turulabilir. Grup halinde gelen konuklara ve münferit gelen konuklara uygulanacak fiyatlarda farklı olacaktır. Bunun yanında iki ki ilik odada tek ki i kalırsa veya odaya ilave yatak konursa, odanın satı fiyatı de i ecektir. Tüm faaliyet dönemindeki oda satı ları ve fiyatlar belli olduktan sonra yapılacak i , satılması beklenen oda sayısı ile oda fiyatlarının çarpılmasıdır. Çarpımların sonuçları toplandı ında da bütçeye konacak oda satı gelirleri belirlenmi olur (Kozak, 2002: 203).

Konaklama i letmelerinde oda gelirleri kapsamında bütçede temel alınan birim ciro, ortalama oda ve yatak geliridir. Konaklama bölümünde ciro tahminleri a a ıdaki özellikler göz önünde bulundurularak yapılır (Kutlan, 1998: 73);

• Potansiyel satı oranının bulunması: Bir dönemdeki hizmete açık oda sayısının ilgili satı fiyatıyla çarpımı, potansiyel maksimum ciroya e ittir. Bu de er, kar ıla tırmalarda esas de er olarak ele alınır.

• Ortalama geceleme oranı: Önceden yapılmı rezervasyonlara muhtemel rezervasyonlar ve rezervasyon yaptırmadan gelecek mü teriler eklenir. Bu hesaplama yapılırken bir önceki yılın rakamları ve o yılın beklentileri göz önünde bulundurulur. Bu rakamdan muhtemel rezervasyon iptalleri çıkarılır ve tahmini konaklama rakamı elde edilir.

Konaklama geliri, a a ıdaki formüller ile hesaplanabilir;

Oda fiyatı x Tahmini konaklama (Oda sayısı) veya

3.4.1.1.2. Yiyecek- çecek Gelirleri Bütçesi

Yiyecek- çecek gelirlerinin tahmininde ba langıç noktası oda gelirleridir. Konaklama i letmelerinde yiyecek-içecek gelirleri, oda gelirlerinin belirli bir yüzdesi olarak tespit edilebilir. Örne in, oda gelirlerinin %70’i yiyecek geliri; yiyecek gelirinin de %45’i içecek geliri olarak saptanabilir. Bir di er hesaplama eklinde ise geçmi yıllarda otelde kalan mü terilerin belirli bir miktarının otelin restoranından ve barından yararlandı ı dü ünülebilir. Örne in; tahmini mü teri sayısının %75’inin restorandan, %25’inin ise otelin barlarından yararlandı ı tespit edilebilir. Yiyecek- çecek gelirleri a a ıdaki gibi hesaplanabilir (Kozak, 1995: 192);

Yiyecek Gelirleri: Tahmini mü teri sayısı x Kuver fiyatı

çecek Gelirleri: Tahmini mü teri sayısı x çki fiyatı

Yiyecek- çecek Bütçesi hazırlanırken, konaklama i letmesinde konaklayan mü terilerin yanı sıra, i letmede konaklamayan mü terilerin de hesaba katılması gerekmektedir. Bunun için geçmi dönem verilerinden yararlanılabilir (Bekçi, 2003: 97).

3.4.1.1.3. Yan Faaliyet Gelirlerinin Bütçelenmesi

Konaklama i letmelerinde yan hizmetler çok çe itli olabilmektedir. Her konaklama i letmesinde misafirlere telefon hizmeti verilmektedir. Bunu kuru temizleme, çama ırhane hizmetleri takip eder. Ayrıca sigara ve gazete dükkânları, garaj, kasa, oto kiralama, yüzme havuzu, sa lık merkezi ve hatta sinema bile bugün konaklama i letmelerinin konforu artırmak için hizmetlerine ekledikleri servislerdir. Yan hizmetlerin ne kadar gelir getirdi i ve ne kadar masraf yarattı ı konaklama i letmesinin doluluk oranıyla yakından ilgilidir (Kutlan, 1998: 76).

Sauna, hamam, plaj, yüzme havuzu vb. gelirlerin tespitinde yüzdesel bir ili ki kurulamamakla birlikte bu gelirler, gelecek dönemde yapılması planlananlar da göz önüne alınarak do rudan tahmin edilirler. Çama ırhane ve telefon gelirleri ile oda gelirleri arasında ise yüzde ile ifade edilen bir ili ki kurulabilir. Bu konuda A.B.D.’de standart olarak kabul gören oranlar öyledir (Kozak, 1995: 194);

• Telefon gelirleri = Oda gelirlerinin % 7-9’udur.

• Çama ırhane gelirleri = Oda gelirlerinin % 1,5’idir.

3.4.1.1.4. Di er Gelirlerin Bütçelenmesi

Konaklama i letmelerinin kira gelirleri gibi faaliyet konuları dı ında gelirleri olabilir. Bu gelir tahminleri de, muhasebe departmanının tecrübe ve bilgilerine göre yapılacaktır (Çetiner, 2002: 395).

3.4.1.2. Satı ların Maliyeti Bütçesi

Yiyecek- çecek maliyeti, genelde yiyecek-içecek gelirlerinin belirli bir yüzdesi alınarak hesaplanır. Yiyecek- çecek gelirlerine uygulanacak yüzde, muhasebe departmanından elde edilir. Muhasebede her departmana ili kin gelir-gider kaydı tutuldu undan departman giderlerinin departman gelirleri içindeki yüzdeleri kolaylıkla hesaplanabilir. Ayrıca benzer i letmelere ait sektör ortalamaları da, konaklama i letmeleri yöneticilerine giderleri tahmin etme konusunda önemli bir fikir verir (Kozak, 2002: 204).

Yiyecek- çecek Satı ları Maliyet Bütçesi hazırlanırken a a ıdaki oranlardan yararlanılabilir (Eraslan, 2009: 385);

Yiyecek Maliyet Yüzdesi = Satılan Yiyecek Maliyeti / Yiyecek Satı ları

çecek Maliyet Yüzdesi = Satılan çecek Maliyeti / çecek Satı ları

3.4.1.3. çilik Bütçesi

çilik giderlerinin bütçelenmesinde; i gücü programı, sendikalı i çiler için toplu sözle meler, yasal birtakım düzenlemeler ve i hacmi dikkate alınmalıdır. çilik gider bütçesi hazırlanırken, i letmede çalı an personelin ne kadarının devamlı ne kadarının geçici olarak çalı tı ı ve ne kadar ücret aldıkları tespit edilmelidir (Bekçi, 2003: 100).

Devamlı personele ödenen ücretler sabit gider niteli i ta ırken, geçici personele ödenen ücretler satı gelirleri ile paralellik gösterir. Bu giderler i hacmine paralel olarak önce artar, fakat daha sonra sabit kalırlar. Bu özelliklerinden dolayı yarı sabit gider olarak kabul edilen giderlerdir. çilik giderlerinin tahmininde, önemli bir güçlük

söz konusu de ildir. Burada önemli olan, i programları ile konaklama i letmesinin sezonlar arasında ve kapasite kullanım derecelerinde meydana gelebilecek de i meleri tespit etmektir. Bu i lem yapıldıktan sonra, çalı an personel sayısı ile ödenmesi gereken ücretler çarpılarak, tahmini i çilik giderleri hesaplanır (Kozak, 1995: 196).

3.4.1.4. Di er Gider Bütçeleri

Satı ların Maliyeti ve çilik Giderleri Bütçeleri dı ında kalan, bütçelenmesi gereken ba ka giderler de vardır. Bu tür giderler, bölüm sorumluluklarının kontrolünde olan giderlerdir. Odalarda kullanılan temizlik malzemesi giderlerinin tahmin edilmesi, örnek olarak verilebilir. Bunun dı ında yer alan genel yönetim, pazarlama, satı , da ıtım, bakım-onarım, enerji, yakıt, gibi giderler de hizmet bölümleri gider bütçesini olu turacaktır. Ayrıca giderler, sabit ve de i ken olarak ayrılarak, esnek bütçeler yardımı ile de i ik üretim hacimlerine göre bütçelenebilir (Eraslan, 2009: 385).