Dış kaynak kullanımı, işletmelerin kendilerine rekabet avantajı sağlayan temel yeteneklerine odaklanarak, temel yetenekleri dışında kalan faaliyetlerde tedarikçi işletmelerden yararlanmalarını ifade eden bir yönetim stratejisidir. Dış kaynak kullanım uygulamalarında öne çıkan ana neden ise maliyetleri azaltma isteğidir. Bu bağlamda başarılı bir dış kaynak kullanım yönteminin işletmeler açısından en önemli avantajı, işletmenin ekonomik süreçlerine yönelik olması ve maliyetleri azaltarak işletmenin rekabet üstünlüğünü arttırmasıdır (Espino-Rodriguez ve Robaina, 2005: 689-691). İşletmeler, dış kaynak kullanımı ile birlikte gereksiz maliyetleri büyük sermaye getirisine dönüştürerek esneklik ve müşteri ihtiyaçlarına daha düşük maliyetlerle cevap verme yeteneği kazanmaktadır. Konusunda uzman tedarikçi işletmeler, hizmet verdikleri faaliyetleri daha az sayıda insan kaynağı ile daha hızlı ve kaliteli olarak yapmakta ve böylece sadece maliyetten değil işgücünden de tasarruf etmektedir (Lacity vd., 1996: 13). Pazarın değişen rekabet koşullarında işletmelerin başarıları yalnızca ekonomik değerlerle değil, hizmet kalitesi ve müşteri ihtiyaçlarına cevap verebilme gibi oranlarla da ölçülmektedir. Dış kaynak kullanım stratejisi ile işletmeler, kendi faaliyet alanlarına daha çok yoğunlaşarak ürün ve hizmet kalitelerinde sürekli gelişim ve iyileşme sağlamaktadır (Cant ve Jeynes, 1998: 196). Dış kaynak kullanımı aynı zamanda, işletme içindeki bürokrasiyi azaltarak yaratıcılık ve esnekliği artırmaktadır. Yeni teknolojilerin dışarıdan tedarik edilmesiyle birlikte işletmeler, hem tasarım için harcanan zamandan tasarruf etmekte, hem teknolojik gelişmelere dayalı riskleri dış kaynaklarla paylaşmakta, hem de kendi yaratıcılık gücüyle üretmeleri mümkün olmayan yeni ürünler, yeni fikirler ve kalite geliştirme olanaklarına sahip olmaktadır. Daha önceden işletme içinde yürütülen faaliyetlerin dış kaynaklara devredilmesiyle birlikte bu faaliyetlerin üretimi ve organizasyonu için harcanan zamandan da tasarruf edilmekte ve böylece diğer işletme faaliyetlerinde ve yönetimde esneklik sağlanmaktadır (Okumuş ve İsfendiyaroğlu, 2002: 233-234).
Dış kaynak kullanımı, işletmelere sahip oldukları sınırlı insan kaynağı ve diğer maddi kaynakları doğru bir şekilde kullanabilme olanağı vermektedir. Büyüme vizyonuna sahip olan işletmelerde, yeni ve karmaşık teknolojilere yoğunlaşılarak,
modernizasyon ve kapasite artırma projelerine öncelik verilirken, standart üretim hatları dış kaynaklara transfer edilmektedir. Ayrıca işletmeler büyürken insan kaynağı da artmakta ve artan insan kaynağının eğitimleri için zaman ve para gerekmektedir. Bu durumda insan kaynağı ihtiyacının karşılanması ve eğitimlerin dış kaynaklardan tedarik edilmesi kaynak ve zaman tasarrufu sağlamaktadır (Sabuncuoğlu ve Tokol, 2011: 325). Dış kaynak kullanımına yönelen bu tip işletmelerde ortaklık ve şebeke organizasyon ilişkileri gelişmekte ve işletmeler gerçekte büyürken yapısal olarak küçülerek daha esnek ve daha çabuk hareket edebilir hale gelmektedir (Koçel, 2011: 385).
İşletmeler açısından dış kaynak kullanımının bir başka avantajı sorumluluk ve risklerin azaltılmasıdır. Teknolojide hızlı değişimlerin yaşandığı dönemlerde işletmeler, yeni teknolojileri ve yeni teknoloji ürünlerini veya karmaşık sistemlerin fazla miktardaki parça ve bileşenlerini dış kaynaklardan tedarik ederek belirsizlik ve riski azaltmaktadır. Dış kaynak kullanım stratejisi özellikle küçük işletmelerde, teknolojik iç kaynakları güçlendirmekte, böylece müşteri isteklerine hızlı cevap verebilme, inovatif yetenek ve faaliyetleri geliştirmede de büyük avantajlar sağlamaktadır (Quinn ve Hilmer, 1994: 48). Özetle dış kaynak kullanım yöntemi işletmelere temel olarak; yapısal küçülme, hızlı büyüme, küreselleşme, rekabet üstünlüğü ve yeniden yapılanma gibi avantajlar kazandırmaktadır (Greer vd., 1999: 85-86).
Dış kaynak kullanım yönteminin yukarıda açıklanan avantajlarının yanında bir takım dezavantajları da bulunmaktadır. Bu dezavantajlardan biri olan yanlış ve yetersiz dış kaynak hizmeti sağlayan tedarikçi firmanın seçilmesi, işletme verimliliği açısından karşılaşılabilecek en ciddi sorundur (Grupe, 1997: 9). Dış kaynak hizmeti sağlayan bazı tedarikçi işletmelerin, bu alanda gerekli olan bilgi ve beceriye sahip olmamaları durumunda, yanlış ve yetersiz tedarikçi seçimi işletmeler açısından, hizmet/ürünlerin zamanında teslim edilmemesi ve bu hizmet/ürün kalitesinde bozulmaların olması gibi riskler taşımaktadır. Bu riskler ise işletmeyi önemli, maddi, manevi ve uzun dönemli zararlara uğratabilmektedir (Allen ve Chandrashekar, 2000: 29).
İşletmelerin dış kaynak kullanım yöntemini, her zaman hazır bir çözüm olarak düşünmeleri de bir başka dezavantaj olarak görülmektedir. İşletme, dış kaynak kullanımına karar vermeden önce bu faaliyetlerin kendisi için ne kadar önemli olduğunu analiz etmelidir. Örneğin üst düzey yöneticilerin işe alım sürecinde potansiyel adayların bulunması dış kaynaklar vasıtasıyla yapılabilir ancak görüşme ve işe alım süreçlerinin işletmenin kendi içinde yürütülmesi gerekmektedir. Üst düzey yönetici istihdamı, ücret ve maaş ayarlama, performansa dayalı teşvik edici ücret ödemeleri gibi işletme açısından
temel unsur sayılabilecek olan faaliyetlerin dış kaynaklara devredilmesi dezavantaj olarak değerlendirilmektedir. Ayrıca her alanda dış kaynak yardımı almaya alışan işletmelerde zamanla bu durum hazır ve kolay bir çözüm olarak görülerek, işletmeyi belirli ölçüde tembelliğe itmektedir (Greer vd., 1999: 94-95).
İşletmeler, bazı durumlarda dış kaynaklardan yararlanarak personel sayılarını azaltmaktadır. Ancak bu durum işletmenin, yönetim, üretim ve pazarlama gibi birçok alanda sahip olduğu uzmanlığını kaybetmesine yol açma riskini taşımaktadır. İşletmelerin bilgi ve beceri birikimi uzun yıllar sonunda kazanılan tecrübelere dayalı olduğu için, dış kaynaklara devredilen alanlarda belirli bir süre sonra problemler oluşması durumunda, işletmenin tedarikçilere devretmiş olduğu ilgili fonksiyonda kontrolü ele alması ve gereken bilgi ve beceri desteğini vermesi güçleşmektedir (Cant ve Jeynes, 1998: 196). Çünkü dış kaynak kullanıldığı sürece ilgili alanlarda çalışan uzman insan kaynağı işletmeden ayrılmış veya bilgi ve becerilerini kullanmadığı için uzmanlıkları yetersiz duruma gelmiş olabilir. Bu nedenle de işletmeler dış kaynaklardan tedarik ettikleri faaliyetlerde tedarikçi işletmelere bağımlı hale gelmektedirler (Okumuş ve İsfendiyaroğlu, 2002: 240).
Dış kaynaklardan yararlanan işletmelerin uzun vadeli stratejilerinin, kurulan işbirliği gereği tedarikçi işletmeler tarafından öğrenilmesi de güvenlik açısından risklidir. Dış kaynaklardan yararlanmanın, üzerinde en çok durulan dezavantajı tedarikçi işletmelerin hizmet sundukları işletme ile ilgili sahip oldukları bilgi ve zaman içerisinde edinmiş oldukları tecrübe ile birlikte işletmenin rakibi olma ihtimalleridir (Earl, 1996: 30). Dış kaynak kullanımının bir başka dezavantajı ise işletmelerin dışarıdan tedarik etmiş oldukları bazı faaliyetler sebebiyle çalışanlarının bir kısmının pasif hale gelmesi ve dolayısıyla da işten çıkarılmalarıyla ilgilidir. Bu gibi durumlar, hem işletmeyi yetişmiş uzman insan kaynağından mahrum bırakmakta hem de diğer birimlerde çalışanların işletmeye bağlılıklarını ve motivasyonlarını olumsuz yönde etkileyerek, dış kaynak kullanımı dolayısıyla işletmede meydana gelen değişime direnç göstermelerine neden olmaktadır (Allen ve Chandrashekar, 2000: 29).