Literatürde bilgi paylaşımını engelleyen çeşitli faktörler belirlenmiş olmasına rağmen bu engellerin nasıl aşılması gerektiğine ve bu engellerin örgüte etkilerinin nasıl azaltılabileceğine dair çok az çalışma yapılmıştır (Huang ve Davison, 2008:1).
Bilgi paylaşmayı engelleyen faktörlerden literatürde en çok kabul gören ayırım Riege (2005) tarafından yapılmıştır. Riege (2005) yaptığı çalışmada örgüt içerisinde bilgi paylaşımını engelleyen faktörleri üç grupta incelemiştir. Bunlar; bireysel engeller, örgütsel engeller ve teknolojik engellerdir. Tablo 2.2’de bu engeller kısaca özetlenmiştir.
Tablo 2.2 Bilgi Paylaşımını Engelleyen Faktörleri
Bireysel Engeller Örgütsel Engeller Teknolojik Engeller
o Bilgiyi paylaşma da yetersiz zamana sahip olma ve spesifik bilgiye ihtiyaç duyan meslektaşları belirlemek için gerekli zaman
o Örgütün hedefleri ve stratejik yaklaşımları içerisinde bilgi yönetimi stratejilerinin ve bilgi paylaşımımın eksik veya belirsiz olması,
o Bilişim sistemleri ve süreçlerinin
entegrasyonda yaşanan eksikliğin insanların iş yapmalarına engel olması
o Bilgi paylaşımının insanların iş güvencesini azaltabileceği veya tehlikeye atabileceği korkusu
o Liderlerin ve yönetimin bilgi paylaşmanın önemini ve değerini açıkça ifade etmemesi,
o Teknik desteğin (dahili ve harici) olmaması ve entegre bilişim sistemlerinin bakımının yapılmasının çalışma rutinleri ve iletişim akışlarını engellemesi o Sahip olunan bilginin önemi
ve değerini tam olarak kavrayamamak ve farkında olamamak
o (Yeni) Bilgiyi paylaşmak, ifade etmek ve üretmek için resmi ve gayri resmi alanların eksikliği; o Çalışanların Teknolojinin yapabileceği ve yapamayacağı noktasında gerçekçi olmayan beklentisi o Uygulamalı eğitim, gözlem,
diyalog ve interaktif problem çözme gerektiren know-how ve deneyim gibi
o İnsanları bilgilerini daha fazla paylaşmaya motive edecek şeffaf bir ödül ve takdir (onaylama) sisteminin eksikliği;
o Farklı bilişim sistemleri ve süreçleri arasındaki uyumsuzluk
68 örtülü bilgilerin açık şekilde
paylaşılması
o Güçlü hiyerarşi, pozisyona dayalı statü ve resmi gücün kullanımı (otorite
kullanmak);
o Örgüt içerisinde yer alan mevcut kurum kültürünün bilgi paylaşımı konusunda yeterli desteği ve katkıyı sağlayamaması,
o Bireylerin gereksinimleri ile entegre bilişim sistemleri ve süreçleri arasındaki uyumsuzluğun bilgi paylaşımını sınırlandırması o Bireysel ve örgütsel
öğrenmeye etki edecek hataların tolere edilmesi ve yakalama, değerlendirme, geri besleme ve iletişimde yetersizlik
o Yüksek derecede vasıflı ve deneyimli personelin bilgi edinimininüst sırada bir öncelik olmaması,
o Bilişim sistemlerine karşı deneyim eksikliği ve aşınalık nedeniyle bilişim sistemlerini kullanma konusunda isteksizlik o Tecrübe seviyelerindeki farklılıklar
o Bilgi paylaşımını destekleyen uygun altyapının eksikliği,
o Yeni bilişim sistemlerinin ve süreçlerinin çalışanların bilgilendirilmesi ile ilgili eğitim eksikliği,
o Bilgi kaynakları ve alıcılar arasındaki iletişim ve etkileşim eksikliği
o Yeterli paylaşım fırsatları sağlayacak şirket
kaynaklarının eksikliği;
o Herhangi bir yeni sistemin mevcut sistemlere göre tüm avantajlarının gösterilmesi ve anlatılması noktasında yaşanan eksiklikler. o Sözlü-yazılı iletişim ve
kişilerarası becerilerin zayıf olması
o İş birimleri veya fonksiyonel alanlar içinde ve iştirakler arasındaki dış rekabetin yüksek olması
o Yaş, cinsiyet ve eğitim düzeyi farklılıkları ve Sosyal ağ eksikliği
o İş birimleri veya fonksiyonel alanlar içinde ve iştirakler arasındaki iç rekabetin yüksek olması
o Yöneticilerinden ve meslektaşlarından takdir ve onay almama korkusu nedeniyle fikir hakkının sahiplenilmesi
o İletişim ve bilgi akışlarının belirli yönlere (örneğin yukarıdan aşağıya doğru) sınırlandırılmış olması
o İnsanların bilgiyi kötüye kullanması ve haksız kullanımı düşüncesi yüzünden duyulan güvensizlik eksiliği
o Fiziksel çalışma alanlarının ve çalışma ortamı düzeninin etkin bilgi paylaşımı uygulamalarını sınırlandırması o Kaynak nedeniyle bilginin
doğruluğu ve güvenirliliği konusunda yaşanan güvensizlik
o Örgütte bulunan hiyerarşik organizasyon yapısısının bilgi paylaşma uygulamalarını engellemesi veya yavaşlatması o Ulusal kültür veya etnik
kökendeki farklılıklar
o İşletme birimlerinin büyüklüğünün fazla olması nedeniyle bilgi paylaşımının
69 (değer, inanç ve dil
farklılıkları)
ve iletişimin kontrol edilememesi
Kaynak: Riege, 2005’den uyarlanmıştır.
Riege (2005: 22-23)’ e göre bireysel engeller, çok yönlüdür ve bireylerin davranışlarından, algılarından ve eylemlerden oluşur. Engellerin her biri örgütte ayrı ayrı bulunabileceği gibi bir arada kombinasyon şeklinde de oluşabilirler. Yapılan araştırmalara göre bireylerin bilgi paylaşma konusundaki yeteneği her şeyden önce iletişim becerilerine bağlıdır. Hem sözlü hemde yazılı olarak gerçekleştirilen etkili bir iletişim etkili bilgi paylaşımının da temeli sayılmaktadır .
Bilgi paylaşımına engelleyen faktörler arasında bireylerin davranışları ve bu davranışlara yön veren kişilik özellikleri de bulunmaktadır. Bireyin davranışları grup ve örgütsel bilgi paylaşımını beslemektedir. Dışadönük kişilik özelliklerine sahip bireyler bilgi paylaşma konusunda içedönük bireylerden daha fazla isteksiz olabilirler (Foss vd., 2009: 872).
Bilgi paylaşmaya engel olan faktörlerden biri de bilgi gücü kaybıdır. Çalışanlar birikimleri sayesinde elde ettikleri bilgileri için hak idda edebilir ve başkalarıyla paylaşmaktan kaçınabilirler. Sadece kendilerine yararlı olmasına istedikleri bilgileri vermekten kaçınırlar (Huang ve Davison, 2008: 3).
Çalışanların hata yapma korkusu ve hataların yöneticiler tarafından nasıl karşılandığına yönelik algı bir başka bireysel engeldir. Çalışanların hatalarından ders alması ve bir şeyler öğrenmesi önemlidir. Bu nedenle yöneticilerin hataları görmezden gelmesi veya cezalandırması çalışanların bilgi paylaşmaları önünde engel oluşturacaktır (De Long ve Fahey, 2000; Riege, 2005: 24-25).
Bilgi paylaşma konusunda ki örgütsel engeller fiziksel çevre, toplantı alanlarına erişim, altyapı eksikliği, kaynaklardaki eksiklik, açık ve esnek örgüt yapısından yoksunluk, yenilikçi örgüt kültüründen yoksunluk, yönetim ve lider eksiklikliği, ödül ve teşvik sistemlerinin yetersiz olması vb. faktörlerdir. Riege (2005) çalışmasında bilgi paylaşma konusunda örgüt yapısının önemine değinmiştir. Esnek ve açık bir örgüt yapısının örgüt kültüründen ve enformasyon teknolojisinden daha önemli olduğunu ifade etmiştir (Riege, 2005: 23-25).
70 Çalışanlar arasındaki bilgi paylaşımının başarısı veya başarısızlığı, örgütün hedeflerinin ve stratejisinin entegrasyonuna bağlıdır. Bu hedefleri ve stratejileri tüm çalışanlara şeffaf bir şekilde iletmek üst yönetimin sorumluluğundadır. Yapılan çalışmalar açık ve esnek örgütlerde bilgi paylaşımının en iyi şekilde yapıldığını göstermektedir. Yapılandırılmış yüksek hiyerarşik örgütlerde ise iletişim akışı yukarıdan aşağı olduğu için bilgi paylaşımları düşük seviyedir (Riege, 2005: 26-27).
Bilgi paylaşma konusundaki teknolojik engeller ise bilişim sistemleri entegresyonunda yaşanan eksiklikler, teknik ve bakım desteklerinin eksikliği, enformasyon teknolojilerinden gerçek dışı beklentilerin olması, bilişim sistemleri ve süreçleri arasındaki uyumsuzluk, çalışanlardaki hem mevcut hem de yeni bilişim sistemleri konusunda ki deneyim ve eğitim eksikliğidir (Riege, 2005:23).
Bilgi paylaşımının örgüt içerisinde başarılı bir şekilde gerçekleşmesi için bu engellerin giderilmesi önemlidir. Yöneticiler, bilgi paylaşım stratejilerini başarılı bir şekilde geliştirebilmeleri için teknolojiden çok insan kaynakları sistemine, davranış biçimine ve desteğine önem vermelidirler (Yeniçeri ve Demirel, 2007: 224).
Örgütler zamanla büyürler veya değişirler. Büyüyen veya değişen örgütlerin iş yapma biçimleri, stratejileri, hedefleri, planları ve çevreleri de etkilenmektedir. Sadece nitelikli personele ve gerekli bilgi ve teknolojik sistemlere sahip olmak bilgi paylaşımını olumlu yönde etkilemez. Örgüt içerisinde bilgi paylaşımını teşvik eden bir kültür ve gerekli altyapının da olması gerekmektedir. Liderlerin ve yönetim kademesindeki her bir yöneticinin bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için gerekli kaynakları sağlaması ve uygun altyapıyı oluşturması önemlidir. Bunun ise her şeyden önce etkin bir bilgi yönetimi programı tasarlanmalıdır.