BİLGİ YÖNETİMİNİ GEREKTİREN NEDENLER

Günümüz dünyasındaki sosyal, ekonomik, teknolojik ve örgütsel yapılarda meydana gelen gelişmeler bilgi yönetimini yöneticilerin istek ve arzusuna bağlı bir olgu olmaktan çıkarmış ve bir zorunluluk haline getirmiştir. Örgütlerin varlıklarını devam ettirebilmeleri, etkin çalışabilmeleri ve yüksek performans gösterebilmeleri her şeyden önce çevrede meydana gelen değişmeleri iyi okumalarına, anlamalarına ve buna uygun strateji geliştirmelerine bağlıdır. Gelecekte varlıklarını korumak isteyen örgüt daha gelişmişi, daha nitelikliyi ve daha kaliteliyi üretmek durumundadır. Bu zorunluluk bilgi yönetimini var olma yok olma sorunu haline

261 Wayne Applehans, Alden Globe, Greg Laugero, “Managing Knowledge, A Practical Web-Based Approach”, Addison-Wesdey, Boston, 1999, s. 71.

120  getirmiştir.²⁶² Yeni stratejiler geliştirme, gelecekte var olabilme isteği bilgi yönetimini şart koşmaktadır.

Başarı sadece işletmenin faaliyetlerini yürütmek için gerekli olan fiziki, beşeri ve parasal kaynaklar ile yönetimsel beceriler, teknoloji, ticari marka ve şirket kültürü gibi enflasyona dayalı kaynakların etkin bir biçimde kullanılmasına bağlı değildir. Günümüzde bilgi sürdürülebilir bir rekabet, üstün örgütlerin yegane kaynağı haline gelmektedir. Bu nedenle firmalar bilgi ve bilgiden elde edilen rekabetçi konular üzerinde durmak ihtiyacını hissetmektedirler. Rekabetçi firmalar, uzman bilgi işçilerinin koordinasyon ve işbirliğini sağlayacak yapısal düzenlemelere giderek bireylerde saklı olan özgün bilgilerden azami ölçüde yararlanabilirler. İşte, bilgiyi yaratan, depolayan ve kullanan bireylerin rekabet gücünün artırılmasına katkı sağlayacak özgün bilgi ve bilgiyle alakalı yeteneklerini en etkin biçimde kullanma ihtiyacı, bilgi yönetimini gerektiren nedenlerdendir.²⁶³

Mal ve hizmetlerin artan bir şekilde "bilgi yoğun" hale gelmesi bilginin işletmelerde öneminin giderek aratacağı yönünde ipuçları sunmaktadır. Gelecekte tüm sektörlerde rekabetin artacağı varsayıldığında, işletmelerin iyi tasarlanmış bir bilgi yönetimi sistemine olan ihtiyacı artacaktır. Çünkü işletmelerde uzun dönemli rekabet avantajına yol açacak kaynak bilgidir. Bilginin işletmelerde değer yaratacak şekilde kullanılmasını kolaylaştıracak yapı ise bilgi yönetimidir. Bu noktada

"bilginin stratejik değer olduğuna inanan" işletme yöneticilerinin yapması gereken, işletme içerisinde bir bilgi vizyonu geliştirme, bu vizyonu destekleyecek teknoloji yatırımlarıyla bilgi yönetimi uygulamalarını başlatmaktır. Gelecekte İşletmelerin

262 Özcan Yeniçeri, Mehmet İnce, a.g.e., s. 78.

263 Maria Martensson, “A Critical Review of Knowledge Management as a Management Tool”

Journal of Knowledge Management, 2000, Vol. 4, No. 3, s. 207.

121  ürettiği mal ve hizmetlerin giderek bilgi yoğun hale geleceği düşünüldüğünde işletmelerin rekabet edebilir bir yapıda olması bilgi çalışanlarına ve bilgi yönetimine yapacağı yatırımlarla yakından ilişkilidir. ²⁶⁴

Birçok organizasyon, çalışanlarının zihninde bulunan bilgilerden haberdar olamamaktadır. Bu bilgilerin bölümler ve birimler arası transferi gerekmektedir. Ya da bu transferlerle bilginin açık hale getirilmesi gerekmektedir. Yaşanan bu süreçlerde olayların karmaşık ve belirsiz olarak gerçekleşmesi bilgi yönetimini gerekli kılmaktadır.

Yıllar boyunca genel giderleri kısıp kârları artırmayı amaçlayan organizasyonel küçülme, popüler bir stratejiydi. Bu strateji, daha sonraki yılIarda organizasyonların hantallaşmasının önlenmesi ve aşırı büyümelerinden kaynaklanan olumsuzlukların ortadan kaldırılması amacına yöneldi. Ancak aşırı büyüme sonucu organizasyonlara yük oluşturmaya başlayan fiziki varlıkların yanı sıra beşeri sermayede de azaltmaya gidilmesi yıllar boyunca biriktirilen ve geliştirilen özgün bilgilerin işten çıkarılan çalışanlar ile birlikte kaybedilmesine yol açacaktır. Bilgi ve bilgiye dayalı yeteneklerin farkına varan firmaların çoğu, firmanın gelecekteki çıkarlarını garanti altına almak için, özgün bilgi ve uzmanların yitirilmesini engellemek amacıyla, bilgi yönetimi stratejilerini uygulamaya koydular. ²⁶⁵ Bu stratejilerin uygulanması ve kontrolü bilgi yönetimi ile yakından ilgilidir.

Bilgi yönetimi, organizasyonel hedeflerin daha iyi bir şekilde elde edilebilmesi için bireylere, takımlara ve bütün organizasyona bilginin kolektif ve

264 Mustafa Kurt, “İşletmelerde Bilginin Rolündeki değişim ve Bilgi Yönetimi”, Edi. Coşkun Can Aktan, İstiklal Y. Vural, Bilgi Çağı, Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri, Çizgi Kitabevi, Konya, 2005, s. 263.

265 Maria Martensson, a.g.e., s. 207.

122  sistematik olarak üretilmesi, paylaşılması, uygulanması için imkan sağlayan yeni bir disiplindir. Bireyler, takımlar ve organizasyonun bütünü için geçerlidir. Bilginin sistematik bir şekilde yaratılması, paylaşılması ve uygulanmasıdır. Organizasyon çapında bütün seviyelerde bilginin üretilmesi önem arz etmektedir.²⁶⁶

Bilgi yönetiminin başarılı bir biçimde uygulanması, örgütteki bilginin üretilme, kullanma kapasitesine ve her çalışana ulaştırılmasına bağlıdır. Örgütteki bilgi sadece çalışanın zihninde kalıyorsa çalışanlarla paylaşılamıyorsa örgüt kendini geliştiremez. Organizasyon, örgütün gerekli merkezlere odaklanmasını sağlayabilir.

Bu odaklanma organizasyonu başarıya taşıyacaktır.

Teknolojik gelişmeler onu kullanacak insanların yetiştirilmesini gerektirmektedir. Bilginin üreticisi konumundaki çalışanların yetkinlikleri analitik ve kavramsal düşünebilme becerisi, takım çalışmasına uyumu, yaratıcılığı, sorun çözebilme kabiliyeti, değişime uyum sağlayabilmesi, inisiyatif kullanabilmesi, özgüveni, eğitim düzeyleri, mesleki yeterlilikleri ve sahip oldukları bilgiyi paylaşmalarıyla yarattığı katma değeriyle doğru orantılı olarak insan sermayesinin değeri artmaktadır. ²⁶⁷ İnsan sermayesi ve teknolojinin sinerji oluşturması bilgi yönetimi ile başarılabilmektedir.

Yöneticiler bilgiyi kontrol etmek yerine, onun üretilmesini ve kurum içerisinde değişimini desteklemelidirler. Bilginin desteklenmesi, ilişkilerin ve

266 İsmet Barutçugil, a.g.e., s. 50.

267 Sadi Can Saruhan, Taylan Sulaoğlu, "Entelektüel Sermaye, Teori ve Uygulamadan Bir Örnek:

Arçelik", 9. Ulusal Yönetim ve Organizasyon Kongresi Bildirileri, 24-26 Mayıs, 2001, s. 803.

123  iletişimin kolaylaştırılması kadar yerel bilginin kuruluş genelinde paylaşılmasını ya da coğrafi ve kültürel sınırların ötesine taşınmasını da içerir. ²⁶⁸

Bilgi yönetimi, bir şirket ve müşterileri için rekabet avantajı sağlayabilir.

Kuruluşlar enformasyonu ve en iyi uygulamaları paylaşmak suretiyle pazar payı ile finansal büyüme için daha zengin fırsatlar oluşturur. Buna ilaveten bilgi yönetimi, kuruluşların kendilerini rakiplerinden farklı kılmalarını sağlayacak olan bir araçtır.

Bilgi yönetimi gerçek manada müşteri odaklı bir kültür ortaya çıkarabilir. Uygun organizasyonel kaynaklar müşteri sorunlarının çözümüne veya müşteri gereksinimlerinin hızlı ve istenilen şekilde karşılanmasına yönlendirebilir. Bilgi yönetimi bir kuruluşun ürün ve hizmet geliştirme süreçlerinde, yaratıcılıkta, yenilikçiliği harekete geçirecek olan araçların, kaynakların ve sistemlerin meydana getirilmesinde bir katalizör görevi üstlenebilir. Bilgi yönetimi en iyi uygulamaları öğrenmeyi ve üretkenliği artıracak diğer zaman tasarrufu araçlarını geliştirmek suretiyle pazara çıkış süresini kısaltabilir. Bilgi yönetimi, Ar-Ge çalışmalarındaki entelektüel sermayenin yanı sıra genel pazar ve iş stratejisini de geliştirmek suretiyle firmaların stratejik seçeneklerinin zenginleşmesini sağlayabilir. Gelecekte de var olmak isteyen örgüt daha gelişmişi, daha nitelikliyi ve daha kaliteliyi üretmek zorundadır. İşte bu zorunluluk “bilgi yönetimi”ni var olma-yok olma sorunu haline getirmiştir. Geleceğin örgütleri bilgi yönetimini başardıkları oranda kârlılık, verimlilik ve etkinlikten söz edebilecekleridir. Bilgi yönetimini o anlamda isteğe bağlı olmaktan çıkararak bir var olma-yok olma sorunu haline getiren gelişme ve değişmeleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

- Küreselleşme - E – ticaret

268 Georg Von Krogh, Kazuo Ichıjo ve Ikujıro Nonaka, a.g.e., s. 14.

124  - Örgütsel demokrasi

- Değişmenin yoğunluğu ve derinliği - Akıl çağı (Bilgi çağı) ekonomisi ²⁶⁹

Yenidünya düzenine uyum sağlayabilmek globalleşmeye ve teknolojiye hızlı adaptosyanla başarılabilir. Günümüz örgütlerinde bilgi yönetimi gereksinimine neden olan en temel itici güçlerden bazıları şunlardır:

- Entelektüel Sermayeyi Devam Ettirme: Örgüt içinde zihinsel sermayeyi devam ettirme, bilgi yönetimi sistemleri için en belirleyici gereksinim olarak gelişme göstermektedir.

- Bilişim Teknolojisindeki Gelişme: Son dönemlerde bilişim teknolojisindeki gelişmeler artmış olup bu durum enformasyonun işlenme ve depolanma şeklinde bir devrim yaratmıştır.

- İletişim Teknolojisi: Enformasyon teknolojisindeki en son gelişmeler takip etmiş ve internetteki hızlı gelişme, örgütsel ilginin bilgi yönetimi konusu üzerinde odaklanmasına neden olmuştur.

- Yeni Bütüncül Ekonomi: Örgütün her basamağını etkileyebilen ya da her basamağında kullanılabilen çok çeşitli kaynaklardan edinilen bilgilerin sağlanması, bütüncül ekonomik yaklaşımın bir gereğidir.

269 Özcan Yeniçeri, Mehmet İnce, a.g.e., s. 79.

125  - Müşterilerin ve Beklentilerin Niteliği: Örgütün çıktısını kullanan müşteriler, örgütten daha kaliteli ve çok işlevli ürünlere sahip olma beklentisi içerisine girmişlerdir. ²⁷⁰