Basın Gezisi

Basın gezileri bireysel olarak veya grup halinde kuruluĢun önemli hedef gruplarına ve medya mensuplarına, kuruluĢun fabrikaları veya diğer tesislerine yönelik olarak çeĢitli bilgilerin verildiği gezilerdir. Basın gezisi, kuruluĢun basın mensuplarıyla daha samimi iliĢkiler geliĢtirebilmeleri ve basında yer almalarından ziyade, basını bilgilendirirken, iliĢkiler geliĢtirmek; basına duyurulması gereken konuların ancak bir seyahat neticesinde onlara duyurulabilme/gösterilebilme imkânının olması; basına yönelik bir konferansın gerçekleĢtirilmesi ve bu konferansa ulaĢabilmeleri için düzenlenirler (Okay ve Okay, 2005:106).

Ġnsanların duyduklarından çok gördüklerinden etkilenmesi gerçeğine, yani “optik hafızaya” dayanan basın gezileri, halkla iliĢkiler uygulamalarında önemli bir yer tutar.

64

Ivy Lee‟nin uygulamalarından günümüze dek öneminden bir Ģey kaybetmeyen basın gezileri, açılıĢ, ürün ve hizmetin tanıtımı nedeniyle bir fabrikaya yapılabileceği gibi, baĢka bir kent ya da ülkeye de düzenlenebilir. Biri ya da diğeri, hepsinde ortak nokta; bir kiĢi ya da gruba olayı yerinde gözlemleme olanağı sunulmasıdır (Peltekoğlu, 2009:228).

BaĢarılı bir basın gezisinin ön koĢulları arasında çok ilginç bir konusunun olması, kuruluĢun genel yapısına ve görünümüne uygun olması, bölgenin en üst düzey yöneticilerinin katılımının sağlanması, kesin ve net bir programın planlanması kapsamlı ancak çok da yoğun olmayan bir programın yapılması, gazetecilere iyi bir biçimde eĢlik etmek ve haberlerini iletebilmeleri için her türlü teknik imkânlarının sağlanması sayılabilir (Okay ve Okay, 2005:107).

1.4.4. Basın Kokteyli

Halkla iliĢkiler ve basınla iliĢkiler görevlileri, basınla yönetim arasındaki iliĢkilere yakınlık geliĢtirmek amacıyla kokteyller düzenlemektedirler. Yönetim ve örgütün basına tanıtılmasına yardımcı olmak üzere düzenlenen basın toplantısı, basın konferansı, basın turları ve yemekleri ile katılımcıların örgüt temsilcileri ile görüĢmeleri ve sorularına yanıt bulmaları beklenebilmektedir.

Basın kokteyli, basın toplantısı bitiminde, yöneticiler ve halkla iliĢkiler görevlileri tarafından, basın elemanlarını ağırlamak amacıyla verilebileceği gibi, toplantı olmaksızın da düzenlenebilir. Böyle bir düzenlemede, haber unsuru olması zorunluluğu aranmaksızın yeni atanan bir yöneticinin tanıĢtırılması, bir yıl dönümü, kutlama, örgüte iliĢkin bir açılıĢ, yeni ürün ya da hizmet tanıtımı gibi amaçlarla da basına kokteyl verilebilir (Gürüz, 1993:46).

Günümüzde (sabahın erken saatlerinde) düzenlenen kahvaltılı veya öğle yemeğinde tertiplenen basın kokteylleri yaygınlaĢmaktadır. Bu tür etkinlikler; genellikle otellerin balo veya ziyafet salonlarında (geniĢ katılımlı) olarak tertiplenmektedir.

Sabahın erken saatlerine denk getirilen basın toplantıları gerek tertip edenlere, gerekse yayıncılara “zamanlama” açısından yararlı olmaktadır.

65

Çok ender olmakla birlikte, basın toplantısına da yer verilen ve akĢam saatlerinden gece yarısına kadar süren yemekli toplantılar da düzenlenmektedir. Bu tür toplantılara bazen sınırlı sayıda basın mensubu (örneğin baĢyazar veya köĢe yazarı) davet edildiği gözlemlenmektedir (TikveĢ, 2005:161-162).

1.4.5. Basın Konferansı

Basını bilgilendirmeye yönelik ve amacı bu bilgilendirme ile birlikte basında yer almak olan, oldukça kapsamlı bir çalıĢmayı gerektiren etkili bir halkla iliĢkiler yöntemidir. Basın konferansı, basın davetinden, fotoğraf ve resim alt yazılarıyla hazırlanmıĢ basın metinlerine, tamamlanmıĢ basın dosyalarına ve basın röportajlarına kadar uzanabilir (Okay ve Okay, 2005:83).

Basın konferansı, kuruluĢun yöneticisi tarafından verilebildiği gibi, kuruluĢun ürettiği bir mal veya hizmetin basına gösterilmesi, yeni bir birimin devreye girmesinin duyurulması gibi biçimlerde de yapılabilir (Gürüz, 1993:69).

Basın konferansına çağırılacakların seçimi, çağrının nasıl yapılacağı, istenen sayıda basın görevlisinin konferansa katılmasının sağlanması, olayın baĢarısını etkileyen öğelerdir (Gürüz, 1993:70). Basın konferansları; haberin, konunun yaygınlık kazanmasını sağlama, tüm medya unsurlarının habere ilk ulaĢımını sağlamak, gazetecilere peĢlerini bırakmadıkları soruları sorma imkânı vermek amaçlarıyla düzenlenir (Johnston, 2004:275, aktaran Özer, 2009:68).

Bir basın konferansı düzenlenirken; basın konferansının gerekçesi, nerede ve ne zaman yapılacağı, kimlerin katılacağı, hangi konunun tartıĢılacağı ve ne tür materyallerin hazırlanacağı gibi hususlar açık bir Ģekilde belirlenmelidir (Biber, 2007:12).

Gazetecilerin yüz yüze gelmek ve soru sormak isteyebileceği durumlarda düzen- lenmesi gereken basın toplantılarına basın bültenleriyle açıklanabilen durumlarda pek rağbet edilmemelidir. Özellikle ünlü ya da zamanı az olan kiĢilerin medyaya yapacağı açıklamalar için mümkün olduğunca çok sayıda gazetecinin katılımı sağlanmalıdır.

66

Basın mensupları telefonla da davet edilebilecekleri gibi davet mektubunun hazırlanması ve basın mensuplarına gönderilmesi tercih edilmektedir. Davet mektubunda konferansın düzenlenme gerekçesi, açıklama yapacak kiĢi hakkında bilgi ile iletiĢim kurulması gereken kiĢilerin ad, adres ve iletiĢim bilgileri mutlaka yer almalıdır. Basın konferanslarında katılanlara verilecek basın dosyasında bulunmak üzere her türlü görsel ve yazılı materyal önceden hazırlanmalıdır. Ayrıca katlan gazetecilerin teknik nedenlerle kayıt edemedikleri bilgileri istediklerinde verebilmek için konferansta fotoğraf ve video çekimleriyle kayıt gerçekleĢtirilmelidir.

Formal ortamda gerçekleĢen konferansların ardından, gazetecilerle yetkililere resmi olmayan bir ortamda görüĢme olanağı sağlayacağı için, konferans sonrası ikram önerilmektedir.

Hükümet sözcüsü, cumhurbaĢkanı, baĢbakan ve bakanlar tarafından kamuoyunu, yeni geliĢmeler hakkında bilgilendirmek amacıyla belirli aralıklarla basın konferansları düzenlenmektedir (Peltekoğlu, 2009:227).

1.4.6. Basın Makalesi

Makale yazmak halkla iliĢkiler uzmanının önemli görevlerinden birisidir. Pek çok kuruluĢta makale yazmak, basın bülteni yazmaktan daha önemli olarak görülme- mektedir. Oysa basın makaleleri de basın bültenlerinin gördüğü iĢlevi yerine getirmeye çalıĢmaktadır.

Esas olarak iki türlü makale vardır. Ġlki "haber” biçiminde hazırlanan kısa bülten Ģeklindedir. Bunlar kitle iletiĢim araçlarında yayınlanıp yayınlanmayacağı belli olmadan gönderilen kısa makalelerdir. Bu türdeki makaleler iletiĢim araçlarının belirli bir kısmına (yiyecek, moda, eğlence, seyahat gibi) gönderilirler. Diğeri ise, daha uzun ve daha detaylı olarak yazılan ve belirli bir süreli yayın editörünün makalenin konusuna ilgi göstermesinden sonra hazırlanan makalelerdir (Okay ve Okay, 2005:73-82).

Önceden belirlenmiĢ bir yayın organı için hazırlanan basın makaleleri, kuruluĢla ilgili belli konularda okuyucuya olumlu bir bakıĢ açısı kazandırmak amacıyla yazılmaktadır. Basın makaleleri, basın bülteni ve bildirisinden hem içerik hem de biçim olarak farklılıklar içermektedir. Bu farklılıklar Ģu Ģekilde belirtilebilir (Biber, 2007:13):

67

 Makaleler, bildiri ve bültenlerden daha kapsamlıdırlar.

 Bildiri ve bültenler basının geniĢ bir bölümüne yönelik olarak hazırlanırken, makaleler önceden belirlenmiĢ bir yayın organı için kaleme alınırlar.

 Makalelerin yazarları bellidir ve yazar adıyla birlikte yayınlanır.

 Makaleler, bülten ve bildirilerin aksine kiĢisel yorum, mizah, anekdot içerebilir.

Öncelikle bir amacı olması gereken makale, belirli bir hedef kitleye spesifik bilgi vermeli, okurlar, dinleyiciler ve izleyicilerde konuyla ilgili bir tutum oluĢturulmasına katkıda bulunmalıdır.

Bir makale yazarken, teknik mi yoksa teknik olmayan bir dil kullanılacak, maka- le akademik ya da popüler mi olacak gibi soruların yanıtları mutlaka editörle birlikte verilmelidir.

Makaleyi kimin yazacağı sorusunun yanıtına gelince, dergi editörü veya yazar kadrosu, yayının makale gereksinimini karĢılayabileceği gibi, dergiye düzenli yazı veren yazarlar ya da halkla iliĢkiler görevlileri/halkla iliĢkiler firmaları tarafından veya iĢletme içindeki bir kiĢi ya da serbest yazarlar tarafından da yazılabilir.

Edward Bernays tarafından bilinçli bir Ģekilde kullanılan, konularında otorite olan kiĢilerin görüĢlerini dile getirdikleri makalelerden genellikle hedef kitlenin ilgisini çekmek, gündem yaratmak, ürün ve hizmeti tanıtmak için yararlanılabilir (Peltekoğlu, 2009:255).

AĢağıdaki ayrım kesin olmamakla birlikte genellikle Ģu konularda makale yazıl- maktadır (Peltekoğlu, 2009:257-259):

Bilinen (var olan) Bir Sorun Hakkında ĠĢletmenin Tutumuyla Ġlgili Bilgi Aktaran Makaleler: Genellikle kamuoyunun büyük çoğunluğunu ilgilendiren konuların ele alındığı bu tür makalelerde, mevcut bir problemle kurum arasında iliĢki kurarak, sorun hakkında kurumunun davranıĢıyla ilgili bilgi verilmektedir.

68

Günümüzde, iĢletmelerin sosyal sorumluluk anlayıĢı kamuoyunun dikkatini büyük ölçüde çekmektedir. Örneğin eğitim sorunu ve iĢletmenin sorunun çözümüne katkısı hakkında yazılan bir makale her zaman okur bulacaktır.

Ürün veya Hizmetin Kullananlara Sağladığı Yararlan Kona Alan Makaleler: Ürünün kullanıcılarına sağladığı yararlar üzerine odaklanan bu tür makalelerden özel- likle ürün tanıtımında sıkça yararlanılır.

AraĢtırma Makaleleri: Konuyla ilgili bir araĢtırma yapılarak ürünle iliĢkilendirilmesi bu türün örneğidir. Örneğin kozmetik ürünlerin neden olduğu alerji konusunda yapılan bir araĢtırma, hipoalerjik makyaj ürünü üreten bir iĢletme açısından, kendi ürününü ve adını vurgulamak için fırsat yaratacaktır.

Uygulama Makaleleri: Yeni ürünün veya piyasada bilinen ürünün, yeni kullanım biçimleri hakkında bilgi vermek amacıyla yazılan makaleler bu türün en sık görülen örnekleridir.

Bir Sorunun Nasıl Çözüldüğünü Tarihsel Materyalden Yararlanarak Aktaran Makaleler: Bunlardan birincisi, sorun odaklı makaleler olup bu sorunun çözümünde kurum ya da ürünün rolünün tarihsel süreç içinde ele alınarak aktarıldığı makalelerdir. Kazılarak kömür çıkarılan arazinin bir kömür iĢletmesi tarafından nasıl tarıma elveriĢli hale getirildiğini konu alan bir makale bu türe örnek olabilir. Diğeri ise, süt üreten bir iĢletmenin hayvancılık sektöründen baĢlayarak sütün üretim aĢamalarını anlatan, ürünün nasıl ve ne koĢullardan geçerek üretildiğini yani geliĢim sürecini de aktaran makalelerdir.

Biyografileri Ele Alan Makaleler: Ġnsanları en çok ilgilendiren konuların baĢında diğer insanların gelmesi ve küçük veya büyük her kurumda hakkında ilginç öyküler yaratılabilecek insanların olması, bu tür makalelerde konu sıkıntısını büyük ölçüde engellemektedir. Kurucunun iĢe nasıl baĢladığı, baĢarıya nasıl ulaĢtığı, baĢarısının sırlan, kurumunun nasıl büyüdüğü, hobileri bu tür makalelerin ana konularını oluĢturmaktadır.

Tarihsel Süreci Aktaran Makaleler: Yıl dönümleri, önemli değiĢiklikler gibi atlatılan her kilometre taĢı, kurum açısından tarihsel sürecini aktarabileceği makale

69

yazma fırsatı yaratır. Bir iĢletme, tarihsel geliĢimini konu alan makalelerle, kalıcılık ve güven tazeleme imkânı bulmaktadır. Bu tür öyküler Sherlock Holmes‟in 100. yaĢ günü ve Oxford English Dictionary‟nin dördüncü baskısından sonra yazılan bültende olduğu gibi zamanlı haber bülteni formatında yazılarak gazete ve dergilere gönderilebilir. Örneğin yukarıda adı geçen bülten “Ġngiliz dilini güncelleĢtirme çabasını da içeren bu çalıĢmanın 29 yıl aldığını ve 60 bin sözcük kullanıldığını” dile getirerek sona eriyordu.

1.4.7. Basın Resepsiyonu

Kurum tarafından yapılacak olan duyuru yeterince güçlü değilse, ancak gazetecileri, iĢletmenin önde gelen simalarıyla tanıĢtırmanın veya buluĢturmanın basınla iliĢkiler açısından faydalı olacağına inanılıyorsa basın resepsiyonu düzenlenir.

Basın konferansından daha planlı olan basın resepsiyonlarında, toplantı yeri, da- vetli listesi, yiyecek servisi, konuĢma metni ve ürün demonstrasyonlarını içeren uygulamalara iliĢkin hazırlıklar, muhtemelen hafif bir müzik yayını gibi detaylar da hesaba katılmaktadır. Sadece bir kokteyl olarak düĢünülmemesi gereken, ondan çok daha fazla Ģey ifade eden basın resepsiyonunda ilginç açıklamaları ikramın desteklemesi genellikle olumlu izlenim yaratmaktadır (Ülger, 2003:258).

Hem katılım, hem de maliyet açısından önemli olduğundan, basın resepsiyonu düzenlerken zamanlama özellikle göz önünde bulundurulmalıdır. Sabah saatleri gazetecilere iĢin yoğunluğuna girmeden bir araya gelme imkânı tanıması ve daha az masraflı olması nedeniyle tercih edilmektedir. Ürün gösterimleri ayarlanmalı, yeni olan her Ģeyle basın tanıĢtırılmalıdır. Ulusal ve yerel basın temsilcilerine, ticari basın temsilcilerine davetiye gönderilmeli, politikacılar, davette bulunması etkinliğe önem kazandıracak kiĢiler ve müĢteriler de resepsiyona davet edilmelidir. (O gün yöreyi ziyaret edecek önemli kiĢiler de davet edilebilir.)

Müzik desteğinden de yararlanılmalıdır. Basın resepsiyonundan bir hafta önce, (LCV) teyitlerinin son kontrolleri yapılmalı ve tüm konuklar için isim kartları doldurulmalıdır. Basın mensupları için kurum ve konuyla ilgili açıklayıcı bilgilerin yer aldığı basın dosyalan hazırlanarak davet günü alfabetik olarak düzenlenen isim kartlarıyla birlikte konuklara verilmelidir (Peltekoğlu, 2009:228).

70

1.4.8. Basın Röportajı-Mülâkatı

Basın röportajı, basınla iletiĢimde kullanılan önemli halkla iliĢkiler araçlarından biridir. Halkla iliĢkiler birim ya da Ģirketlerinin yöneticileri ya da onların saptadığı bir uzman tarafından bir röportaj gerçekleĢtirilebileceği gibi, temsil edilen Ģirket, kurum ya da kuruluĢun bir uzmanı tarafından da halkla iliĢkiler etkinliği çerçevesinde röportaj gerçekleĢtirilebilir (A.Vural, 2005:89).

Röportajlar kuruluĢun genel görünümü için oldukça avantajlı olduğu için, yöneticilerin gazetecilerden gelen röportaj taleplerine açık olmaları gerekmektedir. Bir gazeteciden röportaj yapma teklifi geldiğinde, röportajı verecek olan kiĢinin birtakım ön hazırlıklar yapması gerekir. Bu hazırlıklar gelecek gazeteci hakkında bilgi toplamaktan, onun en son yazmıĢ olduğu yazıları okumaya kadar geniĢ bir alanı kapsayacaktır.

Gazeteciyle yapılacak bir ön görüĢme, kiĢinin gelebilecek sorular hakkında bir fikri olmasını sağlayacaktır. Bazen de hiçbir hazırlık olmadan röportaj istekleri de gelebilir, örneğin bir konferansın ardından gazeteci kolaylıkla büyük bir iĢletmenin yöneticisine mikrofonunu uzatıp soru sorabilir. Bu tip davranıĢlara da kamuda dikkat çeken kiĢilerin hazırlıklı olmaları gerekir, daha önceden kendi kendisine sorabileceği sorularla bu hazırlık gerçekleĢtirilebilir. "Bu konferansla ilgili görüĢlerim ne, kuruluĢumla ilgisi ne, toplumda/ekonomide, meydana gelen olaylarla ilgili görüĢlerim nedir?" gibi sorulara kiĢinin vereceği cevaplar genellikle bu tür "mülakatlarda" etkili olacaktır.

Yazılı basın mensupları kiĢilerin görüĢlerini yüz yüze alabilecekleri gibi, kimi zaman telefonda da röportajlarını gerçekleĢtirebilmektedirler. Böyle bir durumda demeci verecek olan kiĢinin, konuĢmasına azami Ģekilde konsantre olması gerekir, çünkü o anda hiç önemli olarak görmediği bir ifadesi, belki ertesi gün basına konu olabilir (Okay ve Okay, 2005:115-118).

Halkla iliĢkiler etkinliği çerçevesinde gerçekleĢtirilen röportajda, temsil edilen iĢletme, kurum ya da kuruluĢun bir hizmetinin, yeni ya da klasikleĢmiĢ bir ürününün, gerçekleĢtirdiği çalıĢmaların, topluma katkısının, kurum ya da iĢletme kültürünün ve yaĢam alanının tanıtımı yapılabilir. Böylelikle, kamuoyunun dikkati bu ürün, marka,

71

hizmet, çalıĢma, yönetici kiĢilik ya da bir bütün olarak o iĢletme ya da kurumun üzerine çekilerek, pozitif bir görünüm, sosyal saygınlık, kamuoyunda daha etkin ve kalıcı tanınma sağlanmıĢ olunur (A. Vural, 2005:89).

Görüldüğü üzere basın mensuplarının iĢletme yöneticisiyle, halkla iliĢkiler sorumlusuyla gerçekleĢtirecekleri röportajlara hazırlanmak belki zaman alacaktır ancak iyi bir hazırlıkla "baĢarılı bir imaj" iletmek hiç de zor olmayacaktır (Okay ve Okay, 2005:119).

1.4.9. Basın Toplantısı

Yazılı ve sözlü basın görevlilerine açık olan ve kitle iletiĢim araçlarına, yönetimce önemli görülen haberlerin aktarıldığı bir halkla iliĢkiler yöntemidir. Bazı durumlarda ve belli tipte bildiriler için basit bir haber yerine bir basın toplantısı istenebilir veya gerekli olabilir.

Basın bültenleri gibi basın toplantıları da sık kullanılan bir basınla iliĢkiler yöntemidir. Basın bültenlerinin yeterli olamayacağı durumlarda, kuruluĢların halkla iliĢkiler görevlileri, basın toplantısı düzenleyerek basın ile olan iletiĢimlerini sürdürürler.

DeğiĢik biçimde düzenlenen basın toplantıları, metin okuma yoluyla olabileceği gibi üretilen mal ve hizmetin tanıtımı biçiminde de olabilmektedir. Basın toplantılarında bazen toplantıya katılanları kuruluĢ içinde bir gösterim yapılması veya kuruluĢun gezdirilmesi gibi etkinlikler de yapılmaktadır (Gürüz, 1993:65).

Basın mensuplarının zamanlaması önemlidir. Ele alınan ve sorulan soruların güncel olması gerekir. Bunun yanı sıra, toplantının gün ve saatiyle, yapıldığı yer; medyanın çalıĢmalarına uygun bir ortam oluĢturmalıdır. Bu nedenle, kahvaltılı basın toplantıları (günün erken saatlerinde) iletiĢimcilerin kolayca ulaĢabilecekleri kent merkezindeki büyük otellerde düzenlenmektedir. Genellikle, medya mensuplarının (sabah) saat 11‟e kadar haberlerini ilgili kuruluĢlara iletmelerine olanak sağlanmaktadır (TikveĢ, 2005:161).

72

ĠKĠNCĠ BÖLÜM