i
T.C.
SELÇUK ÜNĠVERSĠTESĠ
SOSYAL BĠLĠMLER ENSTĠTÜSÜ
HALKLA ĠLĠġKĠLER VE TANITIM ANABĠLĠM DALI
HALKLA ĠLĠġKĠLER BĠLĠM DALI
HALKLA ĠLĠġKĠLER ARACI OLARAK KURUMSAL
DERGĠLER: SELÇUK BAKIġ DERGĠSĠ ÖRNEĞĠ
Havva Nur TARAKCI
YÜKSEK LĠSANS TEZĠ
DanıĢman
Prof.Dr. Ahmet KALENDER
ii
T.C.
SELÇUK ÜNĠVERSĠTESĠ Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğü
BĠLĠMSEL ETĠK SAYFASI
Bu tezin proje safhasından sonuçlanmasına kadarki bütün süreçlerde bilimsel etiğe ve akademik kurallara özenle riayet edildiğini, tez içindeki bütün bilgilerin etik davranıĢ ve akademik kurallar çerçevesinde elde edilerek sunulduğunu, ayrıca tez yazım kurallarına uygun olarak hazırlanan bu çalıĢmada baĢkalarının eserlerinden yararlanılması durumunda bilimsel kurallara uygun olarak atıf yapıldığını bildiririm.
iii
T.C.
SELÇUK ÜNĠVERSĠTESĠ Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğü
YÜKSEK LĠSANS TEZĠ KABUL FORMU
Havva Nur TARAKCI tarafından hazırlanan “ Halkla ĠliĢkiler Aracı Olarak Kurumsal Dergiler: Selçuk BakıĢ Dergisi Örneği “ baĢlıklı bu çalıĢma 03 / 07 / 2012 tarihinde yapılan savunma sınavı sonucunda oybirliği / oyçokluğu ile baĢarılı bulunarak, jürimiz tarafından yüksek lisans tezi olarak kabul edilmiĢtir.
Unvanı, Adı Soyadı Ġmza
Prof. Dr. Ahmet KALENDER BaĢkan
Doç. Dr. BaĢak SOLMAZ Üye
iv
ÖNSÖZ
Bu çalıĢma benim için uzun ve özverili bir hayatın baĢlangıcı olan akademik hayatımda ilk adımım. Elbette ki birçok kiĢinin bu aĢamaya gelmemde katkıları bulunuyor. Burada bir teĢekkürü borç bildiklerimin isimlerini tekrar zikretmek istiyorum.
Akademik hayata adım atmama ve asistan olmama vesile olan Eski Rektörümüz Prof. Dr. Süleyman Okudan hocama, Prof. Dr. Nuri Yavru ve Prof. Dr. Tevfik Tekeli hocalarıma öncelikle teĢekkürü bir borç bilirim.
Öğrenciliğim ve asistanlığım boyunca bilgi ve tecrübeleriyle bana yol gösteren, desteğini hiçbir zaman esirgemeyen saygıdeğer hocam ve danıĢmanım Prof. Dr. Ahmet Kalender‟e, bana yol gösterici olan hocalarım Doç. Dr. BaĢak Solmaz‟a ve Doç. Dr. Mehmet Fidan‟a, özellikle uygulama kısmında bana zamanını ayırıp her türlü desteği veren Doç.Dr. ġükrü Balcı hocama, kaynak konusunda bana yardımcı olan hocalarıma ve asistan arkadaĢlarıma, fakültede her daim bana yardımcı olan değerli meslektaĢım ve arkadaĢım ArĢ.Gör. Nagihan Tufan Yeniçıktı‟ya, bu günlere gelmemde her zaman maddi ve manevi desteğiyle yanımda olan benim için çok kıymetli fedakâr anneciğime ve her türlü kahrımı çeken, benden anlayıĢ ve desteğini hiç esirgemeyen çok sevdiğim eĢim Fatih‟e sonsuz teĢekkürlerimle,
Havva Nur Tarakcı Haziran, 2012
v
ÖZET
Belirli aralıklarla hazırlanarak hedeflenen tüm noktalara ulaĢtırılan kurumsal dergiler, iĢ konusunda olduğu kadar sosyal etkinlikler açısından da kurumun faaliyetlerini duyurabilmesinde ve halkla iliĢkiler çabalarını desteklemede son derece yararlı bir iletiĢim aracıdır. Kurumsal dergiler tüm paydaĢlarına ulaĢmaya çalıĢan kurumların bu amacına ulaĢmasında önemli bir yere sahiptir.
Üniversiteler gibi kurumsal yapılarda da iç ve dıĢ hedef kitlelere ulaĢmada iletiĢimin sürekliliği önemlidir. Günümüzde sadece sürekliliği sağlanmıĢ ve güçlü iletiĢim ağlarına sahip kurumlar varlığını sürdürebilmekte ve hizmetlerindeki farklılığı ortaya koyabilmektedir. ĠĢte bu noktada, kurumsal dergiler devreye girmekte ve kurumların ilgili hedef kitlelerinin dikkatini çekerek kendilerini tanıtmalarında, amaçlarını açıklamalarında, vizyon ve misyonlarını yansıtmalarında ve hedef kitlelerinin desteklerini kazanmalarında önemli bir iĢlevi yerine getirmektedir.
Kurumlar, kurumsal dergilerin yanında diğer iletiĢim faaliyetlerine de gerekli önemi vererek, hedef kitlelerinin zihninde baĢarılı bir imaj oluĢturabilirler. Bu çalıĢmada da Selçuk Üniversitesi‟nin kurumsal dergisi olan Selçuk BakıĢ dergisi ele alınarak, kurumsal dergi iĢlevini ne derece yerine getirdiği, hedeflediği gruplara ulaĢıp ulaĢmadığı, hangi konuları ele aldığı ve nasıl yansıttığı konuları ele alınmıĢtır. Sonuç olarak, Selçuk BakıĢ dergisinde, üniversitenin tüm paydaĢlarının dergide yer alabildiği, istedikleri mesajları verebildikleri, üniversite adına zihinlerde baĢarılı bir imajın oluĢturulduğu ve bu olumlu imajın sürekliliği sağlanarak üniversite itibarının yönetildiği görülmüĢtür. Selçuk BakıĢ dergisi, baĢarılı bir kurumsal dergi olarak halkla iliĢkiler iĢlevlerini yerine getirmektedir.
Anahtar Kelimeler: Halkla iliĢkiler araçları, dergiler, kurumsal dergiler
vi
ABSTRACT
Corporate magazines, which are periodically prepared and sent all the points aimed, are an utmost beneficial communication instrument to notice the activities of the institution and to support the efforts on public relations in terms of social activities as much as it is in terms of business, too. Institutional magazines have an important place so that these institutions, which try to reach its all sharers, attain this goal.
In the corporate structures such like universities, the continuity of communication is important to reach internal and external target masses. At the present times, only institutions of which continuity is provided and which have a strong communication networks are able to continue its existence and to put the difference in its services forwards. In this point, institutional magazines become a part of the activity and carry out an important function to introduce themselves, explain their goals, reflect their visions and missions, and gain the support of target mass, attracting the attention of the interested target masses of the institutions.
Institutions, attaching necessary importance to other communication activities together with corporate magazines, are able to constitute a successful image in the minds of target masses. In this Study, it has been treated “Selçuk BakıĢ Magazine”, which is the corporate magazine of Selçuk University and examined whether it functions as a corporate magazine to what extend and reaches the groups that it aims or not and which subjects it treats and how it reflects them. Consequently, in “Selçuk BakıĢ Magazine”, it has been seen that all the sharers of the University are able to find a place in this Magazine and they are able to give the messages they wish and a successful image is constituted in the minds in the name of University and the honor of the University is directed, providing the continuity of this positive image. “Selçuk BakıĢ Magazine”, as a successful corporate magazine, fulfils the functions about public relations.
vii
ĠÇĠNDEKĠLER
ÖNSÖZ ... iv
ÖZET ... v
ABSTRACT ... vi
TABLO VE ġEKĠLLER LĠSTESĠ ... xii
GĠRĠġ ... xiii
BĠRĠNCĠ BÖLÜM ... 1
1. HALKLA ĠLĠġKĠLER ORTAM VE ARAÇLARI ... 1
1.1. YAZILI VE BASILI ARAÇLAR ... 1
1.1.1. AfiĢ ... 1 1.1.2. Anket ... 3 1.1.3. Billboard ... 4 1.1.4. BroĢür ... 4 1.1.5. Bülten ... 6 1.1.6. Davetiye ... 8 1.1.7. Deplian ... 9 1.1.8. Dergiler ... 10 1.1.9. El Ġlanı ... 11 1.1.10. El Kitapları ... 11 1.1.11. Gazeteler ve Dergiler ... 12 1.1.12. Hatırlatma Notu ... 14 1.1.13. Kartvizitler ... 15 1.1.14. Kitaplar ... 15 1.1.15. Mektuplar ... 16 1.1.16. Pankart ... 18
viii 1.1.17. Pullar ve Damgalar ... 18 1.1.18. Rozet ve Flamalar ... 19 1.1.19. Ürün Raporu ... 19 1.1.20. Yıllık Raporlar ... 19 1.1.21. Yıllıklar ... 20 1.1.22. Diğer Araçlar ... 21
1.2. SÖZLÜ VE YÜZ YÜZE ARAÇLAR ... 21
1.2.1. Açık Oturum ... 22 1.2.2. Konferans ... 22 1.2.3. Panel ... 23 1.2.4. Seminer ... 23 1.2.5. Sempozyum ... 24 1.2.6. Telefonla GörüĢme ... 24 1.2.7. Toplantı ... 25
1.2.8. Yüz Yüze GörüĢme ... 26
1.3. GÖRSEL VE ĠġĠTSEL ARAÇLAR ... 27
1.3.1. Festival ... 28 1.3.2. Film ... 29 1.3.3. Fotoğraf ... 30 1.3.4. Fuar ... 31 1.3.5. Radyo ve Televizyon ... 32 1.3.5.1. Radyo ... 32 1.3.5.2. Televizyon ... 34 1.3.5.2.1. Kablo Televizyon ... 35
ix
1.3.5.3. Radyo ve Televizyondan Yararlanma ... 37
1.3.6. Sanal Ortam ... 39 1.3.6.1. Bilgisayar ... 40 1.3.6.2. E-mail ... 41 1.3.6.3. Ġnternet ... 42 1.3.6.4. Ġntranet ... 43 1.3.6.5. Extranet ... 44 1.3.6.6. Web ... 44
1.3.6.7. Sanal Ortam Diğer Yardımcı Araçlar ... 46
1.3.6.7.1. CD ve USB Gibi Diğer Veri TaĢıyıcıları ... 46
1.3.6.7.2. Projeksiyon ve Powerpoint Sunumlar ve Slaytlar ... 46
1.3.6.7.3. Saydamlar ... 48 1.3.6.7.4. Tepegöz Projektörler ... 48 1.3.7. Sergiler ... 49 1.3.8. Sinema ... 51 1.3.9. SMS ... 52 1.3.10. Telefon ... 53 1.3.11. Telekonferans ... 55 1.3.12. Törenler ... 55 1.3.13. Video ... 57 1.3.14. YarıĢma ... 58
1.4. BASINLA ĠLETĠġĠMDE KULLANILAN ARAÇLAR ... 59
1.4.1. Basın Bildirileri/Bültenleri ... 59
1.4.2. Basın Dosyası ... 62
x 1.4.4. Basın kokteyli ... 64 1.4.5. Basın Konferansı ... 65 1.4.6. Basın Makalesi ... 66 1.4.7. Basın Resepsiyonu ... 69 1.4.8. Basın Röportajı-Mülâkatı ... 70 1.4.9. Basın Toplantısı ... 71 ĠKĠNCĠ BÖLÜM ... 72
2. DERGĠ VE KURUMSAL DERGĠ ... 72
2.1. DERGĠ ... 72
2.1.1. Dergiciliğin Tarihi ... 72
2.1.2. Derginin Tanımı ... 73
2.1.3. Dergilerin Avantajları ... 75
2.1.4. Dergilerin Dezavantajları ... 76
2.1.5. Dergi ve Gazete Arasındaki Ayrım ... 78
2.1.6. Dergide BaĢarılı Olmanın Yolları ... 81
2.1.7. Dergilerin Sınıflandırılması ... 82
2.1.7.1. Üretim Amaçlarına Göre Dergiler ... 83
2.1.7.2. Hedef Kitlelerine Göre Dergiler ... 84
2.1.7.3. Konularına (Ġçeriklerine) Göre Dergiler ... 85
2.1.7.4. Dağıtım Kanallarına Göre Dergiler ... 90
2.2. KURUM DERGĠLERĠ ... 93
2.2.1. Kurum Yayınının Yapımı ... 97
2.2.2. KuruluĢ Yayınıyla Ġlgili Göz önüne Alınması Gereken Unsurlar ... 98
2.2.3. Kurumsal Derginin Geleceği ... 105
xi
2.3.1. Kurumsal Reklam ... 107
2.3.2. Dergi Reklamcılığı ... 108
2.4. DERGĠ VE FOTOĞRAF ... 112
2.4.1. Fotoğraf ... 112
2.4.1.1.Fotoğraf Alt Yazısı ... 113
2.4.2. Dergi Fotoğrafçılığı ... 114
2.4.3. Reklam Fotoğrafçılığı ... 115
2.5. DERGĠ VE TASARIM ... 118
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ... 124
3. HALKLA ĠLĠġKĠLER ARACI OLARAK KURUMSAL DERGĠLER: SELÇUK BAKIġ DERGĠSĠ ÖRNEĞĠ ĠÇERĠK ANALĠZĠ ... 124
3.1. AraĢtırmanın Konusu ... 124
3.2. AraĢtırmanın Amacı, Önemi ve Soruları ... 124
3.3. AraĢtırmanın Yöntemi ... 125
3.4. AraĢtırmanın Evreni ve Örneklemi ... 126
3.5. Selçuk BakıĢ Dergisi Hakkında Genel Bilgi ... 126
3.6. AraĢtırma Bulguları ve Bulguların Analizi ... 127
SONUÇ VE DEĞERLENDĠRME ... 156
KAYNAKÇA ... 159
EK – 1 ... 167
xii
TABLO VE ġEKĠLLER LĠSTESĠ
ġekil 1- Kaynak: New Mexico State University, NMSU Library, “Types of Periodicals” ... 92
Tablo 1- Selçuk BakıĢ dergisinin yayınlandığı tarih aralığı ve dergilerde yer alan baĢlık sayıları 128 Tablo 2 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan yazı türleri ... 129
Tablo 3 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan yazıların konuları ... 131
Tablo 4 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan yazıların ana aktörleri ... 133
Tablo 5 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan yazıların kaynakları ... 135
Tablo 6 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan yazılarla ilgili birimler ... 136
Tablo 7 – Selçuk BakıĢ dergisinin her bir sayısının toplam sayfa sayısı ... 139
Tablo 8 – Selçuk BakıĢ dergisinin her bir sayısında yayınlanan yazıların sayfa sayısı140 Tablo 9 – Selçuk BakıĢ dergisinde görsellik kullanımı ... 140
Tablo 10 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan görsellerin türü ... 142
Tablo 11 – Selçuk BakıĢ dergisinde reklam kullanımı ... 142
Tablo 12 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan reklamların çeĢidi ... 143
Tablo 13 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan ürün/hizmet reklamlarının türü ... 143
Tablo 14 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan reklamların dergide yer alma konumu .. 144
Tablo 15 – Selçuk BakıĢ dergisinde fotoğraf kullanımı ... 144
Tablo 16 – Selçuk BakıĢ dergisinde yer alan fotoğrafların türü ... 145
Tablo 17 – Dergide yer alan yazı türlerine göre ana aktörlerin dağılımı ... 147
Tablo 18 – Dergide yer alan yazı türlerine göre kaynağın dağılımı ... 149
Tablo 19 – Dergide kullanılan yazı türlerine göre görsellik kullanımı ... 150
Tablo 20 – Dergide kullanılan yazı türlerine göre fotoğraf kullanımı ... 151
Tablo 21 – Dergide kullanılan yazı türlerinde yer alan görselliğin türü ... 152
xiii
GĠRĠġ
Sürekli olarak değiĢen ve geliĢen bir çevre içinde yer alan örgütler, yaĢamlarını amaçlarına ve hedeflerine uygun biçimde sürdürebilmek için yeni koĢullara uymak ve toplumsal iliĢkiler kurmak zorundadır. Örgütün kendi içindeki iletiĢimin sağlıklı ve en yüksek yönde geliĢtirilmesinin ötesinde, dıĢ çevreyle iliĢkilerin de belirli bir düzen içine sokulması, örgütün güvene dayalı olumlu bir toplumsal imajının oluĢturulması ve topluma karĢı görevlerini sosyal sorumluluk anlayıĢı içinde yerine getirmesi zorunlu olmaktadır. Örgüt bu süreçte, iletiĢim akıĢını sağlayarak önce toplumun yapısını, özelliklerini ve özlemlerini tanımak, sonra da bu bilgilere dayanmak suretiyle kendi varlığını, amaçlarını, yapmak istediklerini ve yaptıklarını halka tanıtarak onların desteğini almak ister.
Ġki yönlü bir süreç olan halkla iliĢkiler, iliĢki kuran ve iliĢki kurulan arasındaki iletiĢime dayanır. Temeli iletiĢime dayanan halkla iliĢkiler sürecinde, iletiĢim sistemi ne kadar iyi ve düzenli kurulursa, bunun baĢarısı da o kadar fazla olur. Özetlenecek olursa; halkla iliĢkiler, toplumdaki tüm örgütlerin ve kiĢilerin, kamunun dikkatine sunmak ve duyurmak istedikleri bilgileri hedef kitlelere ulaĢtıran ve onlardan gelen tepkileri geriye yansıtan örgütlü ve çift yönlü bir iletiĢim biçimidir. Bu iletiĢim süreci de büyük ölçüde iletiĢim araçları vasıtasıyla yürütülmektedir (Oktay, 1996:59-60).
Halkla iliĢkiler, bireylerin ve kuruluĢların basında yer almasını sağlama çabalarından geliĢerek, basınla baĢlayan geliĢimini bugün tüm iletiĢim araçlarını kullanarak devam ettirmektedir.
Halkla iliĢkiler uzmanlarının, hedef kitleye gerektiği gibi ve etkili bir biçimde ulaĢabilmeleri için değiĢik iletiĢim araç ve tekniklerini koordineli bir biçimde kullanmaları gerekmektedir.
Halkla iliĢkiler uygulamalarında kullanılan araçlar gün geçtikçe çeĢitlenmeye baĢlamaktadır. Halkla iliĢkilerde kullanılan araçlar hem nicel hem de nitel olarak hızlı bir değiĢim yaĢamaktadır (Sezgin, 2007:75).
Halkla iliĢkilerde kullanılan araçlar belki bir sıralamaya uygun gelmeyecek kadar çoktur, söz gelimi bir tezgâhtarın müĢteriyle sözlü iliĢkisi de bir halkla iliĢkiler
xiv
olayı, bunun yanı sıra basın bildirisi hazırlayıp dağıtma da bir halkla iliĢkiler çalıĢmasıdır (Kazancı, 2004:281).
Günümüzde bir sektör haline gelen dergicilik çok geniĢ bir alana yayılmıĢ durumdadır.20. yüzyılın ikinci yarısında uzmanlık alanlarına göre daha da çeĢitlenen dergiler, kendi alanlarındaki en son geliĢmeleri aktarmaktadırlar. Sınırlı bir tirajları olsa da, ilgili hedef kitlelere istedikleri konularda ayrıntılı bilgi verme olanağı sunmaktadırlar. Dergi yapım aĢamasından dağıtımına kadar uzmanlık isteyen bir konudur. Halkla iliĢkiler ortam ve araçları içerisinde önemli bir yer edinen dergi, teknolojik geliĢmeler neticesinde ortaya çıkan yeni araçlara karĢı varlığını sürdürmeye devam etmektedir. Aksine teknolojik geliĢmeler neticesinde artık sadece basılı olarak değil, sanal ortamda da varlığını sürdürmektedir.
Bu çalıĢmada kurumların en önemli araçlarından birisi olan kurumsal dergiler üzerinde durulmaktadır. Kurumsal dergilerin hedef kitlelerinin kimler olduğu, iç ve dıĢ hedef kitleyle olan iletiĢime ne tür katkılar sağladığı, görünümünün ve dilinin nasıl olması gerektiği, yayın aralığı, hangi konuları ele aldığı, dağıtımında göz önünde bulundurulan unsurları incelenmektedir. Kurumun halkla iliĢkiler çabalarını desteklemede kurumsal dergilerin iĢlevleri ve katkısı ayrıntılarıyla ele alınmaktadır.
Halkla iliĢkilerde kullanılan araçların sınıflandırılmasında farklı görüĢler bulunmaktadır.
Oktay (1996), halkla iliĢkiler araçlarını; sözlü araç ve yöntemler, basılı araç ve yöntemler, elektronik yazılı yöntemler, görsel ve görsel-iĢitsel yardımcı araçlar, üç boyutlu iletiĢim araçları ve birleĢik medya kullanımı ve özel olaylar Ģeklinde sınıflandırmaktadır.
Ülger (2003), halkla iliĢkilerde kullanılan iletiĢim araçlarını kiĢisel iletiĢim araçları, kontrol altında bulunmayan araçlar ve kontrol altında bulunan araçlar olarak ele almıĢtır. Ancak halkla iliĢkiler araçları ister kiĢisel, ister kontrol altında bulunan veya bulunmayan sınıfına mensup olsun, çok çeĢitli oldukları ve dolayısıyla amaç, strateji, biçim ve içerik bakımından farklı özelliklere sahip oldukları için, bu araçları görsel ve iĢitsel araçlar, yazılı ve basılı araçlar ile diğer iletiĢim araçları olarak
xv
kategorilendirmiĢtir. TikveĢ de (2005), yazılı araçlar, görsel-iĢitsel araçlar ve kitle iletiĢim araçlarından yararlanma Ģeklinde bir sınıflandırma yapmıĢtır.
Özer (2009), halkla iliĢkiler araçlarını, yazılı araçlar, sözlü araçlar, görsel ve iĢitsel medya ile ilgili araçlar, basınla iliĢkilerde kullanılan araçlar ve kuruluĢ dıĢı diğer araçlar sınıflandırmıĢtır. Sabuncuoğlu (2010), halkla iliĢkilerde kullanılan iletiĢim araçlarını, yazılı, sözlü ve görsel-iĢitsel araçlar olarak ele almıĢtır. Tengilimoğlu ve Öztürk de (2004), basılı araçlar, sözlü araçlar, görsel-iĢitsel araçlar, yeni iletiĢim teknolojileri ve diğer araçlar Ģeklinde sınıflandırmıĢtır.
Bu çalıĢmada Özer (2009), Sabuncuoğlu (2010) ile Tengilimoğlu ve Öztürk (2004)‟ün sınıflandırması çerçevesinde, ilk bölümde halkla iliĢkiler uygulamalarında kullanılan araçlar; yazılı-basılı, görsel-iĢitsel, sözlü-yüz yüze ve basınla iliĢkilerde kullanılan araçlar olmak üzere dört baĢlık altında incelenecektir. Ġkinci bölümde ise dergiler ve kurumsal dergiler ayrıntılı bir Ģekilde ele alınacaktır. Son bölümde ise içerik çözümlemesi yöntemi kullanılarak Selçuk Üniversitesi‟nin halkla iliĢkiler faaliyetleri, Selçuk Üniversitesi kurumsal dergisi olan Selçuk BakıĢ Dergisi nezdinde değerlendirilecektir.
1
BĠRĠNCĠ BÖLÜM
1. HALKLA ĠLĠġKĠLER ORTAM VE ARAÇLARI
Bu bölümde halkla iliĢkiler ortam ve araçları, yazılı ve basılı araçlar, görsel-iĢitsel araçlar, sözlü-yüz yüze araçlar ve basınla iliĢkilerde kullanılan araçlar olarak ele alınacaktır.
1.1. YAZILI VE BASILI ARAÇLAR
ĠletiĢimde yazılı kaynaklar önemli rol oynamaktadır. Okuyucular, radyo ve televizyon dinleyicilerinden daha çok enformasyona elveriĢlidirler. Fransız Eski CumhurbaĢkanlarından, M. Pompidou “Yazılan Ģey düĢünülmüĢtür, olgunlaĢtırılmıĢtır; okuyan kimse ise, anlamak için özel ve önemli bir kiĢisel çaba göstermektedir.” diyerek, yazılı basının önemini vurgulamıĢtır. Gerçekten okuyan kiĢiler, dinleyen kiĢilerden daha çok kendilerini konuya verirler (Tortop, 2009:56).
Halkla iliĢkiler basılı malzemeleri, reklamcılıkta yararlanılan basılı malzemeler kadar değiĢik ve çeĢitlidir. Baskı yöntemi ve bunu gerçekleĢtirme ile çoğunlukla yayın teknikleri aynıdır, ancak kapsam, sunuĢ ve kullanmada ayrılıklar vardır. Halkla iliĢkiler ile ilgili basılı malzemeler hemen hemen bütün halkla iliĢkilerde kullanılabilir. Ancak, hangi malzemelerin zorunlu olduğuna, en iyi hangi malzemenin uygun olduğuna, malzeme ve dokümanlardan hangilerinin nasıl kullanılması, yayınlanması gerektiğine her durum için ayrı ayrı karar verilmelidir. Bu seçim, halkla iliĢkiler programının hazırlanması sırasında, çeĢitli malzemelerin özelliklerine ve giriĢilecek halkla iliĢkiler çalıĢmalarının özelliğine göre yapılır (Tortop, 2009:75).
Halkla iliĢkilerde çok sayıda yazılı ve basılı araç kullanılmaktadır. Bu araçlar aĢağıda alfabetik sıraya göre ayrıntılarıyla ele alınmaktadır.
1.1.1. AfiĢ
AfiĢler, halkla iliĢkiler etkinliklerinde, önceden belirlenmiĢ hedef kitlelere değil, herkese yönelik bir iletiĢim süreci baĢlatan araçlardır. Kimlikleri ve adresleri
2
bilinmeyen kiĢilerle onlardan cevap alınmadan, örgütün iletiĢim kurmasını sağlarlar (Gürüz, 1993:103).
Kısa ve özlü mesaj yazısıyla çarpıcı bir grafik tasarımının uyumundan meydana gelen afiĢler, herhangi bir haberi ya da olayı, siyasal, sosyal, ekonomik, sanatsal ve kül-türel yönden topluma duyurmak maksadıyla değiĢik yüzeyler üzerine yapılan ve belirli boyutlarda çeĢitli yerlere asılabilen duyurulardır (Bıçakçı, 2006:128). Ġnsanlara olayları sürekli hatırlatması açısından afiĢ, etkin ve çok kullanılan bir kitle iletiĢim aracıdır (Biber, 2007:2).
AfiĢlerde az sayıda kelimeyle mesaj verilir. Bazı afiĢlerde kelime kullanmadan bu mesaj görsel öğelerle iletilmektedir (TikveĢ, 2005:135).
AfiĢlerde konuyla ilgili mesajı hedef kitlelere hızlı Ģekilde iletmek temel amaçtır. Materyal yazı (tipografi), resim ve grafik ögelerinden oluĢur. Tipografi ile resim unsurlarının hem mesajı iletmek, hem de görsel güzelliği sağlamak yönünden bütünleĢmesi gerekir. Bunu sağlayabilmek için gerekli Ģekil ve renk, tasarım ile belirlenir. Bu yapılırken algılamayı zorlaĢtıracak veya yanıltacak ayrıntılar kullanmamaya dikkat edilmelidir (Kazan, 2007:23).
Ġyi bir afiĢ, çeĢitli özellikler taĢır. Öncelikle afiĢin ilk amacı çekici bir desenle göze çarpmak olduğuna göre, bir afiĢte yazıdan çok çizgi yani grafik olmalı, söylenmek istenenler, imkân dahilinde az söz ile belirtilmelidir. Bir sürü cümle ile doldurulmuĢ bir afiĢ, dikkati çok çekmeyeceği gibi okunma ihtimali de düĢük olacaktır. Çünkü böyle bir afiĢ bilgiyi andırır ve insanların sokak ortasında durup sonuna kadar bildiri okumaları beklenemez (Asna, 1998:123).
AfiĢler kim olduğunu bilmediğimiz kiĢilerle iletiĢim kurabilmemizi sağlar. Yani geniĢ halk kitlelerine bir Ģeyler söylemek için kullanılan iletiĢim araçlarıdır. AfiĢler belirli sloganlarla ve çizgilerle kiĢilerin ilgi ve dikkatini belirli konulara çekmek için düzenlenir. Aynı zamanda hatırlatma ve tekrar amaçlarına da hizmet ederler. AfiĢlerde kullanılan sözler ve resim uyum sağlamalıdırlar. KiĢi mesajı alabilmelidir. AfiĢler çok etkili olmalarının yanında maliyeti de düĢüktür. Hele bütçeleri sınırlı kurumlar için çok çok uygundur (Sezgin, 2007:84).
3
Kurumun kendisi tarafından hazırlanan afiĢlerde, gerekli özenin gösterilmesi, afiĢ hazırlanırken dikkat edilmesi gereken konularda hassasiyet gösterilerek o standartlar doğrultusunda afiĢlerin hazırlanması gerekir. AfiĢin basım iĢlemine kadar olan tüm bu yollar itinayla izlenip, gerekli hassasiyet gösterildiğinde bu araçtan en üst düzeyde yarar elde edilebilir (Arklan ve TaĢdemir, 2010:183-185).
1.1.2. Anket
Örgütlerin, çevrelerini tanıma ve çevrelerinin görüĢ ve isteklerini alabilmede çok kullanılan, etkin bir yöntem de anketlerdir.
Örgütlerin güvenilirlik, tanınmıĢlık, sevilirlik ve etkinliklerini belirlemelerinde, iliĢki kurduğu kiĢi ve gruplara en kolay ve kısa sürede etkileĢimde bulunmaları bilimsel ve sistemli anket çalıĢmaları ile gerçekleĢebilmektedir. Anketlerde yer alan sorular, örgüt imajının oluĢturulmasına kolaylık sağlayacak biçimde sorulardır ve anket sonuçlarının değerlendirilmesi ile ulaĢılan hedef kitlenin örgüte ve onun çalıĢmalarına iliĢkin görüĢleri, örgütün gelecekteki halkla iliĢkiler eylemlerinde olumlu giriĢimler sağlamaktadır.
Halkla iliĢkilerin çevreyi tanıma süreci içinde geliĢtirilen anket yöntemi, örgütün grupları ile ilgili çeĢitli bilgi toplama iĢlemlerini içerir. Anketlerle, çevredeki kiĢi ve grupların, davranıĢlarına iliĢkin ve demografik özellikler, eğitim ve yetenek düzeyleri gibi konularda veriler toplanır. Bu nedenle, örgütün çevreyi tanımasında kullandığı araçlardır. Ancak anketler, örgütün çoğunlukla yazılı olarak yaptığı bir yöntem olduğundan halkla iliĢkiler tekniklerinin yazılı ve basılı araçlar kısmında irdelenmektedir.
Anketlerin yüz yüze, telefon ve mektupla yapılması, sonuçlarındaki etkinliğin zayıf ve yetersiz olabileceğini gösterir.
Örgütlerin halkla iliĢkiler birimlerinin çevreden bilgi toplamak amacıyla sıklıkla baĢvurdukları anket yöntemi ile hem tanıma hem de tanıtma iĢlevlerini gerçekleĢtirdikleri görülmektedir. Anket uygulamalarının sıklıkla yapıldığı, turizm ve turistik konaklama iĢletmelerinde (seyahat acentesi-müĢteri, otel-müĢteri, acente-otel
4
iliĢkilerinde), kiĢilerin anketlere verdikleri yanıtlar, bu kurumların gelecekte izleyebilecekleri yönetim politikalarının belirlenmesinde etkin olmaktadır.
Anket uygulamalarında, örgütün çalıĢmalarını değerlendirmek, hizmet veren kitlelerin beklenti ve gereksinimlerine yanıt verebilmek amacıyla düzenlenen örnekleri de görülmektedir (Gürüz, 1993:108-110).
1.1.3. Billboard
Billboardlar, afiĢ gibi mesajı resim, fotoğraf ve yazı ile bir arada iletmeyi sağlayan tanıtım ve reklam araçlarıdır. AfiĢten daha büyüktürler ve genelde yatay olarak hazırlanırlar. Fakat billboardın yerleĢtirilmesi planlanan panolar esas alınarak ebatlar belirlenir (Özer, 2009:55).
GeliĢen teknolojiyle birlikte de artık klasik billboard anlayıĢının yerini, hareketli reklam panoları ve araç giydirme yöntemleri almaktadır. Araç giydirme tekniği, mobil mecra olarak da adlandırılır. Son yıllarda açık hava reklamcılığının önüne geçen bu yöntem, küçük iĢletmelerce oldukça fazla tercih edilmektedir. Büyük iĢletmeler de diğer faaliyetlerini desteklemek için bu yönteme baĢvurmaktadır. Bu teknik, renkli ve son derece dikkat çekici olduğundan söz konusu markanın hem uzun süreli hem de daha geniĢ kitlelere ulaĢmasını sağlar (Kazan, 2007:24).
1.1.4. BroĢür
BroĢür, hedef kitlelerin kurumu ya da kuruluĢu tanıması için basılan 8-16 sayfalı, az yazılı, bol resimli bir iletiĢim ürünüdür (Bıçakçı, 2006:127).
BroĢür için “sessiz satıĢ elemanı” denilmektedir. Bu araç, az sayfa ile nitelikli özet içeren, çoğunlukla renkli olarak parlak kâğıda basılan (katlanabilir) bir yayındır. Çoğu kez cepte taĢınabilir niteliktedir.
BroĢürler, genel ve özel nitelikte olmak üzere iki Ģekilde hazırlanabilir. Örgütle ilgili herkesi ilgilendiren türdeki broĢürler ve özel bazı kiĢileri ya da bir kısım kiĢi ve grupları ilgilendiren broĢürler olarak hazırlanırlar.
5
Örgütün amaçları, etkinlikleri, politikası gibi konuların açıklanması ya da belirli bir konuya dikkat çekilerek, örgüt için olumlu bir imaj yaratılması amacıyla genel nitelikte broĢürler yayınlanır.
Özel nitelikte hazırlanan broĢürler, değiĢik gruplara yönelmektedir. ÇeĢitli kiĢi ve grupların belli bir konu üzerine dikkatlerinin çekilmesi ve ilgili konularda kısaca bilgi verilmesi amacıyla hazırlanırlar (Gürüz, 1993:101).
Bol görsel malzeme kullanımının büyük önem taĢıdığı broĢürler, bazı yazım tekniklerinin de dikkate alınması halinde, okuyucuyu kısa sürede etkilemeyi baĢaran çarpıcı iletiĢim araçlarından biri olarak kabul edilirler. Verilmek istenen mesajın baĢlangıcında yer alan etkileyici bir baĢlık, kısa ve öz bir anlatım ve broĢürün geneline hakim olan bol resimli ve düzenli bir tasarım, okuyucuyu teĢvik etme yönünde atılacak ilk adımlardandır (Ülger, 2003:230).
Açıldığında ilk ve yoğun olarak dikkat ön sayfalarda toplanacağından gerek kapağın gerekse baĢ sayfalardaki düzenin çekici olması gerekmektedir. BroĢürde bir diğer önemli nokta, kitleye verilmek istenilen mesajı kolayca verebilecek Ģekilde sayfa düzeninin hazırlanmıĢ olmasıdır (Kazancı, 2004:267). Tasarımına özen gösterilmesi ve farklı katlama tekniklerinin uygulanması baĢarı Ģansını da artırabilecek faktörlerdendir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:149). Birçok katlama Ģekli bulunmasına rağmen, en sık görülenleri, dört sayfa kullanım imkânı sağlayan “tek katlama” ve “çadır biçiminde katlama” ile altı sayfa kullanım imkânı sağlayan “çift katlama” ve “akordeon katlama”dır. Kurum, kendi tarz ve beğenisi doğrultusunda alıĢılmıĢın dıĢında boyut ve Ģekiller de kullanabilir; ancak, broĢürün dağıtımı elden değil de posta ile gerçekleĢtiriliyorsa, bunları normal boyutlardaki bir zarfa yerleĢtirme iĢlemi sorun çıkarabilir, görüntü estetik olmayabilir ve hatta bazı detayların okunması bile engellenebilir. Dolayısıyla, bu durumda ya alıĢılmıĢ katlama Ģekillerini kullanmak ya da tasarlanan broĢürün boyutlarına uygun zarf basımını da hesaba katmak gerekmektedir (Ülger, 2003:232-233).
6
BroĢürlerin ortak özellikleri Ģunlardır (Peltekoğlu, 2009:270): Mesajlar daima basittir.
Amaçları bilgilendirmek, ikna etmek veya eğitmektir. Süreklilik taĢımayan broĢürler, çok sayıda çoğaltılmaktadır.
AnlaĢılır dil kullanılarak ve görsel olarak çekici biçimde hazırlanmalıdır. Diğer medyanın bir parçası olmadıklarından kendi dağıtım sistemleri vardır.
BroĢürün hazırlanmasında; amacın açık biçimde tanımlanması, amaç etrafında odaklanacak bir kavram geliĢtirilmesi, içeriğin önceden saptanması, verilecek bilgi, biçimsel özellikler, kullanılacak görsel malzeme, renk ve boĢlukların belirlenmesi, gerektiğinde çoğaltılabilme özelliğinin olması ve dağıtılması izlenebilecek temel adımlarıdır (Peltekoğlu, 2009:271).
BroĢürler ilgililere posta ile gönderilebileceği gibi, ilgili memurlar, görevliler aracılığıyla veya iĢ sahipleri ile karĢılaĢtıkça verilebilir. Bir gösteri sırasında da dağıtılabilir. Radyo, televizyon, gazete gibi araçlarla yapılan reklam dolayısıyla ilgilenen ve gönderilmesini isteyenlere posta ile gönderilebilir (Tortop, 2009:78). Gazete veya dergilerin sayfa aralarına yerleĢtirilip dağıtımı yapılabilir (TikveĢ, 2005:132-133).
1.1.5. Bülten
Kurumun çalıĢmalarıyla ilgili, kiĢi ve gruplara bilgi vermek üzere, belirli zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplar bülten olarak tanımlanmaktadır. Bültenlerin hazırlanma amacı, örgütün çalıĢanlarla iletiĢim kurmasını sağlamaktır. Çoğaltılarak ilan tahtasına asılan bültenler, çalıĢanların kendileri ve örgütleri ile ilgili haberleri, yapılan çalıĢmaları, alınan kararları okuyup öğrenmelerine yardımcı olurlar. Bir kitap düzeninde hazırlanan bültenlerde, çekici, renkli bir kapak, içindekileri gösteren bir bölüm ve örgüte iliĢkin haber, resim, fotoğraflar ve mesajların yer aldığı anlatımlar bulunmaktadır. Bu düzende hazırlanan bültenlerin, örgütle ilgililere dağıtımının sağlanması, örgüt imajı üzerinde olumlu etki yaratarak, halkla iliĢkiler amacına ulaĢmada önemli bir araç oluĢturulur (Gürüz, 1993:105).
7
Bülten; gerek kurum içi iletiĢimde gerekse dıĢa yönelik olarak basın ile iliĢkilerde yaygın olarak kullanılan, hızlı iĢleyen ve üretimi ve dağıtımı gazete ve dergiden daha kolay olan bir yöntem ve araçtır. Bir kuruluĢun iç iletiĢiminde kullanılan bültenler genelde iki türlüdür. Bunlar; genel konulara iliĢkin bültenler ve endüstri iliĢkilerini duyuran bültenlerdir. Genel bültenlerin amacı, tüm iĢgörenlerin, atamalar, emirler, ortaklıklar ve el değiĢtirmeler de dahil olmak üzere, örgütün tüm iĢleri ve faaliyetleri konusunda bilgilendirilmesidir. Kurum içi genel bültenler, dıĢ çevreye yönelik basın bültenlerinin de ilk ve erken bir nüshasını oluĢtururlar. Genellikle, bir önceki bültenden kolayca ayırt edilmesi amacıyla her bülten farklı bir renkte ve karakterde baĢlıklandırılır. Bültenler, bülten tahtasına yapıĢtırmak suretiyle veya elden dağıtarak dikkatlere sunulur. Endüstriyel iliĢkiler bültenlerinin de aynı biçimde dolaĢıma sunulmalarına karĢın konuları itibarıyla farklılıklar gösterirler. Bu bültenlerin konusu, sendikalarla örgüt yönetimlerinin toplu sözleĢmelere ve diğer haklara ve konulara iliĢkin vardıkları uzlaĢma ve anlaĢmalar olup dağıtıma konu olan hedef kitleleri de iĢ görenlerin yanı sıra toplu sözleĢmenin her iki tarafını oluĢturan sendikalar ve yönetim kademeleridir (Wood, 1990:37, aktaran Oktay, 1996:79).
KuruluĢun dıĢ çevresiyle iliĢkilerine yönelik olan basın bültenleri ise, “örgütlerin basına belirli periyotlarda gönderdikleri bilgileri ihtiva eden duyurulardır.” Günümüzde pek çok kuruluĢun, basın için haftalık veya aylık bültenler hazırlayarak kendi bünyelerindeki rutin haberleri basına duyurmaya çalıĢtıkları görülmektedir. Bu periyodik haber bültenlerinin bilgi vermenin yanı sıra, medyanın o kuruluĢa karĢı duyduğu ilgi ve sempatiyi de arttırdığı gözlemlenmiĢtir (Göksel, 1990:93).
Bültenlerde üzerinde önemle durulması gereken noktalardan biri de gerçekten haber olabilecek konuların seçilmesidir. Ġlan ve reklâm Ģeklinde duyurulması gereken konular kesinlikle bültene sokulmamalıdır. Bültenin baĢlığı nereden geldiği açıkça belli olacak biçimde düzenlenmelidir. Bülteni gönderen kuruluĢun adı, adresi, telefon numaraları, bülteni düzenleyerek gönderen kiĢinin adı baĢlığa mutlaka yazılmalıdır (Ünal, 2000:191).
Gazete ve dergilerin kısa ve öz biçimde bilgi edinmesine yardımcı olan bültenler, basını yönlendirdiği izlemini taĢımamalıdır (Peltekoğlu, 2009:191).
8
Bültenler haftalık, aylık olduğu gibi önemli faaliyetlerin özellikle hatırlatılması için de çıkarılabilirler. Kurumun dıĢ iliĢkilerinde duyurular için en kolay ve en ucuz yoldur. UlaĢtıkları hedef kitlelere göre bültenler çeĢitlendirilebilir: Bunlar; üyelere yönelik bültenler, toplumsal örgütler tarafından yayımlanan bültenler, kurumsal bültenler, tanıtım bültenleri ve özel ilgi bültenleridir (Sezgin, 2007:84-85).
1.1.6. Davetiye
Halkla iliĢkilerde kullanılan basılı araçlardan biri de davetiyedir. Toplantı, konferans, seminer, gezi, niĢan, düğün ve açılıĢ gibi tören ve etkinliklere katılması istenen kiĢilere bu etkinliği duyurma ve davet amacıyla yazılan kısa mesajlardır. Genellikle parĢömen, deri, porselen, cam, ahĢap veya iyi cins kartona yazılır. Davetiyeler, doğru renkler, doğru tasarım, doğru içerik, doğru kâğıda doğru baskı kullanımı ile kuruluĢun kimliğini, ürünleri ve hizmetlerini en iyi Ģekilde yansıtmaya yarayan bir araçtır.
Bir davetiye metninde kimin, kimi, nereye, ne zaman, niçin çağırdığı eksiksiz olarak yer almalıdır. Davetlilerin kimlerden oluĢacağı, bir kuruluĢtan diğerine değiĢeceği gibi yapılan etkinliklere göre de değiĢir. KuruluĢun çalıĢanları, protokolde bulunan kiĢiler, rakip kuruluĢun çalıĢanları, gazeteciler davetli listesinde yer alabilirler.
Davetiyeler hazırlanmadan önce, içinde yer alması gereken bilgilerle ilgili olarak bir kontrol listesi hazırlamak yararlı olmaktadır.
Davetiyelerde bulunması gereken özellikler aĢağıdaki gibi sıralanır: Daveti yapan kiĢinin/kurumun adı
Düzenlenen olayın türü ve niteliği Zaman, yer ve tarihi
Davette kokteyl, yemek vb. olanakların bulunup bulunmadığı
LCV (Lütfen Cevap Veriniz) notundan sorumlu olan kiĢinin adı, adresi, telefonu, faksı, mail adresi
9
Adresin özellikle açık yazılmasına dikkat edilmelidir. (Varsa, telefon numarası yazmakta yarar vardır.) davetin türüne göre özel olarak belirtilmesi gereken hususlar varsa bunlar da belirtilmelidir. Davetiyenin kaç kiĢilik olduğu, çocuk getirilip getirilmeyeceği, özel kıyafet giyilip giyilmeyeceği, yemeğin olup olmadığı, ulaĢım imkanı, programın süresi, davete cevap istenip istenmediği gibi… Davet edilen kiĢiye programda (açılıĢ yapmak, nikâh Ģahitliği yapmak, oturum baĢkanlığı yapmak gibi) özel bir görev verilecekse bu durumun belirtilmesi Ģarttır. Davet, toplantı veya resmi bir programla ilgiliyse davetiyeye gündem yazılabilir.
Etkinliğin baĢlamasından 48 saat önceye kadar davete katılıp katılmayacağını bildirmeyenler aranarak, onay istenmelidir. Gelemeyeceğini bildiren kiĢilere, kuruluĢlara ya da basın mensuplarına, önceden hazırlanan basın dosyaları gönderilerek, davet konusu olay hakkında fikir edinmeleri sağlanmalıdır (Yılmaz, 2005b:131-133).
Davetiyeler, kiĢisel, özel ve personel için hazırlananlar olmak üzere üçe ayrılabilir.
KiĢisel davetiyeler, özel olarak ilgililerin adreslerine gönderilir. Katılıp katılmayacakları konusunda yanıt isteniyorsa, LCV notunda yer alan telefon numarasını aramaları istenir.
Özel davetiyeler, kitle iletiĢim araçları yardımıyla halka duyurulan davetiyelerdir. Bu türde yapılan davetler genellikle kamuyu ilgilendiren konularda olur. Örneğin, yolların, barajların, kamuyu ilgilendiren yerlerin açılıĢında gönderilirler.
Personele ayrılan davetiyeler, doğrudan personelin ev ya da iĢ adresine gönderileceği gibi, kurumsal gazete, duvar gazetesi, haber bültenleri gibi araçlarla da bu amacı gerçekleĢtirmek için kullanılabilirler (Sabuncuoğlu, 2010:190-191).
1.1.7. Deplian
Deplianlar, broĢürün daha küçük hacimli olanlarıdır. BroĢürle aynı amaca yönelik olarak hazırlanırlar. Deplian haberlerin broĢürü dolduramadığı zamanlarda kullanılır. Bir diğer özelliği ise hedef kitlenin farklılık gösterdiği durumlarda, değiĢik
10
nitelikteki halk gruplarına yönelik hazırlanabilecek en ilgi çekici yöntem olmasıdır (Kazan, 2007:25).
BroĢürlerin baskı ve yayını deplianlardan pahalıdır. DeğiĢik nitelikte halk gruplarına hitap edecek broĢürler hazırlamak güçtür. Deplianlar bu yönden daha pratiktir (Tortop, 2009:78). Maliyeti broĢürden daha düĢük olduğu için iĢletmeye yük getirmez. Deplianlar evlere, iĢ yerlerine elden ya da posta yoluyla ulaĢtırıldığı gibi sergi, fuar vb. gösteri etkinliklerinde de dağıtılmaktadır (Bıçakçı, 2006:127).
1.1.8. Dergiler
Dergiler gazetelere göre daha uzun zaman dilimleri içinde çıkarılan halkla iliĢkiler aracıdır, genellikle aylık ya da birkaç aylık periyotlar Ģeklinde çıkar ve gazetelerden daha çok sayfalılardır (Sabuncuoğlu,2010:174).
Dergi adını taĢıyan süreli yayın türünü, gazetelerden ayıran özelliklerin baĢında “uzmanlaĢma” gelmektedir. Örneğin, ulusal bir gazete moda konusunda belirli sütun ve sayfalarını ayırır. Oysa bir moda dergisi, bu konuyu ayrıntısıyla ve bol resimli olarak yansıtma olanaklarına sahiptir.
Bunun yanı sıra, belirli konuda yayın yapan bir derginin çalıĢanları (teknik personel dahil) o konuda derinliğine bilgi ve deneyim sahibi oldukları için dergiler belirli konulara ilgi duyanlara etkin biçimde hitap etmektedir.
Daha kaliteli kâğıt kullanılarak genellikle daha fazla renk ve özenli baskı olanaklarıyla yayınlandıkları için dergiler seçkin denilebilecek bir okur kitlesine sahiptirler. Bu özelliklerine karĢın fiyatlarının pahalı oluĢu nedeniyle tirajları sınırlıdır.
Dergilerin avantajlarından biri, gazeteye kıyasla daha uzun süre ve daha geniĢ çevrede okunabilir oluĢlarıdır. Ayrıca, muhafaza edilmesi daha kolaydır. Bu yüzden “kalıcı” olma özelliği fazladır.
Dergilerde, inceleme-araĢtırma, röportaj vb. yazı türlerine daha fazla yer verildiğinden; dergi okurlarının kimi konularda daha fazla etkilenmesi olanaklıdır (TikveĢ, 2005:130-131).
11
Dergiler için söylenebilecek bir baĢka özellik de tirajlarının eğitim düzeyine paralel olarak artıĢ göstermesidir (Ertekin, 2000:160).
1.1.9. El Ġlanı
El ilanlarında kuruluĢ tarafından hedef kitlelere ulaĢtırılmak istenen mesajlar, tek sayfalık metin Ģeklinde hazırlanır. El ilanlarındaki mesajlar sadece yazı ile kodlanabildiği gibi, kimi zaman fotoğraf, resim, grafik gibi unsurlarla da güçlendirilebilir. Hedef kitleyi kuruluĢla ilgili bilgilendirmeyi amaçlar. Bu bilgilendirme bazen yeni bir yapılanma bazen de yeni bir mal ya da hizmet üzerine olabilir (Kazan, 2007:26).
El ilanında büyük baĢlıklar kullanmalı ve dikkati metne çekebilecek uygulamalara yer verilmelidir. Eğer hızla iletilmek istenen bir mesaj varsa, el ilanı bu amaca ulaĢmayı sağlayacak en etkili araç olacaktır (Yılmaz, 2005b:125-126).
El ilanlarının anlatımı düzgün, açık ve net olmalıdır. El ilanlarının ulaĢım imkânlarının zor olduğu yerlere postayla gönderilmesi veya havadan atılması mümkündür (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:150).
1.1.10. El Kitapları
El kitapları, kuruluĢ hakkında daha fazla bilgi sunmak gerektiği durumda baĢvurulan basılı araçlardır. El kitapları daha çok, büyük örgütlerde örgüt elemanlarının ve örgütle sıkı iliĢkisi bulunan kiĢi ve kurumların yararlandığı araçlardır. Bu kitaplar kullanılarak örgütün bölümleri ve bu bölümlerde yapılan iĢler öğrenilir. Halkla iliĢkiler faaliyetlerinde kullanılan el kitapları daha çok iĢletmenin prestijini arttırmaya yönelik hazırlanır ve ticari bir amaç taĢımaz.
Özellikle karmaĢık bir örgüt yapısına sahip olan iĢletmelerde halkın aydınlatılması, iĢlemlerde hız sağlanması, yanlıĢ baĢvuruların önlenmesi açısından el kitaplarının rolü büyüktür (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:149).
El kitapçığı içinde iĢletmenin kuruluĢ ve çalıĢma konusu tanıtıldıktan sonra personele uygulanan ücret, pirim, izin, tatil, kütüphane, eğitim, sportif faaliyetler, yemekhane, kantin, lojman, çalıĢma saatleri, çalıĢma koĢulları, yükselme sistemi, ceza
12
ve ödüllendirme sistemi ve öneri yöntemleri gibi konularda bilgi verilir (Sabuncuoğlu, 2010:143).
Kurum ve çalıĢmalarına iliĢkin doğru ve güvenilir bilgiler içerecek biçimde hazırlanması gereken kitaplar, kurumun kendisince hazırlanabileceği gibi, kurum dıĢında bir baĢka yazar tarafından da hazırlanabilir. Konusunun ilgi çekici ve iyi seçilmiĢ bir konu olması, kitabın okunma Ģansını artırır (Gürgen, 1997:100).
Kitapçığın genel düzeni, kitapçıklar konusunda dikkat edilmesi gereken husustur. Yayının boyutu (cep boyu, A4 boyu, vs.), rengi (yalnızca siyah-beyaz kullanılacağı, kapağın renkli olacağı veya iki renk kullanılacağı, vs.), kâğıt kalitesi, görsel malzeme kullanılıp kullanılmayacağı gibi detaylar bütçe ile doğrudan iliĢkili olduğundan büyük önem taĢımaktadır (Ülger, 2003:234).
1.1.11. Gazeteler ve Dergiler
Gazeteler, hem kuruluĢ çalıĢanlarıyla hem de kuruluĢun iliĢkili olduğu kurum ya da müĢteriyle iliĢkiler geliĢtirmek amacıyla kullanılan halkla iliĢkiler araçlarından biridir (Çamdereli, 2005:83).
Milyonlarca insan tarafından okunmakta olan gazeteler, halkla iliĢkilerde en etkin temel iletiĢim araçlarındandır ve kamuoyunda büyük etki sağlamaktadırlar. Gazeteler değiĢik bölümleri veya türleri ile her düzeyden ve meslekten farklı merakları olan okuyucu gruplarına hitap ederler. Örneğin; fikir gazeteleri aydınlara, spor gazeteleri gençlere ve spor camiasına, fotoroman yayınlayan ya da renkli sayfa düzenini benimseyen gazeteler genç kız ve kadınlara daha çok hitap ederler. Dolayısıyla gazetelerin içeriklerine göre okuyucuları da değiĢmektedir (Oktay, 1996:110).
Halkla iliĢkiler çalıĢmalarında iki tür gazeteden yararlanılır. Bunlardan birincisi, kuruluĢ tarafından yayımlana iĢletme gazetesidir. Burada gazetenin temel amacı; çalıĢanlarını ya da kuruluĢun iliĢkide olduğu diğer bireyleri ve grupları, kuruluĢ etkinliklerinden haberdar etmektir. KuruluĢa iliĢkin yönetimsel konuları, sosyal ve sportif etkinlikleri ve personele ait bilgileri içerir. Bu gazete örgüt içi iletiĢimde kullanılır (Kazan, 2007:21).
13
Diğer gazete türü ise ulusal ya da yerel bazda sürekli yayın yapan gazetelerdir. Halkla iliĢkiler faaliyetiyle ilgili haber ve bilgi içerikli iletilerin ulusal gazetelerde yayımı çok önemlidir. Çünkü bu kitle iletiĢim araçlarının hemen hemen tüm ülkede yerleĢik okurları bulunmaktadır (TikveĢ, 2005:124).
Gazete birçok kaynakta farklı Ģekilde tanımlanmaktadır. Bu farklı tanımlamalardan bir sonuca varmak gerekirse de gazete; belirli periyotlarla yayımlanan her türlü politika, kültür ekonomi, spor ve bunlar gibi konularda haber, bilgi vermek için yorumlu veya yorumsuz olarak kamuoyuna ulaĢtıran araçtır (Özer, 2009:52).
Halkla iliĢkiler açısından önem taĢıyan dergi ve gazeteler kurumlarca yayınlananlardır.
Kurum içi süreli yayınlar, kurumun iç hedef kitlesine dönük olarak belirli aralıklarla çıkarılan ve kurumun iç dünyasına iliĢkin personele bilgi veren, çoğunlukla dönemsel nitelikli yani süreli yayınlardır (TikveĢ, 2005:79).
Haftalık, 15 günlük, aylık veya iki aylık periyotlarda çıkarılan bu yayınlardan kurum içi iletiĢimde olduğu kadar, kurumun çevresiyle iletiĢiminde de faydalanılır (Gürgen, 1997:96).
Büyük kuruluĢların ya da daha genel bir ifadeyle örgütlerin kendilerine iliĢkin haberleri, geliĢmeleri duyurmak amacıyla belli aralıklarla çıkardıkları bu yayınlar vasıtasıyla daha çok, geleceğe dönük planlar, programlar, atamalar, terfiler, kutlamalar gibi bilgiler iç ve dıĢ hedef kitleye ulaĢtırılır (Biber, 2007:62).
Bir kuruluĢ gazetesinde yer alabilecek haberler, kuruluĢla doğrudan doğruya ilgili olanlar veya kuruluĢ üzerinde etki yapabilecek yabancı haberler olmalıdır. KuruluĢla ilgili olan kuruluĢ gazeteleri, kuruluĢun genel politikasını, teknik ve ticari yönlerini, ücret, emeklilik, çalıĢma saatleri gibi çalıĢma sorunlarını, personelin spor, kültür vb. faaliyetlerini yansıtan haberleri yayınlarlar.
KuruluĢa etki yapabilecek yabancı haberler, sosyal, ekonomik konularla ilgili haberler veya o kuruluĢun bulunduğu bölge ile ilgili genel haberler kuruluĢ gazetesinde yer alabilir (Tortop, 2009:80).
14
Dergiler ise gazetelere nazaran daha uzun periyotlarda çıkarılan halkla iliĢkiler aracıdır. Genelde aylık ya da birkaç aylık zaman dilimlerinde çıkar ve gazetelerden daha çok sayfalıdır (Sabuncuoğlu, 2010:142). Kurumla ilgili gruplara ve çalıĢanlarına dağıtılmak üzere, kuruma iliĢkin haber ve çalıĢmaların bulunduğu dergiler, itina ile seçilmiĢ materyalle, spesifik hedef kitleye eriĢme imkanı sağlamaktadır. Makale ve yorumların yer aldığı kurum dergilerinde fotoğraf ve diğer basılı görsel materyale de bol miktarda yer verilebilir. Diğer kurum yayınlarına nazaran maliyeti genellikle daha yüksek olsa dahi, iyi planlanan, stratejisi dikkatli bir Ģekilde belirlenen bir dergi etkin iletiĢim aracıdır (Peltekoğlu, 2009:265).
Kurum gazeteleri daha kısa periyotlarda ve daha az sayfalı olarak hazırlanıp, personeli daha sık bilgilendirici bir özelliğe sahipken, kurum dergileri kurum gazetelerine nazaran daha uzun periyotlarda, daha çok sayfalı olarak hazırlanıp, daha kapsamlı ve toparlayıcı nitelikte bilgiler sunmaktadır. Her ikisinin de söz konusu olduğu kurumlarda bu iki yayının birbirini tamamlar nitelikte ve aynı birimce hazırlanması iĢlevselliği artırma anlamında olumlu olacaktır (Arklan ve TaĢdemir, 2010:165-169).
1.1.12. Hatırlatma Notu
Hatırlatma notları, kısa, bilgi verici veya hatırlatıcı notlardır. Genellikle kurum içi iletiĢimde kullanılırlar fakat zaman zaman kurum dıĢı hedef kitleye ulaĢmak için de yararlanılır. Yarım sayfa ya da daha kısa olan notlar, biçimsel olmayan (informel) kurum içi bir iletiĢim aracıdır.
Hatırlatma notları; bilgi sormak ve bilgi vermek, bir Ģeyi onaylamak, fikir değiĢimi, toplantı talebinde bulunmak, bir toplantıyı iptal etmek veya toplantının ne zaman yapılacağını bildirmek, rica etmek, dikkat çekmek, daha önceki bir hatırlatma notunu düzeltmek ve bir örgüt politikasını belirtmek amacıyla kullanılır.
Hatırlatma notları; kısa, anlaĢılır ve açık olmalıdır. Hatırlatma notlarında ayrıca, tarih belirtilmeli, alıcının kim olduğu yazılmalı, gönderen kiĢinin adı ve soyadı açık olarak belirtilmeli ve konu hakkında kısa bir açıklama yapılmalıdır (Yılmaz, 2005b:134).
15
Peltekoğlu (2009:275)‟na göre; hatırlatma notlarının çeĢitleri Ģu Ģekilde belirtilebilir:
Genellikle acil durumlarda yararlanılan kısa ve öz hatırlatma notları
Bir konu üzerinde daha sonra konuĢmak üzere tanımlayıcı bilgi veren hatırlatma notları
Bilgilendirmeyi amaçlayan hatırlatma notları
GerçekleĢmiĢ veya planlanan bir durum hakkında bilgi aktaran ve alıcının görüĢünü almaya yönelik hatırlatma notları
Bir faaliyet veya tartıĢmanın ana baĢlıklarını içeren özet hatırlatma notları KiĢiye özel hatırlatma notları
1.1.13. Kartvizitler
KiĢiyle birlikte bağlı olduğu kuruluĢu da tanıtmak ve hedef kiĢi ve birimlerin kuruluĢa kolay ulaĢmasını sağlamak için yararlanılan küçük boyutlu iletiĢim ürünleridir. Kartvizit, iletiĢimi geliĢtirmeye yönelik olarak çoğunlukla yüz yüze iliĢkilerde kullanılır (Bıçakçı, 2006:128).
1.1.14. Kitaplar
Kitle iletiĢiminin önemli bir aracı olan kitaplar, halkla iliĢkiler çalıĢmalarında etkin bir Ģekilde kullanılmaktadır. Örgütlerin bilgi toplama ve bilgi yayma amaçlı eylemlerinde kullandıkları kitaplar, basılı halkla iliĢkiler araçları kapsamında önemli bir yer tutmaktadır
ÇeĢitli örgütlerin, derneklerin, hayır kurumlarının kuruluĢ yıldönümlerinde, örgütün tarihçesini, kurucularının hayatlarını anlatan türde ya da örgütün sunduğu mal ve hizmetlerin tanıtımı ile ilgili yazıları kapsayıcı biçimde düzenlenebilir (Gürüz, 1993:97). Kamuoyunda ön plana çıkan iĢ adamlarının öz yaĢam öykülerinin kitaplaĢtırılması, kuruluĢların halkla iliĢkiler etkinliklerine önemli bir katkı sağlamaktadır (Sabancı, Koç vb.) (Bıçakçı, 2006:127).
Halkla iliĢkilerin kullanacağı kitaplar, örgüt tarafından hazırlanabileceği gibi örgütün dıĢında bir baĢka yazar tarafından da yazılabilir. Kitabın konusunun ilgi çekici ve iyi seçilmiĢ olması hedef kitle üzerinde olumlu bir imaj yaratır ve kitabın çok okunan
16
kitaplardan olmasını sağlar. Basılan bu tür kitapların bir kısım bölümlerinin ya da özetinin makaleler biçiminde çeĢitli dergilerde yayınlanması da mümkündür (Gürüz, 1993:97).
Hangi kesimde olursa olsun kurum ve kuruluĢlar; halkla iliĢkiler için belirledikleri amaçlara uygun biçimde kitap yayınlamaktadır. Bu kitapların konusu; kendi kuruluĢları ile doğrudan ilgili olabileceği gibi bilim-teknik ve sanata iliĢkin bulunabilir.
Kitapların halkla iliĢkilerde kullanımı bakımından Ģuna dikkat edilmesi faydalı olur:
Yayımlanan kitaplardan, bir veya birkaç nüsha; kütüphanelere armağan edilmelidir. Armağan edilecek kütüphaneler arasında; her ilde ve bazı büyük ilçelerde devletçe kurulmuĢ olan “Halk Kütüphaneleri” yer almalıdır. Kitapların “kalıcı” etkisi böyle bir dağıtımla sağlanabilir (TikveĢ, 2005:131).
1.1.15. Mektuplar
Mektuplar, diğer iletiĢim araçlarından farklı olarak toplumsal değil kiĢisel bir araçtır. Ġyi yazıldığında hedef kitleyi bizzat ziyaret etmek kadar etkili olabilirler. Bir olayla ilgili bilginin sunulması ve bilgi istenmesi, bir davet veya bir yeniliğin duyurulması gibi amaçlarla yazılabilir. Ancak mektubun etkili olması için inandırıcı, samimi, açık, anlaĢılır ve ikna edici nitelikte olması gerekir. Ayrıca mektup kâğıdın tek yüzüne yazılmalıdır. Mektupların gönderileceği adresler için halkla iliĢkiler uzmanları bir adres arĢivi oluĢturmalıdır. Bu iĢ bilgisayar kullanılarak daha kolaylıkla yapılabilir (Sabuncuoğlu, 2010:176).
Mektuplardaki imza, basılı biçimde yer alsa dahi, gerçek imzaya Ģekil ve içerik bakımından benzemelidir (TikveĢ, 2005:133).
Bir mektup yazarken dikkat edilmesi gereken diğer hususlar; mektup rahat okunacak biçimsel özelliklere sahip olmalı, önemli noktalar okurun kolay izlemesi sağlanmalı, mektubu alan kiĢiden beklentilerle hatırlatılması istenen konular
17
vurgulanmalı, alıcının cevap vermesi isteniyorsa bu durum mutlaka süre verilerek açıkça belirtilmelidir (Peltekoğlu, 2009:277).
Standart bir mesajın, yalnızca isim ve adres değiĢikliği yapılmak suretiyle belirlenen kiĢilere gönderilmesine doğrudan postalama adı verilir. Bu ikinci tür söz konusu iken dahi, mektup, kiĢinin ismine özel düzenlendiğinden ötürü, diğer iletiĢim araçlarına kıyasla, daha kiĢisel bir özelliğe sahiptir (Ülger, 2003:234).
Doğrudan postalamanın ikna edici, bilgi verici, hatırlatıcı ve destekleyici olmak üzere dört türünden bahsedilebilir (Yılmaz, 2005b:128).
Birçok basılı malzeme arasında doğrudan postalama okunması için; objektif olması, doğru adreslere gönderilmesi, okuyucunun yabancılık çekmeyeceği bir dilin olması, okuyucunun harekete geçmesini kolaylaĢtırması, belirli aralarla tekrar gönderilmesi gerekir.
Doğrudan postanın avantaj ve dezavantajları ise Ģunlardır:
Doğrudan posta selektif bir yöntem olup, diğer hiçbir aracın ve yöntemin sağlayamayacağı ölçüde seçici bir doğrudan hitap imkânı sağlar. Bu yöntem, pazarın açıkça tanımlanabildiği, belirlenebildiği durumlarda kullanılır.
Tek baĢına kullanılan bir yöntem değil, diğer yöntemlere yardımcı ve onları tamamlayıcı bir yöntemdir.
Maliyeti düĢük, ucuz bir yöntemdir.
Kısa vadeli sonuçlar doğuran (satıĢa yönelik) bir yöntem olmasının yanı sıra, uzun vadeli olarak da belirli bir ürünün farkına varılması, tanınması ve örgüt hakkında iyi bir imajın edinilmesi yönünden de yararlıdır (Oktay 1996:81). Halkla iliĢkilerde kullanılan önemli bir mektup türü de iĢ mektuplarıdır. ĠĢ mektupları, özellikle ilgili kiĢi ya da kuruluĢa bir bilgiyi ivedilikle ulaĢtırabilmek için yararlanılan iletiĢim ürünüdür. Mektup, kuruluĢ nezdinde doğrudan kiĢiye yönelik olduğu için daha içten ve yakın iliĢkilerin kurulmasında önemli bir araçtır (Bıçakçı, 2006:128).
18
Bir iĢ mektubu, baĢlık, hitap, gövde, kapanıĢ, imza ve referans olmak üzere altı bölümden oluĢur (Peltekoğlu, 2009:276).
1.1.16. Pankart
Pankartlar, ilân tahtalarına, duvarlara ve dükkânların vitrinlerine konulan duyurulardır. Küçük boyutlardaki bu duyuru kartlarının üzerinde, örgütün halkla iliĢkiler amaçlı bir etkinliği veya mesajı yazılıdır. Hedef kitlenin görebileceği alanların dikkatli bir gözlemle belirlenerek pankartların bu alanlara yerleĢtirilmesi okunmasını sağlayacaktır (Gürüz, 1993:104).
Pankartlardaki amaç, iletilerin en çarpıcı ve dikkat çekici biçimde hedef kitleye ulaĢtırılmasıdır. AfiĢlere göre daha az ve öz ifadeler kullanılır (Kazan, 2007:24).
1.1.17. Pullar ve Damgalar
Damgalar, örgütlerin istek ve dileklerini çevrelerine iletmek için kullanılan araçlardır. Mektup, kart gibi araçlardaki damgalar, örgütün tanınması ve anımsanmasını sağlarlar. Bu nedenler hatırda kalabilen ve örgütle iliĢkisi kolaylıkla kurulabilen damgalar belirlenmelidir.
Halkla iliĢkiler etkinliklerinde pullardan da yararlanıldığı, özellikle önemli günleri vurgulamada anı pulları çıkarılması için gerekli giriĢimlerin yapıldığı gözlenmektedir. Örneğin; Elvis Presley‟in ölüm yıldönümünde çıkarılan pullar… (Gürüz, 1993:107).
Kurumun kuruluĢ yıldönümü vb. vesilelerle çıkarılan pullar uzun süre saklandığından ilgili kurumun imajını kalıcı biçimde etkiler. Bunun yanı sıra kurumun geçmiĢine iliĢkin pulun üzerindeki resim veya kısa bir yazı kolayca hatırlanacağı için diğer basılı araçlara göre daha etkilidir. Büyük kuruluĢlar için bastırılan bu pulların bir kısmına posta idaresi özel damga basmakta ve bunlar; koleksiyoncular ve meraklılarınca özenle toplanıp saklanmaktadır. Özel damga, pulun değerini artırmaktadır (TikveĢ, 2005:135).
19
1.1.18. Rozet ve Flamalar
Rozetler, kurumu simgeleyen amblemlerden oluĢur. Yakaya takılan ve metalden değiĢik boyutlarda hazırlanabilen rozetler, çalıĢanların kurumlarına olan bağlılıklarını çevreye göstermelerinin en etkili araçlarından biridir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:150). Halkla iliĢkilerdeki iĢlevi, kurum kimliği yaratmadaki etkisidir. Ayrıca kuruma rozet satıĢıyla gelir de sağlanabilir (TikveĢ, 2005:135).
Kurum, kuruluĢ ve iĢletmelerin kendilerine özgü bayrak ve flamaları da aynı amaca yarayan birer iletiĢim aracıdır (TikveĢ, 2005:135).
1.1.19. Ürün Raporu
Ürün raporları, bir kuruluĢun özlü bir biçimde profilini veren kısa dokümanlardır. Genellikle basın bültenlerindeki ve belirli olayların geçmiĢ aĢamalarını anlatan makalelerdeki bilgileri destekler. Editörler ürün raporlarını makaleler için çabucak kaynak materyali sağlayan faydalı dokümanlar olarak değerlendirmektedirler.
Ürün raporları, bir kuruluĢun, bir bireyin veya bir olayın kısa bir özetini editörlere göstermek için hazırlanırlar. Örneğin tipik bir ürün raporu bir sayfadan oluĢur ve raporun içinde Ģirket ve ürünlerinin kısa tanıtımları, üst yöneticilerinin isimleri, faaliyet yeri, son satıĢ rakamları, baĢlıca ürünler ve Ģirket/ürünün bir özeti hakkında bilgiler yer alır (Okay ve Okay, 2005:82-83).
1.1.20. Yıllık Raporlar
Kurumların ürün ve hizmetleri kapsamında yıl boyunca yaptıkları etkinlikleri ve geleceğe yönelik projelerini kamuoyuna ve hedef kitlelerine ayrıntılarıyla duyurmak ve değerlendirmelerine sunmak amacı ile hazırladıkları yazılı materyallerdir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:150). Renkli resim ve grafiklerle donatılmıĢ Ģekilde yayınlanan yıllık raporlar bir prestij yapımıdır (Onal, 2000:66).
Kurumun bir yıl boyunca gerçekleĢtirmiĢ olduğu faaliyetlerin üniteler bazında Ģekil ve grafiklerle verilmekte olduğu yıllık raporlar, kurumun bilançoları, denetim raporları, ortaya koyduğu ürünler ve hizmetler, kurumun hisse senedi hareketleri, projelerini hayata geçirme imkânları, gösterdiği geliĢmeler, personele iliĢkin bilgiler,
20
karĢılaĢılan sorunlar ve bulunan çözüm yolları, ödediği vergiler, reklam, pazarlama ve halkla iliĢkiler etkinlikleri, harcamalar, vb. gibi bilgiler içerir (Çamdereli, 2005:108). Bu raporlar, kurumun iliĢki içerisinde olduğu diğer kurumların üst yöneticilerine, ortaklara, büyük müĢteri gruplarına, kredi veren kuruluĢlara gönderilir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:151).
Yıllık raporların dıĢında kurumların genel nitelikte, çok farklı alanlara, çok farklı konulara ve çok farklı olaylara iliĢkin hazırlamıĢ oldukları raporlar da söz konusudur. Bu raporlar, kurumların, içerisinde yer aldıkları sektörün sorunları, ülke ekonomisi, iĢsizlik ya da iĢçi iĢveren iliĢkileri gibi hususlara iliĢkin görüĢlerin, araĢtırmaların bulunduğu bir yayın türüdür. Kurumların sosyal sorumluluk anlayıĢı çerçevesinde geliĢ-tirdiği çalıĢmalarının bir uzantısı olan bu raporlar, kurumsal iletiĢim aracı olduğu kadar, bir halkla iliĢkiler aracı olarak da hayli etkilidir. Bilindiği üzere, Tüsiad tarafından bu türde hazırlanan raporlar, medya tarafından çok geniĢ biçimde değerlendirilmekte, kamuoyunda geniĢ tartıĢmalara neden olmaktadır (Gürgen, 1997:100). Kurumlar tarafından birebir faaliyet alanıyla ilgili ya da dolaylı olarak kurumu ilgilendiren konularda raporlar hazırlanması dikkatleri de kurumun üzerine çekecektir. Kurumlar tarafından sosyal sorumluluk bilinciyle hazırlanan bu raporlar kimi zaman sektöre, kimi zaman ise tüm ülke geneline hitap eden bilgiler, istatistikler ve öneriler içerecek niteliktedir. Bu tür raporlar gerek sektör öncülerine gerekse ülke yöneticilerine farklı fikirler verebilir, onlara farklı bir bakıĢ açısı kazandırabilir. Ayrıca kapsamlı ve isabetli bir biçimde titizlikle hazırlanmıĢ olan raporlar kurumun imajına da olumlu yönde katkıda bulunabilir (Arklan ve TaĢdemir, 2010:181).
1.1.21. Yıllıklar
KuruluĢ içinden ya da dıĢından kiĢilere yönelik olarak hazırlanan ve iĢletmenin bir yıllık çalıĢmalarını kapsayan iletiĢim ürünleridir (Bıçakçı, 2006:128).
Yıllıklar hazırlanırken kuruluĢun ve sektörün bir yıl içerisinde yapmıĢ olduğu faaliyetler ve kuruma ve sektöre iliĢkin yapısal bilgiler kronolojik bir sırayla ve birbirini bütünler nitelikte verilmelidir. Hangi faaliyetlerin ya da hangi kurumsal ve sektörel bilgilerin yıllıklarda yer alacağına yönetimle birlikte ve ilgili birimlerin ve kiĢilerin görüĢleri alınarak karar verilmelidir. Verilen bilgilerin doğruluğundan kesinlikle emin
21
olunmalı, emin olunmadan hiçbir bilgiye yıllıklarda yer verilmemelidir. BroĢür ve el kitaplarının hazırlanmasında dikkat edilecek noktalara yıllıklarda da itina gösterilmelidir. Elde edilen bilgi ve materyaller derli toplu ve tek bir kalemden çıkmıĢ bir hale getirildikten sonra gerekli kiĢiler tarafından bir ön incelemeden geçirilirse hata oranı en aza indirilecektir.
Çoğunlukla kitap büyüklüğünde hazırlanan yıllıklar genelde kurumun eylem çevresi içerisinde kalan kiĢilere gönderilir (Kazancı, 2004:289). Yıllıklar, örgütün çevresindekilere ve örgütte çalıĢanlara ücretsiz gönderilebileceği gibi, bazı okuyuculara da para ile satılabilir (Gürüz, 1993:106).
Yıllıklar (kitaplar gibi) kalıcı birer yayın oldukları için dürüstlük ilkesi daha titiz biçimde uygulanmalıdır. Kitle iletiĢim araçlarına; “Halk Kütüphaneleri” ne ve eğitim-öğretim kurumları kitaplıklarına da armağan edilmelidir (TikveĢ, 2005:132).
1.1.22. Diğer Araçlar
Halkla iliĢkiler bölümünün kullanacağı yazılı araçlar içinde ayrıca kurum kimliğini yansıtan antetli kağıtlar, bayram kartları, özel bastırılmıĢ pullar, karikatürler kullanılabilir. Bu yazılı araçlar firmanın ortak amblemini ve firmanın seçtiği özel renkleri taĢımalıdır ve standart bir özellikte olmalıdır. Bu tür iletiĢim araçlarında kullanılan standardize edilmiĢ semboller firma imajı yaratma açısından son derece etkili olmaktadır (Sabuncuoğlu, 2010:176).
1.2. SÖZLÜ VE YÜZ YÜZE ARAÇLAR
KiĢilerarası iletiĢimin en doğal yolu yüz yüze kurulan iliĢkilerdir. Kitlelere ulaĢma olanağı sınırlı olsa da birebir yapılan görüĢmelerin kaynakla alıcı arasındaki mesaj alıĢveriĢinde etkin iletiĢim sağladığı bilinmektedir. Bu tür iletiĢim geri bildirime açık olduğu için çift yönlüdür.
Halkla iliĢkilerde yüz yüze iletiĢim önemli bir yer tutmaktadır. BaĢarılı bir iletiĢim için halkla iliĢkiler personeli, dıĢ görünümüne, genel tutum ve davranıĢlarına özen göstermeli ve güler yüzlü olmalıdır. Yüz yüze iliĢkilerde sözel mesajın aktarımı sırasında ses tonundan, tempoya ve tartıma (konuĢmanın dinamizmi), diksiyondan tonlamaya, jest ve mimiklere değin bir dizi yan etmen devreye girmektedir.
22
Halkla iliĢkiler personeli, mesaj ileteceği kiĢi ya da kitlenin algılama düzeyini doğru saptayıp ortak anlamlarda buluĢmak için yalın ve anlaĢılır bir dil kullanmalıdır. Bilgi aktarırken kuru ve ezberci bir anlatım yerine hedef birimi konuĢturmaya yönelik ölçülü bir söyleĢi anlatımı geliĢtirmek önemlidir. Ġyi konuĢmacının gerçekte iyi dinleyici olduğunu göz ardı etmemek gerekir (Bıçakçı, 2006:129).
Halkla iliĢkilerde birçok sözlü ve yüz yüze araç bulunmaktadır. Bu araçlar aĢağıda ele alınmaktadır.
1.2.1. Açık Oturum
Bir topluluğun tümünü ilgilendiren konular üzerinde, daha çok konuyla ilgili alanlarda ün yapmıĢ kiĢilerin katıldıkları toplantılardır. ġekil olarak, panel, sempozyum ve münazaraya benzemekte, ancak bazı noktalarda bunlardan ayrılmaktadır.
Açık oturum düzenlemelerinde önce toplumun ilgisini çekebilecek nitelikte konular seçilmelidir. Toplantı için geniĢ bir salon belirlenmeli, kalabalıkların katılımı sağlanmalı ve konu önceden belirlenmelidir. Seçilen konu, kamuoyuna çeĢitli aralarla önceden duyurulmalı ve tartıĢmaların verimli biçimde yürütülmesine çaba gösterilmelidir.
Açık oturumlarda konuĢmacılar, uzun açıklamalara giriĢmekten sakınmalıdırlar. KonuĢmacı sayısı 3-5, süre ise 1,5 saati geçmemelidir. Özellikle elektronik basında düzenlenen ve milyonlarca kiĢiye seslenen açık oturumları yönetenler, geniĢ kültüre, izleme yeteneğine ve kavrayıcı bir zekaya sahip olmalıdır (Bülbül, 2000:97-98).
1.2.2. Konferans
Konferanslar, belirli bir konuda uzmanlaĢmıĢ kiĢilerin bilgi ve deneyimlerini baĢkalarına aktarmaları amacıyla düzenlenir. Dinleyicilerle konuĢmacı arasında doğrudan bir diyalog kurulmadığı için iletilmek istenen iletinin ne denli alındığının ölçülmesi zordur. Bu bağlamda konferansların tek yönlü bir iletiĢim aracı olduğu ifade edilebilir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:152).
Konferansta konuĢmacı tarafından hedef kitleye mesajlar iletilir. Konferansa dinleyici olarak katılanlar ile konuĢmacı arasında bir iliĢki kurulmaz. KonuĢmacı,
