Açık Oturum

Bir topluluğun tümünü ilgilendiren konular üzerinde, daha çok konuyla ilgili alanlarda ün yapmıĢ kiĢilerin katıldıkları toplantılardır. ġekil olarak, panel, sempozyum ve münazaraya benzemekte, ancak bazı noktalarda bunlardan ayrılmaktadır.

Açık oturum düzenlemelerinde önce toplumun ilgisini çekebilecek nitelikte konular seçilmelidir. Toplantı için geniĢ bir salon belirlenmeli, kalabalıkların katılımı sağlanmalı ve konu önceden belirlenmelidir. Seçilen konu, kamuoyuna çeĢitli aralarla önceden duyurulmalı ve tartıĢmaların verimli biçimde yürütülmesine çaba gösterilmelidir.

Açık oturumlarda konuĢmacılar, uzun açıklamalara giriĢmekten sakınmalıdırlar. KonuĢmacı sayısı 3-5, süre ise 1,5 saati geçmemelidir. Özellikle elektronik basında düzenlenen ve milyonlarca kiĢiye seslenen açık oturumları yönetenler, geniĢ kültüre, izleme yeteneğine ve kavrayıcı bir zekaya sahip olmalıdır (Bülbül, 2000:97-98).

1.2.2. Konferans

Konferanslar, belirli bir konuda uzmanlaĢmıĢ kiĢilerin bilgi ve deneyimlerini baĢkalarına aktarmaları amacıyla düzenlenir. Dinleyicilerle konuĢmacı arasında doğrudan bir diyalog kurulmadığı için iletilmek istenen iletinin ne denli alındığının ölçülmesi zordur. Bu bağlamda konferansların tek yönlü bir iletiĢim aracı olduğu ifade edilebilir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:152).

Konferansta konuĢmacı tarafından hedef kitleye mesajlar iletilir. Konferansa dinleyici olarak katılanlar ile konuĢmacı arasında bir iliĢki kurulmaz. KonuĢmacı,

23

dinleyicilerin ilgisini çekmek ve etkilemek amacındadır. Dinleyicilerin ilgisini çekmiyorsa o konuĢma etkili olmamakta ve amaca ulaĢmayı sağlayamamaktadır. KonuĢmacının etkileĢim kurmak istediği grupta ilgi uyandırması ve konunun dinlenmesini sağlamak için toplum psikolojisini bilerek, dikkati konu üzerine çekme yeteneğine sahip olması gerekmektedir (Gürüz, 1993:46). Çünkü halkla iliĢkiler tekniği olarak uygulanmaya uygun bir faaliyet konumunda bulunan konferansların baĢarısı, büyük ölçüde konuĢmacının baĢarısına bağlıdır (Gürgen, 1997:103).

KonuĢma sonunda ifade edilenlerin kalıcı olması açısından küçük bir tartıĢma ya da kısa sorulara verilecek cevaplar, dinleyicilerin ve basın görevlilerinin konuyla ilgili ihtiyaç duydukları tamamlayıcı bilgileri edinmelerini sağlayacak ve konferansın amacına ulaĢması daha olanaklı hale gelecektir (Çamdereli, 2005:94-95).

Konferansta söylenenler, gerçekten ilginç ve yeni ise medyanın da ilgisini çekerek haber olarak medyada yer alabilir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:153).

1.2.3. Panel

Halkla iliĢkiler çalıĢmalarının amacı, halka iletilmek istenilen konuların açık bir biçimde anlaĢılmasını sağlamaktır. Belli bir konuda değiĢik görüĢler ve değer yargıları varsa, bu durumda anlaĢmazlıkları ortadan kaldırmak, sorunları çözümlemek ve konuyu açıklığa kavuĢturabilmek için panel düzenlenebilir (Gürüz, 1993:53).

Paneller belirlenmiĢ bir konuda, konu ile ilgili kiĢilerin dinleyiciler önünde yaptıkları tartıĢmalı toplantılardır. Panellerde, konusunda uzman olan kiĢiler tartıĢtığı için, hedef kitlenin ilgisi konuya çekilebilir ve konunun açığa çıkmasına imkân verilir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:153). Panel türü etkinlikler, örgütlere çok yönlü iletiĢim süreci sağlamaktadır (Gürüz, 1993:53).

1.2.4. Seminer

Seminerler, genellikle birkaç oturum devam eden, çeĢitli konuların bilimsel bir eksen üzerinde tartıĢıldığı toplantılardır. Bu tür toplantılar, genellikle yüksek düzeyde bilimsel bir nitelik taĢıdığı için dinleyicileri sınırlıdır. Bununla birlikte, seminer ve konferanslar, sorulara, tartıĢmalara ve eleĢtirilere imkân sağladığı için bu sınırlı

24

dinleyici kitlesinin, ele alınan konuyu ayrıntıları ile değerlendirmesi kolaydır (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:153).

Bu yöntemde seminere katılanların, konusunda uzman bir kiĢinin önderliğinde, kiĢisel araĢtırma, inceleme yapmasına ve bulgularını gruba sunmasına olanak sağlaması açısından karĢılıklı etkileĢim etkin bir biçimde gerçekleĢtirilir (Gürüz, 1993:47).

Seminer eğitimleriyle, çalıĢanların sahip olduğu mesleki, teknik, sosyal ve davranıĢsal bilgileri geniĢletilmeye çalıĢılır (Sabuncuoğlu ve Tuz, 2001:87).

Seminerler konferanslardan daha uzun sürelidir ve son gün ya da son saatlerde tartıĢmaya açılabilir, soru-yanıt biçimine dönüĢebilir (Sabuncuoğlu, 2010:181).

Seminer, yazılı iletiĢime göre biraz daha etkin bir yöntem olmakla birlikte yine de tek yönlü bir iletiĢimdir. Belli süre içinde bir gruba bilgi ve düĢüncelerin aktarılmasını sağlar. Bu yolla tek tek iletiĢim kurmada karĢılaĢılan zaman kaybının önüne geçilebilir. Kurumsal etkinlik ve verimliliğin sağlanması, kalitenin artırılması noktasında iĢlevsel yardımcı bir araçtır (Onal, 2000:71).

1.2.5. Sempozyum

KuruluĢlar, halkın ilgilendirdiği konularda yetkilerini ve görüĢlerini bildirmek amacıyla sempozyum düzenlerler. Halkla iliĢkilerin örgütü tanıtma amacına en uygun tekniklerden biri olan sempozyum, belli bir konunun çeĢitli yönlerinin ve ilgili diğer konuların yetkili kiĢilerin birbirleriyle iliĢkili konuĢmaları yoluyla açıklanması esasına dayanır.

Halkla iliĢkiler görevlileri, sempozyumlar düzenleyerek hedef kitleye, belli bir konu üzerinde yetkililerin görüĢlerini açıklamalarının yanı sıra, konunun çeĢitli yönlerinin birbirleriyle iliĢkisinin kurulabilmesi amacıyla da bu teknikten yararlanırlar (Gürüz, 1993:49).

1.2.6. Telefonla GörüĢme

Kurum içerisinde farklı kademelerde görev yapan farklı statüdeki tüm çalıĢanların kuruma ve iĢe iliĢkin bilgi edinmesinde baĢvurabilecekleri ve hiç

25

zorlanmadan kullanabilecekleri yöntemlerden biridir. Bu yöntem çok basit ve maliyeti ucuz bir kullanımdır (TikveĢ, 2005:153).

Halkla iliĢkiler çalıĢmalarında telefon iletiĢiminin önemli bir yeri vardır. Kurum ya da kuruluĢu öncelikle yurttaĢ ya da müĢteri ile iliĢkisi olan personel temsil eder. Bu bağlamda, telefonu yanıtlayan kiĢinin tavrı ilk izlenim oluĢması için belirleyici olmaktadır.

Telefon aygıtının iĢ yaĢamında etkili ve verimli kullanımı, büyük ölçüde duruma ve zamanlamaya iliĢkin uygun koĢulların dikkate alınmasına bağlıdır. Yazılı iletiĢimin zaman kaybına yol açacağı ve yüz yüze iletiĢim olanağının bulunmadığı ya da gereksiz olduğu durumlarda telefon kullanımı iĢlevseldir. Telefon görüĢmesini baĢlatacak tarafın arama iĢlemini hedef kiĢi ya da kuruluĢun uygun olduğu zamanlara göre planlaması gerekir.

Telefon kullanımına yönelik temel kurallara uyulmaya dikkat edilmelidir. Günümüzde çok sayıda muhatabı olan firmaların kullandığı santral sistemleriyle, telefonla yanıt hizmetleri standartlaĢmıĢtır. Dolayısıyla muhatabın beklentisini çabuk ve nitelikli bir hizmetle karĢılamak, olumlu kurumsal imaj için yaĢamsal değer taĢımaktadır (Bıçakçı, 2006:130-131).

1.2.7. Toplantı

Toplantılar, ilgili kiĢilerin bir araya gelmesini, katılımcıların birbirlerinin görüĢlerini öğrenebilmesini ve mevcut görüĢlerin geliĢtirilerek hayata geçirilebilecek bir duruma getirilmesini sağlayan kurum içi halkla iliĢkiler araçlarıdır. Toplantıya katılım, o kurumda çalıĢanların birbirini daha iyi tanımalarını ve kaynaĢmalarını sağlar (TikveĢ, 2005:76).

Toplantılar ilk bakıĢta vakit kaybına sebep olan bir araç olarak görülebilir. Halbuki bilinçli ve belirli amaçlara yönelik olarak düzenlenen tartıĢmalı toplantılar, kurumda demokratik bir ortamın oluĢturulması, katılmalı yönetime geçiĢin temin edilmesi, çalıĢanların eğitilmesi, etkin kararların alınması, iĢtirak edenlerin davranıĢ

26

yapılarını ve moral düzeylerini olumlu yönde geliĢtirmesi gibi bir baĢka araçla kolay kolay sağlanamayacak üstünlükler taĢır (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2001:88).

Bilgi alıĢveriĢinde bulunmak ve bunları değerlendirmek, sorunları çözüme kavuĢturmak, çatıĢmaları sonlandırmak ve ilham vermek amaçlarıyla toplantı düzenlenir. (Arklan ve TaĢdemir, 2009:212).

Toplantılar yönetim ile çalıĢanlar arasında doğrudan iletiĢimi sağlamaları açısından son derece önemlidir. ABD'de yapılan bir araĢtırma çalıĢanların haftada toplam 4 saatini toplantılarda geçirdiğini ortaya koymuĢtur. Ayrılan bütçe ve zaman göz önüne alındığında toplantıların iç iletiĢime katkısı yadsınamaz. (Seçim, 2001:43).

Toplantıların konuları kadar toplantıya katılanlar ve olayın kamuoyuna duyurulması da önemlidir. Konu güncel olmalı, önemli olmalı ve olabildiğince geniĢ bir kitlenin ilgi alanına girmelidir. Toplantılarda tartıĢmalara yeteri kadar zaman ayrılmalı ve en önemlisi birçok tartıĢmalı toplantılarda gördüğümüz gibi zaman planlaması önceden yapılıp tartıĢmacılara bildirilmelidir. Toplantıların yeri ve zamanının seçimine de özen göstermek gerekir (Kazancı, 2004:296).