Başbakanlıkta ODÇ

Bu bölümde yer alan bilgiler, Ekici, Küçük, Gormley, Saatweber ve Seçkin (2006) tarafından hazırlanan ve “Başbakanlıkta Avrupa Birliği Ortak Değerlendirme Çerçevesinin Uygulanması” adıyla Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının “Kamu Yönetiminde Bürokrasinin ve Kırtasiyeciliğin Azaltılması Yayın No:8” eserinden derlenerek ortaya koyulmaktadır.

2003 yılında başlatılan "Kamu Yönetiminde Yeniden Yapılanma" çalışmaları kapsamında 31 Temmuz - 31 Ekim 2006 tarihleri arasında yürütülen "Ortak Değerlendirme Çerçevesinin (CAF) Başbakanlıkta Uygulanması Avrupa Birliği Projesi" çerçevesinde, dönemin Başbakanlık Müsteşarı Prof.Dr. Ömer DİNÇER’in yöneticiliğinde, dönemin Başbakanlık Müsteşar Yardımcısı Dr. Birol EKİCİ koordinatörlüğünde, Avrupa Danışmanlık Hizmetleri Kuruluşu Proje Danışman Ekibi (Bill GORMLEY (Ekip Yöneticisi], Vera Silke SAATWEBER, Celal SEÇKİN) ile gerçekleştirilmiştir.

Taslak projenin, 25.07.-01.08.2006 tarihleri arasında planlandığı, ardından Başbakanlık Proje Koordinatörü ve ekibi ile 1 Ağustos 2006 tarihinde ve AB'nin Türkiye Delegasyonu ile 2 Ağustos 2006 tarihinde toplantılar yapıldığı ve bu toplantılar neticesinde taslak planda aşağıdaki değişikliklerin yapılarak ayrıntılı proje planlandığı ve 03.08.2006 tarihinden itibaren uygulama sürecine başlandığı ifade edilmektedir.

• Projenin sahiplenilmesini özdeğerlendirme ekipleri düzeyinde artırmak, • Başbakanlıktaki 18 birime olabildiğince geniş bilgi sunmak,

• Hem 18 birim düzeyinde, hem de Başbakanlık Merkez Teşkilatının tümünde iyileştirme planları oluşturmak,

• Özdeğerlendirme ekiplerinin eğitimine odaklanmak ve yüksek nitelikte bir eğitim gerçekleştirmek.

2 Ağustos 2006 tarihinde, diğer kamu kurumları ve bakanlıklardan davetli üst yöneticiler ve sivil toplum kuruluşlarının temsilcilerinden oluşan 170 kişilik bir gruba Başbakanlık Müsteşarı'nın açış konuşmasıyla projenin tanıtımının yapıldığı ortaya konulmaktadır.

Başlangıçta ve proje şartnamesinde çalışmaların, ODÇ'nin 2002 sürümüne göre yapılması öngörülmüş olmakla birlikte, Proje Danışman Ekibi, Eylül 2006 sonunda Finlandiya'nın Tampere şehrinde gerçekleştirilen 4. Avrupa Birliği Kamu Yönetimi Kalite Kongresi'nde duyurulan 2006 sürümünün kullanılması için onay alınmış ve böylece ODÇ'nin son sürümünün uygulanması ile Başbakanlıkta hem en güncel bilgi ve yöntemlerin uygulanması hem de Başbakanlığın Avrupa çapında gerçekleştirilecek çalışmalarda bir kıyaslama referansı olmasının yolu açıldığı belirtilmektedir.

Başbakanlıkta geniş bir bilgi paylaşım ortamı yaratılması amacıyla 2006 Eylül ayında ve 2006 Ekim sonunda ODÇ duyuru ve bültenleri yayınlandığı ve Başbakanlığın tüm birimlerindeki çalışanlara dağıtıldığı vurgulanmaktadır. Ayrıca eğitimlere katılan tüm Başbakanlık çalışanlarına Müsteşar'ın imzasıyla katılım ve katkılarını desteklemek amacıyla birer mektup gönderildiği de ifade edilmektedir.

Eğitimin birinci aşamasının, 208 katılımcı için, her biri 25'er kişilik 8 grup halinde 17-29 Ağustos tarihleri arasında, eğitimin ikinci aşamasının ise 19 ekibin katılımıyla 05-14.09.2006 tarihleri arasında gerçekleştirildiği, ayrıca, ekip çalışmalarında verimliliği artırmak ve ODÇ proje planlamasını gereği gibi yapmak üzere 19 ekip liderinin atandığı belirtilmektedir.

Eğitimler sırasında Proje Danışman Ekibi içerikle ilişkili sunumlarda bulunmuş, katılımcılarla etkileşimli oturumlar yapılmıştır. Katılımcılar eğitim için özel olarak hazırlanmış olan vaka çalışmalarını değerlendirme, iyileştirme faaliyetlerini önceliklendirme, iyileştirme planlarını hazırlama ve temel proje yönetimi konularında bireysel ve grup çalışmaları yapmıştır.

Eylül ayının ikinci yarısında 18 birimin özdeğerlendirme ekipleri kendi birimlerinde, ekip liderleri ise Başbakanlık çapında özdeğerlendirme yapmışlardır. Proje danışmanları, ekipleri kendi birimlerinde ziyaret etmek suretiyle gerekli desteği sağlamış ve uygulama sürecini kolaylaştırıcı yönde katkıda bulunmuşlardır. Özdeğerlendirmeler başladığında Proje Koordinatörü bir ODÇ bülteni yayınlayarak, çalışanların mevcut durum ve sonraki adımlara ilişkin olarak bilgilendirilmesini sağlamıştır.

Tüm birimler kendi aralarında uzlaşarak belirledikleri kuvvetli yönler, iyileştirmeye açık alanlar ve puanları içeren özdeğerlendirme raporlarını 30 Eylül 2006 tarihinden önce yayınlamışlardır. Özdeğerlendirme ekip liderleri ile 2 Ekim 2006 tarihinde bir toplantı yapılmış, Başbakanlık teşkilatının bütünü için geçerli kuvvetli yönler ile iyileştirmeye açık alanlar belirlenmiştir. Başbakanlık çapında puanlar Proje Danışman Ekibi tarafından bir araya getirilmiştir.

4-10 Ekim 2006 tarihleri arasında Proje Danışman Ekibi ile 19 özdeğerlendirme ekibi arasında çalıştaylar gerçekleştirilmiştir. Çalıştaylarda ekipler tarafından kanıtlara dayalı verilerin analizi yapılmış ve sonuçlar değerlendirilmiştir. Daha sonra çalıştayların sonuçları, iyileştirmeye açık alanların önceliklendirilmesi amacıyla kullanılmış ve bunun sonucunda da iyileştirme planları oluşturulmuştur. 13 Ekim 2006 tarihinde özdeğerlendirme ekip liderleri ile yapılan toplantıda iyileştirmeye açık alanlar, Başbakanlık teşkilatının tamamı göz önünde bulundurularak önceliklendirilmiş ve ilk 5 alan üzerinde uzlaşı sağlanmıştır. Önceliklendirilen iyileştirmeye açık alanlardan hareketle genel hatlarıyla belirlenen 5 iyileştirme projesi, 17 Ekim 2006' da Başbakanlığın tümünü kapsayacak özdeğerlendirme uygulaması, iyileştirmeye açık alanların önceliklendirilmesi, iyileştirme faaliyetlerinin planlanması ve temel proje yönetimine yönelik araç ve yöntemlerin tasarımını içeren ayrıntılı bir faaliyet planına dönüştürülmüştür. Bu faaliyet planı, 19 Ekim 2006 tarihinde yapılan toplantıda Proje Danışman Ekibi tarafından Müsteşara sunulmuş ve bu faaliyet planları 27 Ekim 2006 tarihinde onaylanmıştır. Başbakanlık merkez teşkilatı birimlerini kapsayan bu iyileştirme planları 31 Ekim 2006 tarihinden itibaren uygulanmaya konulmuştur. Uzun

vadede ise ODÇ'nin 2006 sürümünün Türk kamu kesiminde yaygınlaştırılarak uygulanması amaçlanmıştır.

Proje şartnamesine göre projeden beklenen sonuçlar ile gerçekleşen sonuçların bazıları aşağıda verilmektedir:

A- Beklenen Sonuçlar

• 200 Başbakanlık çalışanının ODÇ eğitimi alması (tüm çalışanlarn %10'u) • 20 kişilik bir ekibin ODÇ'ye göre özdeğerlendirme konusunda eğitilmesi

ve Başbakanlıkta özdeğerlendirmenin gerçekleştirilmesi, • Başbakanlıkta her birimde özdeğerlendirme yapılması,

• Özdeğerlendirme sonuçları çerçevesinde, Başbakanlıkta kuvvetli yönler ve iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi,

• İyileştirme planı yapılması ve sürekli iyileştirme sürecinin başlatılması.

B- Gerçekleştirilen Sonuçlar

• 467 çalışan ODÇ eğitimi almıştır (Proje başlangıcındaki sunum sırasında 170, birinci aşama eğitime 208, ikinci aşama eğitime 89 olmak üzere 297 kişi eğitime katılmıştır).

• Özdeğerlendirme uygulamasını gerçekleştirmek üzere toplam 89 kişiden oluşan 19 ekibe özdeğerlendirme eğitimi verilmiştir.

• Başbakanlığın bütününü kapsayan ve özdeğerlendirme ekip liderleri tarafından gerçekleştirilen bir özdeğerlendirme de dahil olmak üzere 19 birimde ayrı ayrı özdeğerlendirme gerçekleştirilmiştir.

• Kuvvetli yönler ve iyileştirmeye açık alanlar belirlenmiştir. İyileştirmeye açık alanlar ilgili birime ve Başbakanlığa katkısı ve önemi göz önünde bulundurularak önceliklendirilmiştir.

• İyileştirme faaliyetlerini içeren planlar oluşturulmuş ve Müsteşar Prof. Dr. Ömer Dinçer'e, Müsteşar Yardımcısı Dr. M. Emin Zararsız'a ve birim amirlerine sunulmuştur.

• 27.10.2006 tarihinde proje gözden geçirilmiş ve tamamlanmış, nihai Rapor ise, İngilizce ve Türkçe olarak yayınlanmadan önce, görüş ve onayları kasım ayının ilk haftasına kadar alınmak üzere, Proje Koordinatörlüğüne, Merkezi Finans ve Satmalıma Birimine, AB Türk Delegasyonuna ve Avrupa Danışmanlık Hizmetleri Kuruluşu'na (ECO) 31 Ekim 2006'da sunulmuştur. Bu tarihten itibaren de, 27.10.2006 tarihinde müsteşarca onaylanan tüm başbakanlık birimleri için iyileştirme planları uygulanmaya başlanmıştır.

Hacımüftüoğlu (2007), bu iyileştirme planlarıyla ilgili olarak 16 Kasım 2006 tarihinde, uygulama dönemi kurallarına açıklık getirmek ve iyileştirme planları için her birime yönetici atamak amacıyla Müsteşar ve Birim Müdürleri Toplantısı düzenlendiğini ifade etmektedir. Daha sonra 30 Ocak 2007, 23 Mayıs 2007, 5 Eylül 2007 tarihlerinde üç değerlendirme toplantısının yapıldığını, bu değerlendirme toplantılarının sonucu olarak da iyileştirme planlarının, Başbakanlık merkez teşkilatında bulunan toplam 18 birimin 8’inde %50 ve daha fazla oranda gerçekleştirildiğini, kalan 10 birimde ise ortalama % 22.5 oranında gerçekleştirildiğini ortaya koymaktadır. Bunlarla birlikte bu ODÇ uygulaması neticesinde elde edilen deneyimlerin, çok sayıda kamu örgütü ve özel sektör kuruluşlarından gelen temsilcilere 24 Mayıs 2007 tarihinde “Kamu Kalite Sempozyumu”nda sunulduğu, isteği üzerine Sanayi Bakanlığına da model ve deneyimlerle ilgili sunum yapıldığı ve Hazine Müsteşarlığıyla birlikte, 4 farklı kamu örgütünde ODÇ uygulamasına ilgi gösterdiğini belirtmektedir (s.18-20)