Özdeğerlendirme Kavramı, Özellikleri ve Faydaları

Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı (EFQM-2003) özdeğerlendirmeyi, bir kuruluşun faaliyetlerinin ve bunların sonuçlarının, belli ölçütlere göre (vakfın kendi kalite uygulama modeli olan EFQM Mükemmellik Modeline göre) kapsamlı, sistematik ve düzenli biçimde gözden geçirilmesi ve kurumların TKY’nin temel düşüncesini kurum içinde yerleştirmek için kullandıkları bir araç olarak tanımlamaktadır. Özdeğerlendirmenin, kuruluşun kuvvetli yönlerini ve iyileştirmeye açık alanlarını açık bir biçimde belirleyeceğini ve bu alanlarda yapılabilecek iyileştirmelerin planlanmasını sağlayacağı, planlanan iyileştirme faaliyetlerinin sonuçlarının da izlenmesine yardımcı olacağı ortaya konulmaktadır. Ayrıca özdeğerlendirmenin birincil amacının iyileştirme

faaliyetleri için itici güç oluşturma olması ve bu faaliyetlerin başarılı olması için özdeğerlendirme sürecinin, başta strateji geliştirme ve iş planlama süreçleri olmak üzere kuruluşun diğer yönetim süreçleri ile de ilişkilendirilmesi gerektiği de vurgulanmaktadır (s.10).

Conti’ye (1998) göre özdeğerlendirme, yönetim için belirli dönemlerde ulaşılan sonuçların, süreçlerin ve sistemle ilgili faktörlerin gözlemlenmesini içeren bir seri kontrol göstergesidir (s.38).

Balcı (2007) ise özdeğerlendirmeyi, örgütlerin ya kendi kendine ya da dışarıdan yardım alarak uygulayabilecekleri liderlik, insan kaynakları, planlama, toplumsal etki, vatandaş memnuniyeti gibi süreçleri ve sonuçları dikkate alarak kendilerini bir değerlendirmeye tabii tutmaları ve ortaya çıkan sonuçlara göre iyileştirmeye ve geliştirme çalışmalarına dayanan bir mantığın ürünü olarak ifade etmektedir (s. 322).

Özdeğerlendirmenin temelinde yönetim sisteminin bütünleşik bir parçası olan performans ölçme bulunmaktadır (Emanet, 2007: 67). Performans ise Çalık’a (2003c) göre belirli bir zaman dilimi içerisinde üretilen mal veya hizmet miktarı, örgütün “etkinlik”, “verimlilik” ve “çıktı”sı olarak ele alınabileceği gibi işgörenin çalışmalarındaki başarı düzeyi olarak da değerlendirilebilir ve kamu kesiminde genellikle hizmet olarak ortaya çıkmaktadır (s.9).

Çevik’e (2004) göre de performans, herhangi bir işin, malın veya hizmetin beklenildiği gibi yerine getirilmesi derecesidir. Kamu örgütleri için anlamı ise, performansın topluma sunmaya amaçladığı mal ve hizmetleri yerine getirmesidir. Performansın ölçülmesi, değerlendirilmesi ve yönetimi, kamu örgütleri ve kamu yöneticileri için daha iyi ve kaliteli hizmet üretmek, üretilen hizmetlerin sunumunda vatandaşların memnuniyet algılaması ile kamu örgütlerinin amaçlarına ulaşmalarında, önemli bir yer tutmaktadır (s.251-252).

Etkin bir yönetimin de, performansın ve performans sonuçlarının etkin olarak ölçülmesine bağlı olduğu, gelişmenin ve nihai basarının ilk koşulunun ise, performans ölçümü için bir sistem geliştirilmesi ve uygulamaya konulması olduğu belirtilmektedir.

Bunu yaparken de örgüt kaynaklarının sınırlarının iyi bilinmesi ve hangi yönlerin geliştirilebileceğinin tanımlanması daha başarılı sonuçlar alınmasını sağlayacağı iddia edilmektedir (Kanji, 2002: 715).

Kurumsal özdeğerlendirme, günümüzde örgütlerin uyguladığı performans değerlendirmelerinin toplamı ve uygulanabilir bir stratejik planın en önemli aşaması olduğu da ifade edilmektedir. Özdeğerlendirmenin, örgütün kapasitesini ortaya çıkararak hangi hedeflere ulaşabileceği konusunda yön gösterdiği, fakat eğer özdeğerlendirme uygun şekilde yapılmazsa örgütün kapasitesinin yanlış değerlendirileceği bunun da örgütün gelecekteki hedeflerini yanlış olarak belirleyeceği ileri sürülmektedir (Goodstein, Nolan, Pfeiffer, 1993: 225-226).

Özdeğerlendirmenin kurumun performansını aşağıdaki unsurları geliştirerek artırdığı iddia edilmektedir (http://www.knowledgeleader.com):

 Kuruma veya kurumdaki özel bir sürece yönelik stratejik amaçları anlama, öncelikleri belirleme ve uzlaşma sağlamak,

 Kuruma veya kurumdaki özel bir sürece ilişkin riskleri tanımlama, önemseme, ölçme ve kaynak sağlamak,

 Kuruma veya kurumdaki özel bir sürece ait kontrollerin etkinliğini değerlendirmek,

 Kurumdaki özel bir sürecin performansını arttırmak.

Özdeğerlendirmenin; stratejik planlamalarla, yıllık güncellemelerle ve operasyonel planlama ile karşılıklı etkileşim içinde bulunması gerektiği ortaya konulmaktadır. Bu gerçekleştiğinde özdeğerlendirme; Planla-Uygula-Kontrol Et- Ölçümle (PUKO) çevriminin “Kontrol Et” aşamasını oluşturacaktır. “Önlem Al” aşaması da özdeğerlendirmenin çıktılarının incelenmesi ile başlamakta ve gerekli kararların alınması ile sona ermektedir. Amaç, gelişimin kaydedilmesi, sağlamlaştırarak takviye edilmesi ve genişletilerek sürdürülmesi, aynı zamanda da bir dahaki planlama aşaması için girdi oluşturmak üzere hedefleri ve stratejileri yeniden tanımlanması şeklinde ifade edilmektedir ( Conti, 1998: 77 ).

Özdeğerlendirme, işletmede düzenli stratejik ya da operasyonel planlama süreci için bir başlangıç noktası olarak da görülmekte ve sürekli iyileştirmeyi de beraberinde getirdiği vurgulanmaktadır. İşletmede hedeflerin belirlenmesi ve değerleme işleminin temelinde yer alan özdeğerlendirme aşağıdaki gibi karakterize edilmektedir (Zink ve Schmidt, 1998, 148-149):

 Çok boyutlu hedef sisteme dayalı bir araçtır,

 Örgütün kendi kendine uygulayabileceği bir değerleme metodudur,  Stratejik ve operasyonel yönetim için temel teşkil eder,

 Kıyaslama için gerekli bir unsurdur.

Kaliteyi geliştirmek için kullanılan özdeğerlendirme gibi yöntemler örgütün hedeflerini gerçekleştirmelerine ve kalite ile ilgili yapısal, fonksiyonel ve teknik ihtiyaçlarını belirlemelerine yardımcı olmakta, amaçlara ulaşmak için çalışan katılımının artırılmasını kapsayan gelişim çabaları ile ilgili örgüte, geribildirim sağlamakta ve sürekli gelişim için yaygın bir araç olarak kullanılmaktadır (Hillman, 1994). Ayrıca, örgütlere kendilerini değerlendirmek veya gelişim sürecinin ilerlemesini inceleme olanağı vermektedir (Caffyn, 1999). Örgütte sürekli gelişimin değerlendirilmesi hangi faaliyetlerin iyi yürütüldüğü, faaliyetlerin gelişme durumu ve geliştirilmesi gerekenlerle ilgilidir ve özdeğerlendirme sürekli gelişim için örgütün yaklaşımıyla ilgili gerekli geribildirimleri sağlamaktadır (Mackerron ve diğerleri, 2003). Van der Wiele ve diğerlerine (2000) göre de özdeğerlendirme örgüte, faaliyetler, süreçler ve vatandaşların tümünü detaylı olarak inceleme ve daha iyi örgütlerin uygulamalarıyla karşılaştırılma olanağı sunmaktadır (Akt. Kiremitçi, 2009: 14).