Sonuçlar Müşteriler
2. Sistemden kaynaklanan nedenler,
2.4. ALTI SİGMA ORGANİZASYONU
2.4.2. Altı Sigma Organizasyonunda Roller ve Sorumluluklar
Altı Sigma yaklaşımının bu savaştaki başarısı, işletmedeki her üyenin oynayacağı rolün çok iyi belirlenmesine bağlıdır. Altı Sigma organizasyonlarında görev alan çalışanlara aldıkları eğitimin türüne göre farklı unvanlar, yetki ve sorumluluklar verilmektedir. İlk bakışta Uzak Doğu sporlarının yapıldığı bir kulübün organizasyon yapısını andıran bu unvanlar esnek bir yapıdadır, şirketten şirkete değişkenlik gösterebilir.
Altı Sigma yaklaşımında organizasyondaki roller; Üst Kalite Konseyi, Yönetim Temsilcisi, Altı Sigma Liderlik Ekibi, Altı Sigma Koordinatörü, Kalite Şampiyonu, Uzman Kara Kuşaklar (UKK), Kara Kuşaklar (KK), Yeşil Kuşaklar (YK), Ekip Üyesi, Finans Sorumlusu şeklinde gerçekleşmektedir. Buradan hareketle, firmaların problemlerin üzerine tek bir savaşçı ile değil ekip halinde farklı savaşçılarıyla ve farklı görevler üstlenerek gittiği söylenebilir (Işığıçok, 2005: 96).
Bu seviyeler ve sorumluluk alanları aşağıda şekilde Şekil 2.6’ da verildiği şekilde özetlenebilir.
Şekil 2.6 Altı Sigma Organizasyonu
2.4.2.1.Üst Kalite Konseyi
Altı Sigma projeleri, organizasyonun orta kademesinde yer alan Kara Kuşaklar tarafından yürütülmektedir. Özellikle büyük çaplı işletmelerde bir üst kalite konseyinin oluşturulması yararlı olabilmektedir. Bir şirkette üst yönetimin görevi ne ise ve üst yönetim şirkette ne anlam ifade ediyorsa Üst Kalite Konseyi de Altı Sigma açısından o anlama gelmektedir. Üst Kalite Konseyi Kara Kuşaklar’ın başarısı açısından da çok önemlidir.
Bu konseyin başlıca görevleri şunlardır (Baş, 2003: 24):
• Altı Sigma uygulamalarının kapsamını belirlemek,
• Altı Sigma organizasyonunu ve bu organizasyonda yer alan kişilerin yetki, sorumluluk ve görevlerini belirlemek,
İnsan Kaynakları ve Kalite Sistemleri Finansman Mali İşler Altı Sigma Kalite Sistemleri KK ISO Altı Sigma Lideri
Şirket Seviyesi
Fonksiyonel Seviye
Direktör Altı Sigma Yöneticisi UKK’lar• Altı Sigma uygulamalarının kapsamını değişen ihtiyaçlara ve işletmenin Altı Sigma konusunda ulaştığı olgunluk düzeyine göre genişletmek ve organizasyon yapısında buna uygun düzenlemeler yapmak,
• Altı Sigma projeleri için gerekli kaynaklar sağlamak, proje takımlarının karşılaştıkları büyük problemleri çözümlemek,
• Altı Sigma projelerini takip etmek ve gerektiği durumlarda müdahalelerde bulunmak,
• Elde edilen olumlu sonuçların ve iyi uygulamaların tüm şirkette yaygınlaşmasını sağlamaktır.
2.4.2.2.Yönetim Temsilcisi
Alt Sigma projeleri; üst yönetimden etkin bir lider tarafından yönetilmediği sürece başarısızlık şansı yüksektir. Bu tür bir görevlendirme Altı Sigma’ ya verilen önemi göstermesi ve faaliyetleri kolaylaştırması açısından önemlidir. Yönetim Temsilcisi üst yönetim adına karar verebileceği için proje çalışmaları sırasında çıkan sorunların çözümü noktasında, konsey toplantıları beklenmek zorunda kalınmayacaktır. Böylece süreç daha kolaylaşacak ve hızlanacaktır. Yönetim Temsilcisi’ nin başlıca görevleri;
• Altı Sigma eğitim planlarını hazırlamak ve eğitimin plana uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak,
• Gerektiğinde Altı Sigma konusunda, eğitim kuruluşları, danışmalık şirketleri ve diğer ilgili kuruluşlardan yardım almak,
• Altı Sigma konusunda yardım isteyen kuruluşların taleplerini cevaplamak, • Proje seçimi ve takımların oluşturulmasında kalite şampiyonu/şampiyonlarına
yardımcı olmak,
• Belirlenen projeleri ve bu projeler için oluşturulan takımları onaylamak, • Projelere gerekli kaynak desteğini sağlamak, takımların ihtiyaçlarını
değerlendirmek, uygun gördüklerinden yetkisi dahilinde olanları tedarik etmek, yetkisini aşanları üst kalite konseyine teklif etmek,
• Tüm iyileştirme projelerini takip etmek ve elde edilen sonuçları bir rapor halinde üst kalite konseyine sunmak, şeklinde özetlenebilir.
2.4.2.3.Altı Sigma Liderlik Ekibi (Yürütme Kurulu)
Liderlik Ekibi, Altı Sigma’ nın gerçekleştirilmesi, yönetimi ve sonuçların elde edilmesinde en üst otoritedir. Liderlik Ekibi’ nin başlıca görevleri;
• Altı Sigma vizyonunu oluşturmak, kaynakları belirlemek ve yayılım planını onaylamak,
• Altı Sigma’ nın planlanan programını etkileyebilecek tüm hususlarda karşılaşabilecek problem, endişe ve çelişkileri gidermek
• Altı Sigma katılımcıları için ödüllendirme ve terfi programını onaylamak ve/veya oluşturmak,
• Altı Sigma uygulamalarının gidişatını, durumunu ve problemleri değerlendirmek için Şampiyonla periyodik gözden geçirme toplantıları yapmak,
• Altı Sigma’ yı “Çalışma Kültürü” haline dönüştürme ve hedeflenen sonuçlara ulaşmada Şampiyona rehberlik sağlamak, desteklemek,
• Projelerin müşteri ihtiyaçlarına ve firma hedeflerine entegrasyonunu sağlamak,
• Kara Kuşaklar’ ın ileride yapacakları projeler için yeterli bir proje portföyü yaratmak,
• Uygun Kara Kuşak ve Yeşil Kuşak adaylarını seçmek,
2.4.2.4. Altı Sigma Koordinatörü
Üst Kalite Konseyi’ nin her zaman toplanması mümkün olamayabilmektedir. Bu gibi durumlarda da alınması gereken ani kararların bir sonraki Kalite Konseyi toplantısını beklemesi çoğu zaman imkansızdır. Bu nedenle, Altı Sigma’ da üst düzey yönetimden bir kişinin projeye önderlik etmesi zorunludur. Bu koordinatörün görevleri:
• Altı Sigma eğitim planlarını hazırlamak ve eğitimin plana uygun olarak icrasını sağlamak,
• Gerektiğinde Altı Sigma konusunda, eğitim kuruluşları, danışmanlık şirketleri ve diğer ilgili kuruluşlardan yardım almak,
• Altı Sigma konusunda yardım isteyen kuruluşların taleplerini cevaplamak, • Proje seçimi ve takımların oluşturulmasında Kalite Şampiyonu/Şampiyonları’
na yardımcı olmak,
• Belirlenen projeleri ve bu projeler için oluşturulan takımları onaylamak,
• Takımların ihtiyaçlarını değerlendirmek, uygun gördüklerinden yetkisi dahilinde olanları tedarik etmek, yetkisini aşanları üst kalite konseyine teklif etmek,
• Kalite Şampiyonları’ na her konuda destek olmak
• Tüm iyileştirme projelerini takip etmek ve elde edilen sonuçları bir rapor halinde üst kalite konseyine sunmak, şeklinde özetlenebilir.
2.4.2.5. Kalite Şampiyonu (Şampiyon/Sponsor)
Kalite Şampiyonları, Üst Kalite Konseyi adına iyileştirme projelerini gözlemleyen kişi/kişilerdir. Altı Sigma takımlarını, Toplam Kalite Yönetimi çemberlerinden ayıran asıl nokta bu kısımdır. Kalite Çemberleri’ nde iyileştirme konularının seçimi ve projelerin yürütülmesi tamamen çember üyelerinin sorumluluğundayken, Altı Sigma’ da bir miktar yönlendirme söz konusudur. Bu yönlendirme takımların inisiyatiflerine ve yaratıcılıklarına zarar vermeyecek şekilde, onların işletme amaçlarına doğrudan katkı sağlamayan projelerle zaman harcamalarını önleyebilecek yapıda olmalıdır. Kalite Şampiyonu’ nun başlıca görevleri;
• İyileştirme projelerinin işletme amaçları ile uyumlu olmasını sağlamak, • Performansı düşen çalışanı uyarmak, gerekiyorsa değiştirmek,
• İyileştirme takımlarının kaynak ihtiyaçlarını Yönetim Temsilcisi’ ne bildirmek,
• İyileştirme takımları arasında koordineyi sağlamak, takımların amaçları ile şirket amaçlarını uyumlaştırmak.
• Hızını yitiren çalışmalara müdahale etmek, gerektiğinde kapsam değişikliği, yeni personel görevlendirmesi vb. tedbirler almak,
• İyileştirme projelerinin tamamlanma sürelerini belirlemek,
• İyileştirme projelerinin konu ve kapsam değişikliklerini onaylamak, şeklinde özetlenebilir.
2.4.2.6. Uzman (Usta) Kara Kuşaklar
Uzman kara kuşaklar Altı Sigma’ nın mantığını, amaçlarını ve uygulamasını derinliğine kavramış kişilerdir. Tam zamanlı olarak çalışmaktadırlar. Takımları ve takım liderlerini veya kara kuşakları desteklerler. Takıma teknik uzmanlık sağlarlar. Takımın başarısını engelleyen faktörleri devre dışı bırakmada yardımcı olurlar. Takımın üyelerini ve amaçlarını belirlerler. Üst yönetime gelişim raporlarını sağlayan ve projeleri biçimsel bir şekle dönüştürenler de uzman kara kuşaklardır. Gerekirse dışarıdan bir kişi de bu görevi üstlenebilir. Uzman kara kuşakların görevleri;
• İyileştirme takımlarına başta istatistik yöntemlerin seçimi ve kullanımı olmak üzere her konuda teknik destek sağlamak,
• Kalite Şampiyonları’ na projelerin tamamlanma sürelerinin belirlenmesinde yardımcı olmak,
• İyileştirme projelerinden elde edilen sonuçları bir araya getirip, özetleyerek, Yönetim Temsilcisi’ ne bilgi vermek amaçlı sunmak
• Altı Sigma konusunda eğitim vermek,
• Projelerin tamamlanma sürelerinin belirlenmesine yardımcı olarak,
• Çalışanları bilgilendirmek suretiyle Altı Sigma’ nın organizasyon çapında benimsenmesine katkı sağlamak, şeklinde özetlenebilir.
2.4.2.7. Kara Kuşaklar
Kara kuşaklar, Altı Sigma projelerindeki her şeyi düşünen kişiler olmaları nedeniyle Altı Sigma’ daki en kritik rolü üstlenen takım üyeleridir, iyileştirme takımının liderleridir. İyileştirme projelerinin seçimi, yürütülmesi ve elde edilecek sonuçlardan birinci derece sorumlu kişilerdir. Bu yüzden ortalama dört ay süreli yeterli eğitimleri almış, hızlı ve akılcı çözümler üretebilecek yeteneğe sahip kişiler olmalıdırlar. Bazı görevleri şunlardır:
• İyileştirme projesini belirleyerek Kalite Şampiyonu’ na teklif etmek,
• İyileştirme projelerinin konu ve kapsam değişliklerini Kalite Şampiyonu’ na teklif etmek,
• Takım üyelerini belirlemek ya da belirlenmesinde Kalite Şampiyonu’ na yardımcı olmak,
• Takım üyeleri arasında görevlendirmeleri ve iş/görev dağılımını yapmak, • İyileştirme projesini yönetmek ve projenin tanımlanan tarihinde
tamamlanmasını sağlamak,
• Bilgi ve kaynak ihtiyaçlarını belirlemek ve bu talepleri Kalite Şampiyonu’ na bildirmek,
• İyileştirme projelerinde, takım üyelerine Altı Sigma araçlarını kullanımı ve proje görevlerinin yerine getirilmesi sırasında teknik destek sağlamak, şeklinde özetlenebilir.
2.4.2.8. Yeşil Kuşaklar
Bunlar takım lideri gibi projede tam zamanlı olarak çalışmak zorunda olmayan takım üyeleridir. Yeşil kuşaklar ortalama iki haftalık bir eğitime tabii tutulurlar sonrasında da bir veya birden fazla takımda ve projede yer alabilirler. Bir fabrikadaki işçiler gibi Yeşil Kuşaklar da Altı Sigma’ nın işçileridir. İyileştirme faaliyetlerini yürütürler bu nedenle, Yeşil Kuşak ismi iyileştirme takımı üyelerine verilen isimdir. Takımın başarısı için çalışmaları, araştırma yapmaları ve katkıda
bulunmaları beklenir. Gerekli bilgisayar yazılım bilgisine, analiz yapabilme gücüne sahip olmaları gerekir. Yeşil Kuşaklar’ ın görevleri;
• Altı Sigma projelerinde Kara Kuşaklar’ ın hedeflerine ulaşmasını sağlamak için belirli alanlarda yarı zamanlı çalışırlar,
• Altı Sigma yaklaşımını günlük işleriyle birleştirirler, • Mini projeleri bizzat üstlenirler.
2.4.2.9. Takım Üyesi (Sarı Kuşaklar)
Proje uygulamalarına destek vermek üzere görevlendirilirler, Yeşil Kuşakların altında çalışan kişilerdir. Sarı Kuşaklar, projenin uygulandığı süreçteki kişiler arasından seçilirler ve Altı Sigma’ da kullanılan araçlar ile ilgili yüzeysel ve basit düzeyde bir eğitim alırlar. Bizzat sürecin içerisinde yer alan kişiler oldukları için projelere olan katkıları çok büyüktür, projelerde takım üyesi olarak görev alırlar. Sarı Kuşaklar’ ın üstlendikleri bazı görevler aşağıdaki şekilde verilebilir:
• Süreçle ilgili bilgi ve tecrübelerini proje liderleri ile paylaşmak,
• Bağlı oldukları projede sorumluluklara alarak proje liderlerinin iş yükünü hafifletmek,
• Proje liderlerinin verdiği iş ve görevleri yerine getirmek,
• İşletmelerdeki Altı Sigma organizasyonunda belli bir kademeyi oluşturarak kurumsal Altı Sigma yayılımına katkıda bulunmak.
2.4.2.10. Finans Sorumlusu
Altı Sigma Finans Sorumlusu, projelerinin öngörülen parasal getiri hedeflerinin oluşturulmasına yardımcı olmak, yeterli veri oluştuğunda revize edilen parasal getiri hedeflerini onaylamak ve tamamlanmış projelerin parasal getirilerini izlemek ve raporlamaktan sorumludur. Finans Sorumlusu’ nun onayladığı proje kazançları ancak gerçek Altı Sigma kazancı olarak değerlendirilir (Polat, Cömert, Arıtürk, 2005: 65). Başlıca görevleri aşağıda verilmiştir;
• Projelerin finansal getiri tanımlarının yapılması ve tahmini getirilerinin hesaplanması sırasında uzmanlık desteği vermek,
• Liderlik Ekibi ve Şampiyonlar’ ın proje tanımlama ve önceliklendirme çalışmalarını desteklemek,
• Altı Sigma programının mali işler ayağının, Altı Sigma El Kitabı’ na uygun olarak yönetilmesini sağlamak,
• Finansal metriklerin ve hedeflerin oluşturulmasında, Kara Kuşaklar’ a destek vermek,
• Altı Sigma El Kitabı’ na uygun olarak, gerekli finans bilgilerini Şampiyon ve Kara Kuşaklar ile birlikte sisteme işlemek,
• Projelerin akışı ile değişen finansal hedefleri Kara Kuşaklar ile koordinasyon içinde güncellemek,
• Projelerin tamamlanmasını ve proje finansal getirilerini onaylamak,
• Projeler kontrol fazını tamamlanıp, gerçekleştirme fazına geçtikten sonra, finansal getirilerin izlenmesi görevini Kara Kuşak’ tan devralmak,
• Öngörülen ve gerçekleşen finansal getirilerin doğru hesaplanması ve raporlanması için gerekli belgelerin hazırlanmasında, Kara Kuşaklar’ a ve Süreç Sahipleri’ ne yardım etmek,
• Yönetime Altı Sigma finans raporlarını hazırlamak.