Örgütsel toplumsallaşma örgüte girmeden önce başlayıp işgörenin örgütte çalıştığı sürece devam eden bir süreçtir. Örgütsel toplumsallaşmada işgören örgüte girmeden başlayıp örgüte girdikten sonrada devam eden ön toplumsallaşma, işgören seçimi, yetiştirme ve işe alıştırma, iş başında yetiştirme, arkadaş ve iş grupları, sınama-yanılma gibi bir dizi aşamaları yaşar (Kartal, 2003).
2.1. Ön Toplumsallaşma
Ön toplumsallaşma bireyin bir örgüte girmeden ya da örgüt içerisinde kendi görevinden bir başkasına başlamadan önce yapılan faaliyetleri kapsar. Bu faaliyetlerin temel amacı, işgörenin örgüt ya da yapacağı yeni iş hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamaktır. Bireyler yeni bir işe başlamadan önce iki tür bilgiye sahip olmak ister. Bu bilgilerden biri girecekleri örgüt içinde ne tür işler yapacağı, ikincisi ise çalışmak istedikleri işin kendilerine uygun olup olmayacağıdır. (Can vd, 2001)
Nelson ve Quick (1997)’ye göre ön toplumsallaşma aşamasında iki önemli konu bulunmaktadır. Bu konulardan ilki realizmdir. Realizm örgüte yeni katılan işgörenin örgüt ve iş hakkındaki gerçekçi beklentilerinin derecesidir. Kültür, örgüte yeni katılanların örgüte giriş sırasında bilgi almaları gereken önemli bir konudur. Bu aşamada, örgütsel değerler ile ilgili bilgi edinilmesi, örgüte yeni katılan işgörenlerin örgütsel yaşamlarını yorumlamada bir çerçeve oluşturmalarına yardımcı olur. Örgüte ait kültürü daha iyi anlama, örgütte daha çok zaman geçirme ve örgütte daha çok yaşama ile mümkündür. Bir diğer önemli konu ise uygunluktur. Birey ve örgüt arasında iki tür uygunluktan söz edilebilir. Birinci uygunluk bireyin yetenekleri ve işin gerekleri arasındadır. ikincisi ise örgütün sahip olduğu değerleri ve bireyin sahip olduğu değerleri arasındaki uygunluktur. Bu uygunluğa uyuşum da denebilir. Değerlerin uygunluğu örgüt kültürü için önemli bir konudur. Bu durum, örgüte yeni katılan yeni işgörenin uyumu için de önemlidir. Kendi değerleri örgütün değerleri ile uyum halinde olan yeni işgörenler, yeni işlerinden daha çok doyum elde etmekte, işlerine daha hızlı uyum göstermekte ve örgütte daha uzun süre kalmak istemektedirler (Çalık, 2003).
2.2. İşgören Seçimi
Genel olarak işgören seçimi çeşitli evrelerden oluşan bir süreç olarak ele alınarak incelenmelidir. Bu süreçte öncelikle işgören ihtiyacının sayı ve vasıf olarak belirlenmesi, sonra bu gereksinmeyi farklı kaynaklardan karşılamak üzere bazı yöntemlerle adayların araştırılıp bulunması ve en son olarak da bu adaylar arasından çeşitli yöntemlerle uygun bulunan işgörenlerin seçilmesi ve işe yerleştirilmesi evresi yer almaktadır. Bir sorun çözme ve karar verme eylemi olarak işgören sağlama ve seçim süreci sorunun teşhis ve tanımlanması, alternatiflerin belirlenmesi, uygun alternatiflerin seçilmesi biçiminde formülleştirilebilir. Burada önemli olan en isabetli kararın verilmesidir (Kaynak vd, 2000).
Örgütler işgören seçiminde iç ve dış kaynakları kullanabilirler. Personel bölümüne gelen ve biriken personel istek formları doğrultunda işgören araştırması hemen başlar. Bunlardan ilk akla gelen iç kaynaklardır. Bu durum bir örgüt politikası olabilir. İç kaynaklara başvurma nedeni iş değişimi, yeni görevlerin doğması veya birinin işten ayrılması olabilir. İç kaynaklardan işgören seçimi yükselme biçiminde
dikey olabileceği gibi yatay düzeyde transfer şeklinde de olabilir. Örgüt yöneticileri aynı biçimde işgörenleri örgüt dışından da seçebilirler (Sabuncuoğlu, 1997)
Schwab, Rynes ve Aldag (1987)’e göre insanlar çalışacakları örgütleri, örgütlerde çalıştıracakları bireyleri seçerken biçimsel bazı özellikleri kullanırlar. Geleneksel bakış açısına göre seçme süreçlerinde geçmiş deneyimler, zeka, bilgi, beceriler, yetenekler gibi iş ile ilgili özellikler göz önüne alınır. Seçme sürecinin iyi olması örgütler açısından yüksek edim, işgörenler için ise iş doyumu anlamına gelmektedir. Seçme süreçleri bireylerin seçiminin ince işlevine yardım eder. Bu işlevde bireylerin sahip oldukları değerler ile örgüt değerleri uygun olanlar seçilirken örgütün değerlerine uymayan bireyler seçilmemesi söz konusudur. İşgören seçiminde en üst düzeydeki ölçüt bireylerin yeteneklerinden çok örgüt için istekli olmalarıdır. Seçim sürecinde işle ilgili ölçütlerden çok kişisel değerler, kişilik özellikleri ve tercihleri örgüt ile uyumlu olanlar göz önüne alınır (Chatman, 1991).
2.3. Yerleştirme ve İşe Alıştırma
İşe alınma kararı verildikten ve gerekli diğer işlemlerden sonra seçilen işgörenler belirlenen işlere yerleştirilirler. İşe alınan işgörenlerden genellikle belli bir tarihe kadar işe başlamaları istenir. Yeni işgörenlerin işe yerleştirilme olayında temelde biçimsel ve biçimsel olmayan yaklaşımlardan söz edilebilir. Biçimsel olmayan yaklaşımda bireyler doğrudan seçildikleri işlere başlatılırlar. Biçimsel yaklaşımda ise bireyler öncelikle bir oryantasyona tabi tutulurlar (Kaynak vd., 2000).
İşe alıştırmanın temel amacı işgörenin bilgi ve ilgi ihtiyacını karşılayarak örgüte işgöreni kazandırmaktır. Bir işe alıştırma programında izlenen konular şunlardır (Geylan, 2001).
• Örgütün tanıtımı
• İşgören hakları
• İşe ait bilgiler
Örgüt hakkındaki genel bilgiler örgütün amacı, politikaları ve örgüt yapısı anlatılarak işgörenin örgütü benimsemesi sağlanır. Bu durum işgörenin motivasyonunu sağlayarak örgüt amaçlarına yönelmesini sağlar (Ünsalan ve Şimşekler, 2006).
2.4. İşbaşında Yetiştirme
Yetiştirme yeni işe giren işgöreni kapsamına alan, yeni yeteneklerin kazandırılması ve işin gereklerine göre bireye gerekli olan bilgi ve beceri düzeyine ulaşılması için yürütülen eğitim faaliyetleridir (Kaynak 2000). Bir çok örgüt yeni işgörenlerinin toplumsallaşmaları için yetiştirme programları kullanabilirler. Gerçekte, biçimsel yetiştirme programları toplumsallaşma sürecinin önemli bir parçası durumundadır. Yetiştirme kurallara uygun ve planlı örgütsel toplumsallaşma sürecinin önemli bir parçasıdır. Yetiştirme aynı zamanda örgütlerdeki yeni işgörenlerin ilk deneyimleridir. Çünkü, örgütsel toplumsallaşmanın en önemli işlevi işgörenleri bilgilerle donatmaktır. Yetiştirme programları örgüte yeni giren işgörenlerin örgüt ve işleri hakkında bilgileri öğrenmeleri konusunda önemli bir toplumsallaşma işlevi görür (Saks, 1996).
Porter ve diğerlerine göre (1981) yetiştirme programları ile yeni davranış biçimleri, yeni değerler, düzgüler ve iş ile ilgili bilgiler öğrenilir. Bunun dışında yetiştirme programları ile toplumsallaşma faaliyetleri içinde yer alan yeni işgörenlerin fikirlerini değiştirme, yeni ilişkiler ve yeni beceriler kazanma fırsatları da verilmiş olunur. Örgütsel toplumsallaşma faaliyetleri örgütte yer alan programlar aracılığı ile gerçekleştirilebileceği gibi yetiştirme programları aracılığı ile de gerçekleştirilebilir (Özkan, 2005).
Bir yetiştirme programı şu özellikleden oluşan bir yapıdır (Feldman, 1976)
• İşe bağlı olan yetenekleri ortaya koyar ve yetiştirmenin bu yeteneklerle donatılmasını sağlar.
• İşgörenlerin edimlerinin nasıl olduğuna dair sıklıkla geri bildirim sağlar.
• Resmi yetiştirmeler resmi olmayan yetiştirme ve oryantasyon programları ile desteklenir.
Kirkpatrick (1976)’e göre yetiştirme programının etkisi öğrenilmek istendiğinde yetiştirme programına katılan işgörenlerin reaksiyonlarına, öğrenmelerine, davranış değişikliklerine bakılabilir. Yetiştirme programları sonucunda işgörenlerin bağlılıkları, etkinlikleri ve motivasyonları artacaktır (Tannenbaum vd, 1991).
2.5. Arkadaş ve İş Grupları
Yeni işgörenlerin arkadaş gruplarının biçimi güçlü örgütlere karşı olan problemlerin çözümünde önemli bir rol oynadığı gibi arkadaş kümelerinin düzgüleri örgüt düzgülerini destekliyorsa örgütsel toplumsallaşma sürecinin gelişmesini güçlendirir (Schein, 1988).
Arkadaş grupları arasındaki bağlar başarılı örgütsel toplumsallaşmanın önemli bir koşuludur. Arkadaş grupları arasındaki ilişkiler işgören devir hızı ile negatif bir ilişki içerisindedir. Başarılı bir örgütsel toplumsallaşma, yetiştirme programlarına dahil olan bireyler arasındaki etkili ve özel görüşme ve gözlemleri gerektirir. Evan (1963) yapmış olduğu çalışmada çalışma arkadaşları ve örgütsel toplumsallaşma arası ilişkiyi incelemiştir. Evan bu çalışma sonucunda çalışma arkadaşlarının örgütsel toplumsallaşma üzerinde etkili olduğunu saptamıştır.(Evan, 1963).
2.6. Sınama ve Yanılma
Porter ve diğerlerine (1981) göre sınama ve yanılma programsız ve kasıtsız olarak gerçekleştirilir. Bir çok örgüt işgörenin iş deneyimleri üzerinde kesin bir denetim uygulayamaz. Örgütler, sınama yanılmaya yararlı bir örgütsel toplumsallaşma yöntemi olduğu için güvenmek durumundadırlar. Örgütsel toplumsallaşmanın bu yöntemi sistemsizdir (Özkan, 2005).
Sınama ve yanılmada örgütsel toplumsallaşma şansa bırakılır. Birey örgüte girdikten sonra farklı davranışları, değerleri tesadüfen ve plansız olarak öğrenir. Sınama ve deneme yöntemi ile toplumsallaşma örgütler açısından zaman ve emek kaybı sağlasa da hata oranına neden olarak üretim kayıpları ile sonuçlanabilir (Sökmen, 2007).