Günümüzde hızlı bir biçimde değişen ve aynı zamanda artan rekabet ortamına en uygun olan örgüt yapısı öğrenen örgütlerdir. Bu yapının kurulma gereksiniminin sebepleri sıralanacak olursa bunlar; yüksek performansı sağlamak, kaliteyi arttırmak, müşteri memnuniyetini sağlamak, rekabet avantajı elde etmek, ekip ruhu oluşturmak ve değişim sağlamaktır (Kızıloğlu vd., 2013:200).
Öğrenen örgütler, bilgiyi ortaya çıkarmada ve bilgi paylaşmada belirli bir bilince ulaşmış olan örgütlerdir. Bu örgütler, öğrenme sürecini devam ettiren yapılar olarak kabul edilmektedirler. Öğrenen örgütler bilgi, mal ve hizmetler yaratan, örgütün içerisinde ve dışarısında çeşitli ilişkiler kuran ve daha ileri bir hedefe hizmet etmek için çaba sarfeden belirli yetkilere sahip kişiler grubu olarakta görülmektedirler (Aydoğan vd., 2011: 196).
2.7.1.Öğrenen Örgütün Tanımı
Öğrenen örgüt kavramı ile ilgili literatürde pek çok tanım mevcuttur. Bütün örgütlerde belirli bir oranda öğrenme gerçekleşmektedir. Fakat yanlış bir şeyler öğrenen ya da çabuk bir şekilde öğrenemeyen örgütler, bu süreçte zarar görebilmekte hatta yok olabilmektedirler. Buradaki problem, örgütlerin yalnızca öğrenmeleri değil, öğrendikleri süreçte neyi nasıl öğrendikleridir. Sistemli şekilde “Öğrenen Örgüt” kavramı ilk olarak Chris Argyris ve Donald Schön’un araştırmalarında (1978) ortaya çıkmış ve bu anlayışı Peter M. Senge şekillendirilmiştir. Literatürde öğrenen örgüt anlayışı ön planda tutulmasına karşın, ne olduğu ve nasıl oluştuğu konularında ortak bir görüş sağlanamamaktadır (Ayhan, 2007: 80-81):
Öğrenen örgüt, bir işletmenin sürekli olarak yaşamış olduğu olaylardan ders çıkarmasını ve çıkarılan dersin değişen çevre şartlarına adapte olmak için kullanılmasını ifade etmektedir. Ayrıca bu kavram, işgörenlerini geliştirici bir mekanizma yaratması ve böylelikle kendini sürekli olarak yenileyen etkin bir örgüt olması anlamına da gelmektedir (Koçel, 2011: 430).
Öğrenen örgütleri diğerlerinde ayıran birtakım özellikler bulunmaktadır. Bunlar aşağıda gibi ifade edilmektedir (Erigüç ve Balçık Yalçın, 2007: 82-82):
-Öğrenen örgütlerde öğrenme, işgörenlerin yapmış oldukları her işin ayrılmaz bir parçası şeklinde görülmektedir.
-Öğrenme kavramı anlık bir olay değil, süreçtir.
-İşgörenlerin kendi kişisel gelişimi sağlanırken örgütlerini de değiştireceklerine inanılmaktadır.
-Öğrenen örgütler kendilerinden de yeni şeyler öğrenmektedirler. İşgörenler örgütlerini yenilikler hakkında eğitmektedirler.
-Öğrenen örgütlerde işgörenlerin yaratıcı oldukları ve örgütü yeniden yapılandıracakları kabul edilmektedir.
-Öğrenen örgütlerin parçası olmak işgörenlere heyecan vermektedir.
Öğrenen örgüt kavramına ait bu tanımlardan ve genel özelliklerden yola çıkılarak aşağıda öğrenen örgüte ait özellikler detaylı bir biçimde ele alınmaktadır.
2.7.2.Öğrenen Örgütlerin Özellikleri
Bilginin yaratılması, geliştirilmesi, gelişen bilginin örgüt üyelerince paylaşılması ve bu paylaşım neticesinde elde edilen bilginin kullanılması gibi süreçleri kullanan bir örgüt aslında ana konularda kabiliyetli hale gelmiş olan bir örgüt anlamına gelmektedir. Bu bağlamda, yeni bir örgüt modeli olmayan ancak bir yönetim uygulamasını ifade eden öğrenen örgütlerin özellikleri; sistematik problemleri çözmek, yeni yaklaşımları denemek, geçmiş deneyimlerden ders çıkarmak, bu işi en iyi yapanların deneyimlerinden yararlanmak, bilgiyi hızlı ve etkili bir biçimde kullanmak olarak sıralanmaktadır (Koçel, 2011: 431).
Öğrenen organizasyonlar bünyesinde birtakım özellikler bulundurması gerekmektedir (Kıngır ve Mesci, 2007: 77). Bu özellikler strateji belirlemede öğrenme yaklaşımı, bilgi sistemleri, ödüllendirmede esneklik, teşvik edici yapılar, kıyaslama, öğrenme iklimi, hem kendi hem başkaları için kendini geliştirme imkanları ve sorumlulukları şeklinde sıralanmaktadır.
Öğrenen organizasyon kurabilmek için beş yeni disiplin bir araya gelmelidir. Bu disiplinleri diğer bilindik yönetim becerisi ve disiplinlerinden ayıran nokta ise kişisel/bireysel disiplin olmalarıdır. Senge’nin beş disiplini; sistem düşüncesi, kişisel beceri/ustalık, zihni modeller, paylaşılan vizyon oluşturulması, takım/ekip halinde öğrenme ve sistem düşüncesidir (Kıngır ve Mesci, 2007: 71). Bu disiplinler ayrı başlıklar altında detaylı olarak aşağıda incelenmektedir.
2.7.2.1.Paylaşılmış Vizyon Oluşturma
Vizyon, örgütteki bireylerin derinden paylaştığı ve erişmeye çalıştığı geleceğe dair bir resim olarak tanımlanmaktadır. Paylaşılan vizyon işgörenlerin zihinlerinde taşıdıkları bir resim oluşturmaktadır: Bu resimler örgütü etkileyen ve farklı türdeki aktivitilere tutarlılık kazandıran kolektif bir duygu yaratmaktadır. Paylaşılan bir vizyonun oluşması öğrenen örgütler için büyük öneme sahiptir. Çünkü öğrenme için gereken odaklaşma ve enerjiyi sağlamaktadır. Paylaşılan vizyonlar, cesaretlendirerek risk alınmasını, denemeyi, uzun süreli bir bağlılığı sağlamakta ve örgüte ilişkin bir sahiplenme duygusu yaratmaktadırlar (Efil, 2010b: 428).
2.7.2.2.Kişisel Yetkinlik
Yetkinlik kavramı bireyin çalışma yaşamındaki rolü ile sorumluluklarının önemli kısmına etki eden, kabul edilmiş kriterlerle ve standartlarla ölçülebilen, eğitim ve geliştirme ile ilerletilebilen bilgi, ustalık ve özellik grupları olarak tanımlanmaktadır. Yetkinlikler, bireylerin yaşamları süresince geliştirme ve bunları gösterebilme imkanı bulabileceği özellikler olarak kabul edilmektedirler. Doğuştan gelen kişisel özelliklerin değişmez olduğu kabul edilmekte iken, davranışların öğrenilip uyarlanabildiği kabul edilmektedir. Bu duruma örnek verilecek olursa, empati özelliği olmayan bir bireyde bu özelliği geliştirebilmek zor olmaktadır, fakat eğitim ve gelişim ile bireyin empatik davranışlara yönlendirilmesi mümkün olabilmektedir. Peter Senge’ye göre “Örgütün rekabet özelliğinin kalbi öğrenmedir ve örgütsel öğrenme kabiliyetinde kişilerin becerileri, özellikleri, öğrenmeleri gittikçe önem kazanmaktadır”. Bu anlamda öğrenen örgütlerde kişisel yetkinlik büyük önem arz etmektedir (Biçer ve Düztepe, 2003: 14-18).
2.7.2.3.Zihinsel Modellerin Geliştirilmesi
Zihinsel modeller zihinde yer etmiş, kökleşmiş varsayımlar, genellemeler anlamına gelmekte olup eylemlerimizi etkilemektedirler. Shell’in eski yöneticisi (Arie de Geus), değişim gösteren bir iş dünyasında sürekli uyumun ve büyümenin kurumsal açıdan öğrenmeye dayandığını söylemektedir: “Kurumsal öğrenme, yönetim ekiplerinin paylaştıkları şirket, pazarları ve rakipleri hakkındaki zihinsel modelleri değiştirdikleri süreçtir. Bu sebeple planlamayı öğrenme ve şirket planlamasını kurumsal öğrenme olarak düşünmekteyiz”. Bu anlamda zihinsel modeller yaklaşımı; aynanın içe çevrilmesini, dünya üzerindeki içsel resimlerin ortaya çıkarılmasını, ortaya çıkarılanların incelenmesini ve gereken değişikliklerin yapılmasını içermektedir (Öneren, 2008: 169-170).
2.7.2.4.Sistem Düşüncesi
Sistem düşüncesi, öğrenen örgütün temeli olup diğer disiplinleri entegre eden ana bir araçtır. Sistem düşüncesinde olaylar doğrusal olmayıp, bir döngü içinde birbirini etkilemektedirler. Sistem düşüncesi iki özelliğe sahiptir. İlki, pekiştirici geri besleme/feedback, ikincisi ise dengeleyici geri besleme/feedback sürecidir. Senge’ye göre doğrusal ve mekanik çeşitteki metotlar, problemlerin verimsiz bir biçimde artmasına sebep olmaktadır. Sistemin parçaları birbirlerinden ayrı kaldıkları sürece, sistem bütünlüğünü yansıtan örgütler gibi anlam ifade etmez. “Örneğin bir yapbozun parçalarını birleştirmediğimizde birçok anlamlar yüklenebilir. Ancak parçalar birleştiğinde, bu yapbozun anlam kazanacağı söylenebilir. İşte sistem de bunun gibi belli parçaları birleştirilip bütünsel bakılarak daha doğru anlaşılabilmektedir” (Kıngır ve Mesci, 2007: 74).
2.7.2.5.Takım Halinde Öğrenme
Öğrenen örgüt zaman içerisinde örgütte en iyi yolları işletmektedir. Öğrenen bir örgütün geliştirilmesinde yönetim takımı aktif olarak teşvik edilme yollarını işletme konusunda öncülük etmektedir. Örgütlerde takım halinde öğrenme şu şekilde gerçekleşmektedir (Keçecioğlu, 2005: 198):
- Takım bazlı örgütün nasıl çalışacağının paylaşılan anlamlarının geliştirilmesi konusunda diyalog kurmak.
- Nasıl işleyebileceğini belirlemede takımlara yardımcı olmak için takım yapılanma faaliyetlerinin tasarlanması.
- İyileştirme için planlama ve performans için takımın kendi kendini gözden geçirmesi.
- Örgütler arasında ve takımlar arasında öğrenme alışverişi sağlamak. -Kabiliyetleri yapılandırmak.