BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI HAVZA MESLEK YÜKSEKOKULU
Yönetici Asistanlığı
Öğretim Görevlisi, Kevser GİRGİN ÇATALKAYA
Sosyo-Psikolojik Davranış Özellikleri
Hafta 6
Yönetici Asistanlığı
SOSYO-PSİKOLOJİK DAVRANIŞ ÖZELLİKLERİ
• Duygu, düşünce ve davranış, insanoğlu için birbirini tamamlayan, destekleyen kavramlardır. İnsanda, öğrenme etkinliği gelişme çağında daha yoğun olmakla birlikte yaşam boyu devam eder. Kimi zaman okuyarak, görerek, duyarak; kimi zaman da bizzat yaşayarak öğrenilir. Duyguların ve karakteristik özelliklerin de katılımıyla öğrenilenler yorumlanır, sebep - sonuç ilişkisi kurulur. Bu süreçlerde yapılan analizler ne kadar sağlıklı olursa, varılan çıkarımlar ve kararlar da o oranda isabetli olur. Bu nedenle yaşam boyunca yapılan tercihlerin temelinde aslında
duygu ve düşünceler yatar diyebiliriz. Düşüncenin kadere uzanan yolunu aşağıdaki dizelerde görmek mümkündür.
Düşüncelerinize dikkat edin, Onlar sözleriniz olacak.
Sözlerinize dikkat edin,
Onlar davranışlarınız olacak.
Davranışlarınıza dikkat edin, Onlar alışkanlıklarınız olacak.
Alışkanlıklarınıza dikkat edin, Onlar karakteriniz olacak.
Karakterinize dikkat edin,
Çünkü o sizin kaderiniz olacak.
Mohandas Karamçand Gandi (Mahatma Gandhi)
Çalışma hayatı, belli bir amaç doğrultusunda bir araya gelen bireylerin oluşturduğu bir disiplindir. Bu disiplin özel davranışlar gerektirir. Davranışlar, kişilik özellikleri ile bütünlük arz ettiğinden iş mülakatlarında adayların belli koşullarda nasıl davranışlar gösterdiği sorgulanır. Ayrıca çalışanların performansları ölçülmek istenildiğinde de davranış göstergelerinden yola çıkılır.
1. İşini ve İşyerini Seven
• Bir işin nasıl yapılacağına dair bilgiler öğrenilebilir. Pratik yaptıkça daha iyi
sonuçlar alınabilir. Ancak fark yaratan en kıymetli husus, işi yapmakta gösterilen istek ve kararlılıktır. Çünkü istek düzeyi, iş yapma sürecinde karşılaşılacak
zorluklara gösterilen direncin belirleyicisidir. Bu yüzden "istemek” işin yarısını bitirmiş olmak demektir.
• İş hayatında marka olmuş büyük iş adamlarının biyografileri incelendiğinde,
çoğunun zor koşullarda ve sıfırdan işe başlamış oldukları görülür. Tarihe damgasını vurmuş mucitlerin çalışmalarına bakıldığında ne kadar yoğun bir kararlılık
gösterdikleri görülebilir.
• Ömeğin, Thomas Edison 20.yy'a damgasını vuran önemli buluşları olan bir mucit ve iş adamıdır. İlköğretim döneminde algı ve öğrenme seviyesinin düşük olduğu iddiası ile okuldan uzaklaştırılan mucit, fizik ve kimyaya duyduğu ilgi ve inancı sayesinde önemli buluşlara imza atmıştır. 12 yaşında trenlerde şekerleme ve gazete satmakla işe başlamış, ilk icadı olan elektrikli oy kayıt makinesinin yeterli ilgiyi görmemesi üzerine iflas etmiştir. Oysa aynı mucit gramafonu ve bugün
dünyayı aydınlatan ampulü insanlığa kazandırmıştır.
• Severek yapılan iş mutlaka fark yaratır. Bazı ev kadınları pişirdiği yemeklerin
lezzetli olmasını sevgilerini katarak, özenle pişirmiş olmalarına bağlar. Hayata dair bu ömeklerden çıkan sonuç, çalışma yaşamı için de geçerlidir. İşe ve iş yerine
gösterilen bağlılık başarının ilk şartıdır ve daima fark yaratır.
2. İş Ahlakına Sahip
Yönetim bilimleri, mesleğin tanımını yaparken;
“Bilimsel niteliği olan sistemli bilgiler topluluğu, bu bilgilerin uygulamaya dayalı kişisel becerileri içeren, sorumluluk duygusu ve meslek ahlakı gerektiren bir olgu”
olduğuna işaret eder.
• İş ahlakı, icra edilen mesleğin gereklerine saygı duyarak, istekle onları yerine getirmek demektir.
• Kişi mesleğinin ilkelerine sahip çıkarak iş ahlakını sergileyemediği sürece başkalarının kendisine ve yaptığı işe saygı göstermesini bekleyemez.
3. Kurumsal Bilince Sahip
Çalışılan kurumun faaliyet gösterdiği sektör ya da büyüklüğü fark etmeksizin, belli amaçlar doğrultusunda kurulmuş bir organizasyon olduğu daima akılda tutulmalıdır.
Bu husus birçok çalışan tarafından zaman zaman göz ardı edilerek motivasyon ve disiplin kaybına yol açmaktadır. En üst birim yöneticisinden en alt kademe
çalışanına kadar herkes daima organizasyon amaçlarının farkında olmalı ve aklında tutmalıdır.
Özellikle son dönem yönetim anlayışı, çalışanlarla şirket hedeflerini paylaşmak yolu ile birlik duygusu yaratmanın motivasyon unsuru olduğunu kabul etmiştir. Bu
nedenle çağdaş şirketlerde misyon, vizyon ve ilkeler gibi kavramlar oluşturulmakta, hedeflerin çalışanlarla paylaşıldığı ve geçmiş dönem sonuçlarının sergilendiği
sunumlar düzenlenmektedir. Bu ve benzeri toplantılarla birimler arası iş akışı ve ilişkiler vurgulanarak her çalışanın resmin bütününü ve kendisinin yerini net olarak görmesi amaçlanmaktadır. Bu bilince yeterince sahip bir çalışan, tüm davranışlarını kurumsal değerleri göz önünde tutarak sergileyecektir.
4. Kişisel Farkındalığı Olan ve Gelişime Açık
"Kişisel farkındalık” kişinin, hayatına yön veren yeteneklerinin, ilgi alanlarının, eksikliklerinin ve potansiyelinin farkında olması ve kabul etmesidir. Bu bilinç
düzeyine ulaşan kişi, sadece kendi iç dünyasını geliştirmekle kalmayıp, varlığının dış çevreye olan etki ve katkısı üzerinde değişiklik yaratabilecek konumda olacaktır.
Çünkü kişisel gelişim uzmanları, gelişimin, farkında olma ve kabul etme koşulları gerçekleştikten sonra başladığını belirtmektedir.
Kurumsal açıdan bakıldığında; şirketlerde verimliliğin artırılması için kendini tamyan ve gelişime açık çalışanlara ihtiyaç vardır. Bu nedenle "gelişime açık olmak” her
pozisyona eleman seçerken adaylarda aranan önemli bir özelliktir. Ayrıca bugün birçok şirket, bütçesi elverdiği oranda çalışanlarının bireysel farkındalığının ve gelişimlerinin sürdürülmesi için bireysel ve mesleki gelişim eğitimleri organize etmektedir.
• Peki bu tür bir eğitim almadan kişisel farkındalık nasıl sağlanır ve kişi kendini nasıl geliştirir?
• Kişilik Analizi
• Kişilik analizi kişinin, kendini tüm yönleri ile tanımada kullanabileceği bir yöntemdir.
• Kişilik özelliklerinin, bireylerin davranış biçimlerine, çevresi ile olan ilişkilerine, tercihlerine etki eden zihinsel, duygusal ve bedensel ayırt edici özellikleri vardır.
• "Kişilik analizi envanteri” bu özelliklerin farkına varılmasını sağlayan bir yöntemdir, Kişilik analizi envanterleri çok sayıda soru ve verilen yanıtları puanlama
yöntemiyle oldukça detaylı hazırlanabilir ve uzmanlarca yorumlanır. Çeşitli bilimsel yaklaşımlar doğrultusunda profesyonelce hazırlanmış envanterlere, şirketIerde eleman seçme, performans ölçme-geliştirme ve ödüllendirme sistemlerinde başvurulmaktadır.
Bu profesyonel çalışmaların dışında, her insan kendisini tanımak amacıyla kendisine sorular yönelterek temel düzeyde kişilik analizi yapabilir ve bunun devamında
"kişilik ve davranış geliştirme planı” hazırlayabilir.
Kendini tanımada davranış göstergeleri belirleyici rol oynar. Bu nedenle bu tip bir analizi yaparken kişi çevresindeki insanlardan davranışları ile ilgili yorumlar
yapmasını isteyebilir. Bu küçük araştırma kişinin davranışlarını daha objektif yorumlamasına yardımcı olabilir.
Kişilik Analizi İçin Örnek Sorular:
• Yapmaktan zevk aldığım/almadığım uğraşlar nelerdir?
• Yapmakta zorlandığım işler nelerdir?
• Kolaylıkla yapabildiğim işler nelerdir?
• Bugüne kadar sonuçlandırmış/yarım bırakmış olduğum işler nelerdir?
• Yaptığım işlerde başkalarından yardım almaktan hoşlanırım/hoşlanmam.
• Uzun süre alan uğraşları mı yoksa çabuk sonuçlanan uğraşları mı tercih ederim?
• Kurallara hassasiyetle uyar mıyım?
• Bana yapılmasından en çok rahatsız olduğum davranışlar nelerdir?
• İnsanlara yardımcı olmayı sever miyim ve bunu ne sıklıkla yaparım?
• Vaktimin çoğunu diğer insanlarla birlikte geçirmekten hoşlanırım/hoşlanmam.
• Grup hâlinde yapılan aktivitelerde etkin mi yoksa edilgen/pasif miyim?
• Detayları kolaylıkla görebiliyor muyum?
• Detaylarla ilgilenmekten zevk alıyor muyum?
• Hangi konularda kaygı duyarım?
• Değişen koşullara kolay uyum sağlayabilir miyim?
• Yeni bir ortama gireceğim zaman ne hissederim?
• Dış dünyamdaki olaylarla ne kadar ilgiliyim?
• Tabiat ile ilişkilerim nasıl?
• Evcil bir hayvamn bakımını üstlendim mi/ister miyim?
• Kendimi iyi hissetmek için neler yaparım?
• Herhangi bir hususta karar almaktan kaçınırım/kaçınmam?
• Kararlarımda hangi kriterler etkindir?
• Ne kadar isabetli kararlar alabiliyorum?
• Hata yaptığımda ne hissederim? Hatamı telafi için neler yaparım?
• Çevremdeki insanlar benimle sırlarını paylaşır mı? - Çevremdeki insanlar beni nasıl tarif ederler?
5. Gelişim İhtiyacı ve Planı
• Kişilik analizinde kişi, zevkleri, ilgileri, güçlü olduğu ya da geliştirmesi gereken yönlerini, yeteneklerini, kaygılarını ve bunların sebeplerini bulur.
• İkinci adımda güçlü yönlerin nasıl değerlendirilebileceği, güçlendirilmesi gereken yönlerin de nasıl geliştirilebileceği saptanabilir.
• Bu süreç aynı zamanda kişinin kendine amaçlar ve hedefler belirleyeceği süreçtir.
Gelişim İhtiyacı ve Planı Örneği
• Nasıl Biriyim?
Zamanımı verimli kullanamıyorum. Yapmak istediğim ve görevli olduğum işleri vaktinde başarı ile tamamlayamıyorum.
• İhtiyacım Ne?
Zaman planlaması yapmayı öğrenmek ve uygulamak.
• Gelişim Planım Ne? (Neler Yapabilirim?)
- Zaman planlama tekniklerini araştırır öğrenirim.
- Daha hızlı hareket etmenin yollarını öğrenir ve denerim.
- Bana verilen süreyi nasıl değerlendirdiğimi inceleyerek zaman çalan faktörleri belirlerim.
- Yapmam gereken işleri yazılı listeler hâline getirebilirim.
- Yapacağım işlerin gerektirdiği ortalama süreyi araştırıp kendime gereğinden bir miktar fazla süre tanırım.
- Etrafımda mümkün olan her yere saatler yerleştirerek zamanı kontrol etme alışkanlığı edinirim.
- Sonraki denemelerimde her iş için ayırdığım süreyi giderek kısaltırım.
- Süresinde tamamladığım her iş için kendime küçük ödüller belirlerim.
- Süresinde tamamlayamadığım işler için kendime küçük cezalar verebilirim.
- Pes etmeden hedeflediğim sürelere ulaşıncaya dek uygulamaya devam ederim.
- İmkânım varsa bir uzmandan eğitim ya da danışmanlık alırım.
Kişilik analizi özellikle eğitim ve meslek alam seçimi öncesinde oldukça faydalı bir yol göstericidir. Kendini tanıyarak meslek seçen bir öğrenci kendine amaçlar,
hedefler koyacaktır. Planlarını gerçekleştirme aşamasında örnekteki gibi bir "gelişim ihtiyacı ve planı” büyük yarar sağlayıcıdır.
• Kendini Tamma Penceresi
"Kendini tanıma penceresi (Johari penceresi)” olarak bilinen bu yöntem kişinin kendisini tanımasında farklı bir bakış açısı kazandırmaktadır. Kendini tamma sürecinde kişilik analizi sorularına alınan yanıtların bu dört alandan hangisine
girdiğine de dikkat edilmelidir. Böylece kişi çevresi ve kendisi arasında nasıl köprüler kurmuş olduğunu açığa çıkartmış olur.
• Açık alan: Kendimizce ve diğer insanlar tarafından bilinen alan.
• Kör alan: Kendimizce bilinmeyen fakat diğer insanlar tarafından fark edilmiş alan.
• Gizli alan: Kendimizce bilinen fakat diğer insanlar tarafından bilinmeyen alan.
• Bilinmeyen alan: Kendimizce ve de diğer insanlarca bilinmeyen alan.
Kendinizce Bilinen
Kendinizce Bilinmeyen
Başkalarınca Bilinen
1 AÇIK
2 KÖR
Başkalarınca Bilinmeyen
3 GİZLİ
4
BİLİNMEYEN
Kişinin diğer İnsanlarla ilişki kurabilmesi ve bu ilişkileri dengeli bir şekilde devam ettirebilmesi için yukarıda sayılan dört alanın farkında olması bu alanları
yönetebilmesi gereklidir. İnsanlar soyal ilişkileri vasıtasıyla toplumlara dahil olurlar ve kendilerini başka insanlara tanıtırlar. Kurulan ilişkilerin yöntemini ve kalitesini kişi kendisi belirler. Gerek sözel gerekse davranışsal boyutta insan kendini nasıl ifade
eder ise öyle tanınır. İlişkiler sürece dayanır, süreç içinde gelişerek, zenginleştirilerek yoğunlaşabildiği gibi zayıflayarak sona da erebilir.
6.Analitik Düşünebilen ve Olayları Objektif Yorumlayan
"Analitik düşünmek” içinde bulunulan koşulları ve varsa problemleri derinlemesine değerlendirerek, sorgulayarak, kıyaslayarak düşünmektir. Bu sistemi aşağıdaki sıra ile göstermek mümkündür:
• Bir konuyu ya da problemi önce alt başlıklarına ayrıştırarak,
• Tümden gelim yöntemi ile her bir alt başlığı ayrı ayrı ele
• Alt başlıkların irdelenmesinden çıkan neticeleri tahlil ederek,
• Her bir alt başlık arasındaki bağlantıyı ortaya koyarak,
• Bu neticeleri tek bir bilgi çemberinde toplayarak yani tüme varımla düşünüp değerlendirerek.
7. Çözüm Üreten
Gerek özel hayatta gerekse çalışma hayatında işler her zaman planlandığı gibi
yürümez. Çeşitli sorunlardan ötürü sorunlar oluşur. Sorun olarak nitelendirilebilen bu durumlar, çözülmeyi bekleyen problemlerdir. Problemler, uzun zaman önce kök salmış ve etkenli olabileceği gibi bir anda ortaya çıkan olaylar da olabilir. Örneğin, bir kurumda sağlıklı arşiv sisteminin kurulmamış olması nedeniyle belgelere
ulaşmak istendiğinde sorun yaşanırsa bu köklü bir sorundur. Bir belgeyi çoğlatırken fotokopi makinesinin bozulması da aniden karşılaşılan bir sorundur.
Sekreter, pratik zekalı ve çalışkan olmalıdır. Bu özelliklerini kullanarak ofis
içerisindeki gerek düzen ve uyumla gerekse işle ilgili konularda problem çözücü özelliğini geliştirmelidir, olayları büyütüp karmaşık hale getirmek yerine biran önce halledip sonuca ulaştırma eğiliminde olmalıdır.
Ofis içindeki düzenle ilgili problemlerde, arkadaşlarıyla uyumunu ve iletişim bilgisini kullanarak, köprü görevini görerek problemleri çözer ve üstlerine aktarmaz.
İşle ilgili sorunlarda düzenli olarak, herşeyi not ederek, işlerini zamanında ve eksiksiz hallederek problemleri çözmeye çalışır.
Sabırla, hoşgörüyle, azimle çalışarak çıkan pürüzler karşısında eski deneyimlerden yararlanarak, gerektiği ölçüde üstlerine danışarak, pratik zekasını ve inisiyatifini kullanarak zor durumların altından başarıyla kalkmayı becerir.
Sekreter, olaylara olumlu yaklaşmalı sonuca olmayacak gözüyle bakmamalıdır.
Hiçbirşey imkansız değildir, herşeyin bir çözümü vardır ama çaba gerektirir felsefesinden hareketle işe başlamalıdır.
Problem Çözme Basamakları
• Problemi Tanımlama
• Alternatifleri Belirleme
Planla Kriterleri Belirleme
- Alternatifleri değerlendirme
- En iyi alternatifi belirleme - Karar Verme
Uygula Kararı Uygulama
Kontrol Et Sonuçları Değerlendirme Önlem Al Standartlaştırma
Problem Çözme Teknikleri
• 5N – 1K Tekniği
• Sebep – Sonuç Diyagramı (Balık Kılçığı Diyagramı)
• İlişki Diyagramı
• Beyin Fırtınası
• SWOT Analizi
• Histogramlar
• Karar Matrisi
• Pareto Analizi
• Kontrol Çizelgeleri
• Etkinlik Analizi
• Ağaç Diyagramı
8. İyi Bir Dinleyici (Empatik) Ve Başarılı İletişim Kurabilen
Empatik olmanın kelime anlamı; kendini karşısındakinin yerine koymaktır.
Empatik olmak, insana hem iş hem de özel yaşamında fayda sağlar.
Sekreter, iş hayatında gerek telefonla gerekse birebir ilişkilerinde empatik olmalıdır.
• Örneğin bir ofisi günde birçok kişi arayabilir ve hepsi aynı şeyleri sorabilir, bu kişiler birbirinden bağımsızdır ve hepsinin aynı bilgilere ihtiyacı olabilir, sekreter bu durumda sinirlenmemeli, sakinliğini korumalı ve karşı tarafa geçerek kendini onların yerine koymalıdır.
Aktif Dinleme ve Dinlemede Yapılan Hatalar
• Dinler görünüp dinlememek, zihninde vereceğin cevabı ya da farklı konuları düşünmek
• Anlar görünüp anlamamak
• Önyargılı dinlemek
• Kabul etmemek / reddetmek
• Önemsememek
• Unutmak
• Mesajdaki boşlukları yanlış doldurmak
Empatik Dinleme
Empatik dinleme, mesaj ileten kişinin söylediklerini, ses tonunu, konuşma hızını, jest ve mimiklerini değerlendirerek, anlam ve duygu bakımından tanımlayarak
bunları ona geri vermek, duygu ve içeriği yansıtmaktır. Empati karşımızdaki kişinin yerine geçip o olmak değildir. Onun dünyasından görebilmeyi denemek ve bu niyeti ona hissettirmektir.
• Dikkatlice
• İçten bir ilgi ile
• Konuşanın sözünü kesmeden sabırla
• Göz teması kurarak
• Beden dili ve sözlerle geri bildirim vererek
9. Ekip Çalışmasına Yatkın
Ekip çalışmasında yer alacak kişilerde bazı nitelikler aranır; yüksek duygusal enerji, hayata ve insanlara karşı olumlu bakış açısı, yüksek iç motivasyon, yüksek
sorumluluk duygusu, işe bağlılık, değişime istek duyma ve başkalarını da düşünen bir anlayışa sahip olmak gibi…
Yapılacak işin niteliğine göre oluşturulacak ekipte aranan nitelikler çeşitlenebilir.
Köy halkı arasında yapılan imece uygulaması ekip çalışmasının bir örneğidir. Türk milletinin karakteristik özellikleri, ekip çalışmalarına yatkın olmasını sağlamakla birlikte bazı özelliklerinin ekip çalışmasını zorlaştırdığı da görülmektedir.
Türk Kültürünün Ekip Çalışmasını Zorlaştıran Özellikleri
• Gerçek anlamda profesyonellik eksikliği
• Uzlaşma geleneğinin olmayışı
• Belirsizliğe karşı düşük tolerans
• Eleştirmek, ancak çözüm önermemek
Türk Kültürünün Ekip Çalışmasını Kolaylaştıran Özellikleri
• İnsan ilişkilerinde beden dilinin duyguları aktarım aracı olarak kullanılması
• Aile bağlarının güçlü olmasından kaynaklanan birliktelik duygusu
• İmece geleneğinin varlığı
10. Harekete Geçiren, Öncülük Edebilen (Liderlik)
Liderlik, yönetim kademelerinde bulunan kişilerde aranan önemli bir niteliktir.
Ancak liderliği yöneticilikten ayıran önemli bir fark vardır ki o da; "etkililik”tir.
Liderler kişi ve grupları ikna ve inandırma yöntemiyle yönetim yörüngesine alır.
Tarihte hemen milletin içinden çıkmış liderler vardır. Türk milletinin bağımsızlık
mücadelesinde liderliğini yapan Mustafa Kemal Atatürk lider kişiliğin en mükemmel örneklerindendir. Bu kişileri halkın arasından sıyıran, onların doğal lider olmalarını sağlayan bazı özellikleri var. dır; kuvvetli öngörülere sahip olma, isabetli kararlar verebilme, risk alabilme, kararlannın arkasında durabilme, yüksek iç motivasyon gibi. Bu kişilik özellikleri dört ana başlık altında toplanabilir:
• Duygularını ve davranışlarını denetleme: Lider kontrollüdür; kendisini tanır, güçlü ve eksik yanlarını bilir. Duygularını yönetir ve baskı altında da dengesini korun
• İnsan ilişkilerinde etkili olma: Lider ekibiyle ve çevresindeki kişilerle amaca yönelik, etkili ilişkiler kurar ve bu ilişkileri dengeli yönetir.
• İşini iyi yapma: Lider yaptığı işi iyi bilir. Bilgilidir, uzmandır, birikimlidir, öğrenmeye ve harekete geçmeye hazırdın
• Liderlik becerilerine sahip olma: Lider delege etme, ikna etme, müzakere, kurumsal etkileme stratejilerini bilir.
11. Koruyucu ve Paravanlık Görevi Üstlenebilmek
• Sekreter, işle ilgili her konuda yöneticisine karşı koruyucu görevini üstlenmelidir.
• Amirine en yakın kişidir ve paravan görevi görür.
• Yöneticilerin işleri çok yoğun ve zamanları çok sınırlı olduğundan dışarıdan gelen müşterilere, ziyaretçilere ve ofis içerisindeki elemanlara gerekli zamanı ayıramaz.
• Sekreter, bu kişilerle yöneticisinden önce muhatap olur, konuyu öğrenir, önem sırasına göre yöneticisiyle görüştürür veya kibarca reddederek durumu uygun bir dille izah eder veya daha sonraki bir zamana, yöneticisine danışarak randevu verir.
12. Güçlü Hafızaya Sahip Olmak
• Hafıza, sekreterlik mesleğinde ihtiyaç duyulan en önemli becerilerden biridir.
• Herşeyi bilmesi ve hatırlaması gereklidir, bu onun en önemli görevleri arasındadır, bilmiyorum ya da hatırlamıyorum kelimesi işini iyi yapmaması olarak algılanır.
• Sekreter adeta yöneticisinin ayaklı ajandası olmalıdır.
• Öncelikle not tutma sistemi geliştirmesi gereklidir.
• Her yıl birkaç konuyu değişik ajandalarda toplamalıdır.
En iyi 10 hafıza geliştirme tekniği
1. ilgi ve odağınızı çalışmakta olduğunuz şeye yönelterek hafızanızı geliştirin
2. hafızaya aşırı yükleme yapmaktan kaçınmak için düzenli çalışma saatleri belirleyin 3.üzerinde çalıştığınız bilgileri sınıflandırarak ve düzenleyerek hafızanızı geliştirin
4. bilgileri hatırlamak için hafıza kuvvetlendirici nesneler kullanın.
5. üzerinde çalıştığınız bilgileri detaylandırıp tekrarlayın ve hafızanızı geliştirin
6. yeni öğrendiklerinizi zaten bildiğiniz şeylerle ilşkilendirin 7. görsel kavramlar kullanarak hafızanızı geliştirin
8. yeni öğrendiğiniz kavramları başkalarına anlatarak hafızanızı geliştirin 9. öğrenmesi zor bilgilere bütün dikkatinizi verin ve hafızanızı geliştirin.
10. çalışma yerinizi ve saatlerinizi arada değiştirmek de hafızanızı güçlendirir
13. Sıfır Hata Prensibiyle Çalışmak
• Sürekli hata yapan bir sekreter, yöneticisinden olumsuz puan alır, bu işini kötü etkiler.
• Hatasız yapılan iş kaliteli iş demektir.
• Sadece sekreterlik mesleğinde değil tüm işlerde sıfır hata prensibini benimsemek ve uygulamak kişiyi başarıya götürür.
• Sekreter, hatasız iş yapabilmek için öncelikle işini ciddiye almalı, çok dikkatli olmalı, hafızası çok kuvvetli olmalı, takipçi olmalı ve işin peşini bırakmamalıdır.
• Sürekli hata yapan bir sekreter, yöneticisinden olumsuz puan alır, bu işini kötü etkiler, işinden olmasına sebep olur veya yükselmesini engeller.
• Hatasız iş yapan bir elemana amirleri yeni sorumluluklar verir ve bu da kariyerinin artmasını buna bağlı olarak da pek çok imkanın peşinden gelmesini sağlar.
• Sekreter işini yaparken ona odaklanmalı ve tamamlandığına emin olmadan da başka işe geçmemelidir.
14. Şirketini En İyi Şekilde Temsil Etme
Başarılı bir sekreter;
• Şirket kuralları ve düzenini
• Şirketin faaliyet alanını
• Şirketin sektördeki yeri ve önemini
• Şirket çalışanlarının isimlerini ve telefon numaralarını
• Amirlerinin özelliklerini çok iyi bilmelidir.
• Sekreter sürekli kendisini geliştirmelidir, ileriye dönük amaçları olan ve başarılı olmak isteyen sekreter, firmasının konusu ile ilgili her türlü bilgiyi edinmeli,
gazeteleri, TV’yi takip etmeli, konuyla ilgili kitapları okumalı, aynı sektördeki rakip firmaların gelişmelerinden de haberdar olmalıdır.
• Bir işyerinin ilk temsilcisi sekreterdir. Sekreterde ilk göze çarpan, görünümü, hareketleri, konuşması ve bilgi düzeyidir. Bu özellikleri, dışarıdan biri için, firma hakkında tanıtıcı bilgi sayılabilir niteliktedir.
• Sekreterin giyimi, insanlara karşı davranışları, kullandığı kelimeler, sesinin tonu çok önemlidir. İnsanlardaki ilk izlenim hep aynı kalır. Bu sebeple ilk intiba iyi sağlanmalıdır.
