BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI HAVZA MESLEK YÜKSEKOKULU
Yönetici Asistanlığı
Öğretim Görevlisi, Kevser GİRGİN ÇATALKAYA
Bürolarda Verimlilik
Hafta 13
Yönetici Asistanlığı
• Verimlilik nedir?
• PERFORMANS KAVRAMI VE VERİMLİLİK İLİŞKİSİ
KONU BAŞLIKLARI
Milli Prodüktive Merkezi verimliliği şöyle tanımlar:
"En genel anlatımıyla, üretim sürecine sokulan çeşitli faktörlerle (girdiler) bu sürecin sonunda elde edilen ürünler (çıktılar) arasındaki ilişkiyi ifade eden verimlilik, savurganlıktan uzak,
kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmek demektir.
Bundan dolayı teknik anlamda verimlilik, "üretilen mal ve hizmet miktarı ile bu mal ve hizmet miktarının üretilmesinde kullanılan girdiler arasındaki oran” olarak tanımlanır ve genellikle bu ölçü, çıktı/girdi olarak formüle edilir."
Verimliliğin Tanımı
Tanımdan da anlaşıldığı üzere üretim sonucunda elde edilen çıktıyı sağlama sürecinde birçok girdi kaynağı kullanılır. Bu kaynaklar üretim sürecinde öyle bir şekilde kullanılmalıdır ki;
optimum sürede en az maliyetle yüksek kaliteli çıktı sağlanabilsin. (Sürat x ekonomi x kalite) Üretim sürecindeki kaynaklar elde edilmek istenen ürüne göre değişecektir. Ancak ürün
yönetimine esas teşkil eden beş önemli faktör vardır ki bunlar;
makine (machine), malzeme (material), insan (man), para (money) ve metot (method) dun 5M kuralı Olarak bilinen bu üretim esasları aynı zamanda üretim kaynaklarıdır. Bu kaynakların yanı sıra diğer bir önemli etken üretim süreci yani "zaman” faktörüdür.
Kurum ve kuruluşlarda verimlilik konusu altında incelenebilecek önemli bir konu da "performans”tır.
Performans, verim elde edebilmek için, kişi ya da kişilerin sahip olduğu bilgi ve yeteneklerin belirlenen
hedefler yönünde tam olarak kullanmasıdır.
PERFORMANS KAVRAMI VE VERİMLİLİK İLİŞKİSİ
Görüldüğü üzere performans ve verimlilik birbiri ile doğru orantılıdır. Organizasyonlar için tam performans sağlama yüksek verim elde etmenin bir gereğidir. Tüm kaynakların iyi yönetimi ile toplam kalite ve verimlilik sağlanabilir. Endüstri devrinin ilk yıllarında makine ve para
kaynakları birincil derecede önemli kabul edilirken, son yıllarda insan faktörünün de (iş gücü) çok önemli olduğu keşfedilmiştir. Bu nedenle özellikle son yıllarda işletmeler performans
ölçme ve geliştirme sistemlerine önem vermektedir.
İşletmelerde çalışan performansım sağlayabilmek için ilk gereklilik "doğru işe-doğru insan”
kuralıdır. Hedeflere yönelik görev ve sorumlulukları en uygun şekilde yerine getirebilecek kişi pozisyona atanmalıdır.
Devam eden adımlarda bu kişinin performansı irdelenerek yükseltilmeye çalışılmalıdır.
İşletmelerde performans ölçme sistemi kurabilmek için iş tanımlarının, görev
sorumluluklarının ve hedeflerin önceden belirlenmiş olması gereklidir. İkinci adımda
performans göstergeleri belirlenmeli ve derecelendirilmelidir. Ölçme ve değerlendirmenin adaletli şekilde yapılabilmesi, gerçek performansların tespit edilmesi ve böylece sistemin verimliliğe katkı sağlayabilmesi için ön hazırlık olarak detaylı analizlere dayanan iş etüdü çalışmaları yapmak zorunludur. Aksi hâlde "performans değerlendirme sistemi” verim
artırmaktan ziyade şirket içi bölünmelere ve iş birliği anlayışının zedelenmesine neden olur.
Büro faaliyetlerinde verimlilik konu alındığında etkili faktörleri üç ana başlık altında inceleyebiliriz:
1. Çevresel düzenlemelerin verimliliğe etkileri 2. Çalışma yöntemlerinin verimliliğe etkileri 3. Çalışanın verimliliğe etkisi
Büro Etkinliklerinde Verimlilik
Mal, hizmet ya da bilgi üretilen tüm organizasyonlar için çevresel koşullar verimlilikte önemli etkendir. Çalışılan ortamın fiziksel açıdan çalışmaya elverişli olması, kullanılan makine ve
teçhizatlar ve bunların yerleştirilmesi çalışanlar üzerinde etkilidir.
Çevresel Düzenlemelerin Verimliliğe Etkisi
Çalışma ortamları üretim konusuna göre özel fiziksel şartlar gerektirebilir. Örneğin gece
çalışma yapılacak bir ortamın ışıklandırılması ve havalandırılması ile gündüz çalışma ortamının ışıklandırılması farklı olabilir. Bazı işler daha yüksek risk taşıdığı için daha fazla güvenlik
tedbirleri gerektirebilir. Yerleştirilecek çalışan sayısı ile doğru orantılı büyüklükte mekân seçilir.
Görüldüğü gibi yapılacak işe göre fiziksel gereksinimler değişecektir.
Ofislerin kurulum aşamasında, alan büyüklüğü, kişi sayısı, makinelerin kaplayacağı ve
yerleştirileceği alan, oturma düzeni, toplantı salonları, bekleme salonları vb. gibi kararların analizler sonucu verilmesi gereklidir. Özel koşullan bir yana bırakırsak kişilerin ofis
ortamlarında çalışırken ortak temel gereksinimleri söz konusudur. Çalışma ortamının temizliği, yeterli derecede ve doğru yöntemde ışıklandırılması ve havalandırılması, gürültü kirliliğinden arındırılmış olması her çalışanın ihtiyacıdır.
Fiziksel Koşullar
Ayrıca çalışma ortamındaki mobilyaların renkleri, tasarımları, yerleşim biçimleri, dekorasyon amaçlı kullanılan eşyalar çalışanlar üzerinde etkilidir. Düzenli, uyumlu oluşan mobilyalarla, çiçeklerle ve tablolarla süslenmiş hoş kokulu tertemiz bir ofis insan ruhuna huzur ve şevk verir. Aksine dağınık, kirli bir ortam sağlıklı olmadığı gibi boğucu bir etki verir.
Çalışma ortamının gereğinden fazla ışıklandırılması gözü ve zihni yorar. Sol omuz arkasından yeterli yoğunlukta vuran ışık sağlıklıdır. Ayrıca büroların havalandırması en önemli
konulardandır. Özellikle son yıllarda inşa edilen ve "akıllı bina" olarak tabir edilen binalarda merkezi havalandırma sistemi vardır. Ancak bu sistem ile büronun yerleşim yapısı birbirine uyumlu olmaz ise sorun yaşanır.
Havalandırma sistemleri metrekareye verdiği etki düzeyinde çeşitlenir ve ofis yerleşimi yapılırken kişi başına düşen metre.
kare hesaplanır. Ofisin metrekare cinsinden fiziki büyüklüğü, ofise yerleştirilen kişi sayısı ve havalandırma sisteminin
kapasitesi birbirine uygun olmaz ise yetersiz havalandırma
olacaktır. Sağlıklı bir çalışma alanı 18-20 derece ısıda tutulmalı ve oksijen kıtlığı yaşanmamalıdır. İnsan beyni oksijenle beslenir.
Yeteri kadar oksijen alamayan beyin yorgunluk belirtileri
gösterecektir. Yorulan çalışanın enerjisi düşer ve çalışma isteği kaybolur, dikkati azalır ve uyuklama belirtileri gösterir.
Çalışma ortamlarında ses faktörü de oldukça önemlidir. Ofislerdeki bilgisayarların, diğer
elektronik cihazların hatta floresan lambaların çevreye yaydığı bir ses vardır. Yani hiç kimsenin çalışmadığı bir ofis bile saatler sonra yorucu etki yaratır. Bir de bunlara gün içinde çalan
telefonların ve insanların sesleri eklenince fark etmeden bir zihinsel yorgunluk yaşanır.
Çalışma ortamındaki bu kaçınılmaz sesleri göz önüne alarak her çalışanın kendi etrafına
yaydığı gürültü yoğunluğuna dikkat etmesi gereklidir. Özellikle açık ofislerde sesler birbirine karışmakta ve rahatsız edici boyutlara ulaşmaktadır. Ofis ortamlarında yüz yüze ya telefonla bağırarak konuşmak başka çalışanların dikkatlerinin dağılmasına neden olur. Ayrıca konuşulan işe ait bilgiler ister istemez başkalarınca da öğrenilir. Özellikle işinin önemli bir parçası telefon konuşmaları olan sekreterlerin bu konuda çok daha dikkatli davranması gerekir.
Ses ile diğer çalışanları rahatsız etmenin bir başka yolu da ofiste yüksek sesle müzik
dinlemektin Alışveriş merkezlerinde, otel ve restoran gibi yerlerde belli belirsiz bir seste müzik yayını yapılır. Dikkat edilirse bu gibi yerlerde çalınan müziklerin özellikle seçildiği fark edilir.
Ziyaretçileri alışverişe yönlendiren ya da dinlendirici etki yaratan müzikler seçilir. Bazı iş merkezlerinde de bu tarz müzik yayını yapıldığı görülür. Ancak çalışma ortamlarında müzik yoktur. Çünkü her insanın müzik zevki ve çalışma tarzı farklıdır. Her birey kendi tarzında müzik çalarak çalışmak isterse sesler birbirine karışacak ve gürültü kirliliği oluşacaktır. Ayrıca birçok kişi sessiz bir ortamda daha dikkatli çalışır. Bu nedenle bazı işletmelerde bu konuda bir
yasaklama mevcuttur.
Bürolarda üretimde esas teşkil eden kullanılması zorunlu cihazlar ya da kullanılması iş
kolaylaştırıcı olan birçok cihaz ve küçük el aletleri vardır. Bilgisayarlardan tel zımbalara kadar hepsi bu grupta değerlendirilebilir. Yapılan işin gereği olan makine ve küçük aletlerin temin edilmiş olması verimlilik için şarttır. Gerekli olan araç, uygun yerde ve sayıda kullanması gereken kişilere tahsis edilmelidir. Bir ofiste iki kişinin aynı bilgisayarı kullanması nasıl mümkün değil ise her kişi için bir fotokopi makinesi tahsis etmek de mümkün değildir.
Ofislerde tüm makineler, araç gereçler hedeflenen üretim kapasitesi ve ihtiyaçlar oranında temin edilmelidir.
Ofiste kullanıma tahsis edilen büyük küçük tüm cihazların yerleşimi bir plan kapsamında olmalıdır. Ortak kullanılacak cihazlar herkesin ulaşabileceği bir yerde konumlandırılmalıdır.
Kullanılan Cihazlar
Ofiste kullanılan dosyalama klasörleri, delgeçler, zımbalar, hesap makineleri hatta kalemler, kâğıtlar dahi üretime katkısı olan malzemelerdir. Bunların çalışanlara gereği gibi tahsis
edilmesine de özen gösterilmelidir. Ancak ofis elemanlarına düşen sorumluluk büyük küçük tüm araç gereçleri özenli ve tasarruflu kullanmaktır. Unutmamak gerekir ki üretim kavramında tüm halkalar bir zincire bağlıdır. Bir sayfa A4 kâğıt israfı dahi uzun süreçte verimliliği dolaylı olarak etkileyecektir.
Hareket ekonomisi tekniğinin amacı; işi yapanın işi yapışı sırasında minimum enerji sarf
ederek sonuca ulaşabilmesini sağlamaktır. Örneğin bir depodan 25 litre su taşınması gerekse nasıl bir yöntem seçmelidir? Suyun taşınacağı mesafe önemlidir, araç varsa tercih edilebilir ancak kas gücü kullanılacaksa 25 litrenin kaç seferde taşınabileceği ve gidilecek mesafe önem kazanır. Bu tip bir problem koşullar farklılaştırarak değiştirilebilir ve değişik çözüm yolları
bulunabilir ancak amaç en akıllıca yoldan suyu istenilen noktaya taşımak olacaktır. Yani eldeki imkânları en uygun şekilde kullanarak, bedeni en az yorarak mümkün olduğunca kısa sürede sonuca varmak istenir.
Hareket Ekonomisi Tekniği
O hâlde hareket ekonomisinden söz ederken mevcut araç gereçlerden nasıl faydalanılacağı önem kazanıyor. Yani mevcut araç gereçleri en çok fayda sağlanacak düzende kurmak
önemlidir. Bu yaklaşım ofis ortamlarına uyarlandığında şunları söyleyebiliriz:
• Yapılacak işe en uygun ve de kullanımı en pratik olan araç gereç seçilmelidir.
• Tüm araç gereçler kullanıcıların en rahat kullanabilecekleri noktalara yerleştirilmelidir.
• Enerji tasarruflu cihazlar seçilmelidir.
• Kolaylıkla monte ve demonte edilen dolayısı ile taşınması kolay araç gereçler seçilmelidir.
• En sık kullanılan araç gereçler en yakın ulaşım alalına yerleştirilmelidir.
• Sık kullanılmayan araç gereçler el altından kaldırılmalıdır,
• Bedensel enerjiden tasarruf edilmelidir. Taşıma aracı kullanma şansı varsa kas gücü ile ağırlık taşınmamalıdır.
• Bilgisayarlar rahat kullanılabilecek şekilde masa üstüne yerleştirilmelidir.
• Telefonlar masa üzerinde kolay erişilebilecek bir noktaya yerleştirilmelidir.
Bu öneriler çeşitlendirilebilir. Her çalışan bu mantık ile kendisi için ergonomik bir çalışma tarzı oluşturabilir. Uzman kişiler ergonomi ilkelerini düşünerek tasarımlar yaparlar, Ofislerde
kullanılan telsiz telefonlar, ahizesiz telefonlar, otomatik açılıp kapanan kapılar, döner koltuklar, bilgisayar ekranına monte edilen kâğıt tutacakları vb. bu yaklaşım ile tasarlanan ürünlerdir.
İş yapış yöntemi yani çalışma metotları verimlilikte bir başka önemli ektendir. Sonuca varmak için izlenilen yol, toplam harcanan sürecin uzunluğunu ve sonucun kalitesini etkiler. Bu neden le üretim süreçlerinde izlenen yol ve yöntemlerin analiz edilmesi ihtiyaçlar doğrultusunda
yeniden yapılandırılması gerekmektedir.
İş ve zaman etüdü mevcut çalışma yönteminin verimliliğini saptamaya yardımcı olur.
Çalışma Yöntemlerinin Verimliliğe Etkisi
Uluslararası Çalışma Örgütü (ILO) iş etüdünü şöyle tanımlamaktadır:
Tanımlanmış bir faaliyetin gerçekleşmesi için gerekli insan ve malzeme kaynaklarının en
uygun kullanımını sağlamaya yönelik, metot etüdü ve iş ölçümü tekniklerinin oluşturduğu bir terimdir.
İş etüdünün amaçları:
• Gereksiz faaliyetlerden kurtulmak,
• Gerekli faaliyetleri mümkün olan en ekonomik şekilde düzenlemek,
• Uygun çalışma yöntemlerini standartlaştırmak,
• İş ile ilgili doğru zaman standartlarını saptamak
İş Etüdü
• Üretimde kullanılan faktörlerden yararlanma oranını artırmak, İş gücünü eğitmek,
• Mevcut çalışma koşullarından daha iyi çalışma koşullarına geçmek.
Görüldüğü gibi bu amaçlar verimliliği artırmaya yöneliktir.
İş etüdü ile ele alınan işin yapısı ve gerekleri ortaya çıkartılmış olur. İkinci aşamada ölçümler yaparak doğru iş yapış yöntemleri tespit edilir ve standart uygulamalar belirlenir. Bu
aşamalardan sonra amaç sağlanan verimliliği korumak ve artırmaktır.
İş analizi iş etüdü çalışmasının ilk basamağıdır. Etüt edilecek iş seçilir ve analiz edilmeye başlanır. Aşağıdaki konulara yanıt alınabilecek sorular listesi hazırlanır:
• İş adımları nelerdir?
• Periyodik yapılan işler var mıdır?
• Hangi işlem ne kadar zamanda tamamlanıyor?
• Ne gibi çıktılar elde ediliyor?
• İş yapılırken hangi araçlar kullanılıyor?
• İş yapılırken çalışanın hangi yetenek ve deneyimleri ön plana çıkıyor?
İş Analizi
Bu soruları daha detaylandırmak mümkündür. Amaç işin yapısını, gereklerini, neden, ne kadar sürede, kim tarafından ve hangi araçlar kullanılarak yapıldığını, hangi çıktılara ulaşıldığını
tespit etmektir. Sorular "İş analiz formu" şeklinde hazırlanarak, çalışanla yüz yüze görüşme yapma yolu ile yöneltilebilir. "Anket” şeklinde hazırlanıp kişilere ulaştırılabilir. İş analizi
yapmakta farklı bir yöntem de belli bir süre "iş başında gözlem” yapmaktır. İş analizi sonunda periyodik olan ve olmayan iş adımları tespit edilecektir. Yapılması zorunlu işlemlerin hangileri olduğu ve ne kadar zaman aldığı belirlenecektir. İş sürecinden çıkartılabilecek adımlar varsa tespit edilecektir.
İş analizi ile işin aşamaları ve faaliyetlerin tespit edilmesinin ardından adımların birbiri ile olan
ilişkileri ve sıralaması incelenmelidir. Bu ilişki oldukça önemlidir. Çünkü işin parçalarının bütüne
tamamlanması burada başlamaktadır. Herhangi bir bağlantı noktasında eksiklik ya da yanlışlık varsa iş akışını tamamen bozacaktır. Bu da zaman kaybına ve de hatalı sonuçlar almaya neden olur.
İş Akışları
İş akışı sonrası ortaya çıkan tabloyu gördükten sonra sorgulama yapılır; atlanabilecek bir adım var mı? İşlem sıralaması değiştirilmeli mi? işlemler için yeteri kadar zaman ayrılmış mı?
Mevcut yetkilendirme işi zorluyor mu yoksa kolaylaştırıyor mu? Sorumlular işi yapma konusunda yetkin kişiler mi? Alınan cevaplar analiz edilir ve aksayan noktalar belirlenir.
Aksamalara nelerin sebep olduğu gözlenir. Hangi adımların nasıl iyileştirileceğine yönelik çözümler geliştirilir. Yeni yol ve yöntemler tasarlanır. Farklı senaryolar ile çözümlerin çalışıp çalışmadığı test edilir. Çözümlerin sakıncaları olup olmadığından emin olunur.
İş Basitleştirme ve Genişletme
Yeni metotlar geliştirmede sorunun kaynağına göre farklı yaklaşımlar sergilenebilir. Bu yaklaşımlardan biri de iş basitleştirmedir. Hız kazandıracak aynı zamanda ekonomik ve de
kaliteli sonuç alınacak iş yöntemleri tercih edilmelidir. İş basitleştirmede işler küçük parçalara ayrılarak her iş adını mümkün olduğunca yalınlaştırılır, öğrenmesi kolay hâle getirilerek
standartlaştırılır, İş standartlaştırması yapılırken ortak işlemler için formlar oluşturulur.
Örneğin bankaya yazılan müşteri ödeme talimatı standart mektup kalıbı haline getirilir. İş adımları yazılı süreçler haline getirilir, onaylama sistemi hazırlanır.
Bazen bunu tersi olarak iş genişletme yapmak gerekebilir. Bu durumda, birbiri ile ilgili işlerden bazıları bir araya getirilir, sorumluluğu bir kişiye verilir.
Zaman kavramı verimlilikte üretim girdileri ile ilişkili önemli bir faktördür. Zaman, etkin ve tasarruflu
kullanılması gerekli bir kaynaktır. İş analizi yapma aşamasında işin adımlarının ne zaman ve ne kadar sürede yapıldığı sorgulanmaya başlanır ve iş
etüdünün devam eden diğer süreçlerinde de zaman unsuru daima göz önüne alınır.
Zaman Etüdü
İşin yapılmasının ne kadar sürdüğü en az nasıl yapıldığı kadar önemlidir, Hareket ekonomisi konu başlığı altında verilen bir depodan 25 litre su taşıma örneğinde mesafeyi belirtip zaman faktörü de eklenirse çözüm senaryoları yeniden üretilmek zorunda kalınacaktır. Koşullar ve zaman faktörü birlikte değerlendirilmek durumunda olunduğunda yöntemler de değişebilir.
10 dakika içinde işi tamamlama şartı ile 40 dakikada işi tamamlama şartı seçilen yöntemi değiştirebilecektir.
İş etüdü yapılırken işin hangi adımının ne zaman yapılacağı ve ne kadar süre aldığı ortaya çıkartılmalıdır. Çünkü bu bilgi verimliliği önemli ölçüde etkileyen bir bilgidir. İş ölçümü, iş adımlarının ne kadar sürede tamamlandığının ölçülmesidir ve işler için standart süreler belirlemeyi amaçlar.
İş Ölçümü
Zaman yönetimi gerek özel hayatta gerekse iş hayatında bireylerin kendilerini disipline etmeleri gereken bir konudur. Bazı insanlar vardır hayatı dolu dolu yaşarlar birçok
meşguliyetleri vardır ve hem başarılı hem de mutludurlar. Bu insanları birçok kişi hayranlıkla izler. Bazı insanlar da vardır ki sadece bir iş ile meşguldür ve bu iş hayatını doldurmuştun
Aslında bu insanlar hem monoton yaşamaktan şikâyet ederler hem de zaman kıtlığı çekmekten. Oysaki bir gün herkes için 24 saattir.
Etrafımızda insanların hayatlarını nasıl geçirdiğine bakarsak her insanın zamanını farklı kullandığını ve yönettiğini görürüz. Zaman kavramı işte bu noktada öznel olur. Her insan kendine ait zamanı dilediği gibi kullanma özgürlüğüne sahiptir. Ancak çalışma yaşamına gelindiğinde kural değişir!
Zamanı Etkin Kullanma
Çalışan kişinin zamanı işveren tarafından satın alınmıştır. Öyle ise işverene satılan saatler, iş için harcanmak zorundadır. Sadece fiziksel olarak işyerinde olmak orada çalışmanın hakkını vermek demek değildir. İşte bu nedenle işletmeler haklı olarak çalışanlarının mesai saatlerini verimli değerlendirmelerini beklerler. Birçok çalışan gün boyu gözlendiğinde zamanı çok farklı kullandıkları görülür.
Çalışan insan zamanını nasıl harcar?
Genel olarak: Sabah kahvaltısı, Öğle yemeği, Çay ya da sigara molası, telefon görüşmeleri, E- posta okumak ve yanıtlamak, İnternette meşgul olmak, çalışma arkadaşları ile konuşmak, yazışmalar yapmak.
- Çalışma Programı Yapma - İşleri Gruplama
- İşleri sıralama - Düzenli Çalışma
- Zaman çalıcı faktörleri belirleme ve engelleme - Telefon görüşmesi öncesi hazırlanma
- Toplantı öncesi hazırlık yapma
- Zamanı kullanmaya yönelik pratikler yapma
Zaman Yönetimine İlişkin Öneriler
• İşini severek yapmalı
• Disiplinli olmalı
• Her zaman dikkatli ve temkinli olmalı
• Kendisine ve bilgisine güvenmeli
• Yabancı dil(ler ) öğrenmeli
• Genel kültür ve tarih bilgisine sahip olmalı
• Güncel olayları izlemeli ve değerlendirmeli
• Olayları ve insanları analiz etmeyi öğrenmeli
Sekreterlikte Verimliliğe Yönelik Uygulama Örnekleri
• İnsanların bilgi ve tecrübelerini dinlemeli, dikkate almalı
• Mesleğine ilişkin yayınları okumalı, araştırmalı
• Her zaman daha iyi ve hızlı çalışmanın yollarını araştırmalı
• Kendisine yol ve yöntem öğretilmesini beklemeden yöntemleri kendisi yaratabilmelidir.
• Zaman planı yapılırken doğabilecek aksilikler göz önüne alınarak ek süre tanınmalıdır
• Eş anlı yürütmeye müsait işler aynı anda yapılabilir. Örneğin faks makinesine kağıt
yerleştirildikten sonra faks karşı tarafa giderken yazılması gereken bir yazı bilgisayarda
yazılabilir. Baskı alınan rapor için yazıcının başında beklemeye gerek yoktur. O sırada başka işler yapılabilir.
• Başkasına yaptırılması gereken ya da devredilebilecek işler belirlenir. Yöneticinin odası temizlenecek ise ve bunu yapacak görevli varsa bu işin talimatı verilir, bekletilmez.
• E-postalar sık sık kontrol edilir, bu yol ile görev atanmış olabilir, vakit geçirmek doğru değildir.
Zamanı Etkili Kullanabilmek İçin İş Sıralama
• Aranması gerekli kişileri aramada ve notları iletmede gecikmemelidir. Bunlar her zaman öncelikli işlerdir. Çünkü öğrenilen yeni bir bilgi iş sıralamasının değişmesine neden olabilir.
• Posta, paket, zarf gibi gönderimleri işlemlerin günün ilk saatlerinde yapılmasında fayda vardır. Gün içinde yerine ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilip aksilik halinde erken müdahale yapılabilir.
• Randevu ya da rezervasyon işlemleri öncelikli değerlendirilmesi gereken işlerdir.
