BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI HAVZA MESLEK YÜKSEKOKULU
Yönetici Asistanlığı
Öğretim Görevlisi, Kevser GİRGİN ÇATALKAYA
Hafta 10
Yönetici Asistanlığı
"Randevu” Fransızca kökenli bir kelimedir. "Belli bir saatte belli bir yerde iki veya daha çok kişi arasında kararlaştırılan buluşma” anlamındadır.
Görüldüğü üzere üç bilgi unsurundan oluşur;
1. zaman, 2. mekân ve 3. insan.
RANDEVU YÖNETİMİ
Sekreterlik mesleğinde randevu yönetimi bu üç bilgi kaynağı kullanılarak gerçekleştirilir. Tüm organizasyonlar yazılı ve sözlü bilgi iletişimine dayalıdır. Bu bilgi alışverişinin de belli bir
sistemde yapılması verimi artırır. Aksi hâlde sadece bilgi trafiği ve çöplüğü yaşanır.
İşletmelerde bilgi iletiminin telefon, yazışmalar, toplantılar gibi çeşitli sistematik yolları vardır.
"Randevu yönetimi” toplantı ve görüşmelerin planlanmak suretiyle önceden belirlenmesi ve gerçekleştiğinin takip edilmesidir.
Yöneticiler periyodik veya plansız olarak sayısız toplantılara katılırlar. Yirmi kişilik bir buluşma da toplantı, iki kişilik bir buluşma da toplantıdır ve programlanmalı, yönetilmelidir.
Randevular, ajandaların önemli kısmını oluşturur. Sekreterlik mesleğinde randevu yönetimi, yönetici ve sekreterin koordineli çalışmasını gerektiren en önemli görev alanıdır.
Randevu yönetiminde dikkat edilmesi gereken kuralları şöyle sıralayabiliriz:
• Yöneticinin ve sekreterin ajandasındaki randevu bilgileri her zaman ve yüzde yüz kesinlikte aynı olmalıdır. Bunu sağlamak için randevu bilgilerine ilişkin tarih, yer, zaman, kişi gibi
unsurlarda meydana gelen değişiklikler derhal yönetici ve sekreter arasında paylaşılmalıdır.
• Yönetici ve sekreter arasında randevu bilgi akışı daima yazılı hâle getirilmelidir. Bunun için ajandalar veya bilgisayar programlarından faydalanılmalıdır. Gerektiğinde değişiklik
süreçlerini izleyebilmek için bu kayıtların saklanmasında fayda vardır.
Randevu Yönetiminde Uyulması Gereken Kurallar
• Verimli çalışmak için mümkün olduğunca erken randevu programı yapılmalı, zaman kaynağı doğru kullanılmalıdır. Günlük, haftalık, aylık programlara sahip olunmalıdır.
• Randevu programlamada mümkün olduğunca kesin bilgilere yer verilmeli, belirsizlik ve şüphe olmamalıdır. Mekân ve kişilere dair iletişim bilgileri, katılımcı isimleri ve unvanları eksiksiz belirlenmelidir.
• İletişim bilgileri randevu yönetim sisteminin önemli bir parçasıdır. Etkin bir yönetim yapabilmek için sekreterin mutlaka bu tip bir bilgi kaynağına sahip olması gerekir.
Yöneticisinin sürekli ya da geçici iş yaptığı tüm dış çevreye ait kurumsal bilgilere ve o
kuruluşları temsil eden kişilerin iletişim bilgilerine sahip olmalıdır. Ayrıca yöneticinin özel çevresine ait iletişim bilgileri de aynı şekilde tutulmalıdır.
• Randevu programlarken gerektiğinde yönetici adına hareket edebilmek için onu iyi gözlemlemeli, tercihleri bilinmelidir.
• Kesinleşmiş randevulara sadık kalınmalı ve iştirak edilmelidir. Çok önemli durumlarda iptal söz konusu olur ise derhal karşı tarafa ve diğer katılımcılara bilgi verilmeli, gerekirse daha sonradan özür mektubu yazılmalıdır.
• Randevusuz yapılan görüşmeler ajandada özel not düşülerek kayıt edilmelidir. Böylece randevu yönetimi bilgi platformu oluşturulmuş olur. Böyle bir bilgi deposu son derece işe yarar olacaktır.
• Randevuya İştirak etmeden önce buluşma nedenine ilişkin yapılan hazırlıklar son kez gözden geçirilmelidir.
Randevuların belirlenmesinden sonra gerçekleşip gerçekleşmediği izlenmelidir.
Randevu kim tarafından ve neden ertelenmiş ya da iptal edilmiş?
Aynı konulu randevu kaçıncı kez programa alınmış?
Bu soruların cevapları mutlaka bilinmelidir. Hafızaya güvenilemeyeceğinden yazılı bir
sistemde veya bilgisayar sistemi üzerinde takip yapmak doğru olacaktır. Bu tip bir sistem kullanan sekretere yöneticisi: "X firması ile en son toplantıyı hangi tarihte yapmıştık?”
şeklinde bir soru sorsa hemen cevap alabilir. Oysa böyle bir bilgi arşivi olmayan sekreter
ajandasının yapraklarını çevirerek ve hafızasını zorlayarak bulmaya çalışacaktır. Yüksek ihtimal ile de sorunun cevabını bulamayacaktır.
Randevuların takip edilebileceği örnek bir sistem aşağıda görülmektedir. Bu sistemde,
sekreter alınan ya da verilen randevu fark etmeksizin bilgisini aldığı her randevu için aynı gün bir kart düzenler. Bu kartta "tarih” kartın düzenlendiği gündür. "No” ise kartın numarasıdır.
Firma adı ile birlikte her düzenlenen kart için sıra numarası verilir. Böylece adı geçen firma ile o yıl içinde kaç görüşme yapılmış, hangi konularda toplantı yapılmış gibi bilgiler bir arada
görülebilir. Hatta istenirse bu kartların arkalarına varsa görüşme sonu tutanakları da iliştirilerek dosyalama yapılabilir.
Bu randevu takip kartları her firma için açılan dosyada saklanabileceği gibi ayrı bir fiziksel
ortamda da saklanabilir. Örneğin kartvizit kutuları gibi harfli separatörlerle ayrılmış kutularda veya özel bir dosyada takip etmek çok daha kolay olacaktır.
Aşağıdaki ilk kartta programa alınmış bir randevunun detayları görülmektedir. Ancak randevu gerçekleşemediği için sebebi belirtilerek işaretlenir ve saklanır.
Tarih: 22 Kasım 2007 No: 5X A.ş./ 06
Randevu veren;
Kişi: Ali Akın, Yurtdışı Yatırımlar Direktörü Mehmet Ada, Yatırım Analisti
Firma: BM Matbaacılık A.Ş
Tel: (iş) 0 212 123 45 67 (cep)
e-mail: [email protected] / [email protected]
RANDEVU TAKİP KARTI
Randevu verilen;
Kişi: Nihat Ateş, Yatırım Planlama Koordinatörü Firma: 5X A.Ş Tel: (iş) OO 49 123 45 67 (cep)
e-mail: [email protected] Randevu;
Konusu: Frankfurt baskı tesisleri yatırım analizlerinin gözden geçirilmesi.
Yeri: BM Matbaacılık A.Ş. şirket merkezi Tarihi: Perşembe, 29 Kasım 2007
Saati: 15.00
Randevu gelişimi: İlk Tekrar Devam Gerçekleşti Ertelendi İptal Erteleme veya iptal nedeni: Sn. Nihat Ateş'in rahatsızlanması.
Bir gün sonra ertelenen söz konusu randevu için yeniden gün belirlendiğinde yeni sıra numaralı randevu kartı düzenlenir. Bu kartta randevunun "tekrar” edildiği belirtilir ve söz konusu kart referans olarak gösterilir. Tekrarlanan randevu gerçekleştiğinde ilgili kutucuk işaretlenir ve kart saklanır.
Randevu verilen firma birden fazla olur ise. kartta alt alta bilgi ilave edilebilir. Bu durumda kart numarasında firma isimleri belirtilir ve ortak sıra no verilir. Sonra kart, firma sayısı kadar çoğaltılarak her firmanın dosyasına konulur.
Randevusuz yani plansız gerçekleşen görüşmeler için de hemen görüşme sonrası bu kart düzenlenebilir. O hâlde düzenlenme tarihi ve randevu tarihi aynı olacaktır. Kartın üzerine
"program dışı” ya da "ajanda dışı” şeklinde not düşülerek ajanda da yer almayan bir görüşme olduğu belirtilebilir. Bu kayıtla birlikte plansız yapılan görüşmelerde randevu düzenine alınmış olur.
Randevu takibinde bu tip bir yöntemin kullanılıp kullanılmayacağına yöneticinin randevularının yoğunluğuna göre karar verilir.
Sekreter işletmenin dışa açılan yüzü, ev sahibi, yöneticisinin sağ kolu ve onun temsilcisidir. Bu nedenle sekreterin makamı yöneticisinin makamının kalkanıdır demek yanlış olmaz. Sekreter bu fonksiyonu yöneticisinden aldığı güç ile yerine getirir.
Yöneticinin iş ve özel çevresi vardır. Her sekreter çalıştığı süreçte bu çevre bilgisine hâkim olur, olmalıdır. Yöneticisinin çevresine karşı tutumunu gözlemleyerek onun insanlarla ilişkileri
hakkında ipuçları edinebilir. Çevresindeki kişilerin ona ne anlam ifade ettiğini sezebilir. Bu
zamanla, gözlem ve sezgi ile mümkündür. Yöneticiler bu tip notları genellikle açıkça vermezler, sekreterin anlamasını ve öncelikleri belirleyebilmesini beklerler. Ancak bu husus son derece hassastır, uzun süre ve derin dikkat gerektirir.
Konuk kabulleri kapsamında konuyu incelediğimizde; ziyaretçileri, yöneticinin tanıdıkları ve tanımadıkları şeklinde ayırabiliriz.
Yöneticinin Tanıdığı Ziyaretçiler
Bazı yöneticiler randevusuz ziyaretçiler konusunda katıdırlar. Genellikle üst düzey yöneticiler bu tutumda ve haklıdırlar. Çünkü hiyerarşide üst basamaklara çıkıldıkça randevu verme ve ziyaretçi kabulü konusunda daha seçici olunmalıdır.
Yönetici bizzat randevu verdiği kişiler hakkında sekreterini bilgilendirmelidir. Randevu verilen kişi sekreterin daha önce görmediği bir kişi olabilir. Bu durumda o ziyaretçiyi karşılama şekli daha farklı olacaktır.
sekreter bilmiyor. Bu durumda sekreter temkinli yaklaşacaktır. Misafiri uygun bir dil ile dışarıda bekletecek onay aldıktan sonra içeri alacaktır veya "randevunuz var mıydı?” diye sormak durumunda kalacaktır. Oysaki bizzat yöneticiden randevu almış kişiler bu soru ile
karşılaştıklarında çok rahatsız olmaktalar. Randevudan haberdar bir sekreter ise daha önce hiç tanışmamış bile olsa gayet içten ve güler yüzlü bir şekilde: "Ahmet Bey hoş geldiniz, biz de sizi bekliyorduk, lütfen buyurun,” diyerek karşılama yapar.
Görüldüğü gibi bu farklı iki senaryonun ziyaretçi üzerinde yarattığı etki de son derece
farklıdır. Gelen konuklarda bu güzel etkiyi yaratabilmek için yöneticilere de iş düşmektedir.
Konuyu önemseyerek verdikleri randevular hakkında sekreterlerini bilgilendirmelidirler.
Konuk karşılamanın ne kadar önemli olduğu konusunda onları ikna etmek de sekretere düşen görevdir.
Yöneticinin ve sekreterin tanıdığı fakat randevusuz gelen ziyaretçilerde de temkinli olmakta fayda vardır. Randevusuz konuklar yanlış bir zamanda gelmiş olabilirler. Bu durumda yine kişi ve onunla olan ilişkiler dikkate alınarak davranmalıdır. O an için geri çevrilmesinde bir sakınca olmayacak ziyaretçilere kibarca açıklama yapılmalı ve en kısa sürede aranacakları ifade
edilmeli ve uygun zamanda mutlaka aranmalıdır. Bu yönteme özellikle işletme içinden gelen kişiler ve de hiyerarşide yöneticiden üst olmayan kişiler için başvurulabilir.
Randevulu ziyaretçilerin geldiği görüldüğünde ayağa kalkılıp güler yüzle karşılanmalı, izin isteyip yöneticinin kapısına gidilerek haber verilmeli uygun ise hemen içeri alınmalı odadan çıkmadan ikram için istekleri sorulmalıdır. Her ne kadar bunu soracak hizmetli varsa da
özellikle ilk ikramın sekreter tarafından sorulması hoş bir izlenim yaratır.
Randevulu konuklar geldiğinde sekreter telefonda ise çok acil durumlar haricinde öncelik
konukların karşılanmasıdır. Telefona ara verilerek karşılama yapılmalıdır. Eğer yönetici bir süre bekletilmelerini isterse kibarca bekleyebilecekleri yer gösterilir ve yaklaşık ne kadar süre
bekletilecekleri hakkında bilgi verilir. Bekleme süresi için ikramda bulunulur. Bu süre uzar ise kendilerine tekrar bilgi verilir. Misafire asla unutulmuş izlenimi verilmemelidir.
Bekletilen kişi iyi tanınan biri ise hatırı sorulup sohbet edilerek süre geçirilebilir ancak değil ise asla süre doldurmak için gereksiz sohbet edilmemelidir.
Yöneticinin Tanımadığı Ziyaretçiler
İşletmelerin veya iş merkezlerinin girişinde dışarıdan gelen tüm ziyaretçileri karşılayan danışma ya da güvenlik birimleri mevcuttur. Dışarıdan gelen kişiler ilk burada karşılanır,
güvenlik kontrolünden geçirilir ve ilgili birime yönlendirilir. Bazen de sekreter ziyaretçileri ilk karşılayan olabilir. İler iki durumda da sekreter daha önce görmediği, adını ve temsil ettiği kuruluşun adını hiç duymadığı kişiler hakkında temkinli davranmalıdır.
Gün içinde birçok kez satış-pazarlama ve araştırma yapmak, bağış toplamak, iş bulmak amacıyla gelen ziyaretçiler olacaktır.
Gelen kişi ve anlattıkları dikkatle analiz edilmeli, akıl süzgecinden geçirilmeli, işletme ya da yönetici için önem arz etme ihtimali olanlardan iletişim bilgileri alınmalı ve yönetici ile konu paylaşılmalıdır. Dışarıdan gelen her ziyaretçiye kibar ve yardımcı olacak şekilde davranmalı, onlara yardımcı olacak başka 'birimler varsa oraya yönlendirilmelidir. Ancak ısrarcı ve zaman çalıcı olmalarına müsaade edilmemeli, kendinden emin, işini bilen bir sekreter duruşu
sergilenmelidir. İşletme ve yönetici hakkında ketum olunmalıdır.
Sekreterlik mesleğinin bir diğer önemli görevi, yöneticinin iş hatta özel seyahatlerini organize etmektir.
Eğer yönetici, görevi gereği sıklıkla şehirlerarası ya da ülkelerarası seyahat yapıyor ise bunların
programlanması sekreterin ajandasında yoğunluk yaratacaktır. Başarı ile sorunsuz tamamlanmış bir seyahat sekreterin yaptığı organizasyona bağlıdır. Bu nedenle tüm detayların düşünüldüğü, kontrolün kaybedilmediği bir organizasyon yapabilmek için sekreterin bir program dahilinde çalışması gereklidir.
Seyahat programı yapmak, alternatifleri belirlemeyi, kıyaslamayı ve doğru tercih yapmayı gerektirir.
Seyahat organizasyonuna konaklama ve seyahat esnasındaki gezi ve toplantılar da dâhildir. Seyahat organizasyonun belirli adımlarında bu konuda çalışan acentelerden destek alınabilir. Ancak yine de tüm program sekreterin kontrolü altında olmalıdır. Seyahat organize etme görevini alan bir sekreter hemen planlama yapmalıdır.
SEYAHAT ORGANİZASYONU
Planlama için gerekli ilk bilgileri şöyle sıralayabiliriz:
• Seyahat hangi tarihler arasında gerçekleştirilecek? Konaklama dahil mi ?
• Seyahat nereye gerçekleştirilecek. Tek bir noktaya mı seyahat edilecek? Yoksa birbirini izleyen bir dizi seyahat mi olacak?
• Ne tür bir seyahat olacak?
• Kim ya da kimler seyahat edecek?
• Hangi ulaşım yöntemi kullanılacak?
Örnek Plan:
Seyahat tarihleri: 02.07.2007 Pazartesi - 06.07.2007 Cuma (Konaklama dahil) Seyahat durakları: İstanbul-Ankara-Almanya-İstanbul (iki duraklı seyahat dizisi) Seyahat türü: İş seyahati (yatırım öncesi analiz için)
Seyahat edenler: Ali Akın — Yurtdışı Yatırımlar Direktörü Mehmet Ada — Yatırım Analisti
Ulaşım yöntemi: Havayolu
