BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI HAVZA MESLEK YÜKSEKOKULU
Toplantı Yönetimi
Öğretim Görevlisi, Kevser GİRGİN ÇATALKAYA
Toplantının İletilmesi ve
gereken belgelerin hazırlanması
Hafta 4
Toplantı Yönetimi
KONU BAŞLIKLARI
• Toplantının İletilmesi
• Toplantıların iletilmesinde kullanılan araçlar
Toplantının İletilmesi
• Toplantının iletilmesi için hazırlanan çağrı mektubunda toplantının tarihi, yeri, saati ve amacı yer alır. Toplantı ile ilgili bilgilerin yer aldığı çağrı mektubunun, toplantıdan en az iki gün önce üyelerin ellerine geçmesi gereklidir. Toplantı başkanı, bunun gerçekleştiğinden emin olmak ister. Yönetici asistanının, üyeleri telefonla tek tek arayarak mektubu alıp almadıklarını öğrenmesi gerekebilir.
• Toplantıya, örgüt dışından da çok sayıda kişinin katılması söz konusu ise, ilgililerin toplantı konusunda bilgilendirilmesi için yönetici asistanı bir duyuru mektubu hazırlar.
• Duyuru mektubunda da toplantı tarihi, saati, yeri ve amacı bulunur.
• Resmi toplantılardan biri olan genel kurul toplantıları diğerlerine göre farklılık gösterebilir. Yasalara göre, genel kurul toplantılarında duyuru mektubunun her üyenin eline geçmesi ve toplantı içeriğinin açık bir şekilde verilmesi gereklidir. Özellikle Ülkemizde, genel kurul toplantısı ile ilgili gönderilecek mektubların taahütlü ya da kargo ile kişiye teslim koşuluyla gönderilmesi uygundur. Böylelikle mektubun postada
kaybolması ya da ilgili kişinin eline geçmemesi riski ortadan kalkacaktır.
Toplantı Gündemini İletme Çeşitleri
• Hazırlanan toplantı gündemi posta, e-posta, telefon, belgegeçer veya kurye ile katılımcılara iletilir.
• Posta : Bir gündemin posta yoluyla gönderilmesine karar verildiğinde kullanılabilecek yöntemler şöyledir:
- Normal (Adi) Gönderme: Mektup pulu yapıştırıldıktan ya da posta ücret makinesiyle damgalandıktan sonra postaneye verilir. Normal göndermede mektupların içine kağıt para veya değerli kağıtlar
konulmaz. Normal mektuplar kaybolduğunda PTT sorumlu değildir.
- Taahhütlü Gönderme: Taahhütlü göndermede mektup postane
kayıtlarına girer, postane mektubu teslim aldığına dair bir posta alıntısı (makbuz) verir. Mektup gönderildiği adrese ulaşmamışsa makbuzla
takip edilir. Taahhütlü mektup kaybolduğunda PTT, en çok gönderme ücretinin 50 katı tutarında tazminat öder.
- İadeli Taahhütlü Gönderme: İadeli taahhütlü gönderme de mektup postane kayıtlarına girer. Zarfın üzerine "Alma haberi” doldurularak
iliştirilir. Mektubun postaneye teslim edildiğine dair makbuz alınır. Alma haberi alıcıya imzalatılarak mektup teslim edilir. Alma haberi gönderene iade edilir. Bu durumda gönderen, mektubun alıcıya ulaştığından emin olur ve gerektiğinde alma haberini saklar.
• Özel ulak (Ekspres) Gönderme: Özel ulak gönderme, iadeli taahhütlü gönderme şekline benzese de farklı olarak mektup varış yerine
ulaştığında normal dağıtım zamanı beklenmeden ayrı bir dağıtıcı ile en kısa sürede adresine teslim edilir. Özel ulak gönderme ücreti, iadeli
taahhütlüye göre daha fazladır.
• Acele Posta Servisi (APS) ile Gönderme: Acele posta servisi, acele
gönderilmesi gereken mektup ve küçük paketler 24 saat içinde APS ile adreslere ulaştırılabilir. APS ile gönderme, yurt içinde uçak ve
doğrudan posta bağlantısı bulunan yerlere 24 saat içinde, diğer yerlere 2-3 gün içinde teslim edilir.
E-posta
• e-posta (e-posta), İnternet'in posta sistemidir. e-posta, bireylerin bilgisayar ağına bağlantısını sağlayan ve bir bilgisayardan başka bir bilgisayara
İnternet üzerinden mesaj yollamaya yarayan bir araçtır. Bu sistemle bir birey bir veya birden fazla alıcıya mesaj yollayabilmektedir. Günümüzde
küllanılan e-posta servisleri e-posta mesajlarına veri dosyaları, sest video ve grafiklerin eklenmesine olanak vermektedirler.
• Elektronik posta (e-posta), bilgisayar ağlarında kullanıcılarının birbirleriyle yazılı olarak haberleşmesini sağlayan bir sistemdir. Bir elektronik posta
mesajı yazarken veya yollarken bir takım kurallara uymak gerekir. Bu kurallara uyulmaması halinde de mesaj yollanabilir ve hatta yerine de
ulaşabilir. Ancak yüz yüze iletişimde olduğu gibi elektronik ortamda da etkili bir İletişimin sağlanabilmesi ancak bir takım kurallara uyulması halinde
olanaklıdır.
Yeni Bir e-Posta Mesajı Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar
• Bir mesaj yollanırken mesajın ilk satırına bir hitapla başlamak ve sonra
mesajı yollamanın nedenini belirtmek gerekir. Daha sonra soru/dilek/öneri vs. nin belirtilmesi beklenir. Son kısımda ise bir saygı ifadesi ile ismin
yazılması gerekir. İsmin alt kısmına da e-posta adres(ler)i, web adresi,
telefon gibi diğer bilgiler eklenebilir. Birçok e-posta yazılımında bu bölüme yazılacak bilgiler "imza” yaratılarak otomatik olarak eklenebilmektedir.
Ancak otomatik olarak eklendiğinde bile gerekiyorsa bu bölüm kısmen veya tamamen silinebilir.
• Özellikle son zamanlarda çeşitli virüsler, virüs içeren mesajlar (dosyalar) yollamaktadırlar. Bu yüzden mesajın "konu” kısmına ve içeriğe anlamlı bir şeyler yazmak günümüzde daha çok önem kazanmıştır.
• Bazı e-posta adreslerinde göndericinin kimliği açık olabilir. Başka bir deyişle kullanıcı kısmında göndericinin tam ismi bulunuyor olabilir.
Ancak buna karşın yine de mesajın sonuna göndericinin isminin
nıutlaka yazılması gerekir. Çünkü bazı e-posta okuma programlarında alıcı göndericinin e-posta adresini ilk anda (veya hiçbir zaman)
görmüyor olabilir.
• Mesajı yazma işi tamamlandıktan sonra mesajı yollamadan önce
yazılanları okumak önemlidir. Yazım ve anlatım hataları ve noktalama işaretleri konusunda yapılan hatalar ancak okunursa görülebilir ve
düzeltilebilir.
• e-posta mesaj metnini olabildiğince kısa tutmak gerekir. e-posta mesajlarının genellikle bilgisayar ekranında okunduğunu ve bu nedenle uzun metinlerin okunma şansının düşük olacağını
unutmamak gerekir,
• Mesaj yazarken BÜYÜK HARF kullanmamak gerekir. Büyük harf sanal ortamda "bağırmak” anlamına gelmektedir. Dahası büyük harfler
kullanılarak yazılan metinleri okumak zordur.
• Kullanılan sistemin Türkçe desteği olup olmadığına dikkat edilmelidir.
Eğer Türkçe destek yoksa yazılan mesajın okunamaz bir şekilde alıcıya ulaşabileceği göz önünde bulundurulmalıdır.
e-Posta Mesajına Bir Dosya Ekleme (attachment):
Kimi durumlarda alıcıya mesajın içeriğini bir dosya halinde yollamak gerekir. Bu durumda örneğin bir sözcük işlemci kullanılarak hazırlanan dosya mesaja iliştirilerek yollanır. Ancak bu tür bir yol izlendiğinde de bir takım kurallara uymak gerekir. Bu kurallar aşağıdaki şekilde
özetlenebilir: Mesajın içeriğinde alıcıya ne yollandığı, yollanan dosyanın adının, içeriğinin vb. gibi bilgilerin kısaca belirtilmelidir. Eğer mesajın
içeriği boş ise eklentinin bir virüs tarafından yollanmış olabileceği düşünülerek hiç açmadan silinebilir.
• Dosyaya anlanılı bir isim verilmelidir. Eğer dosya bir duyuruyla ilgili ise dosyaya "duyuru. doc" ismi yerine örneği bilişim_toplantısı_duyurusu.
doc" gibi bir isim verilmelidir.
• Bir dosya mesaja eklenti olarak yollandığında, yollanan dosyanın virüs kontrolünden mutlaka geçirilmesi gerekir.
• Yollanacak dosyanın dosya boyutu büyük ise bir sıkıştırma programı kullanmak uygun olabilir.
• Bir dosyayı eklenti olarak yollamak değişik şekillerde yapılabilir.
Örneğin Windows platformunda bir dosyanın üzerine farenin sağ
düğmesiyle tıklandığında çıkan menüden "Gönder” daha sonra "Posta Alıcısı” seçeneği seçildiğinde kullanılan bilgisayardaki e-posta okuma programı yeni bir mesaj yollama penceresi (dosya eklenmiş şekilde) açacaktır. Bu pencerede ilgili boşlukları (alıcının adresi, konu, mesaj gibi) doldurarak mesaj yollanabilir.
• e-posta programını kullanırken yeni bir mesaj penceresi açıldıktan sonra gönderilecek olan dosya "Ekle” komutuyla eklenebilir. Bu ekleme işlemi programın yapısına göre farklı şekillerde yapılabilir.
Ömeğin Outlook Express programında dosya ekleme işlemi menüden
"Ekle” komutu seçilerek veya araç çubuğundan "Ekle" düğmesine tıklanarak yapılabileceği gibi, sürükle-bırak yöntemi de kullanılabilir.
• Bazı sistemler güvenlik kaygılarından dolayı belli uzantılara sahip dosyaların e-posta sistemi üstünden aktarılmasına izin vermiyor
olabilirler. Örneğin '. exe" uzantılı dosyaları bir e-posta mesajı ekinde başka birisine yollamak genellikle mümkün değildir.
Bir e-Posta Mesajının Alıcısına Ulaşması/ Ulaşmaması Durumları:
Bazen yollanan bir mesaj alıcısına ulaşmayabiliyor. Bu duruma değişik etkenler yol açmış olabilir. Bu durumlar kısaca aşağıdaki şekilde
özetlenebilir:
• e-posta sistemleri bazen çok yüklü olabiliyorlar. Bu durum bazen mesajların yerine ulaşmaması sonucunu doğurabiliyor.
• Mesajın alıcıya ulaşmamış olmasının nedenlerinden birisi alıcmın adresinin yanlış yazılnıış olması olabilir.
• Bazen bir mesajı okurken tıklanan "Yanıtla” düğmesi de mesajın hedefine ulaşmasını yüzde yüz sağlayamayabilir. Eğer alıcının sisteminde e-posta adres ayarlan yapılırken e-posta adresi yanlış yazılmış İse gize ulaşan
mesajın göndericisi kısmında bulunan bilgiler de yanlış olabilir. Bu durumda
"Yanıtla" düğmesine tıklanarak mesaj yollandığında mesaj hedefine (veya amaçlanan adrese) ulaşmayabilir.
• Mesajı yollayan, alıcının adresini yazarken bir yanlışlık yapmış olabilir ve böylece mesaj yanlış adrese yollanmış olabilir. Ancak yanlış yazılan adres gerçek yani var olan bir kullanıcıya ait olabilir ve bu nedenle de mesaj bir yere ulaşmış olabilir. Eğer mesajı alan kişi yollayan kişiyi bilgilendirmezse mesajın durumu hakkında bilgi sahibi olunamaz. Başka bir ifadeyle
gönderici mesajın yanlış yere yollandığını bilemeyebilir. Ancak bu durumda mesaj ulaşması gereken yere ulaşmamıştır ve gönderici gerçeği
bilmemektedir.
• Bir mesajın alıcıya ulaşmamasının nedenlerinden bir başkası alıcının e-posta kutusunun bulunduğu sistemde yaşanan sorunlarla ilgili olabilir. Sistem
(geçici olarak) çökmüş olabilir. Eğer bir elektrik kesintisi yaşanmışsa (ve bu konuda gerekli bir takım önlemler alınmamışsa) bazı mesajların kaybolması söz konusu olabilir.
• Mesajın alıcıya ulaşmamasının bir başka nedeni de alıcının posta kutusunun dolu olması olabilir. Bu tür bir nedenle alıcıya ulaşmayan mesajlar genellikle mesajı yollayan kişiye geri gelir.
• Özellikle büyük boyutlu eklentilerin olduğu mesajların yollanması konusunda özenli olmak gerekir.
• Bazı sistemlerde belirli uzantıları olan dosyalar eklenti olarak yollandığında alıcının sistemi virüs tehlikesine karşı bir önlem olarak eklenen dosyaları silebilir.
• Bazı durumlarda göndericiye "Mesajınız alıcıya ulaştırılamadı” şeklinde bir mesaj iletilirken bu durum her zaman gerçekleşmeyebilir. Yani mesaj alıcıya
ulaşmayabilir ve göndericinin bu durumdan haberi olmayabilir Bu konuyla ilgili olarak alınacak önlemlerden birisi kullanılan programda eğer varsa "Okundu Bilgisi İste” seçeneğini seçmektir.
• Mesajın karşı taraftaki sunucu tarafından "istenmeyen klasörüne
yönlendirilmemesi için mesajın "konu" kısmında bazı sözcükleri kullanmaktan kaçınmak gerekebilir.
• Mesaj henüz okunmadan yanlışlıkla silinmiş olabilir. Eğer sistemde bir yavaşlık söz konusu ise ve kullanıcı bir grup mesajı arka arkaya silmek üzere "delete'j (sil)
tuşuna (veya bu işi yapan başka bir tuşa) basıyorsa bilgisayarın bu komutları
gecikmeli olarak yerine getirmesi söz konusu olabilecektir. Bu durumda kullanıcı farkında olmadan silmek istediği mesajlarla birlikte başka mesajları da silmiş
olabilecektir.
• Bazen yollanan bir mesaj hedefine ulaştığında okunmaz durumda
olabilir. Mesajın okunamaması durumuna en çok Türkçe karakterlerin bozulması yol açmaktadır. Eğer alıcı mesajı okuyamıyorsa konusunu ve/ veya kimden geldiğini de bilemeyebilir. Bu durumda mesajı
silebilir.
Telefon
• Telefon görüşmeleri duygu ve düşüncelerin sözle ifadesinin teknik bir aracı olarak günlük yaşamda önemli bir yer tutmaktadır. Telefondaki konuşmada, tabiatıyla genel konuşma adabı çerçevesinde cereyan etmelidir. Buna ilave olarak kendine has bazı kuralları olduğu da açıktır. Telefonda konuşma, yüz ifadesi, jestler gibi yardımcı unsurlardan mahrum olduğu için ifadenin berraklığı, ses tonu önem kazanır. Telefon görüşmelerinde insanlar kişiliklerini, sesleriyle ve ses tonlarıyla ortaya koymaya çalışırlar.
• Yönetici asistanının verdiği imaj, yöneticinin ve örgütün imajıdır. Kurumlar iyi bir imaj yaratmak için çok para harcar ve kötü bir telefon konuşması bir anda bunu yok edebilir. Aynı şekilde sekreterin yapacağı iyi bir telefon konuşması iyi bir ilişkinin gelişmesini sağlayabilir.
Telefonla iletişim kurarken çok özen göstermelidir. Karşısındaki kişi onun
gülümsemesini görmese de sesinden algılayacağı için, 0 kişi karşısında gibi içtenlikle konuşmalıdır. Çünkü telefon konuşmalarında başarının büyük payı sese ilişkindir. Dış görünüşün ya da vücut hareketlerinin telefonda hiçbir etkisi yoktur.
• Birisi ile yüzyüze konuşamadığımız zaman yüz ifadelerini göremediğimiz için, örneğin telefonda duyabildiğiniz sözler ile onun söylediklerini
anlamaya, yorumlamaya çalışırız. Eğer fiziksel uzaklıkların ortaya çıkardığı iletişim güçlüğünün bilincinde olursak, iletişimimizi güçlendirmek için bazı noktalara daha fazla özen gösteririz.
• Konuşmamızın ana hatlarını önceden belirlemeli ve tüm bu noktalara
değinmeliyiz. Söylediklerimizin anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol etmeliyiz.
• Aramadan önce kod ve numarayı kontrol etmelisiniz. Eğer bir şüpheniz varsa rehbere bakmalısınız.
• Eğer Uluslararası görüşme yapacaksanız saat farklılıklarını da göz önünde bulundurmalısınız.
• Numaralan dikkatli bir şekilde tuşlayarak, doğru düşmelerine dikkat
göstermelisiniz. Numarayı çevirdikten sonra bağlantının yapılabilmesi için zaman tanımalısınız.
• Numaraları çevirirken bir hata yaparsanız, butona basarak, numaralan yeniden çevirmelisiniz.
• Aradığınız kişi yerinde değilse, yeniden ne zaman arayabileceğinizi öğenmelisiniz.
• Karşınıza telesekreter çıkarsa, bırakacağınız mesajı önceden hazırlamalısınız. Bu mesaj kısa, basit ve konuya yönelik olmalı.
• Aradığınız kişi cevap verdiğinde kim olduğunuzu ve kiminle görüşmek istediğinizi belirtmelisiniz.
TELEFONDA SİHİRLİ SÖZCÜKLER
Lütfen
Teşekkür ederim Hemen Aktarıyorum
Biraz Bekletebilir miyim?
Beklettiğim İçin Özür Dilerim
Tekrar Görüştüğümüze Memnun Oldum Nasıl İsterseniz
Elbette
Rica Ederim.. .gibi
Belgegeçer
Yazılı, bilgi ve belgelerin telefon sistemi vasıtasıyla bir yerden bir yere
iletilmesini anında sağlayan araç olarak tanımlanmaktadır. Belgegeçer ya da kısa adı Faks olan, Facsimile (Latince fac similar yani kopyalamak) İngilizce kelimesinden türetilmiş bir iletişim aygıtı ve türüdür. Var olan telefon
hatlarından yararlanarak, karşılıklı iki tarafta bulunan belgegeçer ile, resim, yazı, vb. verilerin, ses sinyalleri halinde hızlı bir şekilde aktarımını sağlar.
Faks göndermek e-posta göndermek kadar kolay ve hızlıdır. Siz sadece
göndermek istediğiniz belgeyi hazırlarsınız. Faks Makinesi istediğiniz kadar kişiye gayet hızlı bir şekilde gönderecektir. Üstelik siz başında olmasanız da olur. İleri tarihli olarak ayarladığınız fakslarınızı siz yokken de gönderir.
Zamanınız size kalır. Hatta günümüzde tüm gönderim siber ortamda olduğu için kağıt, kartuş, eksfra faks cihazları, bakım ve onarım masraflarına ve
telefon hattına bile gerek kalmamıştır.
Kurye
• Evrak, zarf, paket, koli ve benzeri eşyalarını hızlıca gönderilen adrese ulaşmasını sağlayan motorlu, arabalı, yaya olarak hizmet veren kişiye kısaca kurye denir. istanbul, Ankara, İzmir gibi kalabalık nüfusu olan büyük şehirlerde trafiğin çok yoğun olması ve de adreslerin çok
karmaşık olmasından dolayı kurye bir ihtiyaç olmuştur ve ilk olarak İstanbul'da 1986 yılında oluşmuştur. 3 Türlü kurye hizmeti vardır.
Bunlar sırasıyla yaya kurye (dağıtım), moto kurye, arabalı kurye şeklindedir. Yaya kurye el ilanı broşür, banka kartları faturalar vs.
dağıtımı amaçlı düşünülmüş bir kurye hizmetidir. Moto kurye kendi içinde iki türlü hizmet verir bunlardan birincisi normal moto kurye diğeri express moto kuryedir.
TOPLANTI İÇİN GEREKLİ BELGELER
Toplantı için gerekli belgeler toplantının amacına, konusuna ve türüne göre değişiklik göstermekle birlikte toplantıda gerekli olacağı düşünülen belgeler şunlardır: Toplantı gündemiyle ilgili belge ve dosyalar; harita, şema, sunu gibi görsel malzemeler; rapor, mevzuat, harcama ve ödeme belgeleri gibi belgeler olabilir.
• Tabii ki toplantının gerçekleştirilebilmesi için hazırlanan çağrı ve duyuru mektubu, gündem, katılımcıların isim listeleri, hükümet komiseri atama yazısı, oturma planı, katılamayanların vekalet
mektupları ve özür mektupları vb. de bu kapsamda ele alınabilir,
• Genel Kurul Toplantısı için gerekli evraklar 1. Dilekçe
2. Gündem
3. Genel kurul toplantı tutanağı 4. Hazirun cetveli
5. Sanayi ve Ticaret il Müdürlüğünün komiser atamasına ilişkin izin yazısı
6. Genel kurulda yönetim kurulu seçimi sonuçları ile ilgili belgeler 7. Hükümet komiseri atama yazısı
• Toplantıya katılacaklara hazırlanması gereken materyalleri bildirmek ; Toplantıya katılanların getirmesi gereken materyaller hangi iletişim
yöntemi ile katılımcılara ulaşıyorsa, bu iletişimde kendilerine bildirilir.
Bu materyallerin ne olacağı toplantı türüne göre değişebilir. Örneğin bir kongreye gidecek katılımcı, konuşmacı olacaksa görsel sunusunu da
yanında götürmesi gerekir. Bazı toplantılar da ise katılımcıların beraberinde gündem ile ilgili dosyaları götürmeleri gerekir, bazı toplantılarda ise katılımcıların üye ya da vekil olduklarını gösteren belgeleri götürmeleri gerekir.
