BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI
Yönetici Asistanlığı
Öğretim Görevlisi, Kevser GİRGİN ÇATALKAYA
Görev Alanları: Bilgi toplama ve raporlama
Hafta 8
Yönetici Asistanlığı
artmakta ve bu bilgiyi istenen zamanda sağlama gereksinimi önem kazanmaktadır.
Yönetici tanımlarından biri şu şekildedir: Yönetici karar veren kişidir.
Bir Yöneticinin bu karar süreçlerinde rasyonel davranabilmesi, onun karar alacağı konularda yeterince işlenmiş bilgi birikimine sahip
olmasına bağlıdır.
Bu bilgilerin önemli bir kısmı onun sekreteri tarafından sağlanır. Bu yönüyle Sekreter yöneticilere bilgi sağlayarak örgütsel etkinliğin artırılmasına önemli katkılarda bulunabilmektedir.
Veri kendisinden bilgi çıkartılan hammaddedir. Bilgi ise karar verme sürecini güçlendirecek biçimde, verilerin akılcı bir
biçimde analiz edilmesi ve sunuluşu ile ortaya çıkan sonuçtur.
Oldukça sık olarak kullanılan bilgi kavramı, biçim verme eylemi, biçimlendirme, bilgi aktarma, bilgi yayma, bilgi verme gibi tanımlamaların tümünü kapsar.
Bilgide bulunması gereken özellikler,
• bilginin doğruluğu,
• eksiksizliği,
• zamanlılığı
• uygunluğu olarak sıralanabilir.
Bir yöneticinin sahip olduğu bilgiler bu özellikleri taşımazsa aldığı kararların niteliği bozulur, faaliyetlerden beklenen başarı sağlanamaz.
Bilgiler kısa ama doğru olmalıdır. Bir örgüte bilgiler telefonla, mektupla, müşteri siparişi olarak, resmi emir, rapor, makale, sirküler, ilan, katalog broşür olarak ya da ziyaretçilerle yapılan yüzyüze görüşmelerle, faksla ve e-mail gibi çeşitli yollarla gelir.
Sekreter bu gelen bilgileri süzerek ve bilginin özelliklerini göz önünde bulundurarak sunmalıdır.
Araştırma bir gerçeği meydana çıkarmak için aramalarda bulunma şeklinde tanımlanabilir.
Belirtilen amaca ulaşmak için planlı ve sistemli olmak gerekir. Araştırmalarda değişik metodlar kullanılır. Araştıran kişi araştırmalarına en uygun metodu kendi seçmek zorundadır.
Çalışanlardan başkaları için araştırma yapması sık sık istenildiğinden, tüm çalışanlar, bilgiyi mantıklı, özlü bir yolla organize etmeyi ve rapor haline getirmeyi
bilmelidir.
Bir sekreterin bilmek isteyebileceği hemen hemen her bilgi, kolayca ulaşılabilecek
referansların büyük bir bölümü güncel olmalıdır. Çünkü bunların içerdiği veriler sık sık değişir.
Örneğin, nüfus oranları, bürokratların isimleri sık sık değişir, bu nedenle, bu tür bilgi arayan kişi, güncel referansa bakmalıdır.
Diğer yandan tarihi olaylar, önemli olaylar hakkında bilgiler veya benzer bilgiler gerektiğinde, bu tür bilgiler değişmediğinden yeni bir referansa bakmak gerekli olmayacaktır.
Sekreterden bir konu hakkında bilgileri toplayıp, gruplandırması isteniyorsa ya da kendisi belli bir konu hakkında bilgi toplamaya karar verdiyse, her şeyden önce bilgiye kolayca
ulaşabileceği kaynakları araştırmalıdır.
Bilgi Bulmak İçin Referansları kullanmak
Bu durumda sekreter, eğer yakınında, gerekli bilgiye sahip kişi varsa ona danışmalıdır. Danışmanın önemini vurgulayan birçok atasözümüz vardır. Bunlardan biri "bin bilsen de bir bilene danış”, bir diğeri "nişan dağı aşmış, danışmayan yolu şaşmış” şeklindedir.
Elbette bir kişiye doğrudan soru sormanın bazı avantajları vardır.
İstediğiniz cevabi alana kadar amacınızı açıklayabilirsiniz, Aynı zamanda bu kişi bilgiyi sizin için bulabilir ve deneyimiyle bilginin doğruluğunu ispatlayabilir.
Danıştığınız kişi kuruluş içinden olabileceği gibi kuruluş dışından da olabilir. Kuruluşta kimin, hangi görevleri yaptığını
bilmenin, onları tanımanın sağladığı üstünlüklerden biri budur. Kuruluşta görevli kişilerden kimin bilgi görüşlerine
güvenebileceğinizi, kimin size bilgi sağlamada yeterli olduğunu bilmeniz işinizi kolaylaştıracaktır.
Doğru kişiler seçildiğinde, kendi dosyalarından,
tablolarından, bilgi vermeye veya raporlar, kitaplar, broşürler vb. kaynaklar yardımıyla sizi yönlendirmeye yeterli olabilirler.
Bir kişinin bilgisinden daha fazlasını bulabileceğiniz kaynaklar ise kitaplardır. Her hangi bir kitaptan yararlanmaya karar vermek için, ele geçirdiğiniz kitabın içindekiler ve sonuç
sayfalarını veya giriş ya da önsöz sayfalarını taramalısınız.
Aradığınız bilgilerin o kitapta olduğuna karar verip yararlandıktan sonra daha geniş bilgiye
ulaşmak istiyorsanız, kitabın kaynaklar sayfası size konuyla ilgili diğer kaynakları da verecektir.
İstediğiniz bilgiyi elde edebilmek için bir başka kişiye veya kuruluşa telefon etme ihtiyacı duyabilirsiniz.
Bunun yansıra, aradığınız bilgiyi resmi gazetelerden, TV'nin teleteks yayınlarından, İnternet'ten, Merkez Bankası, DPT, DİE gibi devlet kuruluşlarının yayınlarından da bulabilirsiniz.
Sektörü ilgilendiren özel konularda ise Ticaret Odası, Sanayi Odası, TÜSİAD gibi organlardan yararlanabilirsiniz. Bu gibi kurumlar genellikle kendi üyelerinin ilgi alanlarına uygun
çalışmaların yer aldığı arşive sahiptirler. Ayrıca bu gibi kurumlar kendi istatistiklerini hazırlar ve yayımlarlar. Genellikle ayrıntıları istek üzerine vermekten de memnun olurlar. Gerek
duyulması halinde kullanılacak diğer dış bilgi kaynakları ise, seyahat acentaları, hotel-guide, araba kiralama şirketleridir.
İnternet üzerinde bulunan bilgi uçsuz bucaksızdır. Şirketler, organizasyonlar, kişiler, eğitim ya da devlete ait diğer kurumlar internet üzerine bilgi koyabilirler.
Bilginin ve kaynakların paylaşımı geniş ölçekli bir toplumsal paylaşımdır. Bu sınırsız bilgi,
yaptığınız taramalarda çok sayıda bilgiyle karşılaşmanıza neden olabilir. Aradığınız bilgiden çok daha fazla bilgi ile karşılaşabilirsiniz. Üstelik bunların çoğu da işinize hiç yaramayabilir. Bir
arama yaparken asıl amacınız aradığınız bilgiye ulaşabilmenizin yanı sıra, mümkün olduğunca az ve işinize yarayan bilgiye ulaşabilmek olmalıdır.
• Konu Alanından tarama yapma
• Anahtar sözcüklerle tarama yapma
• Boole Bağlaçlarıyla tarama yapma
( bir konuyu taramak için üç bağlaçtan yararlanılabilir. AND ( ve), OR ( veya), NOT ( Değil) )
• Sözcük Gruplarıyla tarama yapma
• Kesme işaretleriyle tarama yapma
AND (VE) — İki sözcüğü AND bağlacıyla birleştirildiğinde, tarama daraltılabilir. Başka bir
deyişle, AND bağlacını yazarak arama motoruna iki sözcüğün aynı kaynak içinde ve yan yana bulunmasını istendiği söylenir. Böylece, arama motorları iki sözcüğü birlikte içeren kaynaklara erişir.
OR (VEYA) - İki sözcüğü OR (VEYA) bağlacıyla birleştirildiğinde tarama genişletilebilir.
Genellikle sözcüklerin eş anlamlılarıyla tarama yapmak için kullanılır. Başka bir deyişle, OR bağlacını yazarak arama motoruna bu sözcükleri bir arada veya ayrı ayrı içeren kaynaklara erişmesi söylenmiş olur. Böylece, arama motorları istenilen kaynaklara erişir.
NOT (DEĞİL) — Herhangi bir sözcüğü tarama kapsamı dışında bırakmak istenildiğinde bu bağlaç kullanılabilir. Bu bağlaç kullandığında arama motoruna yalnızca birinci sözcüğü taramaya alması, ikinci sözcüğü kapsam dış bırakması söylenmiş olur. Böylece, arama motorları sadece birinci sözcüğün bulunduğu kaynaklara erişir.
Rapor, bir konuyla ilgili inceleme sonucunu
bildiren yazıdır. Bir konuda rapor hazırlamak, o konuyu derinlemesine araştırmayı gerektirir.
Rapor hazırlarken yazılı, sözlü kaynaklara başvurabileceğimiz gibi gözlemlerden de yararlanabiliriz.
Araştırmanın bitmiş sayılabilmesi için araştırma sonuçlarının yazılı bir rapor halinde
başkalarının bilgisine de sunulmuş olması gerekir. Araştırmacı bulgularını diğer kişiler için rapor haline getirirken bilgiyi ne şekilde rapor haline getireceğine karar vermesi gerekir.
Kısa olsa da değinilen gerçeklerin her aşamasında raporlaştırılması zorunluluğu ortaya çıkar.
Araştırma ürünü olarak ortaya çıkan raporların yazılışında dikkat edilmesi gereken husus, toplanan bilgilerin ve elde edilen sonuçların raporlarda okuyanın eksiksiz, açık ve seçik anlayacağı bir şekilde, yeterince ayrıntılı olarak sunulması gereğidir.
Çünkü her araştırma raporu mevcut problemlerin nedenlerini ortaya çıkarmakla kalmayıp, bunlara çözüm yolu getiren önerileri de kapsayacağından, ortaya koyduğu sonuçlar itibariyle bir takım yeni kararlar verilmesine, değişiklikler yapılmasına, yeni düzenlemelere girilmesine vs. ön ayak olur. Toplanan bilginin sunumu, bilginin anlaşılırlığını artırabildiğinden ya da
güçleştirebildiğinden buna bağlı olarak gelişecek eylemlerinde başarısını ve doğruluğunu etkileyecektir.
Rapor hazırlayanın temel amacı belli bir konuyla ilgili olarak tam ve kesin bilgiler sağlamak olduğu kadar raporu göndereceği kişinin anlayabileceği ve kullanabileceği şekilde sunmak olmalıdır.
İş hayatı sürekli bilgi alış verişi içindedir. Bilgilerin sözlü iletimi konuşarak veya telefonla yapılır.
Yazılı bilgi iletimi ise, iş mektupları ve raporlarıyla sağlanır. Uzun ve irdelenen bilgilerin, iş
mektubu yerine iş raporu olarak yazılması daha etkili olur. Gerekirse rapor bir iş mektubunun eki olarak da gönderilebilir.
Raporlar yazılı olması, bilgileri saklaması, ileride tekrar incelenmesi, belge olarak kullanılması bakımlarından faydalar sağlar. Bu nedenle iş hayatında raporlar "danışma aracı" olarak
görülür.
İŞ RAPORLARININ HAZIRLANMASI
İş raporunu hazırlayanın temel amacı, belli bir konuyla ilgili olarak tam ve kesin bilgiler sağlamak ve bunu raporun
gönderileceği kişinin anlayabileceği ve kullanabileceği bir şekilde sunmaktır.
Raporu okuyan açısından ise amaç, herhangi bir karar
vermeden önce karar vereceği konuda bilgi sahibi olmak ya da bir konu hakkındaki gelişmeleri öğrenmektir.
İş raporlarını iki grupta incelemek mümkündür:
Bilgi veren raporlar
Analiz eden (İrdeleyen) raporlar
Eğer rapor belli bir konuyla ilgili olarak ilk bilgileri veriyorsa, bu tür kısa raporlara, bilgi veren raporlar denir. Daha çok örgüt içi yazışmalarda kullanılan raporlar bu gruba girerler. Örgütün yönetiminden sorumlu olanlar, İsabetli kararlar verebilmek için değişik konular hakkında
sağlam bilgilere sahip olmak isterler.
Analiz eden (irdeleyen) rapor ise, tahlil raporu veya analitik rapor olarak da isimlendirilir. Bu raporlar esas itibariyle raporu hazırlayanın sunduğu bilgiler hakkında kişisel görüşlerinin ve yorumunun da yer aldığı raporlardır. Bu tür raporu hazırlayan sadece konuyla ilgili bilgiler değil, vardığı sonuçları irdelemesi sonunda gerekli gördüğü kişisel görüş ve önerileri de belirtir.
Gönderenin Gönderilenin Adı:Sami Kozan Adı: Nurhan Turna Gönderenin: Yönetim Kurulu
Başkanlık Sekreteri Bölümü: Personel Konu: Yıl dönümleri Tarih: 20 Mart 20..
Nisan ayında işe giriş yıldönümleri kutlanacak işçilerle ilgili bilgiler aşağıda belirtilmiştir.
Adı Soyadı Bölümü Yılı Yıldönümü tarihi Mehmet Canlı Muhasebe 15 2 Nisân
Nuri Canlı İletişim 5 7 Nisan Aylin Yaman Satın Alma 10 1 1 Nisan
S.K.
KURULUŞ İÇİ RAPOR
Raporun hazırlanmasına başlamadan önce şu noktalar açıkça belirlenmelidir:
• Raporun amacı nedir? (Bu aşamada konunun sınırları belirlenmelidir.)
• Raporu kim okuyacaktır? (Okuyucular hakkında bilgi toplayın ve konu hakkında ne kadar bilgi ve deneyim sahibi olduklarını öğrenmeye çalışın.)
• Raporun belirlenen amaca ve okuyacak kişiye göre en uygun şekil ve uzunluğu ne olmalıdır? (Okuyucuların almak isteyeceği asgari bilgi ne kadardır?)
Daha sonra raporun türü belirlenmelidir. Bilgi veren rapor mu, analiz eden rapor mu olacak?
Bu rapor çeşitlerinden başka belli zamanlarda hazırlanan ve hazırlandığı döneme göre
isimlendirilen raporlar vardır. Bu raporlara periyodik raporlar denir. Bunları Günlük Rapor, Haftalık Rapor, Üç Aylık Rapor, Yıllık Rapor gibi adlandırılırlar.
Önceden belirlenmiş bir zaman aralığı dışında hazırlanan raporlara ise "özel raporlar" denir.
Kuruluşta raporu hazırlayan bölüme göre "Personel Raporu”, "Satış Raporu", "Satın Alma Raporu” «Üretim Raporu" vb. gibi adlar alırlar.
Raporlar, resmi veya resmi olmayan bir anlatımla yazılabilir. Resmi anlatım kişisel değildir, üçüncü şahıslara anlatılan bir tarzda yazılır. Resmi olmayan anlatım kişiseldir, konuşma
tarzında yazılır. Resmi olmayan anlatımla yazılan raporlar, daha kolay okunur ve anlaşılır daha ilgi çekici ve etkileyici olur.
Raporda yer alacak veriler ve görüşlerle ilgili olarak belli ölçüde ayrıntıyarla girilmelidir.
Yeterince ayrıntılı bilgi varken genelleştirmeler yapmaktan kaçınılmalıdır. Ayrıntıların raporun bütünlüğü ve uzunluğu ile uyumlu ve dengeli olmasına özen gösterilmelidir.
Raporun kolayca okunabilmesi ve anlaşılabilmesi için şu unsurlara dikkat edilmesi gerekir:
• Raporun amacı açık olmalıdır.
• Ana başlıklar ve alt başlıklar hemen göze çarpacak bir şekilde yazılmalıdır.
• Herkesçe bilinen kelimeler seçilmelidir.
• Cümlelerin yapı bakımından basit olmasına dikkat edilmelidir.
• Paragraflar uygun şekilde hazırlanmalı ve sıralanmalıdır.
• Raporu yazarken kağıdın üst-alt, sağ ve sol kenarlarından yeterli boşluklar bırakılmalıdır.
Aynı boşlukların raporun sonuna kadar değişmemesine dikkat edilmelidir.
• Raporun daha iyi anlaşılmasına yardımcı olacak harita, çizelge, grafik, diyagram vb.
konulmalıdır.
• Raporda çok sayıda şekil olacaksa, bunlar tablolarda ve çizelgelerde toplanmaya çalışılmalıdır.
• Rapor konuyu bir sonuca bağlamalı, okuyucuya bir fikir, sonuç vermelidir.
• Rapor hazırlanırken, anlatım şeklinin iyiliğine, objektifliğine, yeterli ayrıntı içerdiğine, kolayca okunabilirliğine önem verilmelidir.
Raporun hazırlanması aşamaları şöyle sıralanabilir:
1. Rapor konusunun seçilmesi,
2. Bilgi kaynaklarını araştırma ve bulma, 3. Geçici plan hazırlanması,
4. Kaynaklardan not alma, verileri analiz etme, ana hatları ile özetleme 5. Hazırlanan geçici planın uygulanması,
6. Raporun yazılması.
Her raporda bulunacak bölümler, kapak, özet, önsöz, içindekiler, tablo, grafik ve şekil listesi, kısaltmalar ve
simgeler, giriş, yöntem, verilerin analizi ve yorumu, araştırmanın sonucu ve öneriler, ekler, kaynakçadır.
Kapak: Bu bölümde raporun adı, hazırlayan kişi, tarihi, rapor yayınlanmış ise yayıncının adı, raporun hazırlandığı yer ve yayın numarası bulunur.
Özet: Özetin bir sayfayı geçmemesi uygundur. Raporu okuyan kişi önce özeti okuyarak ilk bilgileri alır. Özette raporun amacı, önemi ve sonucu hk. kısa bilgi verilir.
Önsöz: Raporun hazırlanmasına katkıda bulunanlara teşekkür niteliğinde yazılan yazıdır.
İçindekiler: Raporun içeriğinin ve sayfa numaralarının yazıldığı bölümdür.
Tablo, grafik, şekil listesi: Eğer rapor çok sayıda tablo, grafik içeriyorsa şekillerin hangi sayfada olduğu belirtilir.
Kısaltmalar, simgeler: Rapor içerisinde kısaltılmış isimler, terimler kullanılmışsa bu kısaltmaların açık olarak yazıldığı sayfadır.
kapsamını içermektedir. 1-2 sayfayı geçmemelidir.
Yöntem: Araştırmada kullanılan yöntemlerin açıklandığı bölümdür, Araştırmanın kitlesi, örneklemi, veri toplama araçları (yazılı anket vb) ve uygulanması ile ilgili bilgi verilir.
Verilerin analizi ve yorumu: Elde edilenlerin tablo, grafik şekil ve düz yazı ile açıklandığı bölümdür.
Araştırmanın sonucu ve öneriler: Araştırma bir sorunu çözmüş, bilgi üretmiş yeni bir yöntem geliştirmiş veya ekonomik faydalar sağlayacak bilgilere ulaşmış olabilir. Bu bölümde
araştırmada hangi sonuçların elde edildiği ortaya konur. Bu sonuçlar doğrultusunda önerilerde bulunulur.
